Tin học: STGt TC & QL tài liệu điện tử
Chia sẻ bởi Trần Việt Thao |
Ngày 19/03/2024 |
12
Chia sẻ tài liệu: Tin học: STGt TC & QL tài liệu điện tử thuộc Ngữ văn 10
Nội dung tài liệu:
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL
7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997
2. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 năm 2005
3. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Quản lý hồ sơ điện tử và văn phòng - www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ của các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra, 24-25 № năm 1998
8. Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP,
9. Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử” của tiểu bang Minnesota, Mỹ, 2004
10. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguồn:
www.vanthuluutru.com,
www.archives.gov.vn,
http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn,
www.tailieu.vn,
www.archives.ru
www.vniidad.ru
www.nhb.gov.sg/NAS/
www.arkib.gov.my/home
www.nat.go.th/
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Các chiến lược
4.1. Vòng đời của TLĐT
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
4.3. Xác định giá trị
4.4. Bảo quản
4.5. Tiếp cận khai thác và sử dụng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chiến lược chung
1. Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được.
2. Đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được.
3. Quản lý quá trình XĐGT và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với TLLTĐT.
4. Đặt ra các yêu cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.1. Vòng đời của tài liệu điện tử
Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý TLLTĐT là:
“Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”.
cần tăng cường sự hiểu biết về ch/năng LT và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và h/động thực tiễn góp phần đạt được m/tiêu của ch/năng LT cùng với tất cả các đối tác có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời TL và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau:
- Chuẩn bị (nhận thức)
- Tạo lập tài liệu
- Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng).
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
“giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng), bao gồm
việc phân tích các y/cầu đối với thông tin và việc xử lý những thông tin đó, phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại.
việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp.
Các yêu cầu c/năng đối với việc quản lý TLĐT cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của TL được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những h/động của CQ, TC hay cá nhân - nguồn sản sinh ra TL và TLLTĐT được nhận diện và bảo quản
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn tạo lập TL có tính chất quyết định.
Một hệ thống có thể được thiết kế nhằm thoả mãn những y/cầu lưu trữ sao cho TLĐT có thể tiếp cận khai thác được;
nếu như những TL hoàn chỉnh và đáng tin cậy k0 được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ k0 có ý nghĩa.
Y/cầu những TL thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi ng/ta cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống TL được thiết kế một cách hoàn chỉnh.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn bảo trì TL bao hàm cả việc lưu giữ vì các mục đích h/động thực tiễn cũng như vì giá trị LT của TL.
trong giai đoạn hiện hành của TL cần phải xác định nhằm tạo đ/kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác TL tiếp theo.
các bước được áp dụng để bảo quản LT phải đảm bảo rằng TL phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những h/động của CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra chúng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
Ng/tắc thứ 2 trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là: “Lưu trữ cần đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.
Lưu trữ cần chỉ đạo, tác động hay giám sát h/động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của TLLTĐT.
CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL và người quản lý văn thư;
người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách;
người phân bổ các nguồn lực;
người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệ thông tin mà TL phụ thuộc
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lưu trữ cần phải
- Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý TL để đảm bảo rằng TLĐT được xem xét, giải quyết một cách thích đáng;
- Thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý TLĐT;
- Cung cấp chỉ dẫn, h/dẫn và thông tin có khả năng thúc đẩy sự hiểu biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những h/động thực tiễn quản lý TL 1 cách hữu hiệu;
- Chỉ rõ làm cách nào để nhận diện TLĐT và việc bảo quản chúng đòi hỏi những gì;
Giám sát việc thực hiện các quy tắc và quy định về quản lý TL do các cơ quan LT có thẩm quyền ban hành;
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra TL, người quản lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v...
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.3. Xác định giá trị
Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.4. Bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu
Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là:
“Lưu trữ phải đặt ra các y/cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT ở trạng thái luôn sẵn sàng, có thể tiếp cận KT và có thể hiểu được”.
Ng/tắc này đề cập đến những v/đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với TLĐT do sự phụ thuộc của chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đổi liên tục.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Những TL có sẵn phải là TL còn nguyên vẹn về khía cạnh vật lý, có thể nhận diện và đọc được;
- Những TL có thể tiếp cận KT được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ, TC sản sinh ra TL đã tổ chức sắp xếp TL và chúng được thể hiện ở một dạng xác thực về mặt lịch sử; và
- Tài liệu có thể hiểu được là những TL có thể được sử dụng như là những bằng chứng lịch sử. đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của TL, việc duy trì trật tự ban đầu của TL và sự có sẵn của các TL liên quan cũng như những thông tin bối cảnh khác
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. Những tác động đối với lưu trữ
5.1. Những tác động về pháp lý và chính sách
5.2. Những tác động về tổ chức
5.2.1. Sứ mạng/quyền hạn và nhiệm vụ
5.2.2. Các cơ chế chính sách
5.2.3. Các chức năng và hoạt động
5.2.4. Nguồn nhân lực
5.2.5. Thông tin tuyên truyền/quan hệ công chúng
5.2.6. Quản lý cộng đồng
5.3. Những tác động về công nghệ
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
một lưu trữ cần h/động trong một môi trường pháp lý và chính sách có tác động tích cực tới những vấn đề mà lưu trữ quan tâm (việc thiết lập các đạo luật và cơ chế chính sách)
Yêu cầu thiết lập một khung pháp lý và/hoặc khung cơ chế chính sách để tạo điều kiện cho lưu trữ giải quyết các vấn đề liên quan đến TLĐT là một hàm ý quan trọng của các chiến lược được đặt ra.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
thông qua luật và cơ chế chính sách,lưu trữ phải được tác động tới việc tạo lập TL, quản lý TL và TLĐT trong phạm vi chính các CQ, TC đã sản sinh ra TL.
lưu trữ hỗ trợ các c/năng hoạt động bao gồm XĐGT, thu thập, bổ sung, bảo quản và khai thác, sử dụng TL và TLĐT,
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5.2. Những tác động về tổ chức
TLĐT cần phải được xem như là một bộ phận của một p/pháp tiếp cận thống nhất tới vấn đề quản lý tất cả TL, không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng.
Nhiệm vụ của LT là bảo đảm khả năng có sẵn, có thể hiểu được và sử dụng được của những TL xác thực, đáng tin cậy và đúng yêu cầu cho tới hết giá trị.
Thẩm quyền của lưu trữ là thu thập, bảo quản và chuẩn bị sẵn sàng TLLT cho việc sử dụng và hỗ trợ quản lý TL ở các CQ,TC.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lưu trữ cần phải có các cơ chế chính sách phù hợp đối với việc thực hiện n/vụ cũng như vai trò hỗ trợ việc quản lý TLĐT như:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý TL (lưu trữ nên chấp nhận một vai trò như thế nào?);
- Xác định giá trị (TL nào cần được lựa chọn để bảo quản?);
- Thu thập bổ sung (cần phải có chiến lược như thế nào và trong những hoàn cảnh nào?);
- Mô tả (cần áp dụng những tiêu chuẩn nào?);
- Bảo quản (những chiến lược nào cần được xem xét để bảo tồn sự toàn vẹn về vật lý và tri thức của TL qua thời gian?);
- Phổ biến, tiếp cận khai thác, tra cứu (những chiến lược nào cần áp dụng để phục vụ sử dụng TL?).
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
những cấu trúc lô gíc và mô hình ảo đã đem lại cho TLĐT nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng
cần phải xác định rõ c/năng, h/động và quy trình làm việc để bảo đảm sự tồn tại và khả năng có thể tiếp cận khai thác sử dụng TLĐT qua thời gian
giúp cho các nhà LT thay đổi lối suy nghĩ từ tư duy dựa trên các thực thể vật lý (tài liệu giấy) sang tư duy dựa trên TL mà không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng.
xây dựng các chương trình giáo dục và đào tạo để bảo đảm rằng đội ngũ nhân viên trong CQ cũng như tất cả đối tác của mình nhận thức rõ là cần phải làm gì để quản lý TLĐT một cách hữu hiệu
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Một lưu trữ cần phải thiết lập các cơ chế hữu hiệu cho việc thông tin tuyên truyền và phổ biến không chỉ những thông tin về khối TLĐT của mình mà còn về các chương trình và hoạt động của mình
- Lưu trữ có kiến thức chuyên môn đối với vấn đề XĐGT và BQTL, và là CQ dẫn đầu được thừa nhận trong tất cả các vấn đề liên quan tới việc quản lý tài liệu và quản lý lưu trữ.
sự đa dạng phong phú của các nhóm cộng đồng mà lưu trữ phải thiết lập quan hệ nhằm bảo đảm rằng TLĐT phải được giữ gìn một cách thích hợp ở các CQ, TC sản sinh ra chúng
chiến lược tiếp thị tới người sử dụng TLĐT vì họ kỳ vọng sẽ được phục vụ thông qua phương tiện điện tử.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- thiết lập được mối quan hệ hợp tác để xây dựng một bản hướng dẫn các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thiết lập một cơ sở hạ tầng quản lý tài liệu tại một CQ,TC - sử dụng rộng rãi CNTT trong h/động của mình
- đào tạo, tuyển dụng và phát triển nghề nghiệp cho cán bộ ở các CQ, TC sản sinh ra TL, hỗ trợ những yêu cầu về quản lý TL của CQ họ, đặc biệt là trong môi trường điện tử.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5.3. Những tác động về công nghệ
- phải thiết lập một kế hoạch quản lý thông tin và quản lý CNTT có tính toán một cách kỹ lưỡng đến vấn đề TLĐT. Những tác động của công nghệ sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của lưu trữ.
- yêu cầu dữ liệu cũng như về công nghệ đối với từng quy trình trong các quá trình XĐGT, BQ và tiếp cận KTSD TL. Các yêu cầu đó còn cần phải tập trung vào khả năng tiếp theo của CQ trong việc di trú/chuyển đổi TLĐT để bảo đảm rằng chúng luôn ở trạng thái có thể tiếp cận khai thác được cho dù có những thay đổi liên tục của công nghệ phát triển các chiến lược bao hàm cả các tiêu chuẩn về dữ liệu cũng như về kỹ thuật
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6. Tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu
6.1. Các loại hình TLĐT
6.2. Các cơ sở dữ liệu - nội dung, cấu trúc và bối cảnh
6.3. Xác định/nhận diện tài liệu CSDL
6.4. Một số ng/tắc quản lý TL trong môi trường CSDL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức (có cấu trúc) của các dữ liệu có liên quan với nhau. CSDL bao gồm 2 phần cơ bản là các phần tử hay từng phần dữ liệu riêng biệt có chứa trong CSDL (nội dung), và các cấu trúc để tổ chức các phần dữ liệu đó. Cả nội dung và các cấu trúc là những phần đặc biệt quan trọng của các tài liệu CSDL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
một CSDL đơn giản nhất là một cuốn sổ đăng ký
Một CSDL được tổ chức một cách lô gíc như là một bảng với các cột hàng ngang và hàng dọc.
Các CSDL hiện đại phức tạp hơn bao gồm một số bảng có quan hệ qua lại với nhau và ngoài ra, còn có các chỉ dẫn tham chiếu từ thông tin ở một bảng này sang thông tin tương ứng ở bảng khác.
Ví dụ, trong một cơ sở dữ liệu về người lao động…
các CSDL hiện đại ngày càng phát triển vượt ra ngoài cấu trúc CSDL quan hệ, chẳng hạn như chúng kết hợp các tệp văn bản, các ảnh và âm thanh v.v...
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6.2. Xác định/nhận diện tài liệu CSDL
Xét từ khía cạnh lưu trữ thì một trong những vấn đề chủ yếu là làm thế nào để xác định/nhận diện được tài liệu trong môi trường CSDL. Những phần thông tin được ghi lại đó đã tạo nên tài liệu là gì?
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Các CSDL có thể được công nhận là TL hay có chứa đựng TL với điều kiện là những yêu cầu đặt ra trong khái niệm về một TL phải được thoả mãn. Có nghĩa là khi mà CSDL cung cấp bằng chứng về các h/động, còn bằng chứng đó về phần mình, lại phụ thuộc vào việc ghi lại những metadata cần thiết và các thông tin bối cảnh khác nhằm bảo quản và truy nhập nội dung, cấu trúc và bối cảnh của TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6.3. Một số n/tắc quản lý TL trong môi trường CSDL
Các quyết định về việc định THBQ tài liệu CSDL cần được đưa ra ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống như là một bộ phận của một bảng THBQ TL toàn diện cho toàn bộ hệ thống TL nào được tạo ra, những TL nào trong số đó được giữ lại và chúng cần được LT như thế nào
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7. Các nguyên tắc BQ và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
7.1. Bảo quản
7.1.1. Bảo toàn sự tồn tại của TL
7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác
7.1.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được
7.1.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời TL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2. Tiếp cận khai thác
7.2.1. Kiểm soát về tri thức
7.2.2. Các ph/pháp bảo đảm tiếp cận khai thác
7.2.3. Khả năng thích ứng trước những thay đổi
7.2.4. Những h/động liên quan tới việc tiếp cận khai thác qua vòng đời tài liệu
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Ưu điểm của việc sử dụng TLĐT là:
a) vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận được thông tin;
b) dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đưa vào những sửa đổi;
c) phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bản sao tài liệu bằng giấy;
d) có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;
e) có thể đơn giản và hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1. Bảo quản
Yêu cầu cơ bản đối với việc bảo quản TL là làm sao TL luôn tồn tại ở tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được. TLĐT “đọc được” là những TL có thể phục hồi được từ nơi lưu trữ để xử lý bằng một máy tính hay hiển thị đối với con người.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Việc lựa chọn phương tiện để bảo quản cần phải căn cứ những yếu tố sau:
- Định dạng vật lý (mật độ bit, mật độ đường rãnh) kích cỡ của các ô, kích cỡ của các khối, các bit bằng nhau, các ký hiệu tệp và các phương tiện nhận diện và xác định vị trí của mỗi tệp được ghi trên một dung lượng phương tiện mang tin cần phải tuân thủ theo các tiêu chuẩn mở.
- Công nghệ cần phải cung cấp các p/pháp đủ khả năng để phòng tránh các sai sót trong việc ghi tin và phát hiện các sai sót khi đọc.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Tuổi thọ thực của ph/tiện đó cần phải được XĐ rõ.
- Sự mẫn cảm đối với các yếu tố như thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm và sự tiếp xúc với các chất độc hại cần phải được xác định rõ. Các ph/pháp nhằm hạn chế hay loại trừ các mối đe doạ từ bên ngoài cũng cần phải có sẵn và có thể với tới được.
- Các chi phí mua sắm, sử dụng và bảo trì ph/tiện mang tin, các thiết bị và phần mềm để đọc, ghi và lưu trữ ph/tiện đó cần phải ở mức hợp lý
- Phương tiện mang tin phải đạt đến độ các yêu cầu bổ sung và sự hỗ trợ (bao gồm cả các thiết bị đọc và ghi) có thể đáp ứng được trong thời gian dài và sử dụng phương tiện đó có hiệu quả kinh tế. Hai dấu hiệu quan trọng của sức xâm nhập và tồn tại trên thị trường là (1) sự tồn tại của nhiều nguồn cung ứng khác nhau cả về phương tiện mang tin cũng như phần cứng và phần mềm cần thiết để sử dụng phương tiện đó, và (2) sự tồn tại của một lộ trình chuyển đổi đã được xác định đối với các phiên bản cải tiến của phương tiện đó.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Luôn có sẵn các ph/pháp khả thi và tin cậy để phục hồi nội dung TL bị mất do sự xuống cấp tự nhiên của ph/tiện mang tin hoặc do các yếu tố bên ngoài. Yếu tố này góp phần nâng cao giá trị của một ph/tiện mang tin xét về khía cạnh BQLT.
Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các ph/tiện mang tin mới trước khi ph/tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ các ph/tiện BQ nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp/hư hại nào cũng như việc xem xét đánh giá th/xuyên sự ph/triển của công nghệ quyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi TL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác TL
Những tài liệu có thể tiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ,TC sản sinh ra TL đã tổ chức tài liệu và có thể được biểu diễn ở một hình thức xác thực về mặt lịch sử.
Việc BQ các chữ số nhị phân đã tạo nên một TLĐT là cần thiết, nhưng chưa đủ. Việc tra tìm đòi hỏi phải chuyển đổi các chữ số nhị phân sang những hình thức có thể đọc được. Các h/động xử lý cần thiết cho việc tra tìm đó sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào loại phần cứng và p/mềm mà CQ tạo ra TL dùng để tạo lập, xử lý và LTTL.
Nếu như công nghệ mà TL lệ thuộc k0 còn nữa, thì TL sẽ ko thể tiếp tục tra cứu được, nếu như chúng ko được chỉnh sửa để thích ứng với những thay đổi về công nghệ.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Bảo quản công nghệ mà TL phụ thuộc
2. Loại bỏ sự phụ thuộc của TL vào 1 công nghệ cụ thể.
Có 5 p/pháp có thể áp dụng để giải quyết
3. Bảo quản p/mềm vận hành
- Bảo quản p/m ứng dụng mà TL lệ thuộc;
Bảo quản HĐH mà trên đó p/m ứng dụng chạy;
Sử dụng p/m chuyên dụng để chạy các HĐH lạc hậu “theo sự mô phỏng” với các HĐH hiện tại.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Bảo toàn khả năng hiển thị
+ Bằng p/mềm có mục tiêu đặc biệt được gọi là “trình xem” (viewers);
+ Thông qua các mã được chuẩn hoá điều khiển việc trình diễn;
+ Thông qua việc trình diễn các ảnh điện tử của TL
+ Bằng cách bảo quản các sản phẩm in ra từ TL trên giấy hay trên microfilm.
5. Loại bỏ những điều lệ thuộc ko thực sự cần thiết.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được
- đòi hỏi phải bảo tồn những thông tin về TL đó. Một số thông tin cần thiết sẽ được tìm thấy trong những seri TL liên quan như TL về hệ thống và các bản h/dẫn dành cho người sử dụng bao gồm các quy tắc, quy ước mà thông tin được chuyển tải
- bổ sung bằng các bản mô tả lưu trữ về nguồn gốc xuất xứ của TL và bối cảnh lịch sử trong đó TL được tạo ra và sử dụng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời TL
bảo quản cần được xem xét càng sớm càng tốt trong vòng đời của TL, từ ngay giai đoạn chuẩn bị và các h/ động thích hợp tiếp theo cũng phải được tiến hành trong giai đoạn tạo lập và duy trì.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.1. Kiểm soát về tri thức
Sự kiểm soát tri thức bảo đảm khả năng tiếp cận khai thác TL liên tục thông qua việc xác định và mô tả tài liệu.
Việc mô tả tài liệu điện tử, cần bao gồm cả thông tin bối cảnh và metadata.
Thông tin bối cảnh mô tả bối cảnh trong đó tài liệu được tạo lập và bao gồm mục đích của việc tạo lập TL, cơ quan sản sinh, các ch/năng và h/động mà qua đó TL được tạo lập và sử dụng và những hoàn cảnh có ảnh hưởng đến việc tạo lập hay duy trì TL.
Metadata là những dữ liệu kỹ thuật về TLĐT như dữ liệu mô tả về tổ chức và cấu trúc bên trong của TL và các quy tắc điều chỉnh việc bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi TL hoặc diễn giải nội dung của TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.2. Các ph/pháp bảo đảm tiếp cận khai thác
Khi TLĐT không còn được bảo quản trong hệ thống quản lý TL ban đầu:
(1) dùng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể;
(2) các bản sao được cung cấp qua các phương tiện truyền thông,
(3) trực tuyến trên một hệ thống máy tính.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.3. Khả năng thích ứng
trước những thay đổi
Việc sử dụng các công cụ chung như các p/mềm tra tìm toàn văn đối với các TL văn bản và p/mềm tra tìm dữ liệu mạnh đối với các CSDL thay vì các chương trình tra tìm chỉ hướng tới các seri TL riêng lẻ sẽ làm cho việc điều chỉnh hệ thống tiếp cận khai thác trở nên dễ dàng hơn để thích ứng với các đòi hỏi luôn thay đổi theo thời gian.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.4. Những h/động liên quan tới việc tiếp cận khai thác qua vòng đời TL
G/đoạn chuẩn bị
- Việc thiết kế hệ thống cần phải xác định rõ tất cả các loại TLLT, kể cả metadata và các thông tin kỹ thuật khác cần thiết để tra tìm và diễn giải TL, tài liệu ghi lại h/động tác nghiệp công việc.
- Hệ thống có thể được thiết kế để tiêu chuẩn hoá và tự động hoá việc tạo ra metadata và những thông tin bối cảnh.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Giai đoạn tạo lập tài liệu
việc tạo lập và duy trì bảo quản TL sẽ cần phải được giám sát để bảo đảm rằng các tác nghiệp thực tiễn phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra ở giai đoạn chuẩn bị và còn để nhận biết để đòi hỏi các quyết định đó phải được xem xét, đánh giá lại.
Điều đặc biệt quan trọng là TLTL phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được tạo lập; những thông tin bối cảnh, metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với TL đó.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Giai đoạn duy trì, bảo quản
[email protected]
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL
7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997
2. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 năm 2005
3. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Quản lý hồ sơ điện tử và văn phòng - www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ của các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra, 24-25 № năm 1998
8. Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP,
9. Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử” của tiểu bang Minnesota, Mỹ, 2004
10. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Nguồn:
www.vanthuluutru.com,
www.archives.gov.vn,
http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn,
www.tailieu.vn,
www.archives.ru
www.vniidad.ru
www.nhb.gov.sg/NAS/
www.arkib.gov.my/home
www.nat.go.th/
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Các chiến lược
4.1. Vòng đời của TLĐT
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
4.3. Xác định giá trị
4.4. Bảo quản
4.5. Tiếp cận khai thác và sử dụng
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chiến lược chung
1. Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được.
2. Đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được.
3. Quản lý quá trình XĐGT và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với TLLTĐT.
4. Đặt ra các yêu cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.1. Vòng đời của tài liệu điện tử
Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý TLLTĐT là:
“Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”.
cần tăng cường sự hiểu biết về ch/năng LT và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và h/động thực tiễn góp phần đạt được m/tiêu của ch/năng LT cùng với tất cả các đối tác có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời TL và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau:
- Chuẩn bị (nhận thức)
- Tạo lập tài liệu
- Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng).
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
“giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng), bao gồm
việc phân tích các y/cầu đối với thông tin và việc xử lý những thông tin đó, phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại.
việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp.
Các yêu cầu c/năng đối với việc quản lý TLĐT cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của TL được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những h/động của CQ, TC hay cá nhân - nguồn sản sinh ra TL và TLLTĐT được nhận diện và bảo quản
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn tạo lập TL có tính chất quyết định.
Một hệ thống có thể được thiết kế nhằm thoả mãn những y/cầu lưu trữ sao cho TLĐT có thể tiếp cận khai thác được;
nếu như những TL hoàn chỉnh và đáng tin cậy k0 được nắm bắt một cách thống nhất trong hệ thống thì việc thiết kế sẽ k0 có ý nghĩa.
Y/cầu những TL thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi ng/ta cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống TL được thiết kế một cách hoàn chỉnh.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
giai đoạn bảo trì TL bao hàm cả việc lưu giữ vì các mục đích h/động thực tiễn cũng như vì giá trị LT của TL.
trong giai đoạn hiện hành của TL cần phải xác định nhằm tạo đ/kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác TL tiếp theo.
các bước được áp dụng để bảo quản LT phải đảm bảo rằng TL phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những h/động của CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra chúng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT
Ng/tắc thứ 2 trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là: “Lưu trữ cần đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.
Lưu trữ cần chỉ đạo, tác động hay giám sát h/động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của TLLTĐT.
CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL và người quản lý văn thư;
người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách;
người phân bổ các nguồn lực;
người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệ thông tin mà TL phụ thuộc
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lưu trữ cần phải
- Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý TL để đảm bảo rằng TLĐT được xem xét, giải quyết một cách thích đáng;
- Thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý TLĐT;
- Cung cấp chỉ dẫn, h/dẫn và thông tin có khả năng thúc đẩy sự hiểu biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những h/động thực tiễn quản lý TL 1 cách hữu hiệu;
- Chỉ rõ làm cách nào để nhận diện TLĐT và việc bảo quản chúng đòi hỏi những gì;
Giám sát việc thực hiện các quy tắc và quy định về quản lý TL do các cơ quan LT có thẩm quyền ban hành;
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra TL, người quản lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v...
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.3. Xác định giá trị
Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4.4. Bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu
Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là:
“Lưu trữ phải đặt ra các y/cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT ở trạng thái luôn sẵn sàng, có thể tiếp cận KT và có thể hiểu được”.
Ng/tắc này đề cập đến những v/đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với TLĐT do sự phụ thuộc của chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đổi liên tục.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Những TL có sẵn phải là TL còn nguyên vẹn về khía cạnh vật lý, có thể nhận diện và đọc được;
- Những TL có thể tiếp cận KT được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ, TC sản sinh ra TL đã tổ chức sắp xếp TL và chúng được thể hiện ở một dạng xác thực về mặt lịch sử; và
- Tài liệu có thể hiểu được là những TL có thể được sử dụng như là những bằng chứng lịch sử. đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của TL, việc duy trì trật tự ban đầu của TL và sự có sẵn của các TL liên quan cũng như những thông tin bối cảnh khác
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. Những tác động đối với lưu trữ
5.1. Những tác động về pháp lý và chính sách
5.2. Những tác động về tổ chức
5.2.1. Sứ mạng/quyền hạn và nhiệm vụ
5.2.2. Các cơ chế chính sách
5.2.3. Các chức năng và hoạt động
5.2.4. Nguồn nhân lực
5.2.5. Thông tin tuyên truyền/quan hệ công chúng
5.2.6. Quản lý cộng đồng
5.3. Những tác động về công nghệ
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
một lưu trữ cần h/động trong một môi trường pháp lý và chính sách có tác động tích cực tới những vấn đề mà lưu trữ quan tâm (việc thiết lập các đạo luật và cơ chế chính sách)
Yêu cầu thiết lập một khung pháp lý và/hoặc khung cơ chế chính sách để tạo điều kiện cho lưu trữ giải quyết các vấn đề liên quan đến TLĐT là một hàm ý quan trọng của các chiến lược được đặt ra.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
thông qua luật và cơ chế chính sách,lưu trữ phải được tác động tới việc tạo lập TL, quản lý TL và TLĐT trong phạm vi chính các CQ, TC đã sản sinh ra TL.
lưu trữ hỗ trợ các c/năng hoạt động bao gồm XĐGT, thu thập, bổ sung, bảo quản và khai thác, sử dụng TL và TLĐT,
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5.2. Những tác động về tổ chức
TLĐT cần phải được xem như là một bộ phận của một p/pháp tiếp cận thống nhất tới vấn đề quản lý tất cả TL, không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng.
Nhiệm vụ của LT là bảo đảm khả năng có sẵn, có thể hiểu được và sử dụng được của những TL xác thực, đáng tin cậy và đúng yêu cầu cho tới hết giá trị.
Thẩm quyền của lưu trữ là thu thập, bảo quản và chuẩn bị sẵn sàng TLLT cho việc sử dụng và hỗ trợ quản lý TL ở các CQ,TC.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Lưu trữ cần phải có các cơ chế chính sách phù hợp đối với việc thực hiện n/vụ cũng như vai trò hỗ trợ việc quản lý TLĐT như:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý TL (lưu trữ nên chấp nhận một vai trò như thế nào?);
- Xác định giá trị (TL nào cần được lựa chọn để bảo quản?);
- Thu thập bổ sung (cần phải có chiến lược như thế nào và trong những hoàn cảnh nào?);
- Mô tả (cần áp dụng những tiêu chuẩn nào?);
- Bảo quản (những chiến lược nào cần được xem xét để bảo tồn sự toàn vẹn về vật lý và tri thức của TL qua thời gian?);
- Phổ biến, tiếp cận khai thác, tra cứu (những chiến lược nào cần áp dụng để phục vụ sử dụng TL?).
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
những cấu trúc lô gíc và mô hình ảo đã đem lại cho TLĐT nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng
cần phải xác định rõ c/năng, h/động và quy trình làm việc để bảo đảm sự tồn tại và khả năng có thể tiếp cận khai thác sử dụng TLĐT qua thời gian
giúp cho các nhà LT thay đổi lối suy nghĩ từ tư duy dựa trên các thực thể vật lý (tài liệu giấy) sang tư duy dựa trên TL mà không lệ thuộc vào hình thức vật lý của chúng.
xây dựng các chương trình giáo dục và đào tạo để bảo đảm rằng đội ngũ nhân viên trong CQ cũng như tất cả đối tác của mình nhận thức rõ là cần phải làm gì để quản lý TLĐT một cách hữu hiệu
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Một lưu trữ cần phải thiết lập các cơ chế hữu hiệu cho việc thông tin tuyên truyền và phổ biến không chỉ những thông tin về khối TLĐT của mình mà còn về các chương trình và hoạt động của mình
- Lưu trữ có kiến thức chuyên môn đối với vấn đề XĐGT và BQTL, và là CQ dẫn đầu được thừa nhận trong tất cả các vấn đề liên quan tới việc quản lý tài liệu và quản lý lưu trữ.
sự đa dạng phong phú của các nhóm cộng đồng mà lưu trữ phải thiết lập quan hệ nhằm bảo đảm rằng TLĐT phải được giữ gìn một cách thích hợp ở các CQ, TC sản sinh ra chúng
chiến lược tiếp thị tới người sử dụng TLĐT vì họ kỳ vọng sẽ được phục vụ thông qua phương tiện điện tử.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- thiết lập được mối quan hệ hợp tác để xây dựng một bản hướng dẫn các kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết để thiết lập một cơ sở hạ tầng quản lý tài liệu tại một CQ,TC - sử dụng rộng rãi CNTT trong h/động của mình
- đào tạo, tuyển dụng và phát triển nghề nghiệp cho cán bộ ở các CQ, TC sản sinh ra TL, hỗ trợ những yêu cầu về quản lý TL của CQ họ, đặc biệt là trong môi trường điện tử.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5.3. Những tác động về công nghệ
- phải thiết lập một kế hoạch quản lý thông tin và quản lý CNTT có tính toán một cách kỹ lưỡng đến vấn đề TLĐT. Những tác động của công nghệ sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của lưu trữ.
- yêu cầu dữ liệu cũng như về công nghệ đối với từng quy trình trong các quá trình XĐGT, BQ và tiếp cận KTSD TL. Các yêu cầu đó còn cần phải tập trung vào khả năng tiếp theo của CQ trong việc di trú/chuyển đổi TLĐT để bảo đảm rằng chúng luôn ở trạng thái có thể tiếp cận khai thác được cho dù có những thay đổi liên tục của công nghệ phát triển các chiến lược bao hàm cả các tiêu chuẩn về dữ liệu cũng như về kỹ thuật
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6. Tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu
6.1. Các loại hình TLĐT
6.2. Các cơ sở dữ liệu - nội dung, cấu trúc và bối cảnh
6.3. Xác định/nhận diện tài liệu CSDL
6.4. Một số ng/tắc quản lý TL trong môi trường CSDL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức (có cấu trúc) của các dữ liệu có liên quan với nhau. CSDL bao gồm 2 phần cơ bản là các phần tử hay từng phần dữ liệu riêng biệt có chứa trong CSDL (nội dung), và các cấu trúc để tổ chức các phần dữ liệu đó. Cả nội dung và các cấu trúc là những phần đặc biệt quan trọng của các tài liệu CSDL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
một CSDL đơn giản nhất là một cuốn sổ đăng ký
Một CSDL được tổ chức một cách lô gíc như là một bảng với các cột hàng ngang và hàng dọc.
Các CSDL hiện đại phức tạp hơn bao gồm một số bảng có quan hệ qua lại với nhau và ngoài ra, còn có các chỉ dẫn tham chiếu từ thông tin ở một bảng này sang thông tin tương ứng ở bảng khác.
Ví dụ, trong một cơ sở dữ liệu về người lao động…
các CSDL hiện đại ngày càng phát triển vượt ra ngoài cấu trúc CSDL quan hệ, chẳng hạn như chúng kết hợp các tệp văn bản, các ảnh và âm thanh v.v...
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6.2. Xác định/nhận diện tài liệu CSDL
Xét từ khía cạnh lưu trữ thì một trong những vấn đề chủ yếu là làm thế nào để xác định/nhận diện được tài liệu trong môi trường CSDL. Những phần thông tin được ghi lại đó đã tạo nên tài liệu là gì?
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Các CSDL có thể được công nhận là TL hay có chứa đựng TL với điều kiện là những yêu cầu đặt ra trong khái niệm về một TL phải được thoả mãn. Có nghĩa là khi mà CSDL cung cấp bằng chứng về các h/động, còn bằng chứng đó về phần mình, lại phụ thuộc vào việc ghi lại những metadata cần thiết và các thông tin bối cảnh khác nhằm bảo quản và truy nhập nội dung, cấu trúc và bối cảnh của TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6.3. Một số n/tắc quản lý TL trong môi trường CSDL
Các quyết định về việc định THBQ tài liệu CSDL cần được đưa ra ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống như là một bộ phận của một bảng THBQ TL toàn diện cho toàn bộ hệ thống TL nào được tạo ra, những TL nào trong số đó được giữ lại và chúng cần được LT như thế nào
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7. Các nguyên tắc BQ và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
7.1. Bảo quản
7.1.1. Bảo toàn sự tồn tại của TL
7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác
7.1.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được
7.1.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời TL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2. Tiếp cận khai thác
7.2.1. Kiểm soát về tri thức
7.2.2. Các ph/pháp bảo đảm tiếp cận khai thác
7.2.3. Khả năng thích ứng trước những thay đổi
7.2.4. Những h/động liên quan tới việc tiếp cận khai thác qua vòng đời tài liệu
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Ưu điểm của việc sử dụng TLĐT là:
a) vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận được thông tin;
b) dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đưa vào những sửa đổi;
c) phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bản sao tài liệu bằng giấy;
d) có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;
e) có thể đơn giản và hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1. Bảo quản
Yêu cầu cơ bản đối với việc bảo quản TL là làm sao TL luôn tồn tại ở tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được. TLĐT “đọc được” là những TL có thể phục hồi được từ nơi lưu trữ để xử lý bằng một máy tính hay hiển thị đối với con người.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Việc lựa chọn phương tiện để bảo quản cần phải căn cứ những yếu tố sau:
- Định dạng vật lý (mật độ bit, mật độ đường rãnh) kích cỡ của các ô, kích cỡ của các khối, các bit bằng nhau, các ký hiệu tệp và các phương tiện nhận diện và xác định vị trí của mỗi tệp được ghi trên một dung lượng phương tiện mang tin cần phải tuân thủ theo các tiêu chuẩn mở.
- Công nghệ cần phải cung cấp các p/pháp đủ khả năng để phòng tránh các sai sót trong việc ghi tin và phát hiện các sai sót khi đọc.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Tuổi thọ thực của ph/tiện đó cần phải được XĐ rõ.
- Sự mẫn cảm đối với các yếu tố như thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm và sự tiếp xúc với các chất độc hại cần phải được xác định rõ. Các ph/pháp nhằm hạn chế hay loại trừ các mối đe doạ từ bên ngoài cũng cần phải có sẵn và có thể với tới được.
- Các chi phí mua sắm, sử dụng và bảo trì ph/tiện mang tin, các thiết bị và phần mềm để đọc, ghi và lưu trữ ph/tiện đó cần phải ở mức hợp lý
- Phương tiện mang tin phải đạt đến độ các yêu cầu bổ sung và sự hỗ trợ (bao gồm cả các thiết bị đọc và ghi) có thể đáp ứng được trong thời gian dài và sử dụng phương tiện đó có hiệu quả kinh tế. Hai dấu hiệu quan trọng của sức xâm nhập và tồn tại trên thị trường là (1) sự tồn tại của nhiều nguồn cung ứng khác nhau cả về phương tiện mang tin cũng như phần cứng và phần mềm cần thiết để sử dụng phương tiện đó, và (2) sự tồn tại của một lộ trình chuyển đổi đã được xác định đối với các phiên bản cải tiến của phương tiện đó.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Luôn có sẵn các ph/pháp khả thi và tin cậy để phục hồi nội dung TL bị mất do sự xuống cấp tự nhiên của ph/tiện mang tin hoặc do các yếu tố bên ngoài. Yếu tố này góp phần nâng cao giá trị của một ph/tiện mang tin xét về khía cạnh BQLT.
Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các ph/tiện mang tin mới trước khi ph/tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ các ph/tiện BQ nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp/hư hại nào cũng như việc xem xét đánh giá th/xuyên sự ph/triển của công nghệ quyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi TL
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác TL
Những tài liệu có thể tiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà CQ,TC sản sinh ra TL đã tổ chức tài liệu và có thể được biểu diễn ở một hình thức xác thực về mặt lịch sử.
Việc BQ các chữ số nhị phân đã tạo nên một TLĐT là cần thiết, nhưng chưa đủ. Việc tra tìm đòi hỏi phải chuyển đổi các chữ số nhị phân sang những hình thức có thể đọc được. Các h/động xử lý cần thiết cho việc tra tìm đó sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào loại phần cứng và p/mềm mà CQ tạo ra TL dùng để tạo lập, xử lý và LTTL.
Nếu như công nghệ mà TL lệ thuộc k0 còn nữa, thì TL sẽ ko thể tiếp tục tra cứu được, nếu như chúng ko được chỉnh sửa để thích ứng với những thay đổi về công nghệ.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
1. Bảo quản công nghệ mà TL phụ thuộc
2. Loại bỏ sự phụ thuộc của TL vào 1 công nghệ cụ thể.
Có 5 p/pháp có thể áp dụng để giải quyết
3. Bảo quản p/mềm vận hành
- Bảo quản p/m ứng dụng mà TL lệ thuộc;
Bảo quản HĐH mà trên đó p/m ứng dụng chạy;
Sử dụng p/m chuyên dụng để chạy các HĐH lạc hậu “theo sự mô phỏng” với các HĐH hiện tại.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. Bảo toàn khả năng hiển thị
+ Bằng p/mềm có mục tiêu đặc biệt được gọi là “trình xem” (viewers);
+ Thông qua các mã được chuẩn hoá điều khiển việc trình diễn;
+ Thông qua việc trình diễn các ảnh điện tử của TL
+ Bằng cách bảo quản các sản phẩm in ra từ TL trên giấy hay trên microfilm.
5. Loại bỏ những điều lệ thuộc ko thực sự cần thiết.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được
- đòi hỏi phải bảo tồn những thông tin về TL đó. Một số thông tin cần thiết sẽ được tìm thấy trong những seri TL liên quan như TL về hệ thống và các bản h/dẫn dành cho người sử dụng bao gồm các quy tắc, quy ước mà thông tin được chuyển tải
- bổ sung bằng các bản mô tả lưu trữ về nguồn gốc xuất xứ của TL và bối cảnh lịch sử trong đó TL được tạo ra và sử dụng.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.1.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời TL
bảo quản cần được xem xét càng sớm càng tốt trong vòng đời của TL, từ ngay giai đoạn chuẩn bị và các h/ động thích hợp tiếp theo cũng phải được tiến hành trong giai đoạn tạo lập và duy trì.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.1. Kiểm soát về tri thức
Sự kiểm soát tri thức bảo đảm khả năng tiếp cận khai thác TL liên tục thông qua việc xác định và mô tả tài liệu.
Việc mô tả tài liệu điện tử, cần bao gồm cả thông tin bối cảnh và metadata.
Thông tin bối cảnh mô tả bối cảnh trong đó tài liệu được tạo lập và bao gồm mục đích của việc tạo lập TL, cơ quan sản sinh, các ch/năng và h/động mà qua đó TL được tạo lập và sử dụng và những hoàn cảnh có ảnh hưởng đến việc tạo lập hay duy trì TL.
Metadata là những dữ liệu kỹ thuật về TLĐT như dữ liệu mô tả về tổ chức và cấu trúc bên trong của TL và các quy tắc điều chỉnh việc bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi TL hoặc diễn giải nội dung của TL.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.2. Các ph/pháp bảo đảm tiếp cận khai thác
Khi TLĐT không còn được bảo quản trong hệ thống quản lý TL ban đầu:
(1) dùng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể;
(2) các bản sao được cung cấp qua các phương tiện truyền thông,
(3) trực tuyến trên một hệ thống máy tính.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.3. Khả năng thích ứng
trước những thay đổi
Việc sử dụng các công cụ chung như các p/mềm tra tìm toàn văn đối với các TL văn bản và p/mềm tra tìm dữ liệu mạnh đối với các CSDL thay vì các chương trình tra tìm chỉ hướng tới các seri TL riêng lẻ sẽ làm cho việc điều chỉnh hệ thống tiếp cận khai thác trở nên dễ dàng hơn để thích ứng với các đòi hỏi luôn thay đổi theo thời gian.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7.2.4. Những h/động liên quan tới việc tiếp cận khai thác qua vòng đời TL
G/đoạn chuẩn bị
- Việc thiết kế hệ thống cần phải xác định rõ tất cả các loại TLLT, kể cả metadata và các thông tin kỹ thuật khác cần thiết để tra tìm và diễn giải TL, tài liệu ghi lại h/động tác nghiệp công việc.
- Hệ thống có thể được thiết kế để tiêu chuẩn hoá và tự động hoá việc tạo ra metadata và những thông tin bối cảnh.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
Giai đoạn tạo lập tài liệu
việc tạo lập và duy trì bảo quản TL sẽ cần phải được giám sát để bảo đảm rằng các tác nghiệp thực tiễn phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra ở giai đoạn chuẩn bị và còn để nhận biết để đòi hỏi các quyết định đó phải được xem xét, đánh giá lại.
Điều đặc biệt quan trọng là TLTL phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được tạo lập; những thông tin bối cảnh, metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với TL đó.
vanthuluutru.com
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Giai đoạn duy trì, bảo quản
[email protected]
* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...
Người chia sẻ: Trần Việt Thao
Dung lượng: |
Lượt tài: 0
Loại file:
Nguồn : Chưa rõ
(Tài liệu chưa được thẩm định)