Tin học căn bản - P3

CHƯƠNG 14: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
--- oOo ---
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel từ việc viết một hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.
Chương mở đầu này sẽ đem đến cho bạn lướt nhanh qua không gian là việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạo một bảng tính đơn giản.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Gọi ứng dụng Microsoft Excel
Cách 1: Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Excel
Cách 2: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel trong màn hình nền (Desktop).
Cách 3: D_Click lên tập tin Excel có sẵn trong máy.
Thoát khỏi Microsoft Excel
Cách 1: Click vào nút Close
.
Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Các thao tác trên tập tin
Tập tin của Excel có phần mở rộng .XLS. Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự như Word.
Màn hình của Microsoft Excel
Các thanh công cụ: ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel có thêm thanh công thức (Formula Bar) dùng để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành.
Bật/ tắt thanh này, vào menu View/ Formula Bar
CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK
Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên .XLS. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ.
Mỗi tờ gọi là một Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2, ...
Một số thao tác trên Sheet
Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.
Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới.
Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet.
Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet.
Ghi chú: có thể thực hiện các thao tác trên bằng cách R_Click lên tên Sheet rồi chọn lệnh cần thực hiện.





Cấu trúc của một Sheet
Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột.
- Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ 1 đến 65.536
- Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B,...Z,AA,AB...AZ, ...IV
- Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.
Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô)
Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9.
- Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.
Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:
+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.
+ Sử dụng bàn phím:
(, (: Lên, xuống 1 hàng.
Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình

(, (: Qua trái, phải 1 ô.
Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình

PageUp: Lên 1 trang màn hình.
Ctrl + Home: Về ô A1

PageDown: Xuống 1 trang màn hình


- Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference) : gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 này là dấu hai chấm (:).
Ví dụ C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10
- Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muốn bật / tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View, sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới.
CÁCH NHẬP DỮ LIỆU
Một số qui định chung
Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định). Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options.















Cách nhập