Van thu luu tru nha truong phan 7

VD 11. Hồ sơ xây dựng công trình…

HỒ SƠ KẾT THÚC CÔNG TRÌNH:
Biên bản nghiệm thu tổng thể công trình
Quyết toán công trình
Báo cáo kiểm toán (nếu có)
Quyết định phê duyệt quyết toán
KẾT THÚC HỒ SƠ
Hồ sơ kết thúc (đóng) khi công việc hoàn thành.
Kết thúc hồ sơ gồm các việc sau:
Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của tài liệu có trong hồ sơ
Loại bỏ bản trùng, bản nháp hoặc những tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (nếu có)
Sắp xếp tài liệu có trong hồ sơ (theo thời gian, theo vần chữ cái, theo tầm quan trọng của tác giả, theo số văn bản…). Tài liệu phim, ảnh (nếu có) xếp ở cuối hồ sơ
Biên mục hồ sơ (Đánh số tờ văn bản/Làm mục lục thống kê văn bản/Viết chứng từ kết thúc/Hoàn thiện bìa hồ sơ).
MỤC LỤC VĂN BẢN
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Don v? b?o qu?n cú:......t? (vi?t b?ng ch?....), dỏnh s? liờn t?c t? s? ..d?n s?., trong dú cú.s? trựng l� s?..v� ..s? nh?y l� s?..
M?c l?c van b?n cú:.....t?
D?c di?m t�i li?u: (M?c d? d?y d?, giỏ tr? phỏp lý, tỡnh tr?ng v?t lý, t�i li?u phim ?nh cú trong h? so.)
., ng�y thỏng nam
Ngu?i l?p h? so
( Ký v� ghi rừ h? tờn)
HOÀN THÀNH BÌA HỒ SƠ
VIẾT TIÊU ĐỀ HỒ SƠ:
Tuỳ thuộc vào thực tế mà vận dụng linh hoạt 6 đặc trưng cơ bản sau đây để xác định tiêu đề cho phù hợp:
Tên loại văn bản
Vấn đề
Tác giả
Cơ quan giao dịch
Thời gian
Địa điểm
MỘT SỐ TIÊU ĐỀ THƯỜNG GẶP
Hồ sơ việc (về việc nào đó)-> thời gian-> địa điểm
Tập lưu (quyết định/chỉ thị/thông tư/công văn…)-> thời gian (tháng/quý/năm) -> tác giả (Bộ/Tổng cục/Cục/Viện/Tổng công ty…)
Tập văn bản về việc….năm…
Hồ sơ Hội nghị ….năm…. tại …

LƯU Ý
Không phải văn bản nào hình thành trong hoạt động cũng phải lập hồ sơ
Chỉ lập hồ sơ sau:
HỒ SƠ NGUYÊN TẮC (Các văn bản chế độ, chính sách về một lĩnh vực nào đó): không lập theo năm mà theo lĩnh vực (XDCB/TCCB/LĐTL…)
HỒ SƠ VIỆC ( về việc mà cá nhân, đơn vị được giao chủ trì theo dõi, giải quyết). Trường hợp, cá nhân hoặc đơn vị được giao phối hợp giải quyết công việc thì cá nhân đó vẫn lập hồ sơ về phần việc mà mình phối hợp nhưng phần hồ sƠ này không phải nộp vào lưu trữ
TẬP LƯU VĂN BẢN ĐI (Quyết định, Thông tư, chỉ thị…)

LƯU Ý
Nắm vững việc được giao giải quyết hoặc theo dõi để lập hồ sơ. Thông thường 1 việc lập 1 hồ sơ, nếu việc qúa lớn có thể lập thành nhiều đơn vị bảo quản.
Nắm vững trình tự diễn biến công việc và những cá nhân, đơn vị cùng tham gia phối hợp thực hiện để thu đủ, thu kịp thời tài liệu đưa vào hồ sơ. Trường hợp đưa tài liệu ra khỏi hồ sơ thì sau đó phải đưa về đúng hồ sơ, nhằm tránh làm lẫn lôn giữa các hồ sơ.
LƯU Ý

5. Hồ sơ giữ lại cần đưa vào cặp/hộp và sắp xếp vào tủ theo trật tự để dễ tra tìm. Gáy cặp/ hộp phải được dán nhãn có ghi số, ký hiệu hoặc ghi rõ về việc gì để tiện tra cứu khi cần.
6. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ cũng kết thúc và hồ sơ đó được giữ tại phòng làm việc 01 năm; hết thời hạn đó thì thống kê lại và nộp vào lưu trữ cơ quan.
7. Phải đáp ứng được yêu cầu sau:
Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ với nhau và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc (Hồ sơ việc)
Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều (Tập lưu văn bản đi/Báo cáo định kỳ…)
LƯU Ý





1. Lập hồ sơ mang lại lợi ích cho mỗi người, mỗi cơ quan, đơn vị
2. Tổ chức tốt việc lập hồ sơ là góp phần nâng cao uy tín của mỗi người, mỗi cơ quan, đơn vị
=> VÌ LỢI ÍCH VÀ UY TÍN CỦA MÌNH VÀ CỦA CƠ QUAN, MỖI NGƯỜI HÃY GIÀNH 5 PHÚT MỖI NGÀY ĐỂ LẬP HỒ SƠ.
KẾT LUẬN
IV. GIAO NỘP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ
CHU TRÌNH VẬN HÀNH
CỦA TÀI LIỆU
Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị trong cơ quan, tổ chức (Điều 2-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia)
Mỗi cơ quan, tổ chức phải có một lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu chung của mình (Điều 23/NĐ111/2004/NĐ-CP)
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn khác (Điều 2-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia)
Hệ thống lưu trữ lịch sử: Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện
LƯU TRỮ LỊCH SỬ