Tin học văn phòng 2

Copyright: Nguyen Dung
1
SOẠN THẢO VĂN BẢN
Phần 2
Phần này sẽ trình bày những kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản như:
Chọn thước.
Thiết đặt trang.
Thiết đặt phông chữ, cỡ chữ mặc định.
Căn chỉnh văn bản.
Chỉnh tiêu đề văn bản.
Copyright: Nguyen Dung
2
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin trên mạng điện tử thông qua Internet:

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, thống nhất toàn quốc sử dụng đơn vị đo trang văn bản bằng Centimet (cm) và Milimet (mm) đối với tất cả các loại văn bản hành chính, công vụ.
THIẾT ĐẶT ĐẠI LƯỢNG ĐO TRANG
Copyright: Nguyen Dung
3
Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Lê Doãn Hợp vừa ký quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ban hành Danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.

Danh mục này gồm một loạt các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng và khuyến nghị áp dụng về kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả.

Ở mức bắt buộc áp dụng, các cơ quan nhà nước từ nay phải sử dụng thống nhất bộ mã font Unicode (TCVN 6909:2001), các định dạng văn bản của Microsoft (.doc, .txt, .rtf, ppt) và định dạng tài liệu mở tương ứng (như .odt, .odp, ods), các định dạng ảnh đồ họa (JPEG, GIF, TIFF và PNG), chuẩn nén dữ liệu .zip hoặc .gz, chia sẻ web RSS, các tiêu chuẩn kết nối như HTTP, FTP và SMTP/MIME. Việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước cũng phải áp dụng các chuẩn về an toàn thông tin như chuẩn về chữ ký số, bảo mật thư điện tử và hạ tầng mạng.

Copyright: Nguyen Dung
4
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Font chữ: Times New Roman (hoặc Arial)
Cữ chữ: 13 hoặc 14 .
Mã Font: UNICODE.

- Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
THIẾT ĐẶT TRANG MẶC ĐỊNH
Copyright: Nguyen Dung
5
Files: Tập tin, hồ sơ.
Edit: Soạn thảo.
View: Quan sát, nhìn, quang cảnh.
Insert: Chèn (ký tự, hình ảnh, âm thanh…).
Format: Định dạng (quy định dạng thức, kiểu).
Tools: Công cụ (Các dụng cụ để làm việc).
Table: Bảng (chèn bảng biểu vào văn bản).
Font: Kiểu chữ (chọn kiểu chữ).
Open: Mở ra.
Close: Kết thúc, đóng vào… (trái nghĩa với Open).
OK (yes): Tốt, đồng ý, tán thành…
Cancel: Huỷ, bỏ, thôi (không thực hiện)…
MỘT SỐ THUẬT NGỮ TIẾNG ANH
dùng trong soạn thảo văn bản và trong tin học nói chung:
Copyright: Nguyen Dung
6
Vào Tools để mở cửa sổ công cụ
Copyright: Nguyen Dung
7
Vào Options để lựa chọn các công cụ khác
Copyright: Nguyen Dung
8
Nháy General
Nháy Inches
Chọn Centimeter
Copyright: Nguyen Dung
9
Nháy OK để kết thúc
Copyright: Nguyen Dung
10
Thước đo trang bây giờ là Centimet
Copyright: Nguyen Dung
11
Nháy chuột vào mũi tên chồng
Cửa sổ sẽ mở ra hết
Copyright: Nguyen Dung
12
Nháy chuột vào Page Setup
Copyright: Nguyen Dung
13
Nháy paper để chọn khổ giấy
Copyright: Nguyen Dung
14
Chọn khổ giấy A4
Nháy Defaul để thiết đặt mặc định
Copyright: Nguyen Dung
15
Chọn trang dọc
Trang chuẩn
trong soạn thảo
văn bản.
Hoặc chọn
trang ngang
tùy yêu cầu
công việc.
Chọn Default
(Mặc định)
Copyright: Nguyen Dung
16
Đặt quy cách trang
Đặt quy cách trang
Nháy vào Default để thiết đặt mặc định
Copyright: Nguyen Dung
17
Chọn Yes: Đồng ý!
Copyright: Nguyen Dung
18
Nháy vào Format
Copyright: Nguyen Dung
19
Cửa sổ Font mở ra,
nháy tiếp vào font
Copyright: Nguyen Dung
20
Chọn Font:
Times New Roman
Chọn cỡ Font 14
Nháy vào Defaul
Copyright: Nguyen Dung
21
Nháy vào Yes để thiết đặt chế độ mặc định
Copyright: Nguyen Dung
22
Nguyên tắc:
Tạo xong toàn bộ văn bản rồi mới thực hiện các điều chỉnh
Copyright: Nguyen Dung
23
Đưa chuột sang lề trái từ đầu đoạn văn bản kéo xuống hết văn bản, khối văn bản được bôi đen
Dùng công cụ để dịch chuyển khối văn bản
1
2
Copyright: Nguyen Dung
24
Tô đen tiêu đề, chọn cỡ chữ để phóng to
Copyright: Nguyen Dung
25
Tô đậm tiêu đề
Copyright: Nguyen Dung
26
Tiêu đề được phóng to và tô đậm
Copyright: Nguyen Dung
27
CÂU HỎI ÔN TẬP
Tiêu chuẩn nhà nước quy định để lề trang, đầu trang và chân trang như thế nào?
Làm cách nào để chỉnh thước đo trang thành Centimet (cm)?
Muốn thiết đặt trang mặc định phải bắt đầu từ đâu?
Khổ giấy tiêu chuẩn cho soạn thảo văn bản? Kích cỡ cụ thể là bao nhiêu?
Chuẩn Quốc gia về Font chữ và cỡ chữ quy định như thế nào?
Hãy cho biết cách đặt Font và cỡ chữ mặc định?
Soạn thảo văn bản tuân theo nguyên tắc nào?
Làm thế nào để chuyển khối văn bản vừa tạo vào trung tâm trang?
Nêu các bước để chỉnh một tiêu đề văn bản?
Hãy đưa ra một số thuật ngữ tiếng Anh sử dụng trong soạn thảo văn bản mà bạn biết?
Copyright: Nguyen Dung
28
BÀI THỰC HÀNH VỀ NHÀ
Tạo một văn bản (ít nhất 2 trang) sau đó hãy chèn số thứ tự của trang theo các bước sau đây:

Insert -> Page Numbers -> OK.
(chèn) (số trang)

Tiếp theo, cũng văn bản đó, thực hiện việc thụt đầu dòng tự động theo các bước sau:

Format -> Pragraph… -> Special -> First Line -> OK.
(định dạng) (đoạn văn) (riêng biệt) (đầu dòng)