TIN HỌC CƠ BẢN

SOẠN THẢO VĂN BẢN BẰNG
MICROSOFT WORD
BÀI 13 : LÀM QUEN VỚI SOẠN THẢO VĂN BẢN
1/. Văn bản và phần mềm soạn thảo văn bản
Sử dụng máy tính và phần mềm soạn thảo văn bản.
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản do hãng phần mềm Microsoft phát hành. Word có nhiều phiên bản khác nhau.
2/. Khởi động Word:
Cách 1: Nhấy đúp chuột lên biểu tượng của Word trên màn hình (Desktop)
Cách 2 : Hoặc vào nút lệnh Start / Program / Microsoft Word
3/. Có gì trên cửa sổ của Word
+ Sau khi khởi động Word có tên tạm thời là Document 1
Màn hình giao diện:
Thanh bảng chọn
(Menu bar)
Tools Bar
(Thanh công cụ, nút lệnh)
Ruler
(Thước)
Status Bar
(Thanh trạng thái)
Thanh cuốn dọc
Thanh cuốn ngang
Ruler
(Thước)
Ngoài việc nhập nội dung văn bản bằng bàn phím, em thự hiện các thao tác với văn bản bằng các lệnh.
a) Bảng chọn
b) Nút lệnh:
Các nút lệnh thường dùng nhất được đặt trên các thanh công cụ. Mỗi nút lệnh đều có tên để phân biệt.
VD: Chọn nút lệnh trên thanh công cụ, cũng tương tự như trên bảng chọn:
II/. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN (Paragraph)
Để định dạng đoạn (hay định dạng Paragraph):
Chọn các đoạn muốn định dạng
Cách 1 : Chọn thực đơn Format ? Paragraph
Cách 2 : Hoặc chọn vùng văn bản muốn định dạng đoạn, chọn phải chuột, chọn Paragraph ? Hộp thoại sẽ hiện ra.
Lưu ý : Nếu chỉ định dạng cho 1 đoạn, ta chỉ việc đưa con trỏ vào đoạn đó, sau đó tiến hành các bước định dạng đoạn.
Xác lập lề và khoảng cách giữa các đoạn : (Indent and spacing).
Chọn Indent and Spacing
Alignment : (xác lập canh lề)
Left : trái
Centered : canh giữa
Right : phải
Special : có 3 chọn lựa
None : canh lề theo quy định chọn.
First line : dời lề của dòng đầu tiên (quy định trong By)
Hanging : dời lề các dòng còn lại (quy định trong By)
Spacing : xác lập khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.
Before : khoảng cách so với đoạn trước.
After : khoảng cách so với đoạn sau.
Line spacing : khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn.
Chọn Line and Page Breaks :
Các định dạng về đánh số trang của văn bản..
2. Định mốc dừng và tạo dấu nối giữa các mốc dừng (Tabs ...)
Trong Indent and Spacing
Nhấn nút Tabs .
Chọn Format ? Tabs.
Tab stop position : nhận giá trị xác định vị trí của tab stop (Default tab stop)
Alignment : quy định tab stop đã chỉnh canh theo lề.
Leader : Định dạng dấu nối giữa các mốc dừng khi nhấn tab.
3. Định dạng khung và nền
Chọn toàn bộ hay một phần văn bản
Chọn Format ? Border and shading.
Vào Borders: để định dạng khung cho văn bản được chọn.
Setting: chọn dạng khung.
Style: kiểu khung.
Color: màu sắc khung.
Width: độ rộng của khung.
Chọn Shading: Định dạng nền cho văn bản.
Show Toolbar: hiện thanh công cụ định dạng bảng và đường diềm.
Horizontal Line: chọn các đường ngang khác có dạng hình ảnh, màu sắc phong phú hơn.
OK: xác nhận định dạng.
4. Định dạng chữ cái hoa đầu dòng
Đánh dấu khối văn bản cần định dạng
Chọn thực đơn Format ? Drop Cap .
5. Chia văn bản thành nhiều cột :
Chọn vùng văn bản cần chia làm nhiều cột.
Chọn mục Format ? Columns.
Thiết lập thông số cho hộp thoại columns
Chia cột văn bản
Chọn mục Format ? Columns. hộp thoại columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia.
Sửa lại định dạng cột đã chia
Đặt con trỏ chuột vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột.
6. Điền tự động số ký tự và ký tự đầu đoạn:
Đánh dấu khối văn bản cần định dạng
Chọn thực đơn Format ? Bullets and Numbering. .
Chọn ô Bulleted.
Nếu muốn chọn dạng dấu đặc biệt khác, chọn nút Picture hoặc Customize.
Chọn ô Numbered: Chọn dạng đánh số tùy ý hoặc Customize.
Restart numbering : chọn đánh số lại từ đầu.
Continue previous list : chọn đánh số tiếp theo.
Chọn Outline Numbered: để chọn cùng lúc định dạng cho nhiều mức.
Reset : lấy lại định dạng mặc nhiên ban đầu của văn bản và các thay đổi của bạn không còn nữa.
III/. ĐỊNH DẠNG TRANG & IN ẤN TÀI LIỆU
Thao tác trực tiếp trên Ruler
Hiển thị văn bản ở dạng Print Layout View
2. Dùng thực đơn File / page setup.
Chọn Margins để chỉnh lề văn bản:
Top: mép trên tờ giấy đến dòng đầu tiên.
Bottom: mép dưới tờ giấy đến dòng cuối cùng được in.
Left: mép trái tờ giấy đến ký tự đầu tiên.
Right: mép phải tờ giấy đến ký tự cuối cùng được in.
Trong From edge:
Header: Khoảng cách tiêu đề đầu trang.
Footer: Khoảng cách tiêu đề cuối trang.
Preview: xem trước khi in.
Chọn Orientation: chọn giấy in.
Portrait : giấy chiều thẳng đứng.
Landscape : giấy chiều nằm ngang.
3. Dùng thực đơn File / Print ( Bấm tổ hợp phím Ctrl + P ).
I/. TẠO TABLE
Table là một dạng bảng, gồm nhiều cột (Column), nhiều hàng (Row), giao của một cột và một hàng gọi là ô (Cell).
TẠO LẬP BẢNG BIỂU (Table )
Bài 3 :
Dùng Toolbar :
Trên thanh công cụ, ta chọn vào biểu tượng

để chèn một bảng (Table) vào văn bản ngay tại vị trí con trỏ, với số hàng, số cột tùy ý chọn trong cửa sổ nhỏ bung ra khi chọn vào biểu tượng.
2. Dùng Menu :
Để chèn một bảng vào văn bản, ta cũng có thể vào Menu Table ? Insert ? Table.
Number of columns : số cột.
Number of rows : số dòng.
Trong Auto Fit behavior :
Fixed column width : độ rộng của các cột trong bảng.
Auto Fit to contents: chế độ đường kẻ của bảng tự động chỉnh kích thướcvừa khít với nội dung văn bản bên trong.
Auto Fit to window: chọn chế độ bảng tự động ( gặp khi Word để thiết kế Web)
Auto Format: cho phép chọn Table có định dạng mẫu.
II/. ĐỊNH DẠNG TABLE
Định dạng cột (Column)
+ Hoặc vào menu Table ? Table properties ? chọn Column.
+ Preferred width : độ rộng cho cột.
Measure in : chọn đơn vị ( Inches / Percent )
Previous column : độ rộng của cột trước đó.
Next column : độ rộng cột kế sau đó.
+ Thêm / bớt cột:
Vào Menu Table ? Insert chọn
- Column to the Left: thêm cột bên trái cột con trỏ đang đứng.
- Column to the Right: thêm cột bên phải cột con trỏ đang đứng.
Vào Menu Table ? Delete ? Column để xóa bớt cột tại vị trí con trỏ
2. Định dạng hàng (Row)
+ Hoặc vào menu
Table ? Table properties ? chọn Row.
Specify height: xác định độ rộng cho dòng.
Row height is: chế độ hẹp nhất (At least), tùy theo kích thước phần văn bản bên trong hàng hay chế độ cố định (Exactly).
Allow row to break across pages: quy định có cho ngắt Table qua trang hay không.
Repeat as header row at the top of each page: quy định có hiển thị lại đầu dòng của Table bị ngắt trang
Previous row: để định độ rộng của dòng trước đó.
Next row: để định độ rộng của dòng kế sau đó.
+ Thêm hàng:
Vào Menu Table ? Insert chọn
- Row Above: thêm hàng vào bên trên hàng con trỏ đang đứng.
- Row Below: thêm hàng vào bên dưới hàng con trỏ đang đứng.
+ Bớt hàng:
Vào Menu Table ? Delete ? Row để xóa bớt hàng tại vị trí con trỏ
+ Gộp nhiều ô thành một ô:
Chọn biểu tượng (gôm) trên thanh công cụ? để xóa những đường phân cách ta muốn.
Hoặc vào Table ? Merge Cells.(Gộp ô)

+Tách một ô thành nhiều ô:
Chọn biểu tượng (cây bút) để vẽ thêm ô muốn tách.
Hoặc vào Table ? Split Cell.(Tách ô)
4. Kẻ khung ( Border) :
Vào Menu ? Borders and Shading (tương tự như định dạng văn bản).
5. Sắp xếp (Sort):
Chọn dòng dữ liệu (chọn đối tượng) muốn sắp xếp.
Vào Menu ? Table ? Sort :
Sort by : sắp xếp cột nào trong bảng.
Then by : sắp xếp cột nào trong bảng, nếu cột khóa ở trên bị trùng.
Type : quy định kiểu dữ liệu, kiểu ký tự (Text), kiểu số (Number), kiểu ngày (Date).
Ascending : Thứ tự tăng dần.
Descending : Thứ tự giảm dần.
I/. TÌM KIẾM , THAY THẾ (Find and Replace)
1. Tìm kiếm (Find)
Vào Edit ? Find. ( Ctrl + F )
BÀI 5
MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG SOẠN THẢO
Trong Find what, gõ từ hay cụm từ muốn tìm.
Nhấn Find Next để bắt đầu tìm kiếm, muốn tiếp tục nhấn tiếp Find next.
Nhấn Cancel để kết thúc , đóng cửa sổ Find and Replace
2. Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)
- Vào menu Edit ? Replace. ( Ctrl + H )
Trong Find what: gõ từ ngữ muốn thay thế.
Trong Replace: gõ từ ngữ thay thế mới.
Find Next: bắt đầu tìm kiếm.
Replace: thay thế tuần tự các từ tìm thấy.
Replace All: thay thế toàn bộ các ngữ này trong văn bản
Cancel : ngưng việc thay thế
II/. Định nghĩa từ gõ tắt (Auto correct)
Auto correct:
Vào menu Tool ? Auto Correct.
Tự động chỉnh các từ viết sai do có hai ký tự đầu là in hoa
Tự động chỉnh ký tự đầu là in hoa
Tự động viết in tên các ngày trong tuần ( tiếng Anh)