Bài 27. Thành phố Huế

Chương 2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN (Tiếp)
Mục đích.
Thông thường một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm các mục đích sau:
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ
Tăng khả năng xử lý; đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật.
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ.
- Mang lại lợi ích kinh tế.
Giảm biên chế cán bộ, giảm chi phí hoạt động, tăng thu nhập hoàn vốn nhanh.
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ.
- Mang lại lợi ích kinh tế.
Mang lại lợi ích sử dụng
Sử dụng nhanh chóng, thuận tiện.
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ.
- Mang lại lợi ích kinh tế.
- Mang lại lợi ích sử dụng nhanh chóng thuận tiện.
- Khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống cũ; hỗ trợ các chiến lược phát triển lâu dài; đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt.
4. Phác họ giải pháp, lựa chon, cân nhắc tính khả thi
- Tính khả thi
Khả thi về kỹ thuật.
Khả thi về kinh tế
Khả thi về hoạt động (nghiệp vụ).
Bài tập
Nhà máy X bao gồm các phân xưởng, sản xuất một số sản phẩm nhất định.
Trong quá trình sản xuất các phân xưởng sử dụng các loại vật tư. Nhà máy có bộ phận quản lý cung ứng vật tư. Hiện tại hệ thống gồm có 2 bộ phận tách rời :
+ Bộ phận mua hàng
+ Bộ phận tiếp nhận hàng và phát hàng.
Khi tìm hiểu hệ thống hiện tại đã tìm ra những yếu kém sau:
Sự thiếu vắng:
- Không có sẵn kho chứa các loại hàng thường sử dụng trong nhà máy nên khi các phân xưởng có yêu cầu sử dụng lại không thể đáp ứng kịp thời.
- Bộ phận nhận, phát hàng, quản lý kho còn thiếu cũng gây khó khăn cho việc nhận phát hàng.
Tìm hiểu hệ thống hiện tại để tìm ra những yếu kém
Sự kém hiệu quả:
- Quy trình xử lý chậm (do cách viết đơn hàng đã phải tập hợp, phân loại nhiều vật tư).
- Việc phân loại kho dữ liệu chưa tập trung thống nhất, còn phân tán nên việc lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác chưa hiệu quả.
- Tập tin về đơn hàng chưa được chuyển giao đến hệ thống phát hàng nên phải sử dụng giấy tờ để đối chiếu giữa hoá đơn và hàng nhận về.
- Quản lý của nhà máy khá phân tán gây nhiều sai sót, khâu đối chiếu thủ công, phí tổn cao
Xác định mục tiêu của hệ thống mới
Dựa trên việc đã phân tích những yếu kém nêu trên của hệ cung ứng vật tư, có thể xác định mục tiêu cho hệ thống mới như sau:
- Thêm cho nhà máy một kho hàng thông dụng.
- Thêm chức năng quản lý kho hàng, nâng cao việc quản lý hàng hoá, tăng tốc độ giao hàng và nhận hàng.
- Chuyển khâu đối chiếu từ thủ công sang tự động hoá để tăng tốc độ, giảm sai sót.
- Tổ chức lại khâu quản lý để rút ngắn quy trình giải quyết một dự trù hàng hoá và để theo dõi việc thực hiện đơn hàng chặt chẽ hơn.
Phác họa cách giải quyết
Giải pháp 1: Tạo kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ.
Giải pháp 2: Gộp hệ đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại nhằm loại bỏ một máy tính
Giải pháp 3: Loại bỏ 2 hệ thống máy tính đưa các toàn bộ các nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp. Thực chất của giải pháp này là trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm, xử lý tập trung
Giải pháp 4: Giữ nguyên hiện trạng vốn đang có, vẫn dùng bộ máy tính cũ, chương trình cũ, cách khai thác cũ.
Giải pháp 5 : Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng.
Lựa chọn giả pháp khả thi
Giải pháp 1: Tạo kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ. Giải pháp này vi phạm tính khả thi về kĩ thuật vì giả thiết 2 máy không tương thích.
Giải pháp 2: Gộp hệ đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại nhằm loại bỏ một máy tính. Giải pháp này vi phạm thao tác, lãng phí một hệ thống.
Giải pháp 3: Loại bỏ 2 hệ thống máy tính đưa các toàn bộ các nhiệm vụ vào trung tâm máy tính của xí nghiệp. Thực chất của giải pháp này là trang bị máy tính mới, viết lại phần mềm, xử lý tập trung. Giải pháp này đòi hỏi chi phí lớn, tốn kém hơn. Nó chỉ có lợi khi điều kiện kinh tế cho phép
Ưu điểm:
- Mức độ tự động hoá cao.
- Hệ thống cho phép cải thiện rõ rệt hiệu quả cung cấp hàng cho các phân xưởng.
Nhược điểm:
- Độ rủi ro cao vì phải bỏ toàn bộ hệ thống cũ thay bằng hệ thống mới.
- Không tận dụng được kết quả của hệ thống cũ ( hệ thống cũ đã có hai bộ phận được tự động hoá mặc dù chưa hoàn chỉnh).
- Chi phí lớn nên không có tính khả thi về mặt nghiệp vụ và kinh tế
Giải pháp 4: Giữ nguyên hiện trạng vốn đang có, vẫn dùng bộ máy tính cũ, chương trình cũ, cách khai thác cũ. Thực chất giải pháp này bảo thủ không phát triển hệ thống, không có ý nghĩa gì nhưng đôi khi chưa tìm được giải pháp nào hay hơn thì tạm thời chấp nhận. Tuy nhiên có thể có những thay đổi về quy trình xử lý thủ công nhằm cải tiến hệ thống.
Giải pháp 5: Chuyển nhiệm vụ nhận dự trù từ hệ Đặt hàng sang hệ Phát hàng. Như vậy hệ ĐH chỉ làm nhiệm vụ mua hàng. Hệ PH vừa quản lý dự trù, vừa nhận và phát hàng.
Ưu điểm:
Mức độ tự động hoá vừa phải có tác dụng nâng cao đáng kể hiệu quả cung cấp hàng.
Tận dụng được kết quả của hệ thống cũ.
Độ rủi ro không lớn lắm có thể chấp nhận được.
Chi phí ở mức cho phép.
Nhược điểm:
- Xây dựng hệ thống mới dựa trên hệ thống cũ cũng sẽ gặp nhiều khó khăn.
Với năm giải pháp ở trên chưa có tính tương đối và thực tế không có chuẩn mực nào cả. Nếu xét chi tiết hơn, nhà phân tích cần thiết phải tính toán cụ thể về nhiều khía cạnh để khẳng định việc lựa chọn một giải pháp và phủ định các giải pháp còn lại.

Giải pháp 5 được lựa chọn vì nó tận dụng hai phần mềm sẵn có trên hai máy tính đồng thời giảm bớt các đối chiếu thủ công. Thực chất chỉ thay đổi qui trình cho phù hợp.

4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Các ý kiến phê phán đánh giá
Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời, bảo trì.
Chi phí thu nhập
Chất lượng công việc
Độ tin cậy, tính mềm dẻo
Khả năng bình quân tối đa của hệ thống
Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn
4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Dự trù về thiết bị
Sơ bộ dự kiến
Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài
Các dạng làm việc
Số lượng người dùng
Khối lượng thông tin cần thu thập
Khối lượng thông tin cần kết xuất
III. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Thiết bị cần có
Cấu hình của thiết bị: tổ chức hoạt động đơn lẻ hay trên mạng
Thiết bị ngoại vi
Phần mềm
Điều kiện mua và lắp đặt
Tài chính
Giao hàng và lắp đặt
Huấn luyện người dùng
Bảo trì hệ thống.
4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Kế hoạch triển khai dự án
Lập lịch:
Các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian
Nên phải có kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi tiết và hợp lý)
xác định các mốc thời gian của dự án
giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện.
III. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Tiến độ triển khai
Các giai đoạn triển khai dự án
Các kế hoạch lắp đặt
Các kế hoạch huấn luyện người dùng
Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài.
Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý
Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên và những
người khai thác.