Tập huấn Đội 2011_2012

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
1


KỸ NĂNG
THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ



Ths Huỳnh Văn Hiệp
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
2
Người nghe là
THƯỢNG ĐẾ!

Cái họ cần biết!

Không phải là cái bạn đang biết!?
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
3
Đối mặt với nỗi sợ hãi…
Hành vi




Sinh lý Tâm lý
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
4
Biểu hiện sinh lý có thể xảy ra…
Tim đập nhanh
Đỏ mặt
Run
Khó thở
Đổ mồ hôi
Căng cơ bắp
Khô miệng
Dạ dày khó chịu
…
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
5
Biểu hiện tâm lý có thể xảy ra…
Cảm giác sợ hãi
Không thoải mái, khó chịu
Bồn chồn, lo lắng
Suy nghĩ không mạch lạc
Quên lãng
Bi quan
…
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
6
Biểu hiện hành vi có thể xảy ra…
Lúng túng, không tự tin
Khó khăn trong việc diễn tả lời nói và hành động
Có những hành động kỳ quặc
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
7
Tại sao lại như vậy?
Chưa có kinh nghiệm
Cảm giác trở thành trung tâm của sự chú ý
Chưa tự tin vào thông tin, kiến thức định trình bày
Sợ sự thất bại, sợ mắc lỗi, phản kháng
Chuẩn bị nội dung chưa tốt
Không có kế hoạch hỗ trợ
Không hứng thú với chủ đề
Quá chú ý đến người tham dự
Sợ mất khả năng quản lý đám đông
…
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
8
Sự sợ hãi, lo lắng diễn ra ngay cả…
Trước khi chuẩn bị
Trong quá trình chuẩn bị
Trước khi trình bày
Trong khi trình bày
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
9
10 bước để giảm thiểu nỗi lo lắng, sợ hãi khi trình bày
Làm quen với không gian, vị trí đứng trình bày
Tìm hiểu người nghe
Hiểu kỹ tài liệu, nội dung sẽ trình bày
Học cách thư giãn
Tự quan sát bản thân
Tìm kiếm những người ủng hộ
Hồi hộp, lo lắng là chuyện bình thường
Tập trung vào nội dung trình bày
Chuyển sự lo lắng thành yếu tố năng lượng
Rút ra kinh nghiệm
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
10
Mở đầu

Cái thuở ban đầu

lưu luyến ấy…
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
11
Mở đầu
Thu hút
Lôi cuốn
Tò mò
Thân thiện
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
12
Mở đầu
Đặt câu hỏi
Kể một câu chuyện
Thông tin gây sốc…
Giới thiệu về mình…
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
13
Người nghe lưu trữ:

10% những gì Đọc
20% những gì Nghe
30% những gì Nhìn
50% những gì Nhìn và Nghe
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
14
Người nghe nhớ được gì nhất từ buổi trình bày?
Thông tin ở đoạn đầu của buổi trình bày.
Thông tin ở đoạn cuối của buổi trình bày.
Thông tin liên quan, gần gũi với người nghe.
Thông tin khi có sự tham gia của người nghe.
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
15
Sự chú ý, tập trung của người nghe
Suy nghĩ
khác
…
Nói chuyện
riêng
Thời gian
anSSwán
Sự chú
ý
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
16
Lập kế hoạch cho phần trình bày
Trả lời các câu hỏi
Mục đích của buổi trình bày?
Chủ đề lựa chọn?
Mục tiêu cần đạt tới?
Đối tượng nghe?
Quản lý thời gian?
Thu thập tư liệu và thông tin?
Sắp xếp tư liệu và thông tin?
Thiết kế buổi trình bày?
Cấu trúc bài trình bày?
Sử dụng phương pháp truyền đạt nào?
Có những công cụ hỗ trợ nào?
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
17
(1) Mục đích của buổi trình bày
Nói để làm gì?
Thuyết phục, thay đổi thái độ…
Báo cáo
Đề xuất
Động viên, chia sẻ
Đào tạo
Giải trí
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
18
(2)Chủ đề lựa chọn?


Phù hợp với mục đích và nội dung trình bày
Rõ ràng và ngắn gọn
Tạo ấn tượng
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
19
(3) Đối tượng nghe
Có bao nhiêu người nghe?
Họ là ai?
- Tuổi - Nghề nghiệp
- Giới tính - Trình độ
- Tôn giáo - Văn hóa
- Chính trị
Họ và mình biết những gì?
Tại sao họ bị hấp dẫn?
Làm thế nào để hấp dẫn họ
Xác định lại mục tiêu theo khía cạnh của người nghe
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
20
Lựa chọn người nghe mục tiêu
Người trình bày thật sự khó có thể thuyết phục được toàn bộ người nghe, vì vậy cần phải lựa chọn người nghe mục tiêu của mình
Cách thức truyền đạt và thông điệp trình bày cần phải được xử lý phù hợp với người nghe
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
21
(4) Quản lý thời gian?

Trình bày vào thời gian nào trong ngày?
Dự trù thời gian dành cho khán giả?
Toàn bộ bài trình bày trong bao lâu?
Dự trù thời gian rỗi?
Mỗi phần sẽ trình bày trong bao lâu?
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
22
(5) Thu thập tư liệu và thông tin?
Phù hợp
Mới
Quen thuộc
Hình ảnh
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
23
(6) Thiết kế buổi trình bày

Một mạch

Thiết kế buổi
trình bày
Phân đoạn
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
24
(7) Cấu trúc bài trình bày?
Tuỳ theo tính chất, đối tượng và chủ đề buổi trình bày để xây dựng kết cấu hợp lý
Cấu trúc theo trình tự thời gian
Thông thường gồm có 3 phần
- Đặt vấn đề
- Nội dung (Nguyên nhân/Giải pháp hay Ưu nhược điểm)
- Kết luận
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
25
Thực hiện bài trình bày
Nói đủ to, rõ đảm bảo toàn bộ người nghe có thể nghe được
Thay đổi giọng điệu tạo hứng thú với người nghe
Sử dụng các đoạn ngắt để thu hút lại sự chú ý của người nghe
Tiếp xúc bằng mắt với người nghe
Thể hiện bằng ngôn ngữ cơ thể
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
26
Thực hiện bài trình bày
Sử dụng hình ảnh và đồ thị minh họa
Dẫn dắt cho các nội dung tiếp theo
Không đọc slide hay các mẩu ghi chép mà chỉ sử dụng để tham khảo
Các phương tiện hỗ trợ nên phù hợp và theo nội dung bài trình bày
Lựa chọn trang phục phù hợp, gọn gàng
Giao tiếp với người nghe
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
27
Tạo kết thúc ấn tượng
Nhấn mạnh lại các lợi ích
Đề nghị sự cam kết
Tổng kết
Tóm lược những ý chính
Đưa ra những hướng mở tích cực
Kết thúc
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
28
Phương pháp truyền đạt

Nội dung hay

Truyền đạt tồi

THẤT BẠI

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
29
Có những công cụ hỗ trợ nào?
Biểu đồ
Máy chiếu
Video
Power Point & Slide
Giấy Ao
Bảng viết phấn/Bảng viết bút dạ
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
30
Những kỹ năng cá nhân ảnh hưởng đến khả năng trình bày hiệu quả


Giọng nói và thanh âm
Ngôn ngữ cơ thể
Không gian di chuyển
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
31
(1) Giọng nói và thanh âm
Sử dụng giọng điệu tích cực
Sử dụng những từ, câu ngắn,âm chuẩn,không ngọng, không lóng
Ngữ điệu và Tốc độ: Thay đổi ngữ điệu và sử dụng điểm dừng hợp lý. Tốc độ nhanh trong một khoảng thời gian ngắn rồi trở lại chậm rãi ở các ý nhấn mạnh
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
32
Giọng nói và âm thanh
Giọng nói: Đủ lớn để những người ngồi cuối cùng cũng có thể nghe rõ, cũng nên thường xuyên biến đổi to - nhỏ
Loại bỏ những từ vô nghĩa và những câu thừa
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
33
Chú ý
Không tạo những âm thanh vô nghĩa À, Ừm & E hèm:
Trước khi nói, hãy nghĩ về những câu, từ mà bạn muốn sử dụng
Khi mắc phải những âm thanh vô nghĩa trên, hãy dừng lại và chú ý lặp lại câu và chú ý không sử dụng những âm thanh vô nghĩa đó nữa
Sử dụng đoạn ngắt như một công cụ hiệu quả khi thuyết trình. Nó giúp bạn sắp xếp lại những suy nghĩ và chuẩn bị cho những nội dung trình bày sau đó
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
34
(2) Ngôn ngữ cơ thể

Duy trì ánh mắt
Nét mặt
Điệu bộ/Cử chỉ/ Dáng đứng
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
35
Ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể ảnh hưởng từ 60% đến 90% hiệu quả một bài trình bày
Những kỹ năng phi ngôn ngữ sẽ củng cố và nâng cao hiệu quả các kỹ năng khác
Con người thường bị ấn tượng bởi cái nhìn ban đầu vì vậy những ấn tượng đầu tiên khi xuất hiện trước mặt người nghe là rất quan trọng
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
36
Duy trì ánh mắt
Duy trì ánh mắt là cách giao tiếp giữa người trình bày và người nghe. Bất cứ người nghe nào cũng muốn người trình bày như đang nói chuyện với mình
Duy trì ánh mắt là một cách tiếp nhận thông tin phản hồi quan trọng
- Đánh giá và phán đoán phản ứng của khán giả và điều chỉnh buổi trình bày cho phù hợp
Thiết lập một kênh liên kết với người nghe
- Duy trì ánh mắt ở mỗi người khoang 5 đến 10 giây
- Với lượng khán giả đông: Lựa chọn 1 đến 2 người trong từng nhóm nhỏ để tập trung ánh mắt
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
37
Nét mặt…

Thoải mái, tránh căng thẳng
Thân thiện
Mỉm cười
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
38
Điệu bộ/Cử chỉ…

Sử dụng điệu bộ/cử chỉ
- Diễn tả thêm lời nói
- Sử dụng cử chỉ để nhấn mạnh thêm ý quan trọng và các con số
- Tăng sức thuyết phục của nội dung truyền tải
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
39
Điệu bộ/Cử chỉ - Nên…
Thay đổi một cách tự nhiên và phù hợp với nội dung trình bày
Tạo cử chỉ thật tự nhiên và linh hoạt nhằm tăng sự ấn tượng của những thông tin chuyển tải
Đứng thẳng, tư thế thoải mái và sẵn sàng để di chuyển
Đảm bảo người nghe có thể dễ dàng quan sát
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
40
Điệu bộ/Cử chỉ - Không nên…
Táy máy bút, chìa khoá, đồng xu, đồ trang sức…
Vuốt tóc, râu
Cắn môi
Nhìn đồng hồ
Lê bước chân
…
Khoanh tay trước ngực
Chống nạnh
Để tay sau lưng
Để tay trong túi
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
41
(3) Không gian di chuyển
Nên nghiêm túc nhưng một cách tự nhiên
Có thể sử dụng hình thức nghi lễ hoặc không tùy theo tính chất buổi thuyết trình
Chọn lựa một vị trí thích hợp nhất
Di chuyển chậm rãi
Di chuyển tới một vài vị trí gần vị trí trung tâm
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
42
Không gian di chuyển – Không nên…
Di chuyển quá nhiều và quá xa sẽ làm gián đoạn bài trình bày
Đứng trước các thiết bị hỗ trợ trực quan, làm che khuất tầm nhìn của người nghe
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
43
Xử lý các trường hợp

BỤC ĐỨNG?
MICRO?
HOA & ĐÈN?
TÀI LIỆU?
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
44
Xử lý các trường hợp

“Biết tuốt”
“Nói nhiều”
“Bắt nạt”
“Tra hỏi”
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
45
Xử lý các trường hợp


Không bị động
Không nói dối
Không sa lầy tranh luận
Không vội vã
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
46
Sử dụng phương tiện

hỗ trợ trực quan

như thế nào?
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
47
Nghe
Nhìn
Nghe và nhìn
Ghi nhớ (%)
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
48
Biểu đồ
Máy chiếu
Video
Micro
Power Point & Slide
Giấy Ao…
Bảng viết + Bút
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
49
Slide: Cỡ chữ, đậm & nhạt
3 – 7 ý gạch đầu dòng
Màu sắc
Nền slide: Đơn giản, thoáng
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
50