Tin học: STGT tổ chức & quản lý tài liệu điện tử

vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản

2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT

3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL

7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997
2. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 năm 2005
3. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Quản lý hồ sơ điện tử và văn phòng - www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ của các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra, 24-25 № năm 1998
8. Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP,
9. Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử” của tiểu bang Minnesota, Mỹ, 2004
10. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005

vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguồn:
www.vanthuluutru.com,
www.archives.gov.vn,
http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn,
www.tailieu.vn,
www.archives.ru
www.vniidad.ru
www.nhb.gov.sg/NAS/
www.arkib.gov.my/home
www.nat.go.th/

vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp

3.1. Sự thừa nhận TLĐT trong các thủ tục pháp lý
3.2. Thẩm quyền của lưu trữ đối với những TL hiện hành
3.3. Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ
3.4. Hệ thống luật pháp về bảo vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin
3.5. Sự tách biệt tài liệu khỏi sự giám sát của công chúng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa “tài liệu điện tử” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tại các loại TL dưới dạng điện tử, công nhận TLĐT như dạng đặc biệt của TL.

Đặc điểm của TLĐT là ở chỗ, thông tin của nó được t/bày dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ giúp của các ph/tiện kỹ thuật và ch/trình tương thích.
TLĐT đang thực hiện chính các c/năng và có g/trị đích thực như TL truyền thống.  trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho hình thức của TL mà cho các c/năng của chúng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.1. Sự thừa nhận TLĐT trong các thủ tục pháp lý
Khó khăn
- Định nghĩa pháp lý về TL, đặc biệt là khi định nghĩa đó không bao gồm TL ở dạng điện tử;
- Luật không thừa nhận TLĐT như là bằng chứng hợp pháp trong các thủ tục pháp lý;
- Hệ thống pháp luật xác định vai trò chủ yếu của LT chỉ là một nơi bảo quản TL;
- Luật và các chính sách ấn định một thời gian chờ đợi khá dài trước khi lưu trữ có thể tiến hành XĐGTTL hay tác động đến việc xử lý chúng;
- Hệ thống pháp luật điều chỉnh quyền riêng tư và tiếp cận tới TL; và
- TL vượt ra khỏi sự giám sát của công chúng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Biện pháp
các hệ thống thông tin được thiết kế để giữ lại được bằng chứng tin cậy và an toàn về tất cả các h/động tác nghiệp và nếu như các CQ, TC thực hiện các chính sách, quy trình thủ tục và đào tạo nhân lực trong lĩnh vực này.
Các p/pháp đặc biệt cần phải được thực hiện và các quy định quốc tế cần phải được thiết lập nhằm bảo đảm tính xác thực của những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng như Internet chẳng hạn.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.2. Thẩm quyền của LT đ/với những TL hiện hành
các yêu cầu về lưu trữ phải được tính đến và giải quyết trong suốt quá trình thiết kế các hệ thống thông tin và rằng tài liệu điện tử phải được kiểm soát một cách thật chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng.
Vai trò của lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các chuyên gia công nghệ thông tin, các luật gia và những người khác quan tâm đến việc tạo lập và bảo toàn bằng chứng dưới dạng tài liệu.
Những lưu trữ không có thẩm quyền đối với tài liệu hiện hành sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp làm việc với tài liệu điện tử.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.3. Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ
Nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp ấn định thời hạn nộp lưu TL khá dài vào kho lưu trữ
Trường hợp hạn chế về thẩm quyền của lưu trữ đối với TL hiện hành,  hạn chế các phương án và giải pháp sẵn có đối với lưu trữ trong việc thực hiện quyền kiểm soát đối với TLĐT. cơ quan LT sẽ phải tiếp nhận tài liệu điện tử ở những dạng lạc hậu, rất khó và tốn kém để di trú/chuyển đổi nếu như chúng còn có thể đọc được.
Phải làm việc với các CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL để bảo đảm là họ bảo quản tốt TLLT trước khi cơ quan LT tiếp nhận.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.4. Hệ thống luật pháp về bảo vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin
Thông thường, luật pháp về đời tư và tiếp cận thông tin áp dụng đối với tất cả các loại TL.
Mối quan ngại về sự tiếp cận không chính đáng và tiêu huỷ, chỉnh sửa trái phép đối với TLĐT tăng.
Do toàn bộ các vấn đề đời tư, tiếp cận thông tin, giữ lại và bảo quản đều đòi hỏi các giải pháp ở tầm chính sách vĩ mô nên LT có một cơ hội tốt để tận dụng.
Các biện pháp được sử dụng để điều chỉnh vấn đề đời tư và tiếp cận thông tin có thể có những hệ quả không lường trước được đối với LT.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3.5. Sự tách biệt TL khỏi sự giám sát của công chúng
Cùng với việc phi tập trung hoá và tư nhân hoá, lưu trữ sẽ bị mất đi thẩm quyền đối với những TL p/ánh các c/năng và h/động của Chính phủ khi CP cho thuê ngoài các dịch vụ CNTT và xử lý dữ liệu mà thiếu kiểm soát những TL h/thành trong hoạt của mình, khi các ch/trình được CP tài trợ và các c/năng được tư nhân hoá.
lưu trữ đang phải đối mặt với nhiều loại TLĐT ở những dạng k0 tương thích. TL ở các dạng cũ, lạc hậu sản sinh từ các hệ thống “di sản” cùng tồn tại với những thứ đa phương tiện (multi-media) phức tạp hiện nay
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
những áp lực của thương mại toàn cầu, việc chia sẻ thông tin và sự liên vận hành giữa các hệ thống đang đòi hỏi một mức độ chuẩn hoá cao hơn đối với các hệ thống và các ứng dụng được các CQ, TC sử dụng để tạo lập và quản lý TLĐT.
 cơ hội tốt cho những ph/pháp tiếp cận mang tính quốc tế cho LT tận dụng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Các chiến lược
4.1. Vòng đời của TLĐT
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
4.3. Xác định giá trị
4.4. Bảo quản
4.5. Tiếp cận khai thác và sử dụng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chiến lược chung
1. Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được.
2. Đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được.
3. Quản lý quá trình XĐGT và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với TLLTĐT.
4. Đặt ra các yêu cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997

4.1. Vòng đời của tài liệu điện tử

Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý TLLTĐT là:
“Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”.
cần tăng cường sự hiểu biết về ch/năng LT và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và h/động thực tiễn góp phần đạt được m/tiêu của ch/năng LT cùng với tất cả các đối tác có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời TL và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau:
- Chuẩn bị (nhận thức)
- Tạo lập tài liệu
- Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng).
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
“giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng), bao gồm
việc phân tích các y/cầu đối với thông tin và việc xử lý những thông tin đó, phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại.
việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp.
Các yêu cầu c/năng đối với việc quản lý TLĐT cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của TL được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những h/động của CQ, TC hay cá nhân - nguồn sản sinh ra TL và TLLTĐT được nhận diện và bảo quản
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn tạo lập TL có tính chất quyết định.
Một hệ thống có thể được thiết kế nhằm thoả mãn những y/cầu lưu trữ sao cho TLĐT có thể tiếp cận khai thác được;
nếu như những TL hoàn chỉnh và đáng tin cậy k0 được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ k0 có ý nghĩa.
 Y/cầu những TL thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi ng/ta cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống TL được thiết kế một cách hoàn chỉnh.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn bảo trì TL bao hàm cả việc lưu giữ vì các mục đích h/động thực tiễn cũng như vì giá trị LT của TL.
trong giai đoạn hiện hành của TL cần phải xác định nhằm tạo đ/kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác TL tiếp theo.
các bước được áp dụng để bảo quản LT phải đảm bảo rằng TL phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những h/động của CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra chúng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
Ng/tắc thứ 2 trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là: “Lưu trữ cần đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.
Lưu trữ cần chỉ đạo, tác động hay giám sát h/động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của TLLTĐT.
CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL và người quản lý văn thư;
người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách;
người phân bổ các nguồn lực;
người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệ thông tin mà TL phụ thuộc
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lưu trữ cần phải
- Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý TL để đảm bảo rằng TLĐT được xem xét, giải quyết một cách thích đáng;
- Thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý TLĐT;
- Cung cấp chỉ dẫn, h/dẫn và thông tin có khả năng thúc đẩy sự hiểu biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những h/động thực tiễn quản lý TL 1 cách hữu hiệu;
- Chỉ rõ làm cách nào để nhận diện TLĐT và việc bảo quản chúng đòi hỏi những gì;
Giám sát việc thực hiện các quy tắc và quy định về quản lý TL do các cơ quan LT có thẩm quyền ban hành;
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra TL, người quản lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v...
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.3. Xác định giá trị
Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.4. Bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu
Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là:
“Lưu trữ phải đặt ra các y/cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT ở trạng thái luôn sẵn sàng, có thể tiếp cận KT và có thể hiểu được”.
Ng/tắc này đề cập đến những v/đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với TLĐT do sự phụ thuộc của chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đổi liên tục.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Những TL có sẵn phải là TL còn nguyên vẹn về khía cạnh vật lý, có thể nhận diện và đọc được;
- Những TL có thể tiếp cận KT được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ, TC sản sinh ra TL đã tổ chức sắp xếp TL và chúng được thể hiện ở một dạng xác thực về mặt lịch sử; và
- Tài liệu có thể hiểu được là những TL có thể được sử dụng như là những bằng chứng lịch sử.  đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của TL, việc duy trì trật tự ban đầu của TL và sự có sẵn của các TL liên quan cũng như những thông tin bối cảnh khác