Tự học MS-Excel

XỬ LÝ BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL
CHƯƠNG I: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Màn hình giao tiếp
Cấu trúc Workbook
Các kiểu dữ liệu
Thao tác trên vùng
Thao tác trên file
CHƯƠNG II: CÁC HÀM TRONG EXCEL
Thanh tiêu đề
Thanh Menu
Thanh Công cụ
Dòng nhập
Thanh trượt đứng
Thanh trượt ngang
Ô (Cell)
Dòng trạng thái
Dòng chứa tên sheet
II. Cấu trúc Workbook:
Tập tin trong Excel được gọi là Workbook.
Mỗi Workbook chứa từ 1  255 sheet. Mặc nhiên là 3 - 16 sheet
Mỗi sheet có 65.536 dòng và 256 cột
Giao giữa dòng và cột gọi là “Ô”.
Địa chỉ của ô được xác định bằng tên cột và tên dòng.
Ví dụ:
Ô B3
II. Cấu trúc Workbook:
Vùng: là các ô nằm kề nhau. Địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô trên trái và địa chỉ của ô dưới phải. Giữa 2 địa chỉ cách nhau bằng dấu “:”
Ví dụ:


Địa chỉ vùng là: A1:B3
Ô dưới phải
Ô trên trái
III. Các kiểu dữ liệu:
Kiểu số:
Dữ liệu nhập là số, dấu +, -, (), dấu (,), %, $, /, dấu (.), ngày và giờ cũng được lưu trữ như trị số.
Ví dụ:

III. Các kiểu dữ liệu:
Kiểu chuỗi:
Dữ liệu nhập vào gồm có chữ và số
Đầu tiên trong ô nhập có dấu (‘)
Ví dụ: 2abc, ‘123
Kiểu công thức:
Công thức là biểu thức gồm: các hằng, hàm, địa chỉ ô hoặc vùng, và các phép toán ….
Luôn bắt đầu bằng dấu “=“ hoặc dấu ký tự @ hay dấu +
Ví dụ:
= (Max(A1:B3) + 15)*2
III. Các kiểu dữ liệu:
IV. Thao tác trên vùng:
Các cách chọn:
Chọn vùng: rê chuột từ 1 góc của vùng đến ô ở góc đối diện; Hoặc ấn giữ phím “Shift” và kết hợp với các phím mũi tên
Chọn nhiều ô cách quãng: ấn và giữ phím “Ctrl” và click chọn các ô cần chọn
Chọn vùng cách quãng: ấn và giữ phím “Ctrl” và rê chọn vùng.
chọn nguyên cột: click vào thanh tiêu đề cột
Chọn nguyên dòng: click vào thanh ghi chỉ số dòng
IV. Thao tác trên vùng:
Xóa dữ liệu:
Chọn vùng cần xóa và ấn phím “Delete”
Chép dữ liệu trong vùng:
Copy: Chọn vùng muốn sao chép và thực hiện:
=> click phải lên vùng đã chọn => click Copy
Hoặc: ấn tổ hợp phím Ctrl + C
Dán: Chọn ô cần dán:
Click phải lên ô đã chọn => click Paste
Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + V
IV. Thao tác trên vùng:
Trường hợp ô copy là công thức thì khi dán ta có các phương án:
Dán giá trị: Click phải vào ô cần dán chọn Paste Special => click chọn Values.
Dán công thức: dán theo cách thông thường
Địa chỉ tương đối: Ví dụ A4
Địa chỉ tuyệt đối: Ví dụ $A$4
Tuyệt đối dòng: trước địa chỉ dòng phải có dấu “$”, ví dụ: A$4
Tuyệt đối cột: trước địa chỉ cột phải có dấu “$”, ví dụ: $A4
Sử dụng phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
IV. Thao tác trên vùng:
4. Chuyển dữ liệu vùng:
Cắt: Chọn vùng muốn cắt và thực hiện:
=> click phải lên vùng đã chọn => click Cut
Hoặc: ấn tổ hợp phím Ctrl + X
Chuyển dữ liệu đã cắt  dán dữ liệu
V. Thao tác trên file:
Lưu file vào đĩa: click chọn File => Save

Nếu là lần đầu tiên (file chưa có tên) thì hộp thoại Save as xuất hiện

Hộp thoại Save As:
Nhập vào tên File
Chọn ổ đĩa lưu File
Chọn thư mục lưu File
Click Save để lưu File
V. Thao tác trên file:
Nếu File đã có tên thì nội dung hiện tại sẽ được lưu lại.
Mở File: click chuột phải vào File => Open
Chọn File cần mở
Click Open để mở File
V. Thao tác trên file:
Đóng File: click dấu X góc trên, phải cửa sổ.
Chú ý: nếu ta chưa lưu nội dung mới của file thì khi đóng, hộp thoại sẽ xuất hiện:
Click Yes để lưu File
Click No nếu ta không muốn lưu
Bỏ qua thao tác đóng File
V. Thao tác trên file:
Tạo file mới: click File => New hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + O
1. Click chọn mẫu cho file
Chọn những mẫu khác
2. Click OK để tạo File
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Cú pháp chung:
= TÊN HÀM (Danh sách các tham số)
Trước tên hàm phải có dấu “=“ hoặc “+”
Ví dụ: Để tính tổng của danh sách các số ta sử dụng hàm Sum

CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Các hàm cơ bản:
Hàm ABS:
Cú pháp: ABS(Number)
Hàm trả về trị tuyệt đối của số Number
Ví dụ: = ABS(-5)  5; = ABS(25)  25
Hàm INT:
Cú pháp: INT(Number)
Hàm trả về một số nguyên gần nhất nhỏ hơn Number
Ví dụ: =INT(3.5)  3; =INT(-4.5)  -5
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Hàm MOD:
Cú pháp: MOD(Num1, Num2)
Trả về phần dư của phép chia giữa số Num1 và Num2
Ví dụ: = MOD(10, 3)  1; = MOD(15, 5)  0
Hàm ROUND:
Cú pháp: ROUND(Num, Num-digits)
Hàm làm tròn số Num tại vị trí Num-digits
Ví dụ: = ROUND(1259.164, 2)  1259.16
= ROUND(1259.164, 1)  1259.2
= ROUND(1259.164, -1)  1260
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Hàm AVERAGE:
Cú pháp: AVERAGE(Num1, Num2, …, NumN)
Hàm tính trung bình cộng của các số Num1, …,NumN
Ví dụ: = AVERAGE(3, 5, 10)  6

= AVERAGE(A2:C2)
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Hàm COUNT:
Cú pháp: COUNT(Val1, Val2, …, ValN)
Hàm đếm các giá trị kiểu số
Ví dụ: = COUNT(3, “Bình”, 5, “An”)  2

= COUNT(C5:C11)
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Hàm COUNTA:
Cú pháp: COUNTA(Val1, Val2, …, ValN)
Hàm đếm các giá trị khác rỗng
Ví dụ: = COUNT(3, “Bình”, 5, “An”)  4

=COUNTA(B5:B11)
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

Hàm MAX:
Cú pháp: MAX(Val1, Val2, …, ValN)
Hàm trả về giá trị số lớn nhất
Ví dụ: = MAX(3, 10, 5, 9)  10
Hàm MIN:
Cú pháp: MIN(Val1, Val2, …, ValN)
Hàm trả về giá trị số nhỏ nhất
Ví dụ: = Min(3, 10, 5, 9)  3

CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

=MIN(C5:C11)
=MAX(C5:C11)
CHƯƠNG II: HÀM TRONG EXCEL

10. Hàm SQRT:
Cú pháp: SQRT(number)
Hàm lấy căn bậc 2 của một số dương
Ví dụ: = SQRT( 9)  3
11. Hàm SUM:
Cú pháp: SUM(Val1, Val2, …, ValN)
Hàm tính tổng các trị số trong danh sách
Ví dụ: = SUM(3, 10, 5)  18
12. Hàm SUMIF:
Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Hàm tính tổng các ô thoả điều kiện.
Ví dụ: =SUMIF(A2:A12,"A",D2:D12)
=SUM(D2:D12)
=SUMIF(A2:A12,"A",D2:D12)=9750
13. Hàm LEFT:
Cú pháp: LEFT(text, number)
Hàm lấy number ký tự bên trái của text
Ví dụ: = LEFT(“Hello”,2)  He
14. Hàm LEN:
Cú pháp: LEN(text)
Hàm trả về độ dài của chuỗi kí tự text
Ví dụ: = LEN(“Hello”)  5
15. Hàm RIGHT:
Cú pháp: RIGHT(text, number)
Hàm lấy number ký tự bên phải của text.
Ví dụ: = RIGHT(“Excel 5.0”,3)  5.0

16. Hàm MID:
Cú pháp: MID(text,star_num,num_char)
Hàm cắt lấy Num_char ký tự của chuỗi text tính từ ký tự star_num.
Ví dụ: = MID(“Trường Đại học SPĐT ”,8,7)  Đại học
17. Hàm AND:
Cú pháp: AND(logic1,logic2,…)
Hàm cho giá trị TRUE nếu mọi đối số đều TRUE.
Ví dụ: = AND(2>1,5>3)  TRUE
18. Hàm OR:
Cú pháp: OR(logic1,logic2,…)
Hàm cho giá trị TRUE nếu một đối số là TRUE.
Ví dụ: = OR(2>1,9>10)  TRUE

19. Hàm IF: Ví dụ Đáp án
Cú pháp: IF(L_test, value_if_true, value_if_false)
Hàm trắc nghiệm điều kiện để chọn một trong 2 trị.
Ví dụ: = IF(5>3,“ĐK true”,“ĐK false”) “ĐK true”
20. Hàm DATE:
Cú pháp: DATE(year, month, day)
Hàm đổi trị gồm năm, tháng , ngày thành một ngày.
Ví dụ: = DATE(07,11,20)  11/20/07
21. Hàm DATEVALUE:
Cú pháp: DATEVALUE(date_text)
Đổi chuỗi dạng ngày (dd/mm/yy) thành trị ngày tháng.
Ví dụ: = DATEVALUE("20/11/05“) 38676

22. Hàm DAY:
Cú pháp: DAY(serial_number)
Hàm trả về ngày trong tháng của một biểu thức ngày.
Ví dụ: = DAY(DATEVALUE("20/11/05"))  20
23. Hàm MONTH:
Cú pháp: MONTH(serial_number)
Hàm trả về tháng của một biểu thức ngày.
Ví dụ: = MONTH(DATEVALUE("20/11/05"))  11
24. Hàm YEAR:
Cú pháp: YEAR(serial_number)
Hàm trả về năm của một biểu thức ngày.
Ví dụ: = YEAR(DATEVALUE("20/11/05"))  2005

25. Hàm VLOOKUP: Ví dụ Đáp án
Cú pháp:
VLOOKUP(lkup_value,table_array,col_index,[r_lkup])
Dò tìm lkup_value bên trái của table_array và tham chiếu giá trị tương ứng ở cột col_index.
r_lkup=1 hoặc true: DS phải xếp tăng dần (mặc định).
r_lkup=0 hoặc false: DS không cần thứ tự.
26. Hàm HLOOKUP:
Cú pháp:
HLOOKUP(lkup_value,table_array,row_index,[r_lkup])
Dò tìm lkup_value bên trái của table_array và tham chiếu giá trị tương ứng ở hàng row_index.
r_lkup=1 hoặc true: DS phải xếp tăng dần (mặc định).
r_lkup=0 hoặc false: DS không cần thứ tự.
Lkup_value
Table_array
Col_index
R_lkup
III. Các hàm về CSDL:
Một số cách ghi điều kiện:
Điều kiện đơn, kiểu chuỗi:
Yêu cầu: có họ là NGUYEN -> hoten NGUYEN
Điều kiện đơn, kiểu số:
Yêu cầu: có BAC lớn hơn 2 -> BAC >=2
Điều kiện hỗn hợp thoả mãn đồng thời
Yêu cầu MANG=’2.34’ và BAC=2 
MANG BAC
2.34 2

1. Hàm DSUM:
Cú pháp: DSUM(database, field, criteria)
Hàm tính tổng cột CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.
2. Hàm DMAX:
Cú pháp: DMAX(database, field, criteria)
Hàm tìm trị lớn nhất của cột CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.
3. Hàm DMIN:
Cú pháp: DMIN(database,field,criteria)
Hàm tìm trị nhỏ nhất của cột CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.
4. Hàm DCOUNT:
Cú pháp: DCOUNT(database,field,criteria)
Hàm đếm số ô có kiểu số của một CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.
5. Hàm DCOUNTA:
Cú pháp: DCOUNTA(database,field,criteria)
Hàm đếm số ô khác trống của một CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.
6. Hàm DAVERAGE:
Cú pháp:DAVERAGE(database,field,criteria)
Hàm tính trung bình của cột CSDL thoả mãn đk bảng tiêu chuẩn.