Tin cơ sở

TIN H?C CO S?
GV: Nguy?n Th? Ng?c Anh
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM THÁI BÌNH
NỘI DUNG
NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ TIN HỌC
HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
PHẦN I
NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ TIN HỌC
CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
1. Thông tin
1.1. Khái niệm
Thông tin là những cảm nhận, suy đoán, biểu hiện của con người về sự vật, hiện tượng hay con người.
1.2. Đơn vị đo thông tin
Đơn vị cơ bản đo thông tin là bit.

1.3. Sơ đồ tổng quát của quá trình xử lý thông tin



Lưu trữ thông tin (Storage)

Nhập thông tin: nhập những thông tin cần thiết cho quá trình xử lý
Xử lý thông tin: Dựa vào những thông tin ban đầu biến đổi thành thông tin mới đáp ứng nhu cầu đặt ra của quá trình xử lý thông tin
Xuất thông tin: Các thông tin thu được phải được chuyển đến một hệ thống nào đó
Lưu trữ: Lưu trữ thông tin của cả quá trình xử lý.
Nhập thông tin (Input)
Xử lý thông tin (Processing)
Xuất thông tin (Output)
2. biểu diễn thông tin trong máy tính điện tử
2.1. Hệ đếm
Hệ đếm là tập hợp các kí hiệu, quy tắc sử dụng tập kí hiệu đó để biểu diễn và xác định giá trị các số.
Phân loại:
Hệ đếm không phụ thuộc vào vị trí: Hệ đếm La Mã
Tập các kí hiệu trong tập này: I, V, X, L, C, D, H
Hệ đếm phụ thuộc vào vị trí
Hệ thập phân (cơ số 10): sử dụng chữ số: 0, 1, …, 9
Hệ nhị phân (cơ số 2): sử dụng chữ số 0 và 1
Hệ thập lục phân (cơ số 16-hệ Hexa): sử dụng các kí hiệu 0→9, A, B, C, D, E, F
2.2. Biểu diễn thông tin trong máy tính điện tử
a) Thông tin loại số
Hệ đếm
Hệ thập phân:
VD: 125,4 = 1 × 102 + 2 × 101 + 5 × 100 + 4 × 10-1
Hệ nhị phân:
VD: 1002 = 1 × 22 + 0 × 21 + 0 × 20 = 410
Hệ thập lục phân:
VD: 1BE16 = 1 × 162 + 11 × 161 + 14 × 160 = 44610
Biểu diễn số nguyên
Số nguyên không dấu:
Được biểu diễn trên trường nhớ 1 byte hoặc 2 byte
Các bit dùng để biểu diễn có trạng thái tương ứng với giá trị số cần biểu diễn ở hệ đếm cơ số 2.
VD: số 1910 = 100112
Số nguyên có dấu:
Được biểu diễn trên trường nhớ 1, 2, hoặc 4 byte
Số nguyên dương thì bit đầu tiên là 0, các bit còn lại biểu diễn giá trị của số nguyên ở hệ đếm cơ số 2
Số nguyên âm thì bit đầu tiên là 1, các bit còn lại biểu diễn phần bù 2 của số nguyên dương tương ứng.
VD: số -25 biểu diễn trên trường nhớ 2 byte
2510 = 0000 0000 0001 10012
Số bù 1: 1111 1111 1110 0110
Số bù 2: 1111 1111 1110 0111 = -2510
Biểu diễn số thực
Trong tin học, ngăn cách giữa phần nguyên và phần phân được thay thế bằng dấu chấm “.”
Biểu diễn số thực dạng dấu phẩy động: ±M×10±K (0,1≤M<1), M được gọi là phần định trị, K là một số nguyên không âm gọi là phần bậc.
b) Thông tin loại phi số
Văn bản
Sử dụng các bộ mã phổ biến như: Mã nhị phân BCD (Binary Coded Decima), Mã nhị phân mở rộng EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code), Mã ASCII ( American Standard Code fof Information Interchange).
Các dạng khác
Biểu diễn âm thanh, hình ảnh… cũng rất được quan tâm. Để xử lí ta phải mã hóa chúng thành các dãy bit.
3. tin học
3.1. Các lĩnh vực nghiên cứu của tin học
Kỹ thuật phần cứng:
Nghiên cứu chế tạo các thiết bị, linh kiện điện tử, công nghệ vật liệu mới, …
Nhằm hỗ trợ cho máy tính và mạng máy tính.
Đẩy mạnh khả năng xử lý toán học và truyền thông thông tin.
Kỹ thuật phần mềm:
Nghiên cứu phát triển các hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình cho các bài toán khoa học kỹ thuật, mô phỏng, điều khiển tự động.
Tổ chức dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin.
3.2. Ứng dụng của tin học
Ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực: y học, giáo dục, kinh tế, xây dựng, nghệ thuật, …
Thống kê, tự động hóa công tác văn phòng.
Công nghệ thiết kế: thời trang, địa ốc,...
An ninh quốc phòng.
Trao đổi thông tin tự động.
Thư điện tử, E-learning, thương mại điện tử, …
Chương ii: máy tính điện tử
2.1. Khái niệm
Máy tính điện tử (MTĐT) là thiết bị điện tử có khả năng thu và xử lý dữ liệu thành thông tin có ích cho người sử dụng.
2.2. sự phát triển của máy tính điện tử
1946 máy tính điện tử ENIAC ra đời tại Mỹ. Nó gồm 19 nghìn bóng đèn điện tử chân không, nặng 30 tấn.

Các thế hệ máy tính điện tử:
Thế hệ thứ nhất (1946-1956):
Sử dụng bóng đèn điện tử
Tốc độ thấp: 10 nghìn phép tính/s
Chương trình viết bằng ngôn ngữ máy
Chiếm diện tích lớn và tốn năng lượng.
Thế hệ thứ hai (1957-1963):
Sử dụng đèn bán dẫn
Tốc độ nhanh hơn: 106 phép tính/s
Đã phát triển ngôn ngữ bậc cao.

Thế hệ thứ ba (1964-1979):
Sử dụng mạch tích hợp (IC)
Tốc độ nhanh hơn: 109 phép tính/s
Phát triển ngôn ngữ bậc cao và phần mềm ứng dụng.
Thế hệ thứ tư (1980-nay):
Sử dụng mạch tích hợp quy mô lớn
Tốc độ cao
Nhỏ gọn và bộ nhớ tăng dần
Phần mềm đa dạng và mạng máy tính ra đời

Thế hệ thứ năm:
Mạch tích hợp quy mô lớn
Tốc độ nhanh
Xử lý theo cơ chế song song
Ngôn ngữ trao đổi với máy rất gần với ngôn ngữ tự nhiên và được gọi là thế hệ máy tính thông minh.
2.3. phân loại máy tính điện tử
Máy tính lớn (Mainframe)
•Kích thước vật lý lớn, thực hiện hàng tỉ phép tính/s.
•Phục vụ tính toán phức tạp trong các tổ chức lớn.




Siêu máy tính (Super Computer)
•Nhiều bộ vi xử lý ghép song song, tốc độ cực lớn.
•Dùng trong lĩnh vực đặc biệt như quân sự, vũ trụ.
Máy tính cá nhân (Personal Computer - PC)
• Còn gọi là máy tính để bàn (Desktop)
• Dùng ở văn phòng, gia đình.






Máy tính xách tay (Laptop)
• Còn gọi là “Notebook”.
• Loại máy tính nhỏ, có thể mang theo người, chạy bằng pin.
Máy tính bỏ túi (Pocket PC)
• Thiết bị kỹ thuật số cá nhân có chức năng rất phong phú như kiểm tra email, xem phim, nghe nhạc, duyệt web, …
• Nhiều máy còn tính hợp chức năng điện thoại di động.
2.4. cấu trúc máy tính










Sơ đồ cấu trúc máy tính
2.4.1. bộ nhớ
Thiết bị lưu trữ thông tin trong quá trình máy tính xử lý.
Bộ nhớ trong
• ROM (Read Only Memory) là bộ nhớ chỉ đọc. ROM lưu chương trình hệ thống và dữ liệu này vẫn tồn tại khi nguồn điện cung cấp bị ngắt.
• RAM (Random Access Memory) là bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên. Dữ liệu lưu trên RAM chỉ là tạm thời, chúng sẽ mất đi khi nguồn điện cung cấp bị ngắt.

Bộ nhớ ngoài
Đĩa mềm (floppy disk)
• Đường kính 3.5” 
• Dung lượng 1.44 MB

Đĩa cứng (hard disk)  
• Dung lượng đa dạng 20 GB,
40GB, 120 GB, 750 GB, …

Đĩa quang (compact disk)  
• CD (700 MB) 
• DVD (4.7 GB)
Thẻ nhớ (Memory Stick hay Compact Flash Card)
Dung lượng khoảng 128 MB, 256 MB, 1 GB, 4 GB, …

USB Flash Drive  
Dung lượng khoảng 256 MB, 512 MB, 1 GB, 4 GB, …
2.4.2. bộ xử lý trung tâm
Chỉ huy các hoạt động của máy tính. Gồm 3 bộ phận chính:
Khối điều khiển (CU-Control Unit): Là trung tâm điều hành máy tính
Khối tính toán số học và logic (ALU-Arithmetic – Logic Unit): Thực hiện các phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia...), các phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng nhau...)
Các thanh ghi (Registers): Làm nhiệm vụ bộ nhớ trung gian.
2.4.3. các thiết bị nhập/xuất
Thiết bị nhập
Bàn phím (Keyboard)
Nhập dữ liệu và câu lệnh, loại phổ biến có 104 phím.
Gồm 3 nhóm phím chính:
Nhóm phím đánh máy
Nhóm phím chức năng
Nhóm phím số.
Chuột (Mouse)
Dùng để di chuyển con trỏ chuột trong môi trường đồ họa.  

Máy quét hình (Scanner)  
Nhập văn bản hay hình vẽ, hình chụp vào máy tính.
 
Camera & Webcam  
Quay hình ảnh bên ngoài đưa vào máy tính. 
Thiết bị xuất
Màn hình (Monitor)
Gồm hai loại thông dụng là CRT, LCD.
Độ phân giải 800x600, 1024x768, …
Kích thước màn hình phổ biến hiện nay là 15”, 17”, 19”,  …
Máy chiếu (Projector)
Kết xuất thông tin ra màn chiếu.  


Máy in (Printer)



Loa (Speaker)  
1.5. PHẦN MỀM
1.5.1. Khái niệm
Phần mềm là một tập hợp các chỉ thị điện tử ra lệnh cho máy tính thực hiện một công việc nào đó.
1.5.2. Phân loại phần mềm
Phần mềm hệ thống
Hệ điều hành (OS): MS-DOS, Linux, Windows, …
ƒPhần mềm ứng dụng
Các phần mềm soạn thảo văn bản, tính toán, phân tích số liệu, tổ chức hệ thống, bảo mật thông tin, đồ họa, chơi games...
PHẦN II
HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
chương iii: giới thiệu về hệ điều hành windows
3.1. Sơ lược về sự phát triển của Windows
11/1985 - Windows 1.0
9/12/1987- Windows 2.0
22/5/1990 - Windows 3.0
8/1992 - Windows 3.1
24/81995 - Windows 95
25/61998 - Windows 98
19/6/2000 - Windows Me
17/2/2000 - Windows 2000
2001 - Windows XP
30/1/2007 - Windows Vista
22/10/2009 - Windows 7



3.2. khởi động và tắt máy
Khởi động máy
Tắt máy
Start -> Turn off Computer -> Shutdown
Window -> U -> U
Khởi động lại máy
Start ->Turn off Computer -> Restart
Window -> U -> R
3.3. màn hình nền (desktop)
3.4. thao tác với chuột
3.5. khởi động và thoát chương trình ứng dụng
Cách 1
Cách 2
3.6. tạo shortcut chương trình ứng dụng
Cách 2:
3.7. thay đổi màn hình nền windows
Chọn lệnh Start/ Settings/Control Panel/Display hoặc R_Click trên màn hình nền (Desktop), chọn Properties. Xuất hiện cửa sổ Display Properties.
3.8. thay đổi ngày giờ hệ thống
Kích đúp lên biểu tượng đồng hồ trên thanh Taskbar hoặc Settings/Control Panel, chọn nhóm Date and Time/Date and Time: thay đổi ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây.
CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ DỮ LIỆU BẰNG
WINDOWS EXPLORER
4.1. Khởi động Windows Explorer
Các cách khởi động Windows Explorer:
Chọn lệnh Start/ Programs/ Accessories/ Windows Explorer
R_Click lên Start, sau đó chọn Explorer
R_Click lên biểu tượng My Computer, sau đó chọn Explorer …
4.2. cửa sổ làm việc windows explorer
4.3. các thao tác với thư mục và tệp tin
Tạo thư mục mới
Một số thao tác khác
4.4. thao tác với ổ đĩa
Định dạng đĩa
R_Click vào tên của ổ đĩa (có thể đĩa mềm hoặc đĩa cứng) cần định dạng, sau đó chọn mục Format.
Nếu muốn đặt tên cho đĩa thì nhập vào mục Volume label, muốn định dạng nhanh (chỉ xoá dữ liệu) thì chọn mục Quick Format, muốn dùng làm đĩa khởi động thì chọn mục Create an MS–DOS startup disk.
Nhắp chọn Start để tiến hành định dạng.
Hiển thị thông tin ổ đĩa
R_Click vào tên của ổ đĩa cần hiển thị thông tin, sau đó chọn mục Properties.
4.5. tìm kiếm thư mục, tệp tin
Để tìm kiếm tệp tin hoặc thư mục, click Start/Search hiện hộp thoại Search Results
Thường chọn All files and folders. Nhập các thông tin. Click vào nút Search
Nếu tìm thấy thì sẽ hiển thị ở cửa sổ bên phải.
PHẦN III
CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD
Chương 5: tổng quan về chương trình
soạn thảo văn bản
5.1. Khởi động và thoát
Khởi động
C1: Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Word
C2: Kích đúp chuột trên biểu tượng Microsoft Word trên Desktop
C3: Start/Run/Winword.exe (hoặc MSWord.exe)
Thoát khỏi chương trình MS Word
C1: File/Exit
C2: Dùng nút
C3: Alt + F4
5.2. giới thiệu màn hình làm việc ms word
5.3. các thao tác với tệp tin
Tạo tệp văn bản mới
C1: Chọn File/New
C2: Nháy chuột vào nút New
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + N
Lưu tệp văn bản mới
C1: Chọn File/Save
C2: Nháy chuột vào nút Save
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + S
Lưu tệp văn bản với tên khác
File/Save As…
Mở văn bản đã có trên đĩa
C1: File/Open…
C2: Nháy chuột vào nút Open
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + O
C4: Kích đúp vào tệp văn bản đó
C5: Chọn tệp văn bản, nhấn chuột phải chọn Open
Chương 6: các thao tác cơ bản trong ms word
6.1. Thao tác nhập văn bản
6.1.1. Một số quy ước
Các dấu ngắt câu phải được đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung
Giữa các từ chỉ dùng 1 kí tự trống, giữa các đoạn chỉ xuống dòng bằng 1 lần nhấn phím Enter
Các dấu mở ngoặc và các dấu mở nháy phải được đặt sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo. Các dấu đóng ngoặc và các dấu đóng nháy phải được đặt sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ ngay trước đó.
6.1.2. Một số phím dùng để nhập văn bản
Các phím chữ a, b, c,.. z;
Các phím số từ 0 đến 9;
Các phím dấu: ‘,>Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu;
Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;
Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản;
Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab;
Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;

Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;
Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình;
Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;
Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;
Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ
6.2. sử dụng tiếng việt trong ms word
Các phần mềm để gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey…
Font chữ và bảng mã: mỗi font chữ đi kèm với 1 bảng mã tương ứng.
VD: Bảng mã TCVN3: tên font bắt đầu bằng kí tự “.” như “.VnTime”, …
Bảng mã Unicode: Time New Roman, Arial…
Các kiểu gõ:
6.3. các thao tác với con trỏ văn bản
Di chuyển con trỏ văn bản
Sử dụng chuột
Sử dụng bàn phím
Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới.
Home: đưa con trỏ về đầu dòng
End: đưa con trỏ về cuối dòng
Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình
Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình
Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản
Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản
Ctrl+Enter: ngắt trang (sang trang mới)…
6.4. các thao tác với khối văn bản
Đánh dấu khối văn bản
C1: Đặt con trỏ văn bản vào vị trí bắt đầu chọn
Nhấn giữ phím Shift rồi đặt con trỏ văn bản vào vị trí kết thúc.
C2: Nháy chuột tại vị trí bắt đầu cần chọn
Kéo thả chuột trên phần văn bản cần chọn.
Sao chép khối văn bản
B1: Chọn khối văn bản cần sao chép
B2: Sao chép dữ liệu bằng 1 trong các cách sau:
Mở mục chọn Edit/Copy
Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
B3: Dán văn bản
Mở mục chọn Edit/Paste 
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard  
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Di chuyển khối văn bản
B1: Chọn khối văn bản cần di chuyển
B2: Di chuyển dữ liệu bằng 1 trong các cách sau:
Mở mục chọn Edit/Cut
Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X


B3: Dán văn bản
Mở mục chọn Edit/Paste 
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard  
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Xóa khối văn bản
B1: Chọn khối văn bản cần xóa
B2: Nhấn nút Delete hoặc Backspace

Chương 7: định dạng văn bản
7.1. Định dạng kí tự
Chọn kí tự cần định dạng rồi thực hiện:
C1: Sử dụng Menu: Format/Font…
C2: Sử dụng thanh công cụ
Chọn đoạn văn bản cần định dạng rồi thực hiện:
C1: Dùng lệnh Format/ Paragraph…
Alignment: cách căn lề cho đoạn
Left: căn theo lề trái
Right: căn theo lề phải
Centered: căn thẳng giữa
Justified: căn theo cả 2 lề
Indentation: chỉnh vị trí lề cho đoạn
(So với lề trang)
Special: chỉnh lề đặc biệt
7.2. định dạng đoạn văn bản
Spacing: khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dòng
Before/After: khoảng cách đến đoạn văn bản trước/sau
Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

C2: Dùng các nút lệnh trên thanh công cụ


C3: Dùng thước ngang


Chọn kí tự
Format/Drop Cap
Nhấn OK
7.3. tạo kí tự đặc biệt đầu đoạn
C1: Dùng lệnh Format/Bullets and Numbering…
C2: Dùng nút Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ
7.4. đánh số thứ tự cho đoạn văn bản
Thực hiện lệnh Format/Tab, xuất hiện hộp thoại Tab
Tab stop position: vị trí dừng
Alignment: kiểu Tab
Leader: lựa chọn kí hiệu lấp đầy đường đi của Tab
Set: xác nhận Tab đã thiết lập
Clear: xóa 1 Tab nào đó
Clear All: xóa tất cả các Tab
7.5. định dạng tab
Chương 8: trang trí văn bản
8.1. Chèn kí tự đặc biệt
Vào Menu Insert/Symbol
Chọn kí tự cần chèn rồi nhấn Insert
8.2. Chèn hình ảnh
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn
Vào Insert/Picture
Chèn hình ảnh từ Clip Art: chọn Clip Art
Chèn hình ảnh từ File: chọn From File
Ngoài ra có thể dùng nút trên thanh công cụ.

8.3. Chữ nghệ thuật
C1: Insert/Picture/WordArt
C2: Nhấn vào nút Insert WordArt
Chọn mẫu trong WordArt Gallery


Nhập nội dung vào Edit WordArt Text







Sử dụng thanh công cụ WordArt để hiệu chỉnh cho phù hợp.
8.4. Sử dụng thanh công cụ vẽ
View/Toolbar/Drawing
Chọn nút công cụ vẽ
Kéo chuột để vẽ đối tượng




8.5. Hiệu chỉnh đối tượng
Đưa văn bản vào trong đối tượng
Chọn đối tượng
Nhấn chuột phải chọn Add Text rồi nhập nội dung

Hiệu chỉnh kích thước và vị trí
Chọn đối tượng
Thay đổi kích thước, di chuyển: sử dụng các phím mũi tên, dùng chuột
Xoay: dùng chuột hoặc vào Draw/Rotate Or Flip
Nhóm/Tách đối tượng
Chọn các đối tượng
Draw/Group: nhóm các đối tượng
Draw/Ungroup: tách nhóm đối tượng

Hiệu chỉnh thuộc tính đối tượng
Sử dụng thanh công cụ



Tô màu, tạo bóng 3D
Draw/Align or Distribute: canh chỉnh các đối tượng
Draw/Text Wrapping: vị trí đối tượng so với văn bản
Sử dụng lệnh Format/Format Autoshape
Sử dụng lệnh Format/Text Direction: thay đổi hướng của văn bản trong đối tượng
Chương 9: bảng biểu trong ms word
9.1. Tạo bảng
C1: Table/Insert/Table… hiện hộp thoại Insert Table
C2: Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ
9.2. Các thao tác cơ bản trong bảng biểu

Thêm ô, hàng, cột
Chọn vị trí cần chèn
Table/Insert
Xóa ô, hàng, cột
Chọn ô, hàng, cột cần xóa
Table/Delete
Thay đổi kích thước ô, hàng, cột
C1: Kéo đường biên của hàng, cột, ô
C2: Table/Table Properties
Tách ô
Chọn ô cần tách
Dùng lệnh Table/Split Cells.. hoặc dùng nút lệnh trên thanh công cụ
Nhập số hàng, số cột cần tách trong hộp thoại
Gộp nhiều ô thành 1 ô
Chọn các ô
Dùng lệnh Table/Merge Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ
Tách bảng
Đặt con trỏ tại vị trí cần tách
Dùng lệnh Table/Split Table
9.3. Định dạng bảng biểu
Căn chỉnh lề: nút lệnh Cell Alignment
Đổi hướng văn bản
Chọn ô
Dùng lệnh Fomat/Text Direction hoặc dùng nút Change Text Direction trên thanh công cụ
Sắp xếp dữ liệu
C1: Table/Sort
C2: Dùng nút lệnh trên thanh công cụ
Đường viền
Chọn đối tượng
Chọn Format/Borders and Shading hoặc sử dụng thanh công cụ

Chương 10: hoàn thiện văn bản và in ấn
10.1. Đánh số trang cho văn bản
Chọn Insert/Page Numbers…
Position: Vị trí
Alignment: Căn lề
Show number on first page: Đánh số trang đầu tiên
10.2. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang
Dùng lệnh View/Header and Footer
Gõ nội dung tiêu đề
Nhấn Close để trở về chế độ soạn thảo thông thường.


Chú ý: Vào File/Page Setup/Layout
Different odd and even: tạo tiêu đề cho trang chẵn riêng, lẻ riêng
Different first page: tạo tiêu đề trang đầu khác với trang còn lại
10.3. Thiết lập khổ giấy in và đặt lề cho trang in

Vào File/Page Setup…
Chọn khổ giấy: Chọn Paper
Paper size: khổ giấy
Width: chiều rộng
Height: chiều cao

Căn lề: Chọn Margins
Top: Trên
Bottom: Dưới
Left: Trái
Right: Phải
Hướng giấy:
Portrait: Thẳng đứng
Landscape: Nằm ngang
10.4. Xem văn bản trước khi in
C1: Vào File/Print Preview
C2: Nhấn vào nút Print Preview trên thanh công cụ
Nhấn vào nút Close để tắt chế độ này.
10.5. In văn bản
C1: Vào File/Print
C2: Nhấn nút Print trên thanh công cụ
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + P
CHƯƠNG 11: CÁC THAO TÁC LÀM NHANH VĂN BẢN
11.1. Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm
C1: Vào Edit/Find
C2: Nhấn tổ hợp Ctrl + F
Thay thế
C1: Vào Edit/Replace
C2: Nhấn tổ hợp Ctrl + H
11.2. Tạo Autocorrect
Vào Tools/AutoCorrect Options…
Mục AutoCorrect thường dùng để định nghĩa cách gõ tắt:
Replace: gõ cụm từ tắt
With: gõ cụm từ đầy đủ
Kích chuột tại nút Add. Từ đó chỉ cần gõ cụm từ tắt rồi ấn Space là cụ từ đầy đủ xuất hiện.
Ngoài ra, mục này còn có 1 số chức năng:
Correct two initial capitals: Sửa lỗi trường hợp 2 ký tự đầu viết hoa thành một ký tự viết hoa
Cappitalize first letter of sentences: tự động chuyển chữ hoa các chữ cái đầu tiên trong câu
Cappitalize first letter of table cells: tự động chuyển chữ hoa các chữ cái đầu tiên trong ô
Cappitalize names of days: Viết hoa tên của các ngày trong tuần
Correct accidental usage of caps lock key: Sửa đúng trường hợp ký tự đầu câu viết thường, các ký tự còn lại viết hoa do phím CapsLock
11.3. Tạo AutoText
Vào Tools/AutoCorrect Options/AutoText
Chèn tự động một số cụm từ vào văn bản
Thao tác: chọn cụm từ để chèn, nháy nút Insert.
Định nghĩa cách gõ tắt một cụm từ
Thao tác: trong văn bản gõ cụm từ đầy đủ, ví dụ: “Trường Cao đẳng Sư Phạm Thái Bình”, đánh dấu khối cụm từ này, vào lớp AutoText, gõ vào cụm từ thay thế trong hộp Enter AutoText entries here (ví dụ: gõ CDSP), nháy nút Add, trở lại soạn thảo. Từ đó về sau chỉ cần gõ: CDSP rồi bấm phím Enter thì cụm từ “Trường Cao đẳng Sư Phạm Thái Bình” sẽ xuất hiện.

PHẦN IV
CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICRSOFT EXCEL
12.1. Khởi động và thoát
Khởi động
C1: Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel
C2: Kích đúp chuột trên biểu tượng Microsoft Excel
trên Desktop
Thoát khỏi chương trình MS Excel
C1: File/Exit
C2: Dùng nút
C3: Alt + F4
CHƯƠNG 12: TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH
12.2. Giới thiệu màn hình làm việc của MS Excel

12.3. Thao tác với bảng tính
Thêm bảng tính
Chọn vị trí cần chèn thêm bảng tính
C1: Insert/Worksheet
C2: Nhấn chuột phải vào thanh thẻ tên bảng tính chọn Insert/Worksheet
Xóa bảng tính
Chọn bảng tính cần xóa
C1: Edit/Delete Sheet
C2: Nhấn chuột phải chọn Delete
Đổi tên bảng tính
C1: Nháy đúp chuột vào tên bảng tính
C2: Nháy chuột phải vào tên bảng tính chọn Rename
C3: Format/Sheet/Rename
Gõ tên mới rồi nhấn Enter
Sao chép, di chuyển bảng tính
Edit/Move or Copy Sheet (hoặc kích chuột phải chọn Move or Copy) sẽ xuất hiện hộp thoại:
Creat a copy: chọn sẽ là thao tác chép,
ngược lại là di chuyển bảng tính.
Lựa chọn vị trí sẽ sao chép đến ở
To book và Before sheet.

Ngoài ra có thể thực hiện:
Di chuyển: Chọn bảng tính, sau đó rê chuột để chuyển bảng tính sang vị trí khác
Sao chép: Chọn bảng tính, giữ phím Ctrl đồng thời rê chuột để chuyển bảng tính sang vị trí cần sao chép.
12.4. Các thao tác với tệp tin
Mở 1 tệp mới
C1: File/New…
C2: Nhấn vào nút New trên thanh công cụ
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + N
Mở 1 tệp đã có
C1: File/Open…
C2: Nháy chuột vào nút Open
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + O
C4: Kích đúp vào tệp đó
C5: Chọn tệp, nhấn chuột phải chọn Open

xuất hiện hộp thoại Open:
Lưu tệp văn bản mới
C1: Chọn File/Save
C2: Nháy chuột vào nút Save
C3: Nhấn tổ hợp Ctrl + S
Lưu tệp văn bản với tên khác
File/Save As sẽ xuất hiện hộp thoại Save as, thực hiện thao tác tương tự ở phần trên.
Đóng cửa sổ tệp
Đóng tệp dữ liệu hiện thời:
C1: File/Close
C2: Kích chuột vào nút đóng
C3: Ctrl + W, Ctrl +F4
Đóng tất cả các tệp: Giữ phím Shift và thực hiện lệnh File/Close All.
13.1. Xử lý dữ liệu trên bảng tính
13.1.1. Các kiểu dữ liệu
Kiểu Text
Gồm các ký tự chữ (A → Z), các kí tự ?, #, *,!, &...
Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ( ‘ )
Mặc định hiển thị bên trái ô
Kiểu số (Number)
Gồm các con số 0 → 9, các dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ và một số ký hiệu đặc biệt khác.
Mặc định hiển thị bên phải ô
CHƯƠNG 13: TÍNH TOÁN DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chi tiết:
Số chưa định dạng (General)
Số đã được định dạng theo kiểu số (Number)
Số ở dạng tiền tệ (Currency)
Số kế toán (Accounting)
Số ở dạng ngày (Date)
Số ở dạng giờ (Time)
Số phần trăm % (Percent)
Số ở dạng chuỗi (Text)
Số ở dạng phân số (Fraction)
Số ở dạng số E (Scientific)
Số dạng đặc biệt (Special)
Một số dạng khác (Custom)
Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài con số. Dữ liệu sẽ thể hiện dạng số mũ (VD: 1E + 04) hoặc toàn những dấu ##### trong ô.
 
Kiểu công thức (Formula)
Bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số, chuỗi (phải đặt trong cặp dấu nháy kép), toán tử, hàm... Chiều dài không vượt quá 255 ký tự.
Công thức nhập vào chỉ hiện ở thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô
Chú ý:
#####: Cột quá hẹp
#DIV/0!: Chia cho 0
#Name?: Thực hiện phép tính với 1 biến không xác định
#N/A: Tham chiếu đến 1 ô rỗng hoặc không có trong danh sách
#VALUE!: Sai về kiểu của toán hạng
Dạng ngày (Date), giờ (Time)
DD (Ngày), MM (Tháng), YY (Năm)
2 kiểu: MM/DD/YY (kiểu Mỹ), DD/MM/YY (kiểu Pháp)
Có thể nhập ngày bằng cách:
Nhập hàm =DATE(YY/MM/DD)
Sau đó chọn Format, Cells, Number, Date. Theo mặc định hiển thị bên phải.
Phím tắt: Ctrl + ; Cho ngày hệ thống
Ctrl + Shift + ; Cho giờ hệ thống
13.1.2. Các toán tử trong công thức
Toán tử số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa)
Toán tử chuỗi: & (ghép nối 2 chuỗi)
Toán tử so sánh: chỉ cho kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE
> lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng
< nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng
= bằng, <> khác
Độ ưu tiên của toán tử: theo thứ tự giảm dần: ( ), ^, */, + - ...
13.1.3. Nhập dữ liệu
Chọn ô muốn nhập dữ liệu
Nhập trực tiếp hoặc nhập trên thanh Formular Bar
Nhập xong nhấn Enter (vị trí con trỏ chuyển xuống ô dưới) hoặc nhấn Tab (vị trí con trỏ sang ô kế bên bên phải)
Nhấn ESC khi muốn thoát ra khỏi chế độ nhập dữ liệu và hủy toàn bộ dữ liệu bạn nhập vào
Chú ý: Để nhập dữ liệu thành nhiều dòng ta giữ phím Alt rồi nhấn Enter
(xem thêm ở Gtexcel, giaotrinhexcel,excel2003)
13.1.4. Sửa dữ liệu
Chọn ô có dữ liệu cần sửa
Thực hiện một trong những cách sau:
Nhấn phím F2
Kích kép chuột tại ô cần sửa
Kích chuột tại dữ liệu của ô trên thanh công thức
Thực hiện việc thay đổi dữ liệu trên thanh công thức hay ngay trong ô thực hiện
Kết thúc nhấn Enter hoặc Tab.
13.2. Các thao tác đối với khối (vùng) bảng tính
Đánh dấu (bôi đen) khối
Sử dụng chuột: Trỏ chuột vào 1 góc của khối, nhấn chuột trái đồng thời kéo chuột theo ý muốn rồi thả chuột để xác nhận khối cần đánh dấu.
Sử dụng bàn phím: Đưa con trỏ về 1 góc của khối, giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để tạo thành khối lựa chọn rồi thả phím Shift khi đã tạo được khối mong muốn.
Sao chép khối
B1: Chọn khối cần sao chép
B2: Thực hiện một trong các cách sau:
Mở mục chọn Edit/Copy
Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
B3: Dán
Mở mục chọn Edit/Paste 
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard  
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Di chuyển khối
B1: Chọn khối cần di chuyển
B2: Di chuyển dữ liệu bằng 1 trong các cách sau:
Mở mục chọn Edit/Cut
Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
B3: Dán văn bản
Mở mục chọn Edit/Paste 
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard  
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Sử dụng chuột để sao chép, di chuyển khối
Trỏ chuột vào đường biên của khối, sau đó thực hiện một trong những thao tác sau:
Giữ Ctrl đồng thời kéo và thả khối tại vị trí đích để Copy khối. Nếu không dùng phím Ctrl khối sẽ được chuyển tới vị trí đích.
Bấm nút phải chuột, kéo và thả khối tại vị trí đích xuất hiện thực đơn cho phép chọn một trong các phương án: Copy (sao chép toàn bộ), Move (di chuyển), Copy Here as Values Only (chỉ copy dữ liệu), Copy Here as Formats Only (chỉ copy định dạng)…
13.3. Các thao tác với ô, hàng, cột trong bảng tính
Thay đổi độ rộng cột
Chọn các cột cần thay đổi độ rộng
Vào Format/Column/Width
Nhập giá trị độ rộng cột trong cửa sổ Column Width
Hoặc trỏ chuột vào vạch đứng bên phải tên cột rồi rê chuột để thay đổi kích thước.

Thay đổi chiều cao hàng
Chọn các hàng cần thay đổi chiều cao
Vào Format/Row/Height
Nhập giá trị chiều cao hàng trong cửa sổ Row Height
Hoặc trỏ chuột vào vạch ngang dưới tên hàng rồi rê chuột để thay đổi kích thước.
Xóa hàng, cột, ô
Chọn hàng, cột, ô cần xóa
Thực hiện lệnh Edit/Delete (hoặc kích chuột phải chọn Delete)
Chú ý: Khi xóa ô sẽ xuất hiện hộp thoại Delete với:
Shift cells left: Xoá ô, kéo các ô cùng hàng sang trái
Shift cell Up: Xoá ô, kéo các ô cùng cột ở phía dưới lên
Entire row: Xoá một hàng tại vị trí hiện hành
Entire Column: Xoá một cột tại vị trí hiện hành
Chèn ô, hàng, cột
Cột
Chọn khối là tên các cột tại vị trí cần chèn, cần bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu
Thực hiện lệnh Insert/Columns (hoặc kích chuột phải chọn Insert)
Hàng
Chọn khối là số thứ tự của các hàng tại vị trí cần chèn, cần bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu
Thực hiện lệnh Insert/Rows
(hoặc kích chuột phải chọn Insert)
Cột
Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu
Thực hiện lệnh Insert/Cells (hoặc kích chuột phải chọn Insert) xuất hiện hộp thoại Insert với:
Shift cells right: chuyển các ô được chọn sang phải
Shift cells down: chuyển các ô được chọn xuống dưới
Entire row: chèn dòng
Entire column: chèn cột
13.4. Các hàm thông dụng trong Excel
13.4.1. Giới thiệu
Hàm được xem như là những công thức định sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt.
Dạng tổng quát:
=([Danh sách đối số])