Thông tin và vai trò của thông tin trong quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
Bài thảo luận
Chủ đề: Thông tin và vai trò của thông tin trong quản trị văn phòng

Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Hằng
Lớp: QTVP-K12B
Nhóm: 6
Thành viên nhóm
Hoàng Thị Phương Thúy
Lê Thị Mai
Trần Ngọc Anh
Phạm Thùy Linh
Nguyễn Thị Thùy
Vũ Thị Phương Thanh
Chu Thị Lụa
Thông tin trong quản trị văn phòng là gì?
Như chúng ta đã biết, thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Ngày nay, xã hội hiện đại phát triển rất nhanh chóng cả về lượng và chất. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển với tốc độ vũ bão, thâm nhập sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, dẫn đến hiện tượng bùng nổi thông tin. Việc xử lý và đảm bảo thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng ngày càng phức tạp hơn.
1. Khái niệm thông tin trong văn phòng
Thông tin: Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng. 

Văn phòng: là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị.
Thông tin trong văn phòng: là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người trong hoạt động văn phòng. Tùy theo từng tiêu chí khác nhau mà phân thành các nhóm thông tin khác nhau. Căn cứ vào nguồn gốc thông tin chia thành 2 nhóm: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
2. VAI TRÒ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ
Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể.
Xây dựng hệ thống thông tin quản trị sẽ mở rộng được khả năng thu thập thông tin của bộ máy quản lý.






Thông tin gắn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. Phương tiện tiến hành cho hoạt động quản trị là thông tin.
Thông tin là phương tiện gắn kết giữa các cấp quản trị doanh nghiệp.





Thông tin giúp các hoạt động trong quản trị văn phòng diễn ra dễ dàn và suôn sẻ
Cung cấp thông tin cho người lãnh đạo
Cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo
Thông tin giúp cho nhân viên văn phòng sắp xếp, tổ chức và quản lý văn bản giấy tờ, hồ sơ tài liệu
Thông tin giúp cho nhân viên văn phòng lập lịch làm việc

Vai trò điều phối và thay đổi:
- Phương tiện để thống nhất mọi họat động có tổ chức
- Phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức
- Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung.
Vai trò phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị văn phòng



3. YÊU CẦU CỦA THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Theo tiểu chuẩn thì một thông tin có giá trị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Chính xác
Đầy đủ
Rõ ràng
Kịp thời
Đúng đối tượng