Tự học Excel

GIÁO TRÌNH EXCEL 2000

I – Tổng quát về Excel
1 - Định nghĩa
+> Chương trình bảng tính là hệ thống chương trình mô phỏng một bảng công tác của kế toán viên trên màn hình và cho phép người dùng nhúng các công thức ẩn vào để thực hiện các phép tính đối với các dữ liệu nhìn thấy.
+> Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử tiêu biểu do Microsoft phát triển, đây là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng được triển khai trên môi trường Windows.
+> Bảng tính
Trong các chương trình bảng tính, đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà người dùng sẽ nhập các đầu đề, các con số, và các công thức vào đó.
2 - Tính năng và ứng dụng của excel
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán...
- Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ...
3 - Đặc điểm
- Hiển thị vùng làm việc dưới dạng mảng 2 chiều.
- Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn bị thay đổi.
- Chuyển đổi dễ dàng từ dữ liệu sang hình vẽ.

II - Giới thiệu màn hình microsoft excel
1 - Khởi động Excel
Thông thường sau khi cài đặt bộ chương trình Office 2000, shortcut của Microsoft Excel được đặt ở Programs trong Start menu. Còn ở trên đĩa chương trình này được đặt trong C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice. Vì vậy để khởi động Excel có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau :
Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Excel.
Cách 2 (dùng khi không có biểu tượng của Excel) : Kích chuột vào Start menu chọn Run... rồi nhập dòng lệnh :
"C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice EXCEL.EXE"

2 - Màn hình Excel


Về cơ bản cửa sổ Excel tương tự như cửa sổ của phần mềm soạn thảo Microsoft Word, vì vậy ở đây chỉ trình bày chi tiết thêm các thành phần đặc trưng như :
<+> Formula Bar (thanh công thức) : hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ nhập (Cancel), nút nhập (Enter), nút soạn thảo công thức và nội dung dữ liệu của ô hiện hành.
<+> Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tệp Workbook mặc nhiên là Book# ( # là số thứ tự tương ứng với những lần mở tệp ). Các thành phần của Workbook Window là :
- Đường viền ngang (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,..., Z, AA, AB,... , ZZ. Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng ngầm định là 8 ký tự (có thể thay đổi giá trị này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
- Đường viền dọc (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi giá trị này từ 0 đến 409). Có tổng cộng 16384 dòng.
- Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bằng tên cột và tên hàng. Ví dụ : B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, hàng thứ 6.
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm có 256 cột/16384 hàng hình thành trên 4 triệu ô dữ liệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Theo chế độ ngầm định, một tệp Workbook có 16 Sheet, được liệt kê từ Sheet1 đến Sheet16 (có thể nâng giá trị này lên đến 255). Trên màn hình Microsoft Excel đang chọn bảng tính Sheet1 của tệp Book1.
<+> Status Bar (thanh trạng thái) dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock,...
Các chế độ làm việc thông thường gồm:
- Ready : Sẵn sàng nhập dữ liệu.
- Enter : Đang nhập dữ liệu.
- Edit : Đang điều chỉnh dữ liệu.
- Point : Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành. Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ phím F2.
3 - Thoát khỏi excel
Vào Menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt+F4). Nếu có thực hiện