Vai trò của các nhà lưu trữ và các tổ chức lưu trữ

1.4. Xác định rõ hơn vai trò của các nhà lưu trữ và các tổ chức lưu trữ
Sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã đem lại nhiều thay đổi và là những thay đổi cơ bản đến mức người ta buộc phải xem xét lại những phương pháp mà theo đó, các hoạt động đã được thực hiện trước đây trên gần như tất cả các lĩnh vực của đời sống con người. Khi phải đối mặt với những cơ hội và thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra, các nhà lưu trữ phải hiểu rõ rằng yêu cầu của thực tế không phải là sự chuyển biến từ từ mà phải là những thay đổi cơ bản, sâu sắc - những thay đổi hướng tới một tầm nhìn rộng hơn, những thay đổi về đào tạo, về kiến thức chuyên sâu và về cả khía cạnh vai trò và nhiệm vụ được giao. Nếu như không có những thay đổi như vậy thì nghề lưu trữ sẽ dần dần trở nên lạc lõng, không thích ứng với thời đại và các tổ chức lưu trữ chỉ đơn thuần là các bảo tàng của những cổ vật thông tin.
Vậy, những thay đổi nào cần phải xảy ra? Khi xem xét những tác động của tài liệu điện tử đối với các nhà lưu trữ cũng như các cơ quan lưu trữ, ta thấy rằng, trong môi trường điện tử đang tồn tại một động lực thay đổi giữa chức năng lưu trữ và các giai đoạn của vòng đời tài liệu mà trong đó chức năng lưu trữ phải được thực thi. Động lực thay đổi đó cũng như những cách thức mà các nhà lưu trữ và các tổ chức lưu trữ hoạt động trong một môi trường hành chính hay tổ chức truyền thống nhất định nào đó đáp lại động lực đó (họ chọn lấy hay được chỉ định vai trò gì so với các bên tham gia khác) sẽ quyết định phương hướng của những thay đổi sẽ diễn ra.
Để xem xét những xu hướng thay đổi có thể xảy ra thì một lần nữa cần phải trở lại vấn đề vòng đời của tài liệu. Trong môi trường điện tử, các nhà lưu trữ phải tập trung chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập và chuẩn bị của vòng đời đó. Điều đó có thể được thực hiện theo một cách tích cực, chủ động (tham gia thật sự vào chính các quá trình đó) bằng cách thông tin, hướng dẫn hay chỉ đạo các nhà thiết kế và phát triển hệ thống, các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu để làm sao tạo lập và bảo toàn được những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được, hoặc có thể, bằng cách đặt ra các tiêu chuẩn và các hướng dẫn cho các bên liên quan áp dụng và/hoặc bằng cách xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định phù hợp. Dù trong trường hợp nào thì vai trò giám sát cũng không thể bị bỏ qua. Cũng cần phải chú ý rằng sự tham gia vào ngay những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu có thể không chỉ giới hạn ở việc thực hiện những nhiệm vụ truyền thống (như xác định giá trị, v.v...) sớm hơn trong vòng đời tài liệu mà còn phải đóng một vai trò tích cực hơn trong cả việc đặt ra quy định cũng như hỗ trợ cho việc tạo lập tài liệu. Trái với việc tham gia tích cực hơn vào những giai đoạn đầu của vòng đời trong môi trường điện tử, các tổ chức lưu trữ có thể phát hiện ra rằng vai trò của họ sẽ giảm trong những giai đoạn sau đó của vòng đời tài liệu. Vì vậy, trọng tâm chú ý có thể cần phải chuyển sang việc thiết lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra, giám sát nỗ lực của các đối tượng khác - những người thực hiện các chức năng lưu trữ về bảo quản, tiếp cận khai thác và sử dụng tài liệu. Thậm chí ngay cả khi những trách nhiệm đó còn được tiếp tục giao cho các tổ chức lưu trữ thì các nhiệm vụ và vai trò liên quan sẽ rất khác so với cùng những nhiệm vụ và vai trò như vậy trong môi trường tài liệu giấy truyền thống.