Tin học văn phòng

Tin văn phòng
Chương I
Hệ soạn thảo văn bản
Microsoft word
I. Chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản
Nhập và lưu trữ văn bản
Ngoài ra còn có chức năng sửa đổi văn bản
Trình bày văn bản
Định dạng kí tự
Địng dạng đoạn văn bản
Định dạng trang văn bản
☻Chú ý: Ngoài ra còn có một số chức năng như:
Tìm kiếm và thay thế
Gõ tắt và tự động sửa lỗi
Tạo bảng và tính toán dữ liệu trên bảng
Chèn hình ảnh và các kí hiệu đặc biệt vào văn bản
Giao diện làm việc của
Microsoft Word
II. Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word
Gõ chữ việt
- Sử sụng phần mềm vietkey
- Quy tắc gõ chữ việt
â: aa ô: oo đ: dd
ă: aw ơ: ow s: dấu sắc
ê: ee ư: uw f: dấu huyền
j: dấu nặng x: dấu ngã r: dấu hỏi
2. Bộ phông chữ việt
- Vn Time
- Time New Romance
3. Cách khởi động Microsoft Word
Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền.
Vào start programs Microsoft Office Microsoft Word.
Start run gõ Win word. Exe Enter
4. Các thành phần chính trên
màn hình Microsoft Word
a. Thanh bảng chon (thanh menu) chứa các lựa chọn: File, View, Edit, Insert, Format, Tools, Table…
- File (tệp): new, save, save as, open, print, exit…
- Edit (biên tập): copy, cut, paste…
- Format (khuôn khổ): font, paraghrap…
- View (hiển thị): normal, print layout, web…
- Table (bảng): insert…
b. Thanh công cụ
- Bao gồm các nút lệnh để làm cho quá trình soạn thảo văn bản nhanh hơn. Để thực hịên lệnh ta chỉ cần nháy chuột vào biểu tượng tương ứng.
5. Cách lưu văn bản
File save xuất hiện hộp thoại gõ tên cần lưu sau đó nháy save để hoàn tất quá trình lưu (ấn carcel để không lưu).
Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
Nháy vào nút lệnh save trên thanh công cụ mà có biểu tượng là nút mềm
6. Phóng to thu nhỏ các chi tiết
trên màn hình
Trong bất kì chế độ hiển thị nào cũng có thể
phóng to, thu nhỏ các chi tiết trên màn hình bằng
cách nháy vào hộp điều khiển ở góc phảicủa thanh
công cụ.
- Các chế độ: 50%, 75%, 100%, 200%...
7. Một số quy ước trong việc gõ văn bản
Các dâư như: ., : ; ! ? Phải gõ sát vào từ đứng trước nó và tiếp theo là dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Giữa các kí tự chỉ dùng một kí tự trống để phân cách.
Giữa các đoạn văn cũng chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím enter.
Các dấu ( [ < { phải được gõ sát vào bên trái kí tự đầu tên của từ tiếp theo. ) ] > } phải được gõ sát vào bên phải của kí tự cuối cùng.
8. Các thao tác biên tập trong soạn thảo văn bản
a.Chọn văn bản
- Đặt con trỏ vào vị trí cần chọn
- Nhấn giữ phím shirft rồi nháy con trỏ vào vị trí khác.
b. Copy
- Chọn văn bản cần sao chép
- Nháy chuột phải chon copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)
- Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép
- Nháy chuột phải chon paste
c. Di chuyển (cut)
- Chọn cần văn bản cần di chuyển
- Nháy chuột phải và chọn copy
-Đưa con trỏ đến vị trí cần di chuyển
- Nháy chuột phải chọn paste
d. Xoá văn bản
- Chọn dạng văn bản cần xoá
- Ấn phím Delete
9. Định dạng văn bản
a. Định dạng kí tự
- Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản nhằm mục đích cho văn bản được rõ ràng và đẹp mắt, nhấn mạnh những phần quan trọng
- Cách làm:
+ Format font xuất hiện hộp thoại font: để lựa chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…
+ Sử dụng thanh công cụ
b. Định dạng đoạn văn bản
* Cách làm:
+ Chọn văn bản cần định dạng
+ Format paraghrap xuất hiện hộp thoại Paraghrap có các lựa chọn sau:
Alignment: Lựa chọn căn lề cho đoạn văn
Left: Khoảng cách lề trái
Right: Khoảng cách lề phải
Line Spacing: Khoảng cách giữa dòng
Before: Khoảng cách đoạn trước
After: Khoảng cách đoạn sau
☻Chú ý: Dùng thước ngang nằm ở đầu trang văn bản để là hoàn chỉnh.
c. Định dạng trang văn bản
Cách làm:
File page setup xuất hiện hộp thoại page setup có:
Left: Căn lề trái
Right: Căn lề phải
Top: Căn lề trên
Botton: Căn lề dưới
Orentation (hướng giấy)
☻Chú ý: các lệnh định dạng kí tự có thể thực hiện bằng cách ấn tổ hợp phím nhanh như sau:
B: ctrl + B I: ctrl + I U: ctrl+ U


10. Định màu nền và đóng khung cho đoạn
a. Định màu nền
Cách làm: Format borders and shoding chọn thẻ shording chọn màu nền.
b. Tạo khung cho đoạn
Cách làm: Format border and shoding border chọn khung.
Có các lựa chọn sau:
+ Style: Chọn kiểu đường kẻ khung
+ Color: Chọn màu
+ Width: Chọn độ rộng của đường kẻ
+ Preview: Xem
+ Options: Quy định khoảng cách của văn bản với các đường kẻ khung.
Nháy ok để hoàn tất.
☻Chú ý: Dùng tables and border
11. Định khoảng cách Tab stop
Dùng thước ruler
Dùng nút lệnh: Format tab xuất hiện hộp thoại
chọn set ok
12. Định dạng số cột cho văn bản
Cách làm: Format columns xuất hiện hộp thoại columns trong hộp thoại columns có các lựa chọ sau:
+ Preset: Có các khả năng lựa chọn sau: one, two, three, left, right…
+ Number of columns: Chọn số cột ngoài những lựa chon ở mục preset (≥ 4).
+ Width: Xác định độ rộng hco từng cột.
+ Equal columns width: Nếu ta chọn cột này thì độ rộng của các cột sẽ bằng nhau.
+ Line between: nếu lựa chọn cột này thì giữa các cột sẽ có đường kẻ dọc.
+ Preview: Xem trước các lựa chọn
Kết thúc nháy ok và kết thúc quá trình lựa chọn.
13. Điền các dấu hình tròn hay số
tự động ở đầu mỗt đoạn
Dùng nút lệnh trên thanh công cụ
Dùng menu
Format bulleted and numboring xuất hiện hộp thoại:
+ Nếu chọn kiểu chấm tròn : chọn bullted
+ Chọn numbering thì sẽ đánh số tự động cho đoạn văn
14. Tạo chữ cái lớn đầu dòng
Vào format chọn drop cap xuất hiện hộp thoại, trong hộp thoại có
các lựa chọn sau:
+ Position: Có 3 lựa chọn về kiểu chữ
None; gõ bình thường
Drop cap: nằm trong đoạn văn
In margin: nằ ngoại đoạn văn
+ Option: font chọn kiểu chữ
lines to drop chọn số dòng văn bản tương ứng với chữ in
hoa lớn.
Nháy ok để kết thúc quá trình lựa chọn.
15. Tạo bảng trong Microsoft Word
Tạo một bảng mới
Đặt con trỏ văn bản vào trí cần chèn
Table insert table xuất hiện hộp thoại insert table
Điền số cột và số hàng
+ Number of columns: số cột
+ Number of rows: số hàng
Nháy ok
☻Chú ý: Dùng thanh công cụ chuyển màn hình sang chế độ print layout sau đó vào thanh công cụ tables and borders, sử dụng nút lệnh draw table. Ta dụng chuột để kẻ các đường ngang và đường dọc của bảng để tạo thành bảng thao ý muốn. Để xoá ta dùng nút lệnh Eraser.
b. Di chuyển con trỏ trong văn bản
Dùng bàn phím
+ Để chuyển sang ô kế tiếp ta dùng tab
+ Để chuyển sang ô trước đó: Shift + Tab
+ Để chuyển đến ô đầu tiên của hàng chứa con trỏ: Alt + Home
+ Để chuyển đến ô cuối cùng của hàng chứa con trỏ: Alt + End
+ Để chuyển đến ô đầu tiên của cột chứa con trỏ: Alt + Page up
+ Để chuyển đến ô cuối cùng của cột chứa con trỏ: Alt + Page down
Dùng chuột
c. Các thao tác sửa đổi trong bảng
Chọn các ô, hàng hay cột
+ Chọn một ô: ta di chuyển con trỏ chuột đến mép trái của ô đó cho đến khi thấy mũi tên màu đen xuất hiện thì nháy chuột.
+ Chọn một hàng: Di chuyển chuột từ đầu hàng đến cuối hàng. Nháy chuột vào một ô thuộc hàng đó: Table select rows.
+ Chọn một cột: Dùng chuột dê từ đầu đến cuối
Table select column