THU THUAT HAY NHAT TRONG EXCELL

Thủ thuật trong Excel Xem bai viet bang font ABC
PCWorld VN 1299
Bốn cách bảo vệ dữ liệu
    Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhưng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng và những hạn chế của từng cách. Bài này giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong Excel 97 và 2000. Lưu ý: Những tính năng này không phải dễ dùng. Các tiện ích gỡ mật khẩu hiện có và bất cứ ai cố tình xem dữ liệu của bạn đều có thể làm được. Ngoại trừ VBA trong Excel 2000 là có thể ngăn chặn những tiện ích gỡ mật khẩu.
    Bảo vệ ô. Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) và ẩn (hidden). Bạn không thể sửa đổi một ô đã bị khóa và nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trên thanh công thức khi bạn chọn ô đó. Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked và hidden. Thuộc tính locked và hidden không có hiệu lực nếu không bảo vệ bảng tính. Muốn thay đổi những thuộc tính này, hãy đánh dấu ô hoặc vùng bạn muốn, chọn Format.Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi chọn Locked hay Hidden. Những ô không khóa vẫn cho phép người dùng nhập dữ liệu vào còn những ô có công thức bị khóa và những ô khác thì giữ nguyên không thay đổi (như tiêu đề). Nếu không muốn cho người khác thấy công thức của bạn, hãy khóa và giấu các ô có công thức, kết quả của công thức thì thấy được nhưng công thức thì không. Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn Tools.Protection.Protect Sheet để mở khung hội thoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục Contents. Bạn có thể nhập mật khẩu để không cho người khác xem bảng tính của bạn. Các ô bị khóa trong một bảng tính đã được bảo vệ không thể sửa đổi được và những thay đổi khác đối với bảng tính cũng bị vô hiệu hóa. Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay đổi độ rộng dòng, cột hoặc tạo biểu đồ.


Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trong danh sách AutoFiltered.
    Bảo vệ cửa sổ workbook. Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép bạn bảo vệ bảng tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi kích thước, di chuyển cửa sổ workbook.
    Bảo vệ file workbook. Đây là cách để lưu một workbook theo cách phải nhập mật khẩu lúc mở hoặc lúc muốn sửa đổi nó. Với Excel 97, chọn File.Save As để mở khung hội thoại Save As, sau đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options. Với Excel 2000, chọn Tools.General Options khi khung hội thoại Save As xuất hiện. Nếu nhập mật khẩu trong trường ỏPassword to openõ, người dùng phải đưa đúng mật khẩu mới mở được file. Nếu nhập mật khẩu vào trường ỏPassword to modifyõ, người dùng phải đưa đúng mật khẩu mới sửa đổi được file. Nếu mật khẩu không đúng, file sẽ có thuộc tính chỉ đọc (read-only).
    Bảo vệ bằng VBA. Nếu workbook có macro VBA, bạn có thể dùng macro này để không cho người khác xem hoặc sửa file. Nhấn - để kích hoạt cửa sổ VB Editor rồi chọn chức năng của bạn từ cửa sổ Project. Chọn Tools.VBA Project Properties. Nhấn mục Project, đánh dấu chọn kế bên mục Lock project for viewing và nhập 2 lần mật khẩu vào. Nhấn OK và lưu workbook.
Đếm những dòng autofilter
    Khi dùng Hàm AutoFiltering của Excel, thanh trạng thái sẽ hiển thị số dòng thỏa mãn điều kiện. Nhưng con số này thường bị biến mất. Làm sao có thể hiển thị nó trong khi làm việc?
    Hàm AutoFiltering giấu những dòng không thỏa mãn điều kiện bạn đưa ra. Sau khi áp dụng điều kiện, Excel hiển thị số các mẫu tin trên thanh trạng thái nhưng con số này biến đi khi thực hiện tính toán trên bảng tính. Muốn hiển thị số những dòng trong danh sách AutoFiltered, hãy tạo một công thức dùng hàm SUBTOTAL của Excel. Thông số đầu của SUBTOTAL chỉ ra loại toán tử (số 2 hiển thị tổng số ô nhìn thấy được trong một vùng).
    Hình 1 hiển thị một phần của danh sách có 3000 dòng từ dòng 6 đến 3006. Công thức trong ô D3 là =SUBTOTAL (2,A6:A3006). Công thức này đếm số ô nhìn thấy được trong vùng (ngoại trừ dòng tiêu đề). Khi thay đổi điều kiện tìm kiếm, kết quả công thức sẽ khác đi. Hàm SUBTOTAL chỉ làm việc với AutoFiltering và outlining. Nếu giấu dòng bằng tay, kết quả sẽ không chính xác.
Diễm Trang
PC World Mỹ 12/1999


Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức
    Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi