Tin học: STGT Một số thủ thuật bảo vệ văn bản trên Word

Một số thủ thuật trên Word & Excel
Giấu một số đoạn trong văn bản Word
( Nguồn: http://freeweb.vn/freenet/d-e/tin-hoc-van-phong/giau-mot-so-doan-trong-van-ban-word.aspx ).
 Tuy nhiên cách này không hiệu quả lắm, nếu các đoạn văn bản muốn giấu khá dài thì người khác có thể dễ dàng phát hiện ra khi trên tài liệu có một khoảng trắng lớn. Có một cách khác hữu hiệu hơn, đó là dùng chức năng Hidden Text. Chức năng này cho phép bạn có thể giấu một đoạn văn bản bí mật ở bất cứ nơi đâu trên tài liệu Word, có độ dài không giới hạn và rất an toàn. Cách làm như sau:
- Đánh dấu khối chọn vùng văn bản mà bạn muốn giấu chúng đi, bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+H. Khi đó vùng văn bản này sẽ bị ẩn, đồng thời đoạn văn bản khác ở phần kế tiếp sẽ tự động tràn lên thế vào chỗ trống, do đó tài liệu của bạn sẽ liền lạc và không bị đứt đoạn.
- Để hiển thị lại đoạn văn bản đã giấu, bạn cũng đánh dấu khối chọn nó ngay tại vị trí của nó trước đây (đánh dấu khối chọn trên đoạn tài liệu vừa lấp chỗ). Sau đó dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+H để làm xuất hiện đoạn văn bản trở lại như ban đầu.
- Nếu muốn in các đoạn văn bản đang ẩn ra giấy cùng với các đoạn tài liệu bình thường thì bạn cần xác lập thêm chức năng in cả phần Hidden Text khi xác lập thông số cho máy in (File > Print > Options và đánh dấu chọn mục Hidden Text).
Phím tắt trong Excel
Chúng tôi xin chỉ ra đây một vài thao tác sử dụng phím tắt trong Excel khi chuột có vấn đề và cũng là để thao tác nhanh hơn.
Phím tắt
Ý nghĩa

Enter
Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới

ESC
Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

F4 hay Ctrl+Y
Lặp lại thao tác vừa làm

Alt+Enter
Bắt đầu dòng mới trong ô

Backspace
Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn

Delete
Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn

Ctrl+Delete
Xoá tất cả chữ trong một dòng

Phím mũi tên
Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự

Home
Chuyển về đầu dòng

Ctrl+D
Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới

Ctrl+R
Chép dữ liệu từ bên trái qua phải

Shift+Enter
Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn

Tab
Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải vùng chọn

Shift+Tab
Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn

 
Phím tắt
Ý nghĩa

=
Bắt đầu một công thức

F2
Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô

Backspace
Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh

Ctrl+F3
Đặt tên cho vùng chọn

F3
Dán một tên đã đặt trong công thức

F9
Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở

Shift+F9
Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành

Alt+=
Chèn công thức AutoSum

Ctrl+;
Cập nhật ngày tháng

Ctrl+Shift+:
Nhập thời gian

Ctrl+K
Chèn một Hyperlink

Ctrl+Shift+”
Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl+’
Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl+A
Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức

Ctrl+Shift+A
Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức

Định dạng dữ liệu
Phím tắt
Ý nghĩa

Ctrl+1
Hiển thị lệnh Cell trong menu Format

Ctrl+Shift+~
Định dạng số kiểu General

Ctrl+Shift+$
Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+%
Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)

Ctrl+Shift+^
Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+#
Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm

Ctrl+Shift+?
Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+&
Thêm đường viền ngoài

Ctrl+Shift+ -
Bỏ đường viền

Ctrl+B
Bật tắt chế độ đậm, không đậm

Ctrl+I
Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng

Ctrl+U
Bật tắt chế độ gạch dưới

Ctrl+5
Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa

Ctrl+9
Ẩn dòng

Ctrl+Shift+(
Hiển thị dòng ẩn


Chuyển OpenOffice ODT thành Microsoft Word DOC
 
Và sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu phương pháp đơn giản nhất để khắc phục vấn đề này.
Trước tiên, kích chuột phải vào file *.odt và chọn Open with > WordPad:


Nếu WordPad không hiển thị trong danh sách, hãy sử dụng mục Choose default program
Sau đó, các bạn chọn menu File > Save as > Office Open XML document, đặt tên và lưu file văn bản định dạng mới vào nơi bạn muốn:


Và kết quả của chúng ta sẽ như sau:


Chỉ với vài thao tác đơn giản, chúng ta đã có thể chuyển đổi định dạng văn bản ODT của OpenOffice về *.docx quen thuộc, không cần phải sử dụng thêm bất kỳ công cụ hỗ trợ nào khác. Chúc các bạn thành công!



10 cách khắc phục khi file Word bị hỏng
  1. Đừng nghĩ rằng tài liệu của bạn bị lỗi
Bạn sẽ tự hỏi ngay, thế là do cái gì ? Thực ra đầu tiên bạn có thể nghĩ đến chương trình Office hoặc hệ thống Windows của bạn có vấn đề, giải pháp trong tình huống này là bạn nên copy một bản rồi mang sang máy khác thử, hoặc cũng có thể cài lại phần mềm Office trên máy tính của bạn. 2. Tạo một bản sao lưu cho tài liệu
Trường hợp này bạn có thể thực hiện ở 2 khoảng thời gian, một là khi bạn chưa hề gặp sự cố – cách này chắc chắn nhất. Hai là khi bắt đầu có sự cố nào đó, bạn nên sao lưu ngay tài liệu của mình ra một bản mới, tránh trường hợp tài liệu có thể bị hư hại nhiều hơn, gây khó khăn cho quá trình phục hồi sau này. 3. Kiểm tra Email của bạn
Trong nhiều trường hợp, khi bạn gửi mail cho ai đó, một bản copy của file tài liệu cũng sẽ được lưu trữ lại trên thư mục Outlook’s Sent Item (nếu bạn dùng Outlook ) hoặc trên server nhà cung cấp nếu bạn sử dụng các dịch vụ mail như Yahoo, Google... 4. Chạy tiến trình kiểm tra ổ cứng
Chạy tiến trình CHKDSK (check disk) trên phân vùng chứa tài liệu đang bị lỗi. Nguyên nhân có thể do hỏng hóc các file hệ thống, và trình CHKDSK cũng có khả năng sửa được những lỗi này. Qua đó bạn cũng có thể biết được nguyên nhân hỏng hóc có phải đến từ hệ thống hay không. 5. Thử lưu lại file
Đôi khi có thể hỏng hóc là do vấn đề định dạng file, bạn có thể lưu lại bằng các định dạng khác như RTF, TXT… 6. Sử dụng một trình xử lý văn bản khác
Nếu không mở được file Word bằng Microsoft Office, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm của hãng thứ 3 như Kingsoft Office, hay phần mềm mã nguồn mở Open Office. 7. Trích xuất lại văn bản
Microsoft cũng cung cấp tính năng trích xuất lại phần văn bản từ những file văn bản đã có, để thực hiện bạn chọn File, Open, rồi tuỳ chỉnh Recover Text From Any File. Cách này được áp dụng cho các định dạng file từ 97-2003. 8. Open & Repair
Đây là tính năng hỗ trợ của Microsoft Office, khi bạn mở một file tài liệu bị lỗi, chương trình sẽ đưa ra tuỳ chọn nhắc bạn khôi phục lại file văn bản. Tuy khả năng thành công của cách này không cao lắm, nhưng dù sao, còn nước còn tát. 9. Tính năng của Windows Vista
Windows Vista có khả năng tự động tạo ra một bản sao lưu của văn bản trên ổ đĩa cứng. Nếu file của bạn có trục trặc nào đó, bạn có thể tuỳ chọn trở lại tình trạng file trước đó. Cũng cần chú ý là bạn nên định dạng phân vùng đĩa cứng theo chuẩn NTFS. 10. Sử dụng phần mềm
Trên thị trường nhiều hãng cũng đã phát triển phần mềm giúp người sử dụng có thể khôi phục lại tập tin văn bản bị lỗi. Sản phẩm được biết tới nhiều nhất có lẽ là Office Recovery. Bên cạnh đó cũng có một sản phẩm khác khá phổ biến là Ontrack Easy Recovery. Các cụ nhà ta cũng đã có câu, phòng còn hơn tránh, thiết nghĩ để tránh phải mất thời gian khôi phục lại file tài liệu bị hư hỏng, bạn nên tạo một bản sao lưu ngay từ khi chúng còn chưa hỏng hóc gì và lưu trữ USB, đĩa CD…
(Tổng hợp)

Chuyển file PDF tiếng Việt sang Word ‘trên mây’
Bước 1: Bạn truy cập địa chỉ http://www.convertpdftoword.org, nhấn nút Browse bên cạnh mục Upload PDF, duyệt đến file PDF muốn chuyển định dạng Word, rồi nhấn Open.
Bước 2: Gõ địa chỉ email của bạn vào khung Email File và nhấn Send.
Bước 3: Kiểm tra hộp thư tương ứng với địa chỉ email vừa khai báo ở bước 2, mở thư mà dịch vụ gửi cho bạn từ địa chỉ [email protected] với tiêu đề Confirm your email, nhấn vào liên kết trong thư để xác nhận địa chỉ. Bước này chỉ thực hiện một lần duy nhất trong lần đầu tiên sử dụng dịch vụ.



 

Bước 4:  Lúc xác nhận email thành công, kiểm tra lại hộp thư, bạn sẽ thấy một email mới với tiêu đề Converted file from Convertpdftoword.org: abc.doc (trong đó abc.doc là file Word đã chuyển đổi từ file PDF). Bạn chỉ việc nhấn liên kết Download trong email, nhấn tiếp liên kết Download your file tại trang web mới xuất hiện để tải file Word về máy. Hoặc bạn cũng có thể gửi liên kết bên dưới nút Download trong email cho bạn bè cùng tải về. Mỗi liên kết tải file chỉ có hiệu lực trong 24 giờ.



 

Người viết thử chuyển đổi một file PDF có nội dung thuần Việt, được định dạng và canh lề theo nhiều trường hợp để kiểm định chất lượng của ConvertPDFtoWord. Kết quả thật bất ngờ, tiếng Việt hiển thị rõ ràng, không lỗi chính tả, không cần chuyển mã cho nội dung văn bản như những dịch vụ khác, các định dạng chữ như in đậm, in nghiêng, gạch chân, lùi đầu dòng,… đều được canh chỉnh đúng như định dạng trong file gốc.



Nội dung file PDF tiếng Việt  





Nội dung file Word sau khi chuyển đổi 





Ẩn và bảo vệ văn bản bằng mật khẩu trong Word
( Nguồn: http://www.vn-zoom.com/f94/an-va-bao-ve-van-ban-bang-mat-khau-trong-word-79981.html ).
Có rất nhiều cách để bảo vệ nội dung bên trong 1 file văn bản. Cách đơn giản nhất là đặt mật khẩu truy cập đối với file đó và chỉ những ai có mật khẩu thì mới được phép xem nội dung bên trong nó. Tuy nhiên với cách làm này, hẳn những người tò mò sẽ đặt ra câu hỏi liệu bên trong chứa nội dung gì mà phải đặt mật khẩu bảo vệ? Vậy phải làm sao để dấu đi những nội dung quan trọng, mà lại không phải gây sự chú ý của người khác bằng hộp thoại yêu cầu mật khẩu, nghĩa là vẫn cho phép người khác xem nội dung, nhưnng những nội dung quan trọng thì không hề có 1 dấu vết gì, giống như chúng chưa từng tồn tại? Word 2007 có một đặc tính rất tuyệt đó là bạn hoàn toàn có thể ẩn bất cứ đoạn nội dung nào trong tài liệu mà bạn muốn. Khi bạn ẩn nội dung đó đi, như thể là những nội dung đó chưa bao giờ tồn tại vậy, lúc đó các khoảng trống của các đoạn nội dung cũng sẽ bị loại bỏ. Bài viết dưới đây