Van thu luu tru nha truong phan 5

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn bản
2. Đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật
3. Đăng ký văn bản đi
4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
5. Lưu văn bản đi
MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN:
Sổ sách đăng ký văn bản đi, đến chưa đúng theo mẫu quy định
Văn bản đi, đến chưa được đăng ký đầy đủ vào sổ sách hoặc đăng ký chưa đúng theo yêu cầu nghiệp vụ
Việc chuyển giao văn bản đến trong nội bộ chậm
Việc theo dõi giải quyết văn bản đến còn hạn chế
Văn bản đến lưu tại Văn thư cơ quan
Việc tổ chức sắp xếp bản lưu VĂN BẢN ĐI chưa đúng theo yêu cầu
III. LẬP HỒ SƠ
HỒ SƠ ?
Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về:
một vấn đề,
một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc
có một (hoặc một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc trách nhiệm của cá nhân

LẬP HỒ SƠ ?
Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ.
III. LẬP HỒ SƠ
TRÁCH NHIỆM (Điều 23-NĐ110):
Người đứng đầu: Chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của mình (Ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ; Phân công trách nhiệm lập hồ sơ; Tạo điều kiện cần thiết:bố trí nhân sự, đầu tư kinh phí cho việc triển khai lập hồ sơ)
III. LẬP HỒ SƠ
TRÁCH NHIỆM:
2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm):
Tham mưu cho người đứng đầu chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại cơ quan mình.
III. LẬP HỒ SƠ
TRÁCH NHIỆM:
3. Trưởng các đơn vị trong cơ quan:
Tổ chức việc lập hồ sơ trong đơn vị;
Tổ chức bảo quản hồ sơ khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
Tổ chức giao nộp hồ sơ có giá trị vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn.

III. LẬP HỒ SƠ
TRÁCH NHIỆM:
4. Mỗi cá nhân:
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
III. LẬP HỒ SƠ
NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ
Mở hồ sơ
Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ
Kết thúc và biên mục hồ sơ
III. LẬP HỒ SƠ
MỞ HỒ SƠ
1. Người mở: Cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ
2. Cách mở:
Lấy một tờ bìa do phòng Hành chính phát;
Căn cứ vào DANH MỤC HỒ SƠ điền các yếu tố thông tin theo yêu cầu lên bìa hồ sơ
(Tên cơ quan, đơn vị/Số và ký hiệu hồ sơ/Tiêu đề hồ sơ/Thời hạn bảo quản).
Nếu chưa có DMHS thì ghi tên gọi của việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ. Lưu ý, mỗi việc mở 01 hồ sơ
THU THẬP TÀI LIỆU
ĐƯA VÀO HỒ SƠ
Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) hình thành trong quá trình giaỉ quyết công việc để đưa vào hồ sơ.
Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có gía trị như bản chính
Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ về việc đó.
VD1:Hồ sơ xây dựng VBQPPL
Văn bản chỉ đạo
Quyết định thành lập Ban soạn thảo
Kế hoạch soạn thảo
Đề cương khái quát và đề cương chi tiết
Các bản dự thảo
Biên bản Hội thảo
Văn bản góp ý của các cơ quan hữu quan và các chuyên gia
Bảng tổng hợp các ý kiến đóng góp
Văn bản thẩm định
Tờ trình kèm theo dự thảo
Bản chính được ban hành
Các tư liệu tham khảo có liên quan.
VD 2: Hồ sơ hội nghị (Hội thảo)
Văn bản chỉ đạo/Kế hoạch tổ chức hội nghị
Giấy mời hoặc công văn triệu tập
Danh sách đại biểu
Chương trình Hội nghị
Lời khai mạc
ý kiến phát biểu chỉ đạo của cấp trên
Tài liệu hội nghị (báo cáo chính, báo cáo tham luận hoặc các văn bản cần phổ biến)
Kết luận/Lời bế mạc hội nghị
Nghị quyết hội nghị (nếu có)/Biên bản Hội nghị
Thông báo kết quả Hội nghị.
Tài liệu ghi âm, ghi hình về Hội nghị
Thuyết minh đề tài
Quyết định giao nhiệm vụ nghiên cứu
Hợp đồng nghiên cứu
Kế hoạch nghiên cứu
Báo cáo kết quả nghiên cứu theo chuyên đề
Báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu
Biên bản thử nghiệm (nếu có)
Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
Bản nhận xét của các phản biện
Biên bản nghiệm thu
Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng
Bản nhận xét, kết luận của Hội đồng.
VD 3: Hồ sơ nghiên cứu khoa học


Thư mời
Công văn đề nghị cử đoàn ra/đoàn vào
Quyết định cử đoàn ra/đoàn vào
Chương trình làm việc của Đoàn
Biên bản các buổi làm việc
Bản ghi nhớ, thoả thuận hoặc ký kết
Báo cáo kết quả đoàn ra/đoàn vào
Báo cáo quyết toán đoàn ra/đoàn vào
Tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có)
VD 4: Hồ sơ đoàn ra/đoàn vào


Văn bản gửi đơn vị được thanh tra thông báo thời gian, nội dung sẽ thanh tra
Quyết định thanh tra
Báo cáo của đơn vị được thanh tra
Biên bản các buổi làm việc
Tài liệu liên quan đến vụ việc được thanh tra
Kết luận của Đoàn thanh tra
Quyết định công nhận kết quả thanh tra của cấp có thẩm quyền
VD 5: Hồ sơ thanh tra (mỗi vụ việc lập 01 hồ sơ)