Van thu luu tru nha truong phan 14

BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP
Là biểu mẫu thống kê được ban hành theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ
Phạm vi áp dụng: Các cơ quan, tổ chức có đơn vị trưc thuộc cấp dưới
Thời hạn gửi báo cáo về cơ quan cấp trên: 31/1 năm sau
Thời hạn gửi báo cáo thống kê về Cục Văn thư và LLưu trữ nhà nước: 15/2 năm sau

LƯU Ý:

Cơ quan tổ chức ngành dọc cấp tỉnh: Cục Thuế, Kho bạc nhà nước tỉnh, thành phố …gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Trung tâm Lưu trữ tỉnh, không gửi về Tổng Cục Thuế hoặc về Kho Bạc nhà nước Trung ương

Ví dụ: Kho bạc TP. Hà Nội gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Trung tâm Lưu trữ TP. Hà Nội, không gửi về Kho Bạc nhà nước Trung ương.

2. Cơ quan, tổ chức ngành dọc cấp huyện gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Lưu trữ huyện, không gửi về cơ quan, tổ chức ngành dọc cấp tỉnh
Ví dụ: Kho bạc huyện Từ liêm gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Lưu trữ huyện Từ Liêm, không gửi về Kho Bạc nhà nước TP. Hà Nội
3. Không kê khai trùng lắp thông tin ở biểu 01/CS và 02/CS, cụ thể là:
Ở cơ quan, tổ chức mà bộ phận văn thư, lưu trữ không tổ chức riêng mà tổ chức thành 01 bộ phận thì thống nhất thống kê ở biểu 01/CS, không kê khai ở biểu 02/CS
Ở cơ quan, tổ chức bố trí cán bộ văn thư kiêm lưu trữ thì cũng thống nhất kê khai ở biểu 01/CS, không kê khai ở biểu 02/CS
LƯU Ý:

III. TỔ CHỨC SỬ DỤNG
TÀI LIỆU
KHÁI NIỆM
Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức, công dân.
VỊ TRÍ, Ý NGHĨA
Tổ chức sử dụng tài liệu là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ và là mục tiêu của công tác lưu trữ
YÊU CẦU
Đối với cơ quan lưu trữ: phải phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ yêu câù sử dụng tài liệu
Đôí với người sử dụng: Phải tuân thủ nội quy, quy định về trình tự, thủ tục sử dụng tài liệu:
phải có giấy giới thiệu hoặc có đơn và được người có thẩm quyền chấp thuận
Phải lập phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu và phiếu này phải được người có thẩm quyền cho phép.
Phải có trách nhiệm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và trả phí nếu có yêu cầu sao chụp tài liệu.
Hoàn trả lại đầy đủ tài liệu
HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Tại phòng đọc
Cấp chứng thực, bản sao
Thông báo, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng
Tổ chức triển lãm
Trưng bày
Công bố
thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu bí mật và đặc biệt quý, hiếm.
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử.
Người đứng đầu các cơ quan cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan.
1. Tại lưu trữ lịch sử
- Vì mục đích công vụ: phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác;
- Vì mục đích cá nhân: Có đơn, chứng minh nhân dân/ hộ chiếu. Nếu nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
2. Tại lưu trữ hiện hành: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
thủ tục Khai thác, sử dụng tài liệu
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
QUY ĐỊNH VIỆC SAO TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Ai cho phép sử dụng thì cho phép sao
Việc sao do nơi trực tiếp quản lý tài liệu thực hiện.
Cục trưởng Cục VT<NN cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các TTLTQG.
Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại LT tỉnh, LT huyện.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
QUY ĐịNH VIệC công bố tài liệu LƯU TRữ