Van thu luu tru nha truong phan 8

NỘP LƯU HỒ SƠ
TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP
Người đứng đầu: Chỉ đạo
2. Chánh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ:
Tham mưu cho người đứng đầu chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới
Tổ chức thực hiện việc giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan mình.
TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP
3. Trưởng các đơn vị trong cơ quan:
Tổ chức việc giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn
Chỉ đạo công chức, viên chức trong đơn vị:
Lựa chọn hồ sơ để nộp vào Lưu trữ cơ quan;
Hoàn thiện hồ sơ để nộp lưu
Thống kê thành MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU;
Sắp xếp hồ sơ vào hộp (nếu có);
Nộp lưu theo đúng thời hạn quy định.
MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU
Hộp số Số và ký hiệu Tiêu đề hồ sơ Thời gian THBQ Số tờ Ghi chú
hồ sơ BĐ & KT





Mục lục này có…..(viết bằng số và chữ) hồ sơ, trong đó có:
……Hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
……Hồ sơ baỏ quản có thời hạn.


Ngày lập
Người lập

TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP
4. Cá nhân:
Cuối năm, kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ để xác định hồ sơ nào đã kết thúc, có giá trị và đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu (xác định giá trị tài liệu, biên mục hồ sơ)
Giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo đúng thời hạn quy định
Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ cho đơn vị hay người kế nhiệm.
LUU TR? CO QUAN:
1. Lập kế hoạch và thống nhất với các đơn vị về thời gian giao nộp.
2. Hướng dẫn, phối hợp với các đơn vị lựa chọn TL để giao nộp.
3. Hướng dẫn đơn vị lập thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu quy định.
4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện cần thiết khác để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu:
a) Kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với với thực tế hồ sơ, tài liệu;
b) Lập Biên bản giao nhận tài liệu (2 bản).
TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP
LOẠI HỒ SƠ, TÀI LIỆU PHẢI NỘP
Ch? n?p v�o Luu tr? co quan nh?ng h? so t�i li?u v? nh?ng vi?c dó gi?i quy?t xong
Ch? n?p v�o Luu tr? co quan nh?ng h? so, t�i li?u du?c xỏc d?nh l� cú giỏ tr? luu tr?, bao g?m h? so b?o qu?n cú th?i h?n tớnh b?ng nam c? th? v� h? so cú giỏ tr? b?o qu?n vinh vi?n
HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN
- Chế độ, chính sách quản lý, chỉ đạo, điều hành ngành, lĩnh vực của cơ quan
Về tổng kết hoạt động chung và các hoạt động cụ thể
Vụ việc, sự kiện quan trọng trong cơ quan
Việc nhạy cảm
Vấn đề mới về kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan
HỒ SƠ CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN LÂU DÀI VÀ TẠM THỜI
TÍNH BẰNG NĂM
Phản ánh các vấn đề, các vụ việc không quan trọng mà gía trị thông tin tài liệu trong đó chỉ cần giữ lại để tham khảo trong một khoảng thời gian nhất định
Thông tin chứa trong tài liệu đã đã bị tổng hợp trong những văn bản khác (tháng, quý-năm)
Không chứa thông tin có gía trị cho nghiên cứu lịch sử sau này
THỜI HẠN NỘP LƯU:
1. TL hành chính: Sau 1 năm kể từ khi công việc kết thúc
2. Tài liệu KHCN: Sau 1 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu
3. Tài liệu XDCB: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán
4. Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử:
Sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ đã đến hạn thì phải lập Danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm
THỦ TỤC GIAO NỘP:


1. Phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
2. Phải lập Biên bản giao nộp tài liệu
Mỗi loại 2 bản
Bên giao giữ 1 bản
Bên nhận giữ 1 bản
MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
Tài liệu về những việc đã giải quyết xong chưa được lập thành hồ sơ hoặc nếu có thì cũng chưa hoàn chỉnh theo đúng quy định
Chưa thực hiện đúng chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để tập trung bảo quản
Nhiều tài liệu hiện bảo quản trong hòm tôn, trong bao tải, bó gói chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị…
Việc phát huy giá trị của tài liệu phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử bị hạn chế
IV. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
QU?N Lí CON D?U:
Nhõn viờn van thu tr?c ti?p qu?n lý. Khi giao d?u cho ngu?i khỏc ph?i cú van b?n c?a ngu?i cú th?m quy?n.
Ch? dúng d?u khi van b?n dó cú n?i dung v� ch? ký c?a ngu?i cú th?m quy?n.
D?u du?c dúng dỳng chi?u, trựm lờn 1/3 ch? ký.
Vi?c dúng d?u giỏp lai, d?u n?i trờn van b?n chuyờn ng�nh du?c th?c hi?n theo quy d?nh c?a co quan qu?n lý ng�nh
D?u dúng lờn ph? l?c kốm theo van b?n do ngu?i ký van b?n quy?t d?nh v� khi dúng d?u thỡ dúng d?u trựm lờn m?t ph?n tờn c?a ph? l?c.
S? D?NG CON D?U: Van b?n do co quan, t? ch?c n�o ban h�nh thỡ dúng d?u c?a co quan, t? ch?c dú
MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Con dấu còn giao cho nhiều người quản lý
Khi giao con dấu cho người khác sử dụng không được lập biên bản hoặc ghi vào sổ sách theo dõi nên khi có vấn đề rất khó quy kết trách nhiệm.
Con dấu chưa được bảo quản đúng nơi quy định, tiềm ẩn nguy cơ bị lợi dụng
Việc đóng dấu trên văn bản chưa đúng
Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản chuyên ngành còn lúng túng do thiếu quy định
Đóng dấu khống chỉ (BHXH Bến Tre đã đóng dấu khống công lệnh để rút tiền chi công tác phí, năm 2003 làm thất thoát 100 triệu)
PHẦN II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ ?
Là lĩnh vực hoạt động bao gồm:
Lựa chọn, bổ sung tài liệu (thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý)
Bảo quản tài liệu (kho tàng, kỹ thuật bảo quản, tu bổ phục chế, bảo hiểm)
Tổ chức sử dụng tài liệu (xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, sử dụng tài liệu)