Thủ thuât trong World và Exel

Đà Nẵng tháng 7/2009
Những kỹ năng cơ bản cần biết khi sử dụng
bộ Office trong soạn thảo và lưu trữ văn bản
chuyển đổi mã fonts; chuyển đổi định dạng văn bản
1. Hiển thị các thanh Menu, công cụ và định dạng...
a. Lấy lại các thanh công cụ (Standard), thanh định dạng (Formatting).
b) Lưu ý:
Mỗi lần chỉ lấy được một thanh như vậy để lấy đủ các thanh chúng ta phải thao tác 3 lần (nhấn chuột phải trên thanh Menu rồi chọn tên các thanh).
Khi muốn sắp xếp các thanh xuất hiện theo ý muốn chúng ta có thể khắc phục bằng cách nhấn chuột trái vào góc bên trái của mỗi thanh có 4 dấu chấm. Lúc đó chuột chuyển thành chữ thập có 4 mũi tên ra 4 hướng. Giữ chuột trái và rê chuột về vị trí thích hợp.
2. Thêm, bớt các chức năng trên Menu và thanh công cụ chuẩn.
Để thao tác nhanh khi soạn thảo, chúng ta nên thêm các nút lệnh trên thanh định dạng.
Ví dụ: thêm chức năng trộn các ô (Merge cells) , chia các ô (Split cells), chỉ số trên(superscript), chỉ số dưới (subscript).
3.Các bước thực hiện thêm các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting).
Chọn ToolsCustomize... xuất hiện hội thoại như hình vẽ, sau đó chọn Commands.
Chọn tên của chức năng trên Menu cần thêm bớt.
Trong hộp Categoires chọn một trong các Menu.
Trong hộp Commands, chọn các nút lệnh cần thiết rê chuột đặt lên thanh công cụ (mỗi lần rê chuột chỉ được một nút lệnh).
Trong hộp Categories chọn
Table; trong hộp Command rê thanh cuộn dọc chọn nút lệnh cần đưa ra: chọn trộn ô (Merge Cells); và tách ô (Split Cells).
Ví dụ: Lấy công cụ để trộn bảng và phân bảng
4. Các bước thực hiện bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting).

Việc loại bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng ta thực hiện các thao tác ngược lại. Ví dụ muốn bỏ nút lệnh nào ta tiến hành tuần tự như sau:
Chọn ToolsCustomize .Khi chọn Customize… xuất hiện hộp hội thoại hình sau:
Chọn Tab Commands,
Trong hộp Categoires chọn một trong các Menu. Trong hộp Commands, chọn các nút lệnh cần đưa ra. Tìm các nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ kéo ra giữa màn hình soạn thảo.
5.Chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh trên Menu
Các thao tác chú thích tiếng Việt vào nút lệnh.
Chọn ToolsCustomize như hình 1
Nhấn chuột phải vào nút lệnh cần chú thích xuất hiện hộp hội thoại như hình H 2.
Ví dụ: chọn nút lệnh chèn thêm một cột vào bên trái cột hiện tại.
Hình 1
Hình 2
Trong thuộc tính Name sửa tên của chú thích bằng tiếng Anh và cho phép ta thêm chú thích bằng tiếng Việt.
6. Các bước chú thích trên Menu sổ dọc
Các bước chú thích trên Menu tương tự như chú thích trên các nút lệnh.
Hình bên hiển thị các lệnh trên Menu sổ dọc chưa được chú thích.

- Chọn: ToolsCustomize
- Chọn Menu sổ dọc cần chú thích trong View.
- Chọn lệnh cần chú thích.
Ví dụ muốn chú thích cho Markup thì ta nhấn chuột phải vào mục Markup. Trong Name ta nhập chú thích tiếng Việt như hình:
MộT Số CHứC NăNG CầN THIếT TRONG QUá TRìNH SOạN THảO VăN BảN

1. Lưu văn bản với tên khác
Mục đích: Nếu chúng ta cần văn bản có cấu trúc như văn bản hiện thời (văn bản đang mở), nhưng văn bản mới khác văn bản cũ về thời gian ban hành, nơi nhận và một số nội dung trong văn bản… thì việc chọn chức năng là giải pháp hợp lý nhất.
Các bước thao tác
+ Mở loại văn bản cần biên soạn có nội dung tương tự với văn bản mới cần soạn. Chọn FileSave As và đặt tên mới cho văn bản.
+ Tiến hành hiệu chỉnh văn bản theo yêu cầu.
+ Kết thúc văn bản nhấn Ctrl+S để lưu văn bản

2. Thiết lập chế độ lưu tự động
Vào Tools Options Save Save AutoRecover info every
Chọn thời gian tự động lưu văn bản.
Nhấn OK.
3.Tìm kiếm (Find…) và thay thế (Replace…):
Tìm kiếm (Find…)
Thông thường các chức năng này mọi người đều biết, nhưng để áp dụng trong thực tế giúp cho hiệu chỉnh văn bản đúng yêu cầu quy chuẩn về văn bản như: Cách bỏ dấu(, ), (.), (:), (;), các khoảng trống giữa các từ, các lỗi chính tả … thì việc sử dụng 2 chức năng đó là rất cần thiết.
Tìm các khoảng trống thừa giữa 2 từ. Tìm các lỗi sai chính tả.
- Thay thế (Replace)
Sau khi tìm thấy lỗi chúng ta tiến hành thay thế hàng loạt hoặc việc thay thế các lỗi cần thiết cho bỏ dấu, không nhất thiết phải tìm kiếm mà trực tiếp thay thế luôn.
Các bước tiến hành thay thế: EditReplace
Find what: nhập từ cần tìm.
Replace with: nhập từ cần thay thế.
Sau đó nhấn vào nút (thay thế toàn bộ).
Hội thoại cho biết tổng số từ đã được thay thế.
a) Sử dụng Auto Text.
Đánh dấu cụm từ cần định nghĩa gõ tắt (ví dụ: Cộng hòa xã ….).
Chọn InsertAuto TextAuto Text…
4. Định nghĩa gõ tắt cho đoạn văn bản hoặc cụm từ
Trong chức năng AutoText
Mặc định chương trình để nguyên cụm từ đã chọn “Cộng hòa…”. Thay cụm từ này bằng các ký tự sao cho dễ nhớ, trong trường hợp này thay bằng: “chxh’’ như hình:
Sau đó nhấn nút
.
Để sử dụng chức năng gõ tắt này ta thực hiện như sau:
Gõ cụm từ đã được định nghĩa gõ tắt. Ví dụ gõ cụm ký tự ‘’chxh”.
Nhấn phím F3 trên bàn phím cụm từ “chxh”.
Chuyển thành “Cộng…”.
b) Sử dụng chức năng Auto Text để tạo các mẫu văn bản nhanh chóng.
Các bước thao tác giống như cách thực hiện ở trên nhưng nếu muốn tạo một mẫu văn bản thì đánh dấu toàn bộ văn bản (Ctrl+A). Sau đó thao tác như các bước trên.
c) Sử dụng AutoCorrect Options để định nghĩa cụm từ gõ tắt.
Trong văn bản các cụm từ thường được lặp đi lặp lại nhiều lần. Ví dụ ngành giáo dục và đào tạo; Sở Giáo dục và Đào tạo; giáo viên; cán bộ công chức…. chúng ta nên dùng chức năng để tăng tốc độ soạn thảo và sửa lỗi chính tả.
* Định nghĩa gõ tắt:
Chọn cụm cần gõ tắt. VD: Sở Giáo dục và Đào tạo.
Sau đó chọn ToolsAutoCorrect.
Tại Replace: nhập cụm ký tự gõ tắt.
Tại With: Nhập cụm từ cần thay thế.
Mặc định sau khi đánh dấu cụm từ cầm thay thế thì khi thao tác AutoCorrect tự động hiện ra (ta không cần nhập vào).
Sau đó nhấn nút
Muốn sử dụng chức năng gõ tắt ta chỉ việc gõ cụm ký tự đã định nghĩa rồi nhấn thanh cách (Space Bar) trên bàn phím.
Hiện thông báo văn những thay đổi của văn bản ;


Mục đích: Giúp theo dõi quá trình văn bản đã thay đổi những gì? (thay đổi bao gồm cấu trúc, từ và cụm từ đã thay đổi). Điều này rất quan trọng khi văn bản đã hiệu chỉnh đầy đủ chính xác nhưng sau vài giờ hoặc vài ngày không biết vì lý do nào đó mà đã bị thay đổi.

5. Đóng mở chức năng theo dõi thay đổi văn bản
Hình sau minh họa chức năng của Markup cho ta thấy nội dung văn bản đã được thay đổi.
Các thao tác bật tắt chức năng theo dõi thay đổi văn bản
(Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình soạn thảo)
Chức năng “TRK” bị ẩn nghĩa là chức năng theo dõi quá trình thay đổi chưa được thực hiện.
Ta kích đúp chuột vào đó thì “TRK” hiện lên chức năng theo dõi thay đổi của văn bản được thực hiện.
Muốn hiện lên những thay đổi ta chọn ViewMarkup
Tắt thông báo thay đổi của văn bản ta nhấn tiếp vào .


Lưu ý khi đang soạn thảo cần tắt chế độ “Markup” hiển thị thông báo để tránh phiền hà trong soạn thảo.
C. Thiết lập một số chức năng trong Option để khắc phục một số lỗi.

1. Loại bỏ đường kẻ lượn sóng màu (đỏ hoặc xanh) bên dưới các từ hình H: 57M
Khắc phục hiện tượng này ta thực hiện như sau:
- Chọn ToolsOption Spelling Grammar bỏ dấu kiểm tra như hình 1. ta được hình 2 sau đó nhấn OK hiện tượng trên không còn nữa.
Hình 1
Hình 2
2. Khắc phục lỗi nhảy cách ký tự khi gõ dấu:
Ví dụ khi ta gõ từ Hà Nội thì nó nhảy thêm khoảng trống vào giữa chữ H và chữ à cụ thể là: “H à N ội”...
* Chọn ToolsOption
* Cách khắc phục:
- Chọn thẻ Edit:
Thông thường ta bỏ dấu chọn chức năng:
thì không còn hiện tượng nhảy chữ có dấu, nhưng bị mất đi một số chức năng khác.
Ta nên chọn chức năng tại nút lệnh hội thoại xuất hiện như hình 1
hình 1
Bỏ dấu chọn tại mục

như hình này rồi nhấn OK hiện tượng nhảy chữ được khắc phục.
3. Khắc phục lỗi khi dùng AutoShapes

Thường khi vào chức năng Draw thì xuất hiện khung hình.
Cách khắc phục để không xuất hiện khung hình:

Chọn: ToolsOption
Chọn Thẻ General bỏ chức năng tự động hiện hình chữ nhật khi chọn:
Automatcally create canvas when inserting AutoShapes rồi nhấn OK.
Trong quá trình soạn thảo nhiều khi ta phải ghép nhiều file thành 1 file. Để không mất thời gian mở từng file thì ta làm như sau:
GHép nhiều File trong Word
Chọn thực đơn Insert chọn File
Chọn file cần ghép sau đó chọn Insert
NHúNG EXCEL VàO WORD
Giúp cho khi soạn thảo văn bản có bảng biểu cần tính toán các phép tính tỷ lệ %, nhân, chia… mà các bảng trong Word không thực hiện được.
Cho ta bảng tính uyển chuyển xê dịch dễ dàng, căn trái, căn phải thuận lợi. Thực hiện các thao tác như trên Excel.
1. Các bước thao tác và những chú ý:
Trên thanh công cụ chọn biểu tượng
rồi rê chuột để chọn số dòng số cột như hình bên:
Nhấn chuột trái thì bảng tính xuất hiện như hình:

Trong bảng tính ta thao tác tương tự như trong Excel.
Bước 1: Chuẩn bị mẫu và danh sách.
Bước 2: Tiến hành trộn.
Bước 3: In các các mẫu đã được trộn.
Trộn thư: Mai Merge
a.Chuẩn bị

b. Các thao tác trộn:
- Mở bảng mẫu như hình:
c) Lấy thanh trộn thư (Mail Merge).

Chọn: ToolsLestters and MaillingsShow Mail Merge Toolbar
Trên giao diện soạn thảo của Word xuất hiện thêm thanh công cụ giúp trộn thư.
Thanh được thêm
Chọn vào mục
hội thoại
Tại hội thoại này ta mở file dữ liệu nguồn.Trên thanh trộn thư các nút lệnh ẩn đã được xuất hiện ta chọn lệnh
hình 1
hình 2
Trong hội thoại này ta chọn các trường (Fields) đặt vào nơi cần trộn và nhấn nút Insert. Mỗi lần chỉ đưa ra 1 trường kết quả.
Trên thanh Mail Merge, nhấn vào View Merged Data thì xuất hiện thông tin tên trường đưa vào mẫu:
Khi in nhấn vào nút


để các chỗ được trộn không còn chức năng đánh dấu (màu đen)
Một số hàm hay dùng trong Excel
Các hàm nêu trong tài liệu thường hay dùng trong nhà trường để chuẩn hóa dữ liệu như hàm Trim() dùng cắt khoảng trống Dư thừa; hàm Proper() nâng ký tự đầu của 1 từ lên chữ hoa, hàm and (&) nối các cột, hàm left() lấy chuối ký tự bên trái, Right() lấy chuỗi ký tự bên phải, Mid() lấy chuỗi ký trong chuỗi, hàm counta()…Ngoài ra hàm chn() chuẩn hóa ngày; hàm sodau(), sothu2()… tách điểm từ 1 cột thành nhiều cột do Dự án viết để hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu của học sinh khi cập nhật vào chương trình (một hình bên dưới minh họa các dữ liệu cần chuẩn hóa).
Sử dụng kết hợp các hàm để chuẩn hóa (cắt bớt khoảng trắng giữa các từ và bên phải bên trái của họ và tên, nâng ký tự đầu của họ, lót, tên thành chữ hoa) và ghép cột họ lót và tên.
Chuẩn hoá ngày sinh qua hàm: =chn(địa chỉ ô)
Tách điểm chung trong một cột thành mỗi điểm nằm trên một cột
Áp dụng hàm trong trường hợp thống kê số lượng theo điều kiện. Ví dụ: Khi có danh sách cán bộ giáo viên có các cột giới tính; mã ngạch bậc lương thì ta áp dụng hàm này để thống kê số nữ có ngạch bậc là 15113
Sử dụng hàm để đếm trong vùng “K4:L5” có bao nhiêu số 10 kết quả đếm có 2 số 10 trong vùng đó
Chuyển đổi mã font

Mục đích của chuyển đổi:
Thống nhất bộ Font trong quá trình soạn thảo văn bản.
Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử.
Chuyển đổi các văn bản đã có từ mã ABC (TCVN3) sang mã Unicode.
Yêu cầu: Có bộ gõ Unikey hoặc chuyển đổi mã font Vietkeyoffice
Hình 1 thể hiện đoạn văn bản đang dùng mã TCVN3 (kiểu font .VnTime)
- Hình 2 thể hiện đoạn văn bản đã được đổi sang mã Unicode
Các bước tiến hành chuyển đổi mã Font

B­íc 1: ThiÕt lËp m· nguån, m· ®Ých trong UniKey Toolkit
§Ó chuyÓn ®æi b¹n ph¶i cã bé gâ Unikey
Më UniKey Toolkit b»ng c¸ch nhÊn phÝm tæ hîp Ctrl+Shift+F6 xuÊt hiÖn héi tho¹i để tiÕn hµnh x¸c ®Þnh m· nguån, m· ®Ých
Nếu chuyển đổi mã Font từ TCVN3 sang Unicode bạn chọn như hình bên:
+ Nguồn: TCVN3(ABC);
+ Đích: Unicode;
+ Chuyển mã Clipboard;
+ Dùng bộ Font tối thiểu
Nhấn vào nút đóng
Bước 2: Đánh dấu văn bản hay đoạn văn bản cần chuyển đổi
Bước 3: Copy văn bản hay đoạn văn bản (Ctrl+C)
Bước 4: Thực hiện lệnh chuyển mã bằng cách nhấn tổ hợp Phím: Ctrl+Shift+F9
Bước 5: Dán văn bản đã được chuyển đổi bằng tổ hợp phím Ctr+V
Lưu ý: Trong quá trình chuyển đổi văn bản có thể không đọc được như đoạn dưới đây
Nguyên nhân không đọc được là do chưa xác định kiểu font chữ. Ô bên trái mã Font đã được đổi sang mã Unicode, nhưng kiểu font là: Vntime.
Cách khắc phục: đánh dấu văn bản đó và chuyển đổi sang Times New Romam kết quả như ô bên phải phía trên.
Chuyển đổi định dạng văn bản:
Dùng để chuyển đổi từ định dạng có đuôi mở rộng là .dọc sang PDF có đuôi mở rộng là .PDF
Lợi ích: văn bản không hiệu chỉnh được sau khi đã đổi định dạng sang PDF..
Các hình sau là các bước chuyển đổi và kết quả của chuyển đổi
Yêu cầu cài đặt Adobe PDF hoặc cài máy in ảo .

Các bước tiến hành mở văn bản word. chọn hội thoại xuất hiện yêu cầu đặt tên File, tiếp đến nhấn Save chương trình convert tự động chuyển sang định dạng DPF.
Nén dữ liệu.
Mục đích làm giảm dung lượng file hoặc của thư mục chứa các file để giao dịch điện tử thuận tiện hoặc copy dữ liệu; gộp nhiều files thành 1 file. Có nhiều công cụ để nén dữ liệu winzip; winzar..
Chọn nén ở dạng WinRar thường làm giảm dung lượng nhiều hơn so với nén ở dang zip.


Các bước tiến hành nén
* Chọn file hoặc folder (thư mục) cần nén bằng cách kích chuột trái vào file hoặc folder khi đó file hoặc folder chuyển màu xanh.
* Nhấn chuột phải vào file hoặc folder cần nén xuất hiện Menu sổ dọc như hình bên


* Chọn hình thức nén Archive

Nút Browse cho phép chọn nơi lưu file sau khi nén.

- Chức năng Archiving Options lựa chọn một số thuộc tính khi nén (xóa file hiện tại sau khi nén; tạo file có định dạng Exe khi kích đúp vào file thì tự giải nén).

Tab Advanced nhằm thiết lập tính bảo mật như đinh dạng NTFS tạo Password cho file nén.
Để tạo Password cho file nén chọn nút Set Password xuất hiện hình bên
Nhập Password vào ô Enter password vào xác nhận lại Password vào ô Reenter Password for verification hình bên dưới.
Chọn
Nếu chọn: sẽ hiện các ký tự đặt làm Password, không phải xác nhận Password. Chức năng này đòi hỏi khi giải nén cần phải nhập Password.
Nếu chọn thì sau khi giải nén chương trình tự động tạo folder có tên là tên file nén
Chọn chương trình tự động nén file với tên là tên file và đuôi là “Rar” (phần trong nháy kép” ngay tại nơi lưu file gốc (file chưa nén)
Chọn nén của gửi email (cách nén cần thiết cho gửi email).
Chọn tạo file nén và chuyển file đã nén
Giải nén (Extract): Để xem được nội dung của file nén bắt buộc phải giải nén.
Bước 1: Chọn file cần giải nén.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào file nén đã được chọn xuất hiện hội thoại bên. tại hội thoại này có 3 lựa chọn để giải nén.
Lựa chọn yêu cầu tìm đến thư mục cần chứa file sau khi giải nén.

Lựa chọn cho phép giải nén tại nới chứa file nén.

Lựa chọn tạo thư mục có tên là tên file chứa file đã giải nén cũng có tên là tên file khi nén.

Hình bên hiển thị khi giải nén theo lựa chọn thứ nhất () tại hội thoại cho phép chọn nơi lưu trữ file và thiết lập các thuốc tính khi xuất file
Giới thiệu một số Website cung cấp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
http://www.chinhphu.vn website chính phủ giúp tìm kiếm thông tin đầy đủ về các hệ thống văn bản, các website của các tỉnh thành
http://www.moet.gov.vn website của Bộ giáo dục
http://www.Srem.com.vn website Dự án
http://www.google.com.vn website tìm kiếm thông tin
http://vdict.com trang nµy gióp dÞch c¸c ng«n ng÷ kh¸c sang tiÕng ViÖt hoÆc ng­îc l¹i. ngoµi ra nã cßn cã chøc n¨ng phiªn ©m tõng tõ vµ c¸c nghÜa cña tõ