Tài liệu hướng dẫn các khái niệm cơ bản

Chương 1 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
TRONG MICROSOFT EXCEL
I. Giới thiệu chung
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Excel có nhiều chức năng mạnh để tạo bảng tính điện tử với kích thước lớn (trên 16 triệu ô dữ liệu ).
Cho đến nay,Microsoft Excel đã có nhiều phiên bản khác nhau từ 2.0, 4.0, 5.0 trên nền Windows 3.1 và hiện nay là Excel 95,Excel 97 và Excel 2000 chạy trên nền Windows9x,Windows2000 với những công cụ mạnh mẽ và những tính năng phong phú trong việc xử lí bảng tính .
Là một chương trình bảng tính điện tử , cũng như các chương trình bảng tính khác như Lotus , Quattro …, Excel có những chức năng chính sau:
Tạo, trang trí và in ấn các loại bảng , các biểu mẫu .
Sắp xếp, hệ thống , khai thác các cơ sở dữ liệu
Thực hiện nhanh và chính xác các yêu cầu tính toán,từ các bảng biểu thông thường đến các bài toán về tài chính,tối ưu,xác suất,thống kê,hồi qui và phân tích dữ liệu.
Tạo ra những đồ thị hay biểu đồ giúp minh hoạ các số liệu trong bảng tính .
II . Khởi động Microsoft Excel
Trong hệ điều hành Windows9x , có thể khởi động Microsoft Excel 97 theo 2 cách :
Cách 1. Kích chuột vào Start Program Microsoft Excel
Cách 2. Nếu có biểu tượng của Microsoft Excel trên Desktop,nháy kép vào.
III. Màn hình giao tiếp MS Excel
Sau khi khởi động MS Excel thành công, màn hình máy tính thể hiện cửa sổ của chương trình MS Excel mà chúng ta gọi là màn hình giao tiếp MS Excel.
Màn hình giao tiếp MS Excel cũng như màn hình Microsoft Word, bao gồm các thành phần sau :
1. Title Bar (Thanh tiêu đề) : chứa Microsoft Excel - Book1 là tên ứng dụng và tên tập tin hiện hành.
Một tập tin trong MS Excel gọi là một Workbook. Trong một Wordbook có thể chứa một hay nhiều bảng tính (Worksheet) và biểu đồ (Chart), ...
2. Menu Bar ( thanh menu ) : chứa các menu của MS Excel
3. Toolbar ( thanh công cụ ) : chọn mở trong menu View, chứa các nút lệnh có thể sử dụng với Mouse mà không cần phải vào Menu .Tuỳ theo yêu cầu tính toán và trình bày mà chọn mở các thanh công cụ ;có 2 Toolbar thường được mở là Standard Toolbar và Formatting Toolbar
4.Formula Bar ( thanh công thức ) , chọn mở trong menu View: chứa dữ liệu ở ô hiện hành trên bảng tính .
5. Worksheet Window : cửa sổ bảng tính hay còn gọi là vùng làm việc . worksheet là nơi chứa số liệu hoặc đồ thị (sẽ mô tả worksheet chi tiết ở phần sau)
6. Status Bar ( thanh trạng thái ), chọn mở trong menu View : là dòng biểu thị chế độ hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của MS Excel và các tình trạng hiện hành của hệ thống ( NUM , CAPS ).
Các chế độ làm việc thông thường bao gồm :
Ready : đang sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hay công thức
Enter : Đang nhập dữ liệu hay công thức vào ô hiện hành
Point : đang ghi một công thức tham chiếu đến một địa chỉ ô .
Edit : đang sửa chữa dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành . Chọn chế độ này bằng cách di chuyển dấu sáng tới ô muốn điều chỉnh rồi ấn phím .
IV. Cấu trúc Worksheet
Đường viền ngang ( Column border )
Đường viền dọc ( Row border )
Ghi tên cột : A,B ,,, IV ( có 256 cột trong một wordsheet )
Ghi tên hàng :1, .. ,65536 ( có 65536 dòng trong một worksheet)
Window :màn hình bảng tính là khu vực thấy được trên màn hình ( thường là 9 cột và 20 dòng )
Active cell : ô hiện hành hay ô lựa chọn có khung sáng viền quanh
Scroll bar : Thanh cuốn ngang và thanh cuốn dọc ,dùng để trượt bảng tính trên cửa sổ nhìn thấy được của màn hình .
Sheet tabs : chứa danh sách tên của các bảng tính trong workbook . Mỗi bảng tính có trên là Sheet # ( # là số thứ tự của bảng tính )
Khu vực ở giữa bảng tính là vùng làm việc của MS Excel . Vùng làm việc gồm nhiều dòng và nhiều cột có các mắt lưới ( girdlines ) phân cách .
Dòng (Row) : bảng tính có 65.536 dòng, được đánh số từ 1, 2, ..., 65.536
Cột (Column) : bảng tính có 256 cột, được đánh bằng chử cái A, B, ... Y, Z, AA, BB, ...,IA, ... , IV
Ô (Cell) : là giao của một dòng với một cột