Tiết kiệm thời gian với PowerPoint
Chia sẻ bởi Trịnh Thị Kim Loan |
Ngày 04/11/2018 |
35
Chia sẻ tài liệu: Tiết kiệm thời gian với PowerPoint thuộc Power Point
Nội dung tài liệu:
Tiết kiệm thời gian với PowerPoint
PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, và vẫn là sự lựa chọn đầu tiên khi cần thuyết trình hay biểu đạt bài giảng. Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Bài viết này xin đưa ra một số phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng khi làm việc với PowerPoint mà không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint.
Đổi kiểu mẫu thiết kế (template) nhanh chóng: Trong PowerPoint luôn có sẵn những template để chúng ta dùng ngay mà không mất công thiết kế chi tiết từ đầu. Những template này áp dụng các thuộc tính thiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Để sử dụng các template này bạn chỉ cần kích nút Slide Design trên thanh công cụ Format để mở ô các thao tác cho Slide Design và bắt đầu tạo các Slide.
Tất nhiên chúng ta hoàn toàn không bị bó buộc với template đã chọn vì sau khi đã hoàn thành một file trình chiếu vẫn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác mà nội dung không hề bị thay đổi. Cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ template trên trình diễn. Kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply A Design Template và chọn Apply To Selected Slides
PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột tại thiết kế PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa đổi.
Tạo trọng tâm cho bài thuyết trình Nếu một slide quá dầy đặc nội dung text thì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung đọc thay vì lắng nghe. Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, bạn nên: thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính; Tránh các hình minh họa không cần thiết và Loại bỏ các dấu chấm câu. Thực hiện những điều này có thể giảm bớt một nửa nội dung và trình diễn sẽ thu hút người xem hơn. Tạo slide kết thúc Hãy kết thúc trình biểu diễn bằng một slide hiển thị một lời cám ơn chân thành tới sự quan tâm và theo dõi của người xem. Có thể kết hợp hai slide kết thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay một thông điệp riêng trên một slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo. Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Đảo ngược các đề mục Để sử dụng các dấu đề mục thường chúng ta chọn tại ô thao tác Slide Design, chọn Fade In o ne By o ne từ mục Subtle. Trường hợp muốn hiển thị các dấu đề mục theo thứ tự ngược lại chúng ta chọn Show In Reverse tại Moderate trong ô thao tác Animation Scheme. Rất đơn giản khi làm việc với các tùy chọn Animation Scheme, bạn sẽ chỉ mất một vài phút để làm quen với tất cả các hiệu ứng thông dụng. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn hoạt cảnh trên thẻ Animation của PowerPoint 2007 trong nhóm Animations. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn hiệu ứng mong muốn. Lợi thế thú vị trong bản 2007 là khi bạn chọn một hiệu ứng, PowerPoint sẽ hiển thị nó, vì vậy bạn có thể xem trước khi lựa chọn.
Làm việc với tập tin *.GIF trong PowerPoint PowerPoint 2000 là phiên bản đầu tiên hỗ trợ hoạt cảnh tập tin .gif, nhưng chương trình xem thì không (PowerPoint Viewer là ứng dụng hỗ trợ xem các trình chiếu PowerPoint, dù họ không cài đạt PowerPoint). Những chương trình xem trước đó không hỗ trợ các tập tin .gif. Hạn chế này có thể gây lỗi cho các trình diễn khác của bạn. Tuy nhiên, nhiều ứng dụng xem trình chiếu ngày nay đã hỗ trợ các tập tin .gif. Các ứng dụng này hỗ trợ đầy đủ đặc tính từ phiên bản PowerPoint 97. Nếu bạn vẫn còn sử dụng một phiên bản cũ hơn PowerPoint 97, 2000, hay XP thì người xem cũng sẽ chạy được các trình chiếu với tất cả các file kể cả .gif.
Tạo mẫu AutoContent riêng Khi không chắc chắn nên chọn trình diễn nào, hãy nghĩ tới AutoContent Wizard. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có và có thể tùy biến các kết quả. Để thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard, bạn thực hiện theo các bước sau đây: + Chạy wizard bằng cách chọn New từ menu File. + Kích đường dẫn From AutoContent Wizardtại ô thao tác New Presentation. + Kích Next trong ô wizard đầu tiên. + Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add. + Xác định vị trí tập tin trình
PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, và vẫn là sự lựa chọn đầu tiên khi cần thuyết trình hay biểu đạt bài giảng. Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Bài viết này xin đưa ra một số phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng khi làm việc với PowerPoint mà không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint.
Đổi kiểu mẫu thiết kế (template) nhanh chóng: Trong PowerPoint luôn có sẵn những template để chúng ta dùng ngay mà không mất công thiết kế chi tiết từ đầu. Những template này áp dụng các thuộc tính thiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Để sử dụng các template này bạn chỉ cần kích nút Slide Design trên thanh công cụ Format để mở ô các thao tác cho Slide Design và bắt đầu tạo các Slide.
Tất nhiên chúng ta hoàn toàn không bị bó buộc với template đã chọn vì sau khi đã hoàn thành một file trình chiếu vẫn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác mà nội dung không hề bị thay đổi. Cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ template trên trình diễn. Kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply A Design Template và chọn Apply To Selected Slides
PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột tại thiết kế PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa đổi.
Tạo trọng tâm cho bài thuyết trình Nếu một slide quá dầy đặc nội dung text thì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung đọc thay vì lắng nghe. Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, bạn nên: thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính; Tránh các hình minh họa không cần thiết và Loại bỏ các dấu chấm câu. Thực hiện những điều này có thể giảm bớt một nửa nội dung và trình diễn sẽ thu hút người xem hơn. Tạo slide kết thúc Hãy kết thúc trình biểu diễn bằng một slide hiển thị một lời cám ơn chân thành tới sự quan tâm và theo dõi của người xem. Có thể kết hợp hai slide kết thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay một thông điệp riêng trên một slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo. Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Đảo ngược các đề mục Để sử dụng các dấu đề mục thường chúng ta chọn tại ô thao tác Slide Design, chọn Fade In o ne By o ne từ mục Subtle. Trường hợp muốn hiển thị các dấu đề mục theo thứ tự ngược lại chúng ta chọn Show In Reverse tại Moderate trong ô thao tác Animation Scheme. Rất đơn giản khi làm việc với các tùy chọn Animation Scheme, bạn sẽ chỉ mất một vài phút để làm quen với tất cả các hiệu ứng thông dụng. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn hoạt cảnh trên thẻ Animation của PowerPoint 2007 trong nhóm Animations. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn hiệu ứng mong muốn. Lợi thế thú vị trong bản 2007 là khi bạn chọn một hiệu ứng, PowerPoint sẽ hiển thị nó, vì vậy bạn có thể xem trước khi lựa chọn.
Làm việc với tập tin *.GIF trong PowerPoint PowerPoint 2000 là phiên bản đầu tiên hỗ trợ hoạt cảnh tập tin .gif, nhưng chương trình xem thì không (PowerPoint Viewer là ứng dụng hỗ trợ xem các trình chiếu PowerPoint, dù họ không cài đạt PowerPoint). Những chương trình xem trước đó không hỗ trợ các tập tin .gif. Hạn chế này có thể gây lỗi cho các trình diễn khác của bạn. Tuy nhiên, nhiều ứng dụng xem trình chiếu ngày nay đã hỗ trợ các tập tin .gif. Các ứng dụng này hỗ trợ đầy đủ đặc tính từ phiên bản PowerPoint 97. Nếu bạn vẫn còn sử dụng một phiên bản cũ hơn PowerPoint 97, 2000, hay XP thì người xem cũng sẽ chạy được các trình chiếu với tất cả các file kể cả .gif.
Tạo mẫu AutoContent riêng Khi không chắc chắn nên chọn trình diễn nào, hãy nghĩ tới AutoContent Wizard. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có và có thể tùy biến các kết quả. Để thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard, bạn thực hiện theo các bước sau đây: + Chạy wizard bằng cách chọn New từ menu File. + Kích đường dẫn From AutoContent Wizardtại ô thao tác New Presentation. + Kích Next trong ô wizard đầu tiên. + Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add. + Xác định vị trí tập tin trình
* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...
Người chia sẻ: Trịnh Thị Kim Loan
Dung lượng: |
Lượt tài: 0
Loại file:
Nguồn : Chưa rõ
(Tài liệu chưa được thẩm định)