Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”

Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử” Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất.

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Trong bài này, chúng tôi xin được trình bày đôi điều về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử qua tìm hiểu một số tiêu chuẩn quốc gia Liên bang Nga về văn thư và công tác lưu trữ, đồng thời có sự so sánh với khái niệm tài liệu điện tử của lưu trữ quốc gia Mỹ.
Khái niệm tài liệu - Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất - vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu.
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”.
Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền nó trong thời gian và không gian”.
Ngày nay, khái niệm “tài liệu”(2)được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu).
Cần phải nói thêm rằng, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa. Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó. Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng chứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động cá nhân. Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý. Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng về hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội.
Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” là thuật ngữ tiếng Anh “record” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài khác với định nghĩa của thuật ngữ chung hơn “document”. Và trong khi bất cứ tài liệu nào đều là bản ghi, thì không phải bản ghi nào cũng là tài liệu.
Thuật ngữ “tài liệu”(3) (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với nó được chấp nhận là “document”) được định nghĩa như là thông tin (dữ liệu có giá trị) và vật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của tài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành.
Theo chúng tôi, việc sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “bản ghi” như vậy có thể coi là có sai sót. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin (hay đối tượng) đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng (đơn vị nguyên vẹn). Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau.
Đặc