10 công cụ hay của Microsoft Word

10 công cụ hay của Microsoft Word

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến hàng đầu hiện nay. Nó có mặt ở khắp mọi nơi, từ văn phòng, các trường học cho tới nhà riêng. Trừ phi đã trải qua một khóa huấn luyện sử dụng Word, nếu không chắc hẳn bạn sẽ chỉ biết và sử dụng một lượng rất nhỏ khả năng của nó. Điều này thực sự đáng tiếc bởi bạn đã “lãng phí” những tính năng tuyệt vời của trình soạn thảo văn bản này.


Hầu hết mọi người chỉ sử dụng trung bình khoảng 10% tính năng của Word
Người ta tin rằng hầu hết mọi người chỉ thường sử dụng khoảng 10% số tính năng của Microsoft Word. Một trong số những lý do là có nhiều tính năng hay lại bị “chôn vùi” qua rất nhiều menu và thanh công cụ. Ngay cả khi bạn khám phá ra tính năng ẩn nào đó, cũng khó để sử dụng nó thường xuyên. Tuy nhiên, bài viết này sẽ giúp giải quyết vấn đề.
Chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn đọc 10 công cụ trong Word 2003, 2007 và 2010 mà mọi người có thể “hưởng lợi”. Một số sẽ giúp tạo dữ liệu có giao diện trông đẹp hơn trong khi số khác lại giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại.
Khi được trang bị kiến thức này, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn mỗi khi sử dụng phần mềm và có nhiều thời gian để tạo dữ liệu tuyệt vời.
1. Tiết kiệm thời gian với template
Template là loại dữ liệu đặc biệt có thể lưu thông tin cấu trúc và định dạng đối với những dữ liệu hay dùng, ví như thư và phong bao. Bên cạnh đó, Word còn cung cấp cho người dùng rất nhiều lựa chọn về template.
Để sử dụng tính năng này trong Word 2003, kích File → New và kích vào đường link “On my computer” ở bảng bên tay phải. Chọn một thẻ, chọn template và kích Create New và nhớ tích vào lựa chọn Document radio.
Trong Word 2007, kích vào nút Office → New và chọn Installed Templates từ danh sách. Trong Word 2010, kích File → New → Sample Templates. Chọn một template và kích vào nút Create.
Một số template có chứa hướng dẫn, nhưng nó thường đơn giản giản giống như thay thế văn bản, sau đó giống như lưu dữ liệu như bình thường. Để lưu bất kì dữ liệu nào thành template, nhấn F12 và chọn Word Templatetừ menu drop-down File type.
2. Hiển thị cùng lúc 2 phần của một dữ liệu
Khi làm việc với những dữ liệu dài, sẽ rất khó khăn và bất tiện khi phải cuộn lên cuộn xuống giữa những mục khác nhau. Word có một tính năng mà ít người biết đến, có thể chia một bản dữ liệu thành 2 cửa sổ riêng biệt để người dùng xem cùng lúc 2 phần.
Trong Word 2003, kích vào Window → Split. Trong Word 2007/2010, kích View → Split. Chuyển con trỏ chuột vào nơi muốn chia rồi kích trái chuột. Từng phần của văn bản đều có thể cuộn và phóng to/thu nhỏ độc lập với nhau.


Để thay đổi vị trí chia, kích vào dòng chia cách giữa 2 bản và kéo nó sang vị trí mới. Để gỡ bỏ chia, người dùng có thể kéo thanh chia cắt xuống phia cuối của cửa sổ hoặc lặp lại các hành động đã thực hiện với menu bên trên rồi chọn Remove Split.
3. Tạo thư cho nhiều người nhận
Gửi một dữ liệu cho nhiều người nhận trở nên dễ dàng hơn nhiều với wizard Mail Merge trong Word. Trong Word 2003, kích Tools → Letters and Mailings → Mail Merge. Trong Word 2007/2010, kích vào thẻ Mailingsrồi kích vào nút Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard để khởi động wizard.
Ở tất cả các trường hợp, bảng wizard sẽ xuất hiện ở bên phải dữ liệu. Bạn có thể dừng nó bằng cách kích vào nút X ở góc bên phải của bảng. Word có thể sử dụng sổ địa chỉ của Outlook. Mail merge cũng có khả năng tạo email, phong bao và các nhãn. Hoặc, đơn giản hơn là chỉ tạo danh sách các địa chỉ để in ra (wizard sẽ gọi chúng là một sổ địa chỉ).
4. So sánh 2 dữ liệu song song
Word có một tính năng rất thông minh để người dùng so sánh các dữ liệu bằng cách đặt chúng cạnh nhau ngay trên màn hình. Trong Word 2003, mở dữ liệu, kích vào Window và chọn Compare Side by Side với dữ liệu còn lại. Nếu có hơn 2 dữ liệu đang mở, một hộp thoại sẽ xuất hiện để hỏi người dùng muốn so sánh với dữ liệu nào.
2 dữ liệu cần so sánh sẽ mở rộng ra để mỗi dữ liệu chiếm một nửa màn hình. Khi người dùng cuộn chuột xuống ở dữ liệu này, bên dữ liệu kia cũng sẽ có tác động tương tự