Word

1
TIN HỌC
Phần 3
HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
MỤC TIÊU
Kiến thức
Các chức năng chung của mọi hệ soạn thảo văn bản: Tạo và lưu trữ văn bản: Tạo và lưu trữ văn bản, biên tập, định dạng văn bản, in văn bản, các công cụ trợ giúp soạn thảo
Các quy ước chung trong soạn thảo văn bản
Những chức năng cơ bản nhât của Microsoft Word
Cách gõ văn bản chữ tiếng Việt
Tạo và thao tác với bảng biểu
3
MỤC TIÊU (tt)
Kỹ năng
Làm việc với phần mềm ứng dụng thông qua giao diện bảng chọn, hộp thoại, biểu tượng,…
Gõ văn bản tiếng Việt
Trình bày văn bản rõ rằng và hợp lý
Sử dụng bảng trong soạn thảo văn bản
Sử dụng một số chức năng của hệ trợ giúp soạn thảo
Soạn thảo những văn bản đơn giản
Thái độ
Rèn luyện các đức tính cẩn thận, mỹ quan, làm việc khoa học, biết phân tích
4
Nội dung
3.1. Khởi động và thoát khỏi MICROSOFT WORD
3.2. Mở một tệp văn bản để soạn thảo
3.3. Chọn chế độ gõ tiếng Việt
3.4. Các thao tác cơ bản
3.5. Định dạng ký tự và văn bản
3.6. Bảng biểu
3.7. Chèn các đối tượng khác
3.8. In văn bản
5
3.1. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word
Là phần mềm xử lí văn bản trong bộ phần mềm của MC Office
Khởi động:
C1: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Word..
C2: Click vào biểu tượng chương trình trên desktop
hoặc có thể nằm trên thanh Toolbar Office
Thoát:
Click vào nút thoát trên thanh tiêu đề
Alt + F4
File  Exit
D_Click vào biểu tượng trên thanh tiêu đề.
6
Thanh menu
Thanh cuộn ngang
Thanh cuộn dọc
Con trỏ văn bản
Các thanh công cụ
Thanh tiêu đề
Các nút điều chỉnh
Cửa sổ làm việc của Word
3.1. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word (tt)
7
3.2. Mở một tệp văn bản để soạn thảo
Mở mới một tệp văn bản:
Khi khởi động, MS-Word tự động tạo ra sẵn một tài liệu trắng với tên là Document1.
Hoặc nhấn nút New Blank Document trên thanh công cụ.
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Hoặc vào Menu File, chọn New.
8
3.2. Mở một tệp văn bản để soạn thảo (tt)
Mở một tệp văn bản đã có sẵn trên đĩa:
Bước 1: Mở hộp hội thoại Open (FileOpen; nút Open trên thanh công cụ; Ctrl + O) …
Bước 2: Chọn tệp văn bản cần mở  nhấn nút Open.
9
Kích chọn một tập tin muốn mở
Chọn Open để mở
Chọn nơi có chứa tài liệu cần mở
10
Để gõ được tiếng Việt  phải có phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt (bộ gõ)
Thường dùng nhất là 2 phần mềm: VietKey và UniKey
3.3. Chọn chế độ gõ tiếng Việt
11
Cửa sổ UniKey
12
Trong tất cả các bộ gõ tiếng Việt thì bảng mã và Font chữ đều phải phù hợp với nhau.
Bảng mã TCVN3  font ABC; có các phông bắt đầu bằng “.Vn” như .VnTime, .VnArial, .VnCourier,
Bảng mã VNI Windows  font VNI; có các phông bắt đầu bằng “VNI-” như VNI-Time, VNIAptima, VNI-Helve,…
Bảng mã Unicode: Các Font có sẵn trong mọi máy tính cài HĐH Windows như: Arial, Courier, Tahoma, Times New Roman, Verdana  là bảng mã chuẩn được thiết kế để dùng chung cho tất cả các ngôn ngữ trên thế giới
3.3. Chọn chế độ gõ tiếng Việt (tt)
13
Gõ tiếng việt theo kiểu Telex:
Gõ tiếng việt theo kiểu VNI:
3.3. Chọn chế độ gõ tiếng Việt (tt)
14
3.4. Các thao tác cơ bản
3.4.1. Phóng to, thu nhỏ khung nhìn văn bản
Mặc định khung nhìn tài liệu được đặt tỉ lệ 100%. Người dùng có thể tăng hoặc giảm tỉ lệ khung nhìn bằng công cụ Zoom.
Thay đổi khung nhìn không làm thay đổi kích thước kí tự trên tài liệu khi in.
Cách thực hiện:
Cách 1: Kích chuột vào menu View, chọn Zoom.
Cách 2: Kích chuột vào hộp Zoom trên thanh công cụ.
15
34.2. Chọn vùng làm việc
Chọn một câu: Nhấn Ctrl và kích vào vị trí bất kì trong câu.
Chọn một dòng: Nhấp vào vị trí bên trái của dòng.
Chọn một đoạn: Nhấp đôi vào khoảng trống bên trái của một dòng trong đoạn.
Chọn một khối:
Drag chuột từ đầu đến cuối khối vbản cần chọn.
Giữ phím Shift kết hợp với các mũi tên di chuyển để chọn văn bản.
Click vào vị trí đầu đoạn  giữ phím Shift Click vào vị trí cuối đoạn
Để chọn các khối rời rạc thì ta giữ phím Ctrl trong quá trình chọn.
Chọn một khối bất kì: Nhấn giữ phím Alt và kéo chuột.
Chọn toàn bộ văn bản: Ctrl+A/Click 3 lần vào khoảng trống bên trái của một dòng bất kỳ trong vbản
3.4. Các thao tác cơ bản (tt)
16
3.4.3. Sao chép và di chuyển vùng văn bản
Chọn vùng văn bản cần sao chép
Sao chép:
Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ / Edit  Copy/ Ctrl+C
Di chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần dán.
Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ/Edit Paste /Ctrl+V
Di chuyển:
Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ / Edit  Cut / Ctrl+X
Di chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần di chuyển đến.
Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ / Edit  Paste / Ctrl+V.
3.4. Các thao tác cơ bản (tt)
17
3.4.4. Sử dụng chức năng phục hồi
Chức năng Undo dùng để quay về trước đó một thao tác.
Kích vào biểu tượng hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z
Chức năng Redo ngược lại với chức năng Undo.

Kích vào biểu tượng hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y
3.4. Các thao tác cơ bản (tt)
18
3.5. Các thao tác cơ bản (tt)
3.4.5. Lưu văn bản
Lưu bình thường
Thực hiện một trong các cách sau:
Chọn menu File  Save
Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S
Có 2 khả năng xảy ra:
Đây là tài liệu mới  xuất hiện hộp thoại Save As
Ngược lại  những thay đổi sẽ được cập nhật.
Lưu ý: nên lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn thảo
19
3.4. Các thao tác cơ bản (tt)
3.4.5. Lưu văn bản (tt)
Lưu có mật khẩu
Mở hộp hội thoại Sercurity:
Trong HHT Save As  Click vào  của mục Tools và chọn Security Options
Tools  Option  tab Sercurity
Gõ Password …
Lưu với tên khác:
Menu File  Save As
Xuất hiện hộp thoại Save As  Gõ tên mới  OK
20
Gõ Password để mở vb
Gõ Password để chỉnh sửa vb
Chọn OK để thiết lập
21
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản
3.5.1. Định dạng thuộc tính ký tự
Dùng thanh công cụ
Chọn khối văn bản cần định dạng.
Chọn các chức năng định dạng phù hợp:
Font: Font chữ
Size: Kích cỡ chữ (Ctrl+]: Tăng size; Ctrl+[: Giảm size)
Bold: In đậm (Ctrl+B)
Italic: In nghiêng (Ctrl+I)
Underline: Gạch dưới (Ctrl+U)

Font
Size
Bold
Underline
Italic
22
3.5.1. Định dạng thuộc tính ký tự
Dùng menu Format  Font…:
Tab Font: thiết đặt các định dạng cơ bản: font chữ, font style, kích cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng…
Tab Character Spacing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự (nén, giãn) và vị trí của ký tự so với dòng (lên, xuống)
Tab Text Effects: thiết đặt các hiệu ứng xuất hiện khác của văn bản.
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
23
Định dạng thuộc tính ký tự
Chọn phông
Chọn màu sắc
Chọn kiểu chữ
Chọn cở chữ
24
3.5.2. Định dạng trang in
Thao tác này cho phép xác định chính xác vị trí của nội dung văn bản trong tờ giấy in.
Vào menu File -> Page setup.
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
25
3.5.3. Tạo dạng Paragraph
Sử dụng Menu FormatParagraph
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
26
Biên trái của đoạn (trừ dòng đầu tiên)
Biên trái dòng đầu tiên của đoạn
Biên phải của đoạn
3.5.3. Tạo dạng Paragraph (tt)
Sử dụng thước ngang
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
27
3.5.4. Sử dụng Tab
Ví dụ: …
Khi nhấn phím Tab, con trỏ soạn thảo sẽ được tự động chuyển đến vị trí điểm dừng bên phải gần nhất.
Khi gõ văn bản tại vị trí điểm dừng, văn bản sẽ được căn chỉnh thẳng hàng tại vị trí hiện thời theo kiểu của điểm dừng này
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
28
29
3.5.4. Sử dụng Tab (tt)
Các loại Tab cơ bản
Tab trái (Left Tab): vb sẽ được căn trái tại vị trí đặt tab
Tab phải (Right Tab): vb sẽ được căn phải tại vị trí đặt tab.
Tab giữa (Center Tab): vb sẽ được căn giữa tại vị trí đặt tab.
Tab thập phân (Decimal Tab): Căn thẳng hàng theo vị trí dấu chấm thập phân của số.
Tab Bar (Bar Tab): Tự động tạo các nét thẳng trên dòng của vb
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
30
3.5.4. Sử dụng Tab (tt)
Cách đặt tab bằng chuột:
chọn kiểu Tab tại vị trí trái ngoài cùng của thước ngang trong chế độ Print Layout.
Kích chuột trên Thước ngang để tạo điểm dừng tương ứng.
Cách đặt tab bằng menu:
Format ab... xuất hiện hộp thoại …
Tab stop postion: nhập vị trí con trỏ sẽ nhảy đến
Alignment: chọn kiểu tab
Leader:chọn kiểu kí tự lấp đầy khoảng trống do tab tạo ra
Sau đó nhấn Set để thiết đặt, rồi OK
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
31
Hộp hội thoại thiết đặt Tab
32
3.5.4. Sử dụng Tab (tt)
Thay đổi vị trí tab:
Trỏ chuột đến vị trí của điểm dừng trên thước ngang và kéo rê đến vị trí mới.
Thay đổi tính chất của tab:
Kích đúp chuột tại vị trí của điểm dừng trên thước ngang và thay đổi thông tin điểm dừng trong HHT Tabs.
Xóa tab:
Di chuột lên vị trí của tab trên thước ngang và kéo rê ra ngoài thước
Muốn xoá toàn bộ thì bấm Ctrl + Q
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
33
3.5.5. Định dạng danh sách liệt kê
Là một dãy liên tiếp các đoạn văn bản được đánh dấu bằng các kí hiệu đặt đầu dòng.
Ví dụ: …
Cách thực hiện:
Sử dụng thanh công cụ:
để tạo ds dạng STT; để tạo ds dạng liệt kê
Sử dụng menu: Format Bullets and Numberring …
Tab Bulleted: dùng để tạo danh sách dạng liệt kê
Tab Numbered: dùng để tạo danh sách dạng STT
Để định dạng danh sách  click nút Customize
3.5. Các thao tác định dạng cơ bản (tt)
34
Ví dụ về định dạng danh sách liệt kê
35
Tab Bulleted
Tab Numbered
Định dạng danh sách liệt kê
36
Tạo table
Sử dụng thanh công cụ:
Dời con trỏ đến nơi cần tạo bảng biểu.
Bấm chọn biểu tượng Insert Table – Rê chuột chọn số hàng cột cần thiết.
3.5. Bảng (table)
37
Sử dụng menu:
Dời con trỏ đến nơi cần tạo bảng biểu.
Vào menu Table, chọn Insert Table...
Nhập số cột vào khung Number of Columns
Nhập số dòng vào khung Number of Rows
Trong khung Fixed Column width nhập vào độ rộng cột - thường chọn Auto. Nhấn OK
3.6. Bảng (tt)
38
Hộp hội thoại Isert Table
Số cột
Số hàng
Tạo bảng
39
Thao tác với bảng
Chọn ô, hàng, cột, bảng: …
Thay đổi cấu trúc bảng:
Thêm dòng: Vào Table  Insert - Rows Above (để thêm dòng phía trên dòng hiện tại) hay Rows Below (để thêm dòng phía dưới).
Thêm cột: Vào Table – Insert - Columns to the left (để thêm cột bên trái cột có chứa con trỏ) hay Columns to the right (để thêm cột phía bên phải)
Thêm ô: Vào Table - Insert – Cells… -> xuất hiện HHT …
3.6. Bảng (tt)
40
Chọn toàn bảng
Chọn một ô
Chọn một cột
Chọn một hàng
Chọn nhiều ô rời rạc
41
Dịch các ô về phía phải
Dịch các ô xuống dưới
Chèn cả hàng
Chèn cả cột
3.6. Bảng (tt)
42
Xóa dòng, cột hay cả bảng:
Chọn các dòng, cột hay bảng cần xóa.
Vào Table - Delete - Columns/Rows/Table (Xóa cột / dòng / bảng).
Xóa ô:
Chọn các ô muốn xóa.
Vào Table - Delete – Cells -> xuất hiện một cửa sổ …
Trộn nhiều ô thành một ô: Chọn các ô muốn trộn. Vào menu Table – Merge Cells.
Chia một ô thành nhiều ô: Chọn ô muốn chia. Vào menu Table – Split Cells  Xuất hiện hộp thoại ...
3.6. Bảng (tt)
43
Dịch các ô còn lại về phía trái
Dịch các ô còn lại xuống dưới
Xóa cả hàng
Xóa cả cột
44
Nhập số cột cần chia
Nhập số hàng cần chia
Tùy chọn trộn các ô trước khi chia hay không?
45
3.6. Bảng (tt)
Chia một bảng thành nhiều bảng
Đặt con trỏ trong hàng sẽ là hàng đầu tiên của bảng mới.
Vào menu Table – Split Table
Thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của hàng:
Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của cột hoặc hàng cần thay đổi, khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều thì kéo và thả chuột.
Ta cũng có thể thay đổi kích thước của cột, hàng bằng cách sử dụng thước ngang và thước dọc.
46
Hộp hội thoại Borders and Shading
Kẻ đường viền:
Chọn khối / ô muốn đóng khung:
Vào menu Format – Borders and Shading …  xuất hiện hộp thoại  Chọn tab Boder.
Định dạng văn bản: Thực hiện bình thường như định dạng ký tự
3.6. Bảng (tt)
Trang trí bảng
47
Chèn tranh:
Vào menu Insert – Picture – Clip Art...
Chọn một hình ảnh có sẵn trong bộ Office. R_Click và chọn Copy  Paste vào vị trí cần chền hoặc Drag hình ảnh vào vị trí cần chèn.
Nếu muốn chèn hình ảnh từ bất kỳ một tệp tin nào ảnh nào đó trong máy thì vào: Insert – Picture – From File…
Định dạng lại hình: Nháy phải chuột vào hình cần định dạng, chọn Format Picture.
3.7. Chèn các đối tượng khác vào văn bản
48
Chèn chữ nghệ thuật
Vào Insert - Picture - WordArt hoặc có thể kích lên biểu tượng Word Art trên thanh Drawing …
Chèn một khối hình học vào tài liệu
Click vào nút trên thanh Drawing
Chọn khối hình học muốn chèn
Hiệu chỉnh để phù hợp với định dạng của văn bản
Để chèn văn bản: R_Click vào khối hình học  Add Text
3.7. Chèn các đối tượng khác vào văn bản (tt)
49
Chọn lại Font và Gõ lại dòng chữ mong muốn.
Chọn một kiểu chữ nghệ thuật và chọn OK
50
Chèn công thức toán:
Vào menu InsertObject  xuất hiện hộp thoại chọn đối tượng cần chèn  chọn Microsoft Equation 3.0
Gõ công thức toán học.
3.7. Chèn các đối tượng khác vào văn bản (tt)
51
3.8. In văn bản
3.9.1. Xem trước khi in
Thao tác này cho phép xem nhanh toàn bộ hình dáng thật của văn bản khi kết xuất văn bản ra máy in (in ra giấy).
Vào menu File -> Print preview hoặc nhấn biểu tượng Preview trên thanh công cụ.
Thanh công cụ liên quan: Thanh Print preview:
52
3.8.2. Thực hiện in
Vào menu File  Print (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P).
Page range: Chọn số trang in. (All: để in tất cả; Current page: để in trang hiện tại; Pages: để in một số trang bất kỳ)
Copies: Chọn số lần in cho một trang.
Nếu click nút Pint
trên thanh công cụ thì tất cả văn bản sẽ được in ra  chỉ sử dụng chức năng này khi thực sự chắc chắn.
3.8. In văn bản (tt)