Bài 5: Dau hieu chia het chò

Những lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản
Khi chúng ta soạn thảo văn bản với phần mềm Word và gặp phải những lỗi nhỏ dù không ảnh hưởng lớn đến văn bản đang soạn thảo, tuy nhiên chúng ta vẫn cảm thấy khó chịu khi “bàn làm việc” thường ngày của chúng ta lại có những thay đổi mà chúng ta không thích. Ví dụ như: Khi mở một tài liệu đã lưu để chỉnh sửa lại, tự động các từ mới đánh vào cánh nhau một khoảng hay khi đánh vào chữ i (thường) tự động lại nhảy lên chữ I (hoa). Vậy để khắc phục những lỗi nhỏ đó chúng ta phải làm sao? Tin học với bạn trẻ kỳ này giúp các bạn khắc phục những lỗi đấy một cách hiệu quả.



Những lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản
1. Khi bạn chèn các hình vẽ trong mục AutoShape trên thanh công cụ Draw thì xuất hiện đường viền rất to làm che mất văn bản. Bạn hãy khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ General, bạn bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape.


2. Mỗi khi thực hiện thao tác copy/cut rồi paste thì xuất hiện nút Paste Options xuất hiện gây cản trở công việc. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons.


3. Khi bạn soạn thảo văn bản thì xuất hiện các đường gạch chân màu xanh hoặc đỏ ngoằn ngoèo gây khó chịu và mất thẩm mỹ. Bạn khắc phục bằng cách mở menu Tools > Options; tại thẻ Spelling& Grammar, bạn bỏ chọn mục Check Spelling As you type và mục Check Grammar as you type.


4. Khi thanh cuộn ngang và dọc biến mất, bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ View > chọn Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar để chúng xuất hiện trở lại.


5. Chèn hình ảnh vào văn bản nhưng bạn không thấy hình đâu, chỉ thấy có cái khung trống. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn Pictures placeholders.


6. Các thước kẻ ngang và dọc biến mất, bạn mở View > chọn Ruler.


7. Bôi đen văn bản để chép đè hoặc bấm phím BackSpace để xóa đi nhưng không được. Hãy mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Typing replaces selection.


8. Trong khi gõ văn bản thì các ký tự phía sau bị xóa hết. Bạn mở menu Tools > Options; tại thẻ Edit, bạn bỏ chọn mục Overtype mode.


9. MS Word không tự động viết hoa chữ cái đầu câu. Hãy mở menu Tools > Autocorrect Options; tại thẻ Autocorrect, bạn chọn mục Apitalize first letter of sentences.


10. Bạn không thể thực hiện kéo-thả các đoạn văn bản. Mở menu Tool > Options; tại thẻ Edit > chọn mục Drag-and-drop text editing.


11. Trang văn bản đột nhiên xuất hiện đường biên giới hạn vùng làm việc. Mở menu Tools > Options; tại thẻ View, bạn bỏ chọn mục Text Boundaries.


12. Bạn không thể sử dụng bất kỳ phím tắt nào trong MS Word. Khắc phục bằng cách mở menu Tools > Customize. Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Options > nhấn vào nút Keyboard… > nhấn Reset All… rồi nhấn OK.


13. Máy in không làm việc dù đã cài đặt đúng các thông số cho máy in và MS Word. Bạn thử khắc phục bằng cách mở menu Start > Control Panel > Administrative Tools > Services. Bạn tìm và nhấn đúp vào mục Print Spooler > General; mục Startup type > chọn Automatic rồi bấm nút Start.


14. Bạn thực hiện các phép toán trên bảng biểu trong MS Word thì xuất hiện thông báo "Invalid character setting". Khắc phục: Bạn mở menu Start > Control Panel > Regional and Language Options; trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn thẻ Regional Options. Tại trường Standards and formats, bạn bấm vào mũi tên xổ xuống > chọn English (United States) rồi nhấn OK.


Khi đánh số trang cho văn bản nhưng chỉ thấy xuất hiện chữ Page mà không thấy hiện ra số trang.
Khắc phục: Vào menu Tools → chọn Options  → chọn thẻ View  → rồi hủy bỏ dấu kiểm trong ô Field codes → nhấn Ok.


- Khi hết dòng hoặc nhấn Enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng. Khắc phục: Vào menu File → Page setup → Chọn thẻ Layout và nhấn nút LineNumber → bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering → nhấn Ok.


Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên. Khắc phục: Vào menu Tools → Optoins → Chọn thẻ View → huỷ dấu kiểm trong ô Tab character → nhấn Ok.


Khi kẻ hình vẽ hay textbox thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác. Khắc phục: vào menu Tools → Optoins → chọn thẻ General → bỏ dấu kiểm trong ô Automatically create → nhấn Ok.


Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng. Khắc phục: Vào menu Tools → Options → chọn thẻ General → bỏ dấu kiểm trong ô Blue backgound, white text → Ok.


Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang. Khắc phục: vào menu Tools → Optoins → chọn thẻ Print → Hủy dấu kiểm trong ô Reverse print order → nhấn Ok.


Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả điều biến thành màu trắng). Khắc phục: Trên Desktop bạn nhấn chuột phải chọn Properties → chọn thẻ Appearance → chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn chuột vào dòng chữ Message text và tại hộp Color bạn hãy chọn lại màu đen và nhấn Ok → nhấn Ok thêm lần nữa.
Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là... tự nhiên hoặc sửa một tài liệu cũ
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục ToolsOptions... từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.



Khắc phục lỗi tự động thay đổi chữ i (thường) bằng chữ I (hoa):

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục InsertAutoTextAutoCorrect, sau đó đánh chữ i (thường) vào mục Replace, ngay sau đó phía dưới sẽ xuất hiện chữ I (hoa), vậy bạn hãy chọn mục Delete -> Ok, thế là xong, kể từ đây bạn sẽ không gặp phải lỗi như thế nữa.
Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.
Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.
Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.