THỦ THUẬT Word 2003 Wip

CÁC THỦ THUẬT CẦN THIẾT KHI SỬ DỤNG MICROSOFT WORD 2003

Microsoft Word có thể nói là phần mềm ứng dụng được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam. Phiên bản năm 2003 đang thịnh hành mặc dù cho đến năm 2008, Microsoft đã tung ra trên thị trường phần mềm nhiều sản phẩm mới hơn. Học tin học văn phòng không thật sự quá khó, tuy nhiên việc xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình soạn thảo càng khó hơn nhiều, bởi vì các vấn đề đó không những nhiều mà còn rất đa dạng, ở một phạm vi rộng hơn nội dung các giáo trình đã giới thiệu. Bài viết nhằm mục đích cung cấp cho bạn đọc những thủ thuật ngắn gọn, chính xác, giúp các bạn giải quyết những nhu cầu nảy sinh trong thực tế sử dụng phần mềm.
1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số..., hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word
Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh, đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling & Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn tại các ô check spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with spelling.
Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các chức năng tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools > AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list đã không được chọn.
Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ô Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn nút delete.
2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng
Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây:
- Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng
Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên danh sách lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ các số bằng tay. Một năm sau, một số thành viên có danh sách nằm ở tốp giữa của lớp bạn chuyển lớp, vì thế bạn phải làm lại danh sách và phải đánh lại số thứ tự trong danh sách ấy, điều đó thật quá vất vả. Thực ra cũng giống như Excel, Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi bảng thêm một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng bộ, và khi ta xoá đi một dòng thì số thứ tự tự động giảm đồng bộ, cho dù vị trí của hàng bị xoá nằm ở bất kỳ nơi đâu trong bảng. Sau đây là các thao tác đánh số tự động trong Microsoft Word:
Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự.
Bước 2: Bôi đen vùng cần đánh số tự động trên cột đầu tiên, vào menu Format> bullets and numbering..., chọn tab Numbered, chọn vào ô thứ 2 bên cạnh ô None, sau đó ấn vào nút customize… Trong ô Number format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn kiểu đánh số (kiểu latinh, La mã…), ô Start at bạn gõ giá trị bắt đầu, và ấn OK. Như vậy bạn đã đánh số tự động trong bảng, bạn hãy thử xoá hay chèn một dòng vào bảng để kiểm tra xem cột được đánh số có thay đổi theo hay không. Có một cách để chèn một dòng