Xem thử

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PIVOTTABLE

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PIVOTTABLE

Gồm 3 bước

Bước 1: Thiết lập ODBC trên máy vi tính
Bước 2: Thiết lập PivotTable trên Excel
Bước 3: Khai thác, tìm kiếm dữ liệu EMIS
trên Pivot 2010 đã được thiết kế mẫu


Bước 1: Thiết lập ODBC trên máy tính


Chọn Control panel
→ chọn biểu tượng
Administrative Tools

- Trên màn hình Administrative Tools

→ Chọn biểu tượng Data Source
- Xuất hiện màn hình ODBC Data Source Administrator
→ Chọn Add
- Trên màn hình Create New Data Source

→ Chọn SQL Sever → bấm finish
- Xuất hiện giao diện màn hình
Create a New Data Source to SQL Server

Nhập thông tin vào các ô:

+Name: Nhập tên pemis
+Description: không nhập
+Server: chọn nút PEMIS
→ chọn next → chọn next
- Trên giao diện này
→ kích vào ô Change the default databate

→ chọn pemis → chọn next → chọn finish
-Trên bảng ODBC Microsoft SQL ServerSetup

→ chọn Test Data Source
- Xuất hiện màn hình

→ OK
Bước 2: Thiết lập bảng Pivottable trên Excel
Trên Excel, vào menu Data
→ chọn PivotTable and PivotChart Report

- Xuất hiện màn hình
→ chọn External data source → next






- Trên bảng này chọn → Get Data
Chọn pemis → OK
- Đợi chương trình kết nối dữ liệu trong giây lát
sẽ xuất hiện bảng
Query Wizard – Choose Columns
→ chọn TRUONG → chọn mũi tên
trên cùng, như vậy các điều kiện sẽ
được qua bảng Colums in your query

- Tiếp tục chọn điều kiện thứ 2 theo
nhu cầu và bấm mũi tên
→ chọn next
→ chọn next
Trên bảng Quey Wizard – Sort Order

+ Sort by: chọn ma_truong
+ Then by: chọn ma_truong

→ chọn next
- Kích chọn Return Data to Micosoft …
→ chọn finish
→ chọn next
→ chọn finish

- Bảng PivotTable Field list xuất hiện trên trang Excel
Tại đây gấp chọn các điều kiện cần thiết từ bảng PivotTable Field list
vào các vùng trích xuất dữ liệu:

+ Drop Page Fields Here
+ Drop Column Fields Here
+ Drop Row Fields Here
+ Drop Data Items Here
- Lưu ý sau mỗi lần đọc hồ sơ trường vào chương trình EMIS phải làm tươi dữ liệu bằng cách chọn vào nút “ ! “ Refresh Data trên thanh PivotTable
Bước 3: Khai thác, tìm kiếm dữ liệu trên Pivot 2010 đã được thiết kế mẫu
- Chỉ cần thực hiện bước 1, không thực hiện bước 2
- Dùng các modul Pivot 2010 được thiết kế sẵn
→ Vào bảng điều kiện: chọn điều kiện theo nhu cầu trích xuất dữ liệu

+ ma_cap truong : chọn cấp trường
+ ma_ttdtoc : chọn mã dân tộc
+ ma_gioitinh : chọn giới tính, nam nữ
+ ma_lhinh : chọn loại hình công lập,
tư thục, dân lập ………
+ ma_caphoc : chọn cấp học
+ ma_nam : chọn năm
+ ma_ky : chọn kỳ
v.v…
- Các điều kiện có thể gấp chuyển qua cột, dòng tùy theo nhu cầu sắp xếp dữ liệu
Dữ liệu được chọn vào vùng Drop Data Items Here phải được hiện lên hàm “Sum”, nếu điều kiện hiện lên hàm “Count” phải chuyển đổi lại hàm “Sum” thì dữ liệu mới đúng với thực trạng.

Module Pivot 2010 gồm có : 51 module con

Được phân loại theo thư mục

+ Thông tin trường
+ Lớp
+ Học sinh
+ Nhân sự
+ Cơ sở vật chất

Trên mỗi module PivotTable gồm nhiều sheet, mỗi sheet được trích xuất
mỗi loại dữ liệu trong hồ sơ trường EMIS

* Lưu ý:
- Trong quá trình tìm kiếm, trích xuất dữ liệu EMIS trên Pivot 2010 cần chú
ý rà soát xem xét kỹ các điều kiện đã chọn có phù hợp không, nếu chọn
không phù hợp thì bảng dữ liệu sẽ cho ra thông tin không chính xác
theo nhu cầu
Các điều kiện trong bảng Pivot đều thể hiện bằng mã số, tên của các mã
số nằm trong danh mục chung trong chương trình EMIS./.


1.Chuyển đổi từ hàm “Count” → “Sum”
Chọn
Trên thanh Pivot table chọn field setting
Chọn hàm sum→Ok
Chọn hàm sum
2.Lọc mã huyện, mã trường số từ nhỏ đến lớn
Chọn Custom →Advanced
Chọn
2.Lọc mã huyện, mã trường số từ nhỏ đến lớn
Chọn nút Ascending →ok →ok
Chọn
3- Làm tươi dữ liệu
Trên thanh Pivottable chọn nút Refresh data
Thực hiện làm tươi dữ liệu sau mỗi lần đọc dữ liệu hồ sơ trường vào chương trình EMIS
Chọn
Lưu ý:

Trong quá trình tìm kiếm, trích xuất dữ liệu EMIS trên Pivot 2010 cần chú ý rà soát xem xét kỹ các điều kiện đã chọn có phù hợp không, nếu chọn không phù hợp thì bảng dữ liệu sẽ cho ra thông tin không chính xác theo nhu cầu
Các điều kiện trong bảng Pivot đều thể hiện bằng mã số, tên của các mã số nằm trong danh mục chung trong chương trình EMIS
Trân trọng cảm ơn !