Thể thức gõ văn bản TT-01

HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Yêu cầu: Đúng chính tả, trình bày nhất quán và đẹp; đúng thể thức văn bản.
+ Các dấu câu như dấu chấm(.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?), dấu ba chấm (...) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là 1 kí tự trống (Space) nếu sau đó vẫn còn nội dung;
Ví dụ
+ Kí tự tiếp theo các dấu mở ngoặc như các dấu mở ngoặc đơn (( ), ([ ), ({ ), (<) và các dấu mở nháy (‘), (“) phải viết sát vào bên phải các dấu này;
Ví dụ
M?T S? QUY T?C G� VAN B?N
+ Các dấu đóng ngoặc theo thứ tự trên phải được viết sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ bên trái;
Ví dụ
+ Hai dấu nối liên tiếp + dấu lớn thành mũi tên (), hai dấu bằng liên tiếp + dấu lớn thành kí hiệu suy ra () và ngược lại;
Ví dụ
+ Dấu gạch nối (-) phải ở sát kí tự đứng 2 bên trái và phải;
+ Fím Enter chỉ dùng khi kết thúc đoạn văn bản;
+ Giữa các từ chỉ dùng 1 kí tự trống để phân cách;
+ Không sử dụng kí tự trống ở đầu dòng để căn lề;
+ Ctrl+A chọn toàn bộ văn bản;
+ Ctrl+Shift+ chọn vị trí con trỏ đến cuối đoạn văn;
+ Ctrl+Shift+ chọn vị trí con trỏ đến đầu đoạn văn;

+ Ctrl+Shift+Home chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản;
+ Ctrl+Shift+End chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản;
+ Sử dụng các nút lệnh trên các thanh công cụ để thực hiện các thao tác;
+ Ctrl+C: coppy; Ctrl+X: cắt; Ctrl+V: dán;
+ Hiển thị văn bản trên màn hình vào view hoặc các chế độ hiển thị văn bản ở góc trái, bên dưới cửa sổ soạn thảo; phóng to, thu nhỏ các chi tiết trên màn hình kích hộp điều khiển 100% ở góc phải thanh công cụ;

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH


+ Định lề văn bản (khổ A4): Lề trên, lề dưới từ 20-25mm; lề trái 30-35mm; lề phải 15-20mm;

Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
+ Quốc hiệu:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Chữ in hoa, đứng, đậm; cỡ chữ 12-13; canh giữa;
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chữ in thường, đứng, đậm; chữ cái đầu các cụm từ viết hoa; giữa các cụm từ có gạch nối với 1 ký tự trống ở trước và sau; gạch dưới toàn bộ dòng chữ bằng thanh Draw; cỡ chữ lớn hơn 1 đơn vị so với tên nước; canh giữa;
+ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng:
PHÒNG GD&ĐT DUY XUYÊN; Chữ in hoa, đứng; cỡ chữ bằng cỡ chữ Quốc hiệu; canh giữa;
+ Tên cơ quan tổ chức, ban hành văn bản:
TRƯỜNG THCS NGUYỄN CHÍ THANH

Chữ in hoa, đứng, đậm; cỡ chữ bằng cỡ Quốc hiệu; canh giữa; gạch dưới từ 1/31/2 độ dài dòng chữ bằng thanh Draw.
+ Số, ký hiệu của văn bản:
Số văn bản là số thứ tự đăng ký của văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức; ghi bằng chữ số Ả-rập; tính số bắt đầu từ ngày 01 tháng 01và kết thúc số vào ngày 31/12 hàng năm;
Ký hiệu của văn bản: bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, tổ chức; chữ in thường, đứng; cỡ chữ 13; canh giữa. Số nhỏ hơn 10 trước ghi số 0; dấu gạch nối (-), gạch chéo (/) không cách kí tự; trình bày ở dòng số 4.
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Địa danh là nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở (theo cấp Xã (Phường), huyện, tỉnh, thành phố). TRƯỜNG THCS NGUYỄN CHÍ THANH Duy Phú, ngày... tháng... năm; PHÒNG GD&ĐT DUY XUYÊN Duy Xuyên, ngày.. tháng... năm;
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, nhỏ hơn 10 thêm số 0 ở trước; tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước;
Địa danh và ngày, tháng, năm, chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13; đặt canh giữa Quốc hiệu, cùng dòng với số, ký hiệu văn bản.
- Tên loại và trích yếu văn bản:
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản (trừ công văn) do cơ quan, tổ chức ban hành;

.
+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản;
- Tên loại của các loại văn bản (Nghị quyết, Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình...) chữ in hoa; cỡ chữ 14; đứng, đậm; đặt canh giữa;
Trích yếu nội dung của các loại văn bản là chữ in thường, đứng, đậm; cỡ chữ 14; bên dưới kẻ ngang từ 1/3  ½ độ dài của dòng chữ; đặt canh giữa dưới tên loại văn bản.
+ Trích yếu nội dung công văn tại ô số 5b, sau chữ V/v, chữ in thường; cỡ chữ 12-13, đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản; cách dòng 6pt với số và kí hiệu văn bản.
+ Thể thức văn bản.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của vb, phù hợp với hình thức vb sử dụng; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; ngôn ngữ viết, diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
Nội dung văn bản
Lưu ý: - Những từ và cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ hoặc cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ hoặc cụm từ đó;


- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản; trong các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Văn bản phải dùng một cỡ chữ.
- Viết hoa trong văn bản hành chính
+ Viết hoa vì phép đặt câu: sau dấu “.”; “?”; “!”; “...”; “:” dấu chấm lửng trong ngoặc kép “...” và khi xuống dòng; viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu “;”; “,” khi xuống dòng.

- Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người: Tên thông thường viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người: Nguyễn Ái Quốc, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng...; tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Ông Ké...; Tên người nước ngoài được phiên sang tiếng Việt viết hoa như tên thông thường: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn...; Trường hợp phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phi-đen Cat-xtơ-rô...
- Viết hoa tên địa lý: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối: thành phố Đà Nẵng, tỉnh Đắk LắK; thị xã Sông Công, quận Hải Châu, huyện Ea H’leo; thị trấn Nam Phước, phường Minh An, xã la Yeng; thôn Bàn Sơn...; Trương hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử thì viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ...; Viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội; tên địa lí được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình với danh từ riêng trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy...;
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long...; Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi: Tây Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ...; Tên địa lý nước ngoài phiên âm sang âm Hán Việt: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Mỹ, Thuỵ Sĩ, Tây Ban Nha...; Phiên âm không qua âm Hán Việt: Mát-xcơ-va, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen...;
- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức
+ Tên cơ quan, tổ chức Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham những; Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Duy Phú; Bộ Giáo dục và Đào tạo; Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục; Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn; Trường Trung học cơ sở Nguyễn Chí Thanh, Nhà Văn hoá thôn Mỹ Sơn; Nhà máy Gạch tuy nên An hoà; Hội Cựu giáo chức; Hội đồng Thi lên lớp; Hội đồng Thi đua...;
Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng...; Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)...;
+ Viết hoa cá trường hợp khác: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Chiến Công; Huy chương Chiến sĩ vẻ vang; Giải thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú...
- Bố cục văn bản: Phần, Chương, Mục (từ lớn đến nhỏ), Điều, Khoản, Điểm: Chữ in thường, đứng; canh đều hai bên; cỡ chữ 13-14.
+ Đầu dòng phải thụt vào từ 1-1,27cm (1default tab),
khoảng cách giữa các đoạn văn đạt tối thiểu là 6pt trở
lên, khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối
thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên, khoảng
cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban
hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có
dấu chấm phẩy (;), kết thúc căn cứ cuối cùng bằng dấu
phẩy (,).
TH nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Từ “Phần”, “Chương” và số tt (chữ số La Mã) của phần, chương được trình bày trên 1 dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa; bằng chữ in hoa, đứng, đậm; cỡ chữ 13-14;
Chương I (Phần I)
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
- Từ “Mục” và số tt (chữ số Ả-rập) của mục được trình bày trên 1 dòng riêng, canh giữa; chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa; đứng, đậm; cỡ chữ 12-13;
- Từ “Điều” số tt (chữ số Ả-rập), sau số tt có dấu ; và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường; đứng, đậm; cỡ chữ 13-14 (bằng cỡ chữ lời văn); cách lề trái bằng 1 default tab;
- Khoản: Số tt các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số tt có dấu chấm; chữ in thường, đứng; cỡ chữ 13-14 (bằng cỡ chữ lời văn); nếu khoản có tiêu đề, số tt và tiêu đề của khoản được trình bày trên 1 dòng riêng; chữ in thường, đứng; cỡ chữ 13-14;
- Điểm: TT các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn; chữ in thường, đứng; cỡ chữ 13-14;
- Tiết (-), Tiểu tiết (+): chữ in thường, đứng; cỡ chữ 13-14.
- Bố cục văn bản: Phần, Mục (từ lớn đến nhỏ), Khoản, Điểm thì trình bày
như sau:
+ Phần (nếu có) và số tt của phần giống như trên;
+ Mục: số tt các mục (số La Mã) sau có dấu chấm; được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề được trình bày cùng 1 hàng với số tt; chữ in hoa, đứng, đậm; cỡ chữ 13-14;
+ Khoản: số tt các mục (số Ả-rập) sau có dấu chấm; chữ đứng; cỡ chữ 13-14 (bằng cỡ chữ lời văn); nếu khoản có tiêu đề, số tt và tiêu đề của khoản được trình bày trên 1 dòng riêng; chữ in thường, đứng, đậm; cỡ chữ 13-14;
+ Điểm: giống nội dung trước.
Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn: ký thay mặt tập thể ghi “TM” trước tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức; Ký thay “KT”; ký thừa lệnh “TL”
TM. BCH CÔNG ĐOÀN TM. BAN THANH TRA NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN

KT. HIỆU TRƯỞNG TL. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG VĂN PHÒNG