Tin học căn bản

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
41 Lê Duẩn, Đà nẵng – 0511.810425
Chươgn IV: Word 2000
Chương IV:Microsoft Word 2000
I. Giới thiệu W2k
I. Giới thiệu Word 2000
1. Giới thiệu Word 2000
Là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2000.
Là phần mềm soạn thảo văn bản được dùng rất thông dụng hiện nay
2. Các cách khởi động Word 2000
Chọn Start - Programs - Microsoft Word.
Nhắp đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên nền màn hình (nếu có).
Nhắp chọn biểu tượng CT trên thanh công cụ ở góc trên phải màn hình (nếu có).
II. Làm quen với W2k
II. Làm quen với Word 2000
1. Giới thiệu cửa sổ Word 2000
Chọn lệnh View - Toolbars
Chọn hoặc bỏ chọn các thanh tuỳ ý.
2. Thanh công cụ
3. Giới thiệu các mục chọn (Options)
Chọn lệnh Tools-Options. Cửa sổ như hình bên hiện ra.
Thay đổi các thông số cho phù hợp và nhắp OK.
III. Các thao tác với tài liệu.1Mở tài liệu
III. Các thao tác với tài liệu
Mở tài liệu có sẵn trong đĩa ra màn hình
Chọn lệnh File - Open
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O
Hoặc nhắp vào biểu tượng
Chọn tài liệu cần mở (thư mục chứa, tên tài liệu)
Nhắp nút Open để mở tài liệu ra màn hình
III.2 Đóng tài liệu
III. Các thao tác với tài liệu
2. Đóng tài liệu
Chọn lệnh File – Close, nếu bạn chưa lưu tài liệu, máy sẽ xuất hiện thông báo sau:
Chọn Yes nếu muốn lưu, ngược lại chọn No.
III.3 Lưu tài liệu
III. Các thao tác với tài liệu
3. Lưu tài liệu
Chọn lệnh File - Save (hoặc nhắp vào biểu tượng ổ đĩa mềm , hoặc nhấn Ctrl+S).
 Save In: Chọn thư mục cần lưu
File Name : Gõ tên File cần lưu
Save : lưu lên đĩa.
Chú ý : phân biệt cách dùng 2 lệnh File/Save và File/Save As
III.4 Mở cửa sổ trống để soạn tài liệu mới
III. Các thao tác với tài liệu
4. Mở cửa sổ trống để soạn tài liệu mới
Dùng một trong các cách:
Chọn lệnh File – New
Nhắp vào biểu tượng tờ giấy trắng
Dùng tổ hợp phím Ctrl+N.
IV. Định dạng trang-1.Thay đổi lề trang
IV. Định dạng trang
1. Thay đổi lề trang giấy
Chọn lệnh File-Page Setup-chọn Tab Margins.
Top, Bottom,Left, Right : thay đổi lề trên, dưới, trái, phải
Gutter:chọn lề đóng tập (nếu có).
From edge: k/c từ mép trang giấy đến phần ghi đầu trang (Header) hoặc chân trang (Footer)
IV. Định dạng trang
Mirror margin: chọn khi trình bày văn bản trên 2 mặt tờ giấy
Apply to: phạm vi tác động của lựa chọn
2 page per sheet: chọn khi in 2 trang trên một mặt giấy
Gutter position: đặt lề đóng tập ở phía trái (Left), hoặc phía trên (Top)
Default: xác định các giá trị đã chọn thành giá trị mặc nhiên
IV. Định dạng trang
Chú ý:
Chọn thay đổi đơn vị làm việc:
- Chọn lệnh Tools-Options-General
- Measurement Units: chọn thay đổi giữa Inches, Centimeters, Millimeters…
Khi chọn mục Mirror margins, các giá trị Left, Right thay đổi thành Inside, Outside
Khi chọn mục 2 pages per sheet, các giá trị Top, Bottom thay đổi thành Inside, Outside
IV. Định dạng trang-2. Chọn khổ giấy
IV. Định dạng trang
2. Chọn khổ giấy
Vào File-Page Setup-chọn Page Size.
Chú ý:nếu muốn chọn khổ giấy tuỳ ý, chọn mục Custom Size, khai báo chiều rộng, chiều cao
Thay đổi hướng giấy trong mục Orientation.
Page Size: chọn trong các khổ giấy cho sẵn
V. Đinh dạng Font chữ-1.Chọn khối
V. Định dạng Font chữ
1. Chọn khối
Khái niệm khối dòng, khối hộp
Cách chọn khối dòng
- dùng chuột: kéo chuột trên phạm vi cần chọn
- dùng bàn phím: nhấn giữ Shift và dùng các phím , , , 
Cách chọn khối hộp
- dùng chuột: nhấn phím Alt trong khi kéo chuột trên phạm vi cần chọn
- dùng bàn phím: nhấn Ctrl+Shift+F8 và dùng các phím , , ,
V. Định dạng Font chữ-2. Dùng lệnh
V. Định dạng Font chữ
Chọn phần văn bản cần định dạng.
Chọn lệnh Format-Font, xuất hiện:
2. Dùng lệnh
Font:chọn kiểu chữ
Font style: đậm, nghiêng
Size: độ lớn chữ
Font color: màu chữ
Underline style: kiểu gạch dưới
Underline color: màu nét gạch dưới
Effects: các ảnh hưởng khác…
V.3 Dùng thanh công cụ
V. Định dạng Font chữ
Chọn phần văn bản cần định dạng.
Chọn các mục tương ứng trên thanh công cụ Formatting.
3. Dùng thanh công cụ
V.4 Dùng bàn phím
V. Định dạng Font chữ
Chọn phần văn bản cần định dạng.
Nhấn Ctrl+B : in đậm
Nhấn Ctrl+I : in nghiêng
Nhấn Ctrl+U : gạch dưới nét đơn
Nhấn Ctrl+] : tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị
Nhấn Ctrl+[ : giảm cỡ chữ xuống 1 đơn vị
Nhấn Ctrl+Shift+F : chọn font chữ
….
4. Dùng bàn phím
V. Định dạng Font chữ
V. Định dạng Font chữ
5. Các thao tác Cut, Copy, Paste, Delete
Chọn khối văn bản cần thao tác
Delete: nhắp phải chuột, chọn Delete (hoặc nhấn phím Delete)
Copy, Cut: nhắp phải chuột, chọn Cut (Ctrl+X), Copy (Ctrl+C),
- Đưa con trỏ đến nơi cần dán
- Nhắp chuột phải, chọn Paste (Ctrl+V) để dán văn bản.
- Chú ý: Có thể dùng các lệnh hoặc biểu tượng tương ứng
VI. Canh lề, định mốc dừng
VI. Canh lề, vị trí dừng phím Tab
1. Canh lề
* Có thể dùng lệnh để điều chỉnh như sau
- Chọn Format-Paragraph-Indents & Spacing
- Chọn Indention: thay đổi cho các mục
Left, Right,
Special (First line, Hangging, none)
VI. Canh lề, định mốc dừng
VI. Canh lề, vị trí dừng phím Tab
2. Định vị trí dừng phím Tab
Nhắp chuột nhiều lần vào biểu tượng (ở đầu thước) để chọn các kiểu canh biên dữ liệu khác nhau tại các vị trí dừng.
Chú ý: Để huỷ bỏ các mốc dừng, ta dùng chuột kéo chúng ra khỏi thước hoặc nhấn Ctrl+Q để huỷ bỏ tất cả
Click chuột trên cây thước tại các vị trí cần đặt mốc dừng.
* Dùng thước
VI. Canh lề, định mốc dừng
VI. Canh lề, vị trí dừng phím Tab
VI. Canh lề, định mốc dừng
VI. Canh lề, vị trí dừng phím Tab
* Dùng lệnh: Chọn Format-Tabs xuất hiện:
Default tab stops: k/c dừng Tab mặc nhiên
1.Tab stop positions: xác định vị trí dừngTab
2.Alignment: chọn kiểu canh biên dữ liệu
3.Leader: chọn kiểu chấm dẫn
Set: khai báo vị trí dừng (sau các bước 1,2,3)
Clear: xoá vị trí dừng đang chọn
Clear All: xoá toàn bộ các vị trí dừng
OK: kết thúc
VII. Định dạng đoạn
VII. Định dạng đoạn
Đặt con trỏ vào đoạn cần định dạng (1đoạn), chọn các đoạn (nếu nhiều đoạn)
1. Mục đích
2. Cách thực hiện
Thực hiện các định dạng (chủ yếu là định dạng khoảng cách) đối với đoạn văn bản.
Format - Paragraph -Indents & Spacing
Alignment: Left (trái:mặc nhiên), Centered (giữa), Right (phải), Justified (hai biên)
VII. Định dạng đoạn
Spacing: khoảng cách từ đoạn đang chọn đến đoạn trên (Before), đoạn dưới (After)
Line Spacing: khoảng cách dòng trong đoạn
- Single: khoảng cách đơn (bình thường)
- 1.5 lines: khoảng cách gấp rưỡi
- Double: khoảng cách gấp đôi
…
OK : kết thúc
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
Chọn phần văn bản cần thay đổi
1. Change Case (đổi chữ hoa/thường)
Chọn lệnh: Format – Change Case
Sentence case: hoa đầu câu
lowercase: chữ thường toàn bộ
UPPERCASE: chữ hoa toàn bộ
Title Case: chữ hoa đầu từ
tOGGLE cASE: ký tự HOA chuyển thành thường, ký tự thường chuyển thành HOA
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
Phóng lớn chữ cái đầu mỗi đoạn văn bản.
2. Drop Cap
Đặt con trỏ vào trong đoạn cần định dạng
Chọn lệnh Format – Drop Cap
Position: chọn kiểu Dropped / In Margin
Options: các tuỳ chọn khác
Font : đổi kiểu chữ phóng lớn
Lines to drop: số dòng chữ rơi xuống
Distance from text: k/c từ chữ lớn đến phần văn bản của đoạn
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
Định dạng cách trình bày các ý, các mục.
3. Bullets and Numbering
Chọn các ý hoặc các mục cần trình bày.
Chú ý: Có thể nhắp vào nút Customize để thiết lập thêm các tuỳ chọn khác.
Chọn lệnh Format-Bullets and Numbering
Chọn một trong các mục:
Bulleted:
Numbered:
Outline Numbered:
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
4. Phân cột (Columns)
Chọn đoạn văn bản cần chia cột.
Thực hiện chia đoạn văn bản thành các cột.
Chọn Format-Columns, xuất hiện :
Presets: chọn 1 trong các kiểu cột cho sẵn
Number of columns: tự chọn số cột tuỳ ý
Width & spacing: độ rộng, khoảng cách giữa các cột
Equal column width: chọn nếu muốn các cột bằng nhau
Line between: chọn nếu muốn có đường kẻ giữa cột
VIII. Các kỹ thuật định dạng khác
5. Border & Shading (viền khung, tạo nền mờ)
Chọn đoạn văn bản cần định dạng:
Chọn Format-Border and Shading
Setting: kiểu viền
Style: kiểu đường
Width: độ rộng biên
Color: màu biên
Tạo nền mờ: Shading
Viền khung: chọn Border
Chọn kiểu nền phù hợp
Viền chung quanh trang: chọn Page Border
IX. Một số tiện ích
IX. Một số tiện ích
1. AutoCorrect
Chọn lệnh Tools-AutoCorrect:
Replace: nhập từ tắt
Add : thêm vào danh sách
Tự động thay thế nội dung văn bản khi gõ.
Delete: xoá mục đang chọn
With :nhập từ cần thay thế
Lưu ý: việc thay thế chỉ có tác dụng khi mục Replace text as you type được chọn
IX. Một số tiện ích
Một số chọn lựa khác để kiểm tra các trường hợp:
Correct TWo INitial CApital: VIết HOa HAi Ký Tự ĐẦu TRong MỘt Từ
Capitalize first letter of sentences: Viết hoa đầu câu
Capitalize names of days: Viết hoa tên thứ trong tuần (ví dụ Monday)
…
IX. Một số tiện ích
IX. Một số tiện ích
2. AutoText (cần phân biệt với Auto Correct)
Chọn khối văn bản cần đưa vào Auto Text
Chọn Insert - Auto Text - Auto Text
Enter AutoText entries here: gõ tên cần đặt cho khối
Thêm vào: chọn Add
Xoá: chọn mục cần xoá rồi nhấn Delete
Cách sử dụng:
Gõ tên khối, nhấn F3
Hoặc chọn lại lệnh trên, chọn tên mục cần dùng rồi nhấn phím Insert
IX. Một số tiện ích
IX. Một số tiện ích
3. Find, Replace, Goto
Vào Edit-Find / Replace / Goto.
Gõ từ cần tìm (Find ) hoặc thay thế (Replace) vào mục Find what.
Nhắp nút FindNext (tìm tiếp) hoặc Replace (thay thế).
IX. Một số tiện ích
IX. Một số tiện ích
4. Một số tiện ích khác
Mail Merge (trộn thư): Tools-Mail Merge
Macro: Tools-Macro.
Spelling and Grammar (kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp): Tools- Spelling and Grammar.
Chú ý: Các tiện ích này sẽ được nghiên cứu trong các phần sau.
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
1. Chen bảng
Cách 1:
Cách 2:
Đặt con trỏ tại vị trí cần chen
Chọn Table-Insert-Table.
Nhập Số hàng, Số cột. OK.
Nhắp trên thanh Table & Border.
Dùng chuột vây một vùng tương ứng với số hàng và số cột.
Nhắp chuột trái.
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
2. Thêm hàng, cột
Đặt con trỏ tại ô phù hợp trong bảng cần thêm.
Gọi lệnh Table-Insert rồi chọn
Columns to the Left : chen cột phía trái ô
Columns to the Right: chen cột phía phải ô
Row Above: chen hàng phía trên ô
Row Below: chen hàng phía dưới ô
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
3. Xoá hàng, cột
Đặt con trỏ trong hàng/cột cần xóa.
Chọn lệnhTable-Delete
Column: xoá hàng
Row: xoá cột
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
4. Chọn hàng, cột
Các cách chọn hàng:
C1: Nhắp chuột phía ngoài bên trái hàng
C2: Đặt con trỏ trong hàng cần chọn, gọi lệnh Table-Select-Row.
C3: Quét chọn cả hàng.
Các cách chọn cột:
C1: Nhắp chuột phía trên cột.
C2: Đặt con trỏ trong cột cần chọn, gọi lệnh Table-Select-Column.
C3: Quét chọn cả cột.
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
5. Sắp xếp trong bảng
Để điểm chèn trong 1 ô của bảng
Gọi lệnh Table - Sort
My list has: chọn Header row (có chọn hàng tiêu đề)
Sort by (khoá chính): chọn cột cần sắp xếp
Type: kiểu dữ liệu của cột cần sắp xếp
Ascending: sắp tăng dần
Descending: sắp giảm dần
Then by (khoá phụ): dùng khi dữ liệu trong khoá chính không so sánh được
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
6. Thanh công cụ Table and Border
Vào View – Toolbars - Table and Border :
X. Làm việc với bảng
X. Làm việc với bảng (Table)
7. Các thao tác khác
Vẽ thêm đường, xoá đường:
Viền khung, tạo nền mờ (Border/Shading):
Chọn bảng
Chọn lệnh Format-Border and Shading
Splits Cell: Chia một ô thành nhiều ô
Merges Cell: Gộp nhiều ô thành một ô (trước đó phải chọn các ô cần gộp).
Thay đổi hướng chữ:
Tính toán: SUM, AVERAGE,...
XI. Chữ nghệ thuật
XI. Chữ nghệ thuật (Word Art)
1. Chèn chữ nghệ thuật
Vào Insert-Picture-WordArt xuất hiện:
Chọn một mẫu chữ - OK
XI. Chữ nghệ thuật
XI. Chữ nghệ thuật (Word Art)
Nhập vào nội dung văn bản (có thể gõ tiếng Việt) - OK
Xuất hiện chữ nghệ thuật
XI. Chữ nghệ thuật
XI. Chữ nghệ thuật (Word Art)
Nhắp chuột vào chữ nghệ thuật cần hiệu chỉnh. Xuất hiện thanh công cụ sau:
2. Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật
XII. Trộn thư
XII. Trộn thư (Mail Merge)
1. Đặt vấn đề
2. Yêu cầu
Tập tin nguồn dữ liệu (Data Source) : chỉ chứa 1 bảng dữ liệu. Ngoài ra không chứa nội dung gì khác
Tập tin chính (Main document) : là khung nội dung văn bản, trong đó có những chỗ chừa trống để nhận nội dung từ nguồn dữ liệu
Tập tin kết quả (Form letter) : kết quả sau khi trộn nguồn dữ liệu vào tập tin chính
XII. Trộn thư
XII. Trộn thư (Mail Merge)
3. Cách thực hiện
B1/ Tạo tập tin nguồn dữ liệu (dạng bảng)
B2/ Mở màn hình trống (Ctrl+N)
Gọi lệnh Tools – Mail Merge
* Trong mục Main document, chọn Creats - Form Letters - chọn Active window
* Trong mục Data Source, nhắp Get Data -chọn Open data source.
* Chọn tập tin chứa số liệu nguồn đã tạo ở B1, chọn OK.
B3/ Thực hiện soạn thảo Main document
XII.Trộn thư
XII. Trộn thư (Mail Merge)
4. Soạn thảo Main document
Trên màn hình bây giờ xuất hiện thanh:
B3.1/ Soạn thảo toàn bộ nội dung, những chỗ cần chèn dữ liệu từ tập tin nguồn thì để trống
B3.2/ Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn dữ liệu
Nhắp nút Insert Merge Field trên thanh công cụ ở trên, xuất hiện danh sách các trường
Chọn trường phù hợp
Lặp lại B3.2/ để chen tất cả các trường
XII. Trộn thư (Mail Merge)
5. Thực hiện trộn
Trên thanh công cụ Mail-Merge, chọn:
Merge to New Document: nếu muốn đưa kết quả trộn ra tập tin thứ ba (Form Letter)
Merge to Printer: nếu muốn đưa kết quả trộn ra máy in
XIII. Công thức toán học
XIII. Công thức toán học (Equation)
Chọn lệnh Insert – Object - Microsoft Equation 3.0, nhắp OK. Xuất hiện:
Mở công cụ soạn thảo CTTH
Các ký tự có trên bàn phím: gõ trên bàn phím
Các ký tự, ký hiệu không có trên bàn phím: chọn trong các hộp trên thanh công cụ
Để tạo khoảng trắng, nhấn Ctrl+Spacebar
Sau khi tạo xong, nhấn chuột tại vị trí bên ngoài để đưa ra văn bản
XIV. Làm việc với hình ảnh
XIV. Làm việc với hình ảnh
1. Mục đích:
Chèn các hình ảnh (Picture) vào văn bản.
2. Chèn các hình ảnh có sẵn:
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.
Chọn lệnh Insert - Picture - Clipt art/From file.
Chọn hình ảnh cần chèn và nhắp Insert.
3. Chụp nội dung màn hình:
Nhấn phím PrintScreen để chụp toàn bộ màn hình hoặc Alt+ PrintScreen để chụp cửa sổ hiện hành.
Đưa con trỏ đến nơi cần đặt hình ảnh.
Nhắp chuột phải – Paste (hoặc Ctrl-V).
XIV. Làm việc với hình ảnh
XIV. Làm việc với hình ảnh
4. Hiệu chỉnh hình ảnh:
Right Click vào hình ảnh cần hiệu chỉnh.
Chọn mục: Show Picture Toolbar, hiện lên:
XIV.Làm việc với hình ảnh
XIV. Làm việc với hình ảnh
XV. Các công cụ vẽ
XV. Các công cụ vẽ
1. Giới thiệu thanh công cụ vẽ Drawing:
Chọn lệnh View-Toolbars-Drawing xuất hiện:
XV. Các công cụ vẽ
XV. Các công cụ vẽ
2. Các kỹ thuật vẽ:
Di chuyển mịn: Ctrl + các phím mũi tên.
Để chọn nhiều đối tượng: nhấn shift trong khi chọn các đối tượng khác.
Để gom nhiều đối tượng thành một nhóm:
Chọn các đối tượng cần gom nhóm
Vào Draw (trên thanh Drawing)-Group
Chú ý: Để huỷ bỏ nhóm thì Ungroup
XV. Các công cụ vẽ
XV. Các công cụ Vẽ
2. Các kỹ thuật vẽ (tiếp):
Để vẽ các hình khác: chọn mục Auto Shapes trên thanh công cụ Drawing
XVI. Tạo mục lục tự động
XVI. Tạo mục lục tự động
Các chỉ mục phải có Style là: Heading 1, Heading 2, Heading 3,... Theo phân cấp cha con. Ví dụ:
1. Yêu cầu
XVI. Tạo mục lục tự động
XVI. Tạo mục lục tự động
Gọi lệnh Insert/Index and Table/Table of Content
Trong Show Levels: chọn số mức Heading
Trong Tab Leader: chọn đường gióng
2. Cách tạo mục lục tự động (tiếp)
Nhắp OK để kết thúc