Tập huấn Iso 9001 - sở GD

Một số vấn đề cơ bản về
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000




Người trình bày: ThS. Nguyễn Thị Thu Thanh
Phó Chánh Văn phòng Sở
1. Một số vấn đề chung
2. Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2000 tại cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo.
3. Một số vấn đề cần làm sau khi đánh giá giai đoạn 1.
Một số vấn đề chung
KH�I NI?M
ISO l� tờn vi?t t?t c?a T? ch?c Qu?c t? v? tiờu chu?n hoỏ (International organization for Standardization)
Th�nh l?p:1946, chớnh th?c ho?t d?ng: 23/2/1947, Tr? s?: Geneva (Thu? si), l� m?t t? ch?c Qu?c t? chuyờn ng�nh cú cỏc th�nh viờn l� cỏc co quan tiờu chu?n Qu?c gia c?a 111 nu?c.
M?c dớch: xõy d?ng cỏc tiờu chu?n v? s?n xu?t, thuong m?i v� thụng tin.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 quy tụ kinh nghiệm của Quốc tế trong lĩnh vực quản lý và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung cấp (nhà sản xuất).
Ban hành lần đầu năm 1987 gọi là Hệ thống đảm bảo chất lượng (Quqlity Assurance)
Bổ sung và ban hành lần 2 năm 1994.
Ban hành lần 3 tháng 12 năm 2000 gọi là ISO 9001: 2000 với tiêu đề chính thức là Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu (Quality management systems - Requirements ).
TRIẾT LÝ CƠ BẢN CỦA ISO 9000
- Hiệu quả chất lượng.
- Phải làm đúng, làm tốt ngay từ ban đầu.
- Nêu cao vai trò phòng ngừa là chính.
- Thoả mãn tối đa nhu cầu của người tiêu dùng và XH.
- Đề cao vai trò của dịch vụ theo nghĩa rộng.
- Phân định rõ trách nhiệm của từng người.
- Quan tâm đến chi phí (giá thành).
- Nổi bật xuyên suốt là vấn đề liên quan đến con người.
Phương pháp tiếp cận
Coi mọi hoạt động tiếp nhận đầu vào và chuyển hoá chúng thành các đầu ra là một quá trình. Một tổ chức thường phải quản lý nhiều quá trình có liên hệ mật thiết với nhau và đầu ra của quá trình này sẽ trở thành đầu vào của quá trình tiếp theo.
Phương pháp tiếp cận quá trình là việc xác định và quản lý một cách có hệ thống các quá trình được thực hiện trong 1 tổ chức và sự tương tác giữa chúng với nhau.
Nội dung - Các yêu cầu
Các yêu cầu của HTQLCL được sắp xếp trong 4 mục lớn:
mục 5 : Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạo.
mục 6 : Quản lý nguồn lực.
mục 7 : Thực hiện sản phẩm.
mục 8 : Đo lường, phân tích và cải tiến.
VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CƠ QUAN SỞ
Vì sao phải áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO
- Đề án áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan HCNN giai đoạn 2006 – 2010 của UBND tỉnh.
- Quyết định số 3223 ngày 11/9/2007 của UBND tỉnh
Chỉ định đơn vị tư vấn cho Sở GD&ĐT là Trung tâm năng suất Việt Nam.

2. Những việc đã làm
Bước 1:Phân tích tình hình, hoạch định phương án
Lãnh đạo xác định rõ vai trò của chất lượng, cam kết xây dựng và thực hiện Hệ thống.
Thành lập Ban chỉ đạo.
Phổ biến, nâng cao nhận thức về ISO 9000 cho CBCNVC toàn cơ quan và các thành viên BCĐ.
Quyết định phạm vi áp dụng Hệ thống.
Khảo sát Hệ thống, thu thập các chủ trương, chính sách hiện có về chất lượng và các thủ tục hiện hành.
Lập kế hoạch xây dựng, phân công trách nhiệm thực hiện.
Bước 2: Xây dựng Hệ thống QLCL

Đào tạo cách xây dựng các văn bản.
Viết chính sách, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng.
Hoàn thiện các quy trình.
Công bố chính sách, mục tiêu chất lượng và quyết định áp dụng theo quyết định.
Bước 3: Hoàn chỉnh

Tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót.
Mời một tổ chức bên ngoài đến đánh giá sơ bộ.
Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót để hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng.
Bước 4: Xin chứng nhận

Hoàn chỉnh các hồ sơ và xin chứng nhận của 1 tổ chức chứng nhận ISO 9000.
Hệ thống quy trình đã xây dựng, ban hành tại Sở

1. Chính sách, mục tiêu chất lượng chung của Sở và từng phòng ban;
2. Sổ tay chất lượng;
3. Các quy trình chung:
Kiểm soát tài liệu;
Kiểm soát hồ sơ chất lượng;
Kiểm soát công việc; và
Duy trì, cải tiến HTQLCL.
Các quy trình riêng của từng phòng

Mầm non: 1 (QT.MN.01)
Tiểu học: 1 (QT.TH. 01)
GDTrH: 2 (QT.TrH. 01, QT.TrH. 02 )
GDCN & GDTX: 2 (QT.CT.01, QT.CT.02)
Thanh tra Sở: 2 (QT.TT.01, QT.TT.02)
TCCB: 6 (QT.TC01-06)
KHTC: 2 (QT.KH.01 -02)
KT&KĐCLGD: 2 (QT.KT.01 - 02)
Văn phòng: 5 (QT.VP.01 - 05)

Phạm vi chứng nhận
Theo thông báo của cơ quan đánh giá (2-11-2009):
Theo dõi, hướng dẫn bổ nhiệm, đánh giá viên chức, ra quyết định cử viên chức đi đào tạo bồi dưỡng.
Lập kế hoạch, theo dõi hoạt động của cấp Mầm non, Tiểu học, THCS, THPT, GDTX.
Theo dõi hoạt động của GDCN.
Lập và theo dõi kế hoạch phát triển ngành GD&ĐT.
Thanh tra
Giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Kết quả đánh giá giai đoạn 1 và tồn tại cần khắc phục
Xây dựng xong các quy trình,
Nhìn chung các phòng ban chưa chú trọng thực hiện đúng quy trình. (vẫn thực hiện công việc theo cách truyền thống vẫn làm).
Chưa có danh mục tài liệu, hồ sơ, sổ theo dõi công việc không phù hợp.
Chưa có hành động khắc phục phòng ngừa.
Bổ sung theo hệ thống QLCL theo TC VN 9001: 2008.
Một số vấn đề cần làm sau đánh giá GĐ 1
Kiến nghị chung: 6
1. Chưa phân biệt khái niệm tài liệu, hồ sơ trong hệ thống.
Chưa lập danh mục tài liệu và hồ sơ chi tiết theo quy định tại các quy trình liên quan.
Chưa có sổ theo dõi công việc (kiểm soát công việc không phù hợp).
2. Chưa có bằng chứng về việc phổ biến cho cán bộ viên chức về: CSCL, MTCL,...
Phân biệt khái niệm
Tài liệu:
Là thông tin và phương tiện hỗ trợ, hướng dẫn cách thức thực hiện công việc.
Tài liệu bên ngoài: Văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài, do Nhà nước, Bộ, ban ngành, UBND tỉnh và các cơ quan khác ban hành được áp dụng tại Sở (Luật, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định,...)
Tài liệu nội bộ: Là các văn bản do Sở GD&ĐT ban hành, áp dụng.
Yêu cầu lưu tài liệu: Bản cứng (giấy), bản mềm (trên máy).
Nên lưu riêng: TL bên ngoài và TL nội bộ
Có thể theo trình tự thời gian ban hành, Chủ đề,...
Phải có Danh mục tài liệu (có mẫu kèm theo)
Tra cứu dùng chung
Hồ sơ
Là một dạng đặc biệt của tài liệu cung cấp bằng chứng về công việc đã được thực hiện.
VD: Hồ sơ thi HSG lớp 12.
Hồ sơ hội giảng GVG THCS, BT THPT,...
Yêu cầu lưu hồ sơ: Bản cứng (giấy), bản mềm (trên máy).
Phải có Danh mục hồ sơ (có mẫu kèm theo)
Tra cứu dùng chung

S? theo dừi cụng vi?c khụng phự h?p
(cú m?u kốm theo)
Duy trỡ c?i ti?n h? th?ng
Sau m?i cụng vi?c, so k?t, t?ng k?t rỳt kinh nghi?m, cú nh?ng d? xu?t, ki?n ngh? d? c?i ti?n b? sung.
Đối với Ban ISO: Phối hợp với Tư vấn bổ sung tài liệu theo yêu cầu của HT 9001: 2008.
Đối với từng phòng ban:
Tiếp tục phổ biến, nâng cao nhận thức, yêu cầu của Hệ thống cho toàn thể cán bộ, chuyên viên, công chức, viên chức của phòng.
Kiện toàn hệ thống tài liệu, hồ sơ theo quy trình do phòng xây dựng, đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt.
Thực hiện quy trình QL gắn với yêu cầu tại Sổ tay chất lượng, Quy trình kiểm soát tài liệu, Quy trình kiểm soát hồ sơ, Quy trình kiểm soát công việc và Duy trì, cải tiến hệ thống (đã được phê duyệt).
Rà soát phạm vi chứng nhận và thực hiện các kiến nghị cụ thể của đoàn chuyên gia đánh giá.
Xin trân trọng cảm ơn!