Xác định giá trị tài liệu điện tử

4.3. Xác định giá trị tài liệu điện tử Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Hiểu biết và ý kiến tư vấn của các cơ quan sản sinh tài liệu, của các cơ quan, tổ chức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trị trong quá trình xác định giá trị. Tuy nhiên, chỉ riêng lưu trữ là có kiến thức toàn diện về quản lý tài liệu trong toàn bộ CQ/TC và sự am hiểu về lý luận và các phương pháp xác định giá trị để có thể đưa ra quyết định chuẩn xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ.
Như đã được đề cập tại chương 2, trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập. Tiếp theo, lưu trữ cần phải áp dụng một phương pháp xác định giá trị dựa trên những kiến thức toàn diện về nguồn sản sinh tài liệu, các chức năng và quy trình công việc của cơ quan đó; về việc các chức năng đó được giao và thể hiện trong các quy chế chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan như thế nào? và các chức năng đó được thực hiện ra sao thông qua các quá trình công việc và hoạt động của cơ quan. Do trọng tâm của phương pháp này dựa vào các chức năng và hoạt động mà trong đó tài liệu được sản sinh và sử dụng nên phương pháp này còn được gọi là xác định giá trị theo chức năng (đánh giá chức năng).
Giai đoạn chuẩn bị là thời điểm thích hợp nhất cho việc đánh giá, bởi lẽ nó tạo cơ hội tốt nhất cho việc đảm bảo rằng các quyết định đánh giá được thực thi một cách hữu hiệu. ở giai đoạn này, một tổ chức sẽ đưa ra những thông tin nào mà họ cần để tiến hành hoạt động của mình và quyết định làm cách nào để tổ chức và xử lý thông tin một cách có hệ thống để hỗ trợ cho sứ mạng và chức năng, nhiệm vụ của mình. Đánh giá chức năng làm cho việc xác định các hệ thống quản lý tài liệu nào sẽ chứa đựng tài liệu lưu trữ và những tài liệu nào trong các hệ thống đó có giá trị lưu trữ trở thành hiện thực. Những yêu cầu đối với việc bảo quản những tài liệu đó có thể được kết hợp vào việc thiết kế hệ thống một cách dễ dàng và cũng bớt khó khăn hơn nhiều khi buộc phải chỉnh sửa một hệ thống đang tồn tại, một điều cần thiết nếu như việc đánh giá được bắt đầu ở giai đoạn muộn hơn. Đánh giá giá trị ở giai đoạn chuẩn bị sẽ còn giúp cho các cơ quan tránh khỏi những chi phí không cần thiết trong việc áp dụng các tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ cho những tài liệu không có giá trị lưu trữ.
Đánh giá giá trị trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc xác định các chức năng và hoạt động sẽ sản sinh ra tài liệu lưu trữ; xác định những hệ thống thông tin nào sẽ hỗ trợ cho các chức năng và hoạt động đó; nhận diện các tài liệu lưu trữ sẽ được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống; và việc thiết kế các hệ thống đó để hỗ trợ cho việc giữ lại, bảo quản và bảo toàn khả năng có thể tiếp cận khai thác được của tài liệu lưu trữ. Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc thiết kế, cài đặt và thử nghiệm hệ thống. Việc thử nghiệm hệ thống cần phải bao gồm những thử nghiệm để kiểm định các yêu cầu quản lý tài liệu được đưa vào hệ thống sao cho các quy định về đánh giá, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu phát huy được tác dụng.
Khi việc đánh giá đã được triển khai ở giai đoạn chuẩn bị thì nó cần được tiếp tục ở những giai đoạn sau đó của vòng đời tài liệu. Trong nhiều trường hợp, các hệ thống tự động cho đến khi được áp dụng đã khác rất nhiều so với khi thiết kế hệ thống. Trong những trường hợp khác, hệ thống có thể được áp dụng nhưng không được sử dụng một cách hữu hiệu. Do đó, những tài liệu mà người ta chờ đợi được sản sinh lại không được tạo ra. Vì vậy, tài liệu cần được xem xét trong thực tế để đánh giá chúng có đáp ứng được những kỳ vọng mà