TÀI LIỆU THỰC HIỆN 5S

1
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S
Giảng viên: Hồ Minh Hường /TP QLCL – Khối KTKSNB

2
NỘI QUY LỚP HỌC
Có mặt ĐÚNG GIỜ
Điện thoại CHẾ ĐỘ RUNG
Không nói CHUYỆN RIÊNG
Không ra vào TỰ DO
Báo CB QUẢN LÝ LỚP khi vắng mặt
Có mặt ĐÚNG GIỜ
XIN PHÉP
3
MỤC TIÊU KHOÁ HỌC
Chương trình triển khai 5S tại MB

Nhận thức chung về 5S

Phương pháp và cách thức triển khai áp dụng 5S tại đơn vị

Đánh giá hoạt động 5S
4
NỘI DUNG CHÍNH
5
NỘI DUNG CHÍNH
1. Thực trạng 5S phải đối mặt
2. Quá trình tìm kiếm một vật dụng…
3. Lợi ích của 5S
4. 5S là gì?
5. Ý nghĩa của các S: S1, S2, S3, S4, S5
1. Thực trạng luôn phải đối mặt
Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các vật dụng không phù hợp và đồng nhất.
Văn phòng: tài liệu, hồ sơ, đồ dùng VP không sạch sẽ, sẵn có
Máy móc thiết bị được bố trí và bảo trì không thích hợp.

Lối đi, giao thông nội bộ không được thông thoáng!
2. Các tình huống tìm kiếm…
Thời gian tìm kiếm
= 0
Mất cả buổi
mới tìm thấy
Có tìm nhưng
nhưng không thấy
Không thấy
Tìm kiếm
Có thể dùng ngay
Số lượng vừa đủ
Số lượng quá nhiều
Có nhưng số
lượng không đủ
Có nhưng không
dùng được
Hết thời gian
Vội vàng đặt mua
Sau đó
Lại tìm thấy
Vội vàng đặt mua
Ta thật giỏi 
Tiếc quá, không đáp ứng được công việc 
Lại thừa rồi
Tốn tiền quá !!!
Nguy cơ?
Tiếc quá, thật lãng phí 
Nguy cơ? Tồn kho
Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh
Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng
Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.
Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp
Giảm lãng phí:

Thời gian
Vận chuyển
Không gian
Kiểm kê
Tinh thần
3. Lợi ích của 5S
9
4. 5S là gì
5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ
5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…)
Tiếng Việt
Tiếng Anh
Tiếng Nhật
5. Ý nghĩa của các S
Một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí.
S1
S2
S3
S4
S5
11
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết
S1: SÀNG LỌC
ơĐúng là nói
Thật là dễ
12
S2: SẮP XẾP
13
S3 :SẠCH SẼ
14
Duy trì thành quả đạt được
“Liên tục phát triển” 3S
Sàng Lọc
Sắp Xếp
Sạch Sẽ
Mọi lúc, mọi nơi
Nguyên tắc 3 Không:
Không có vật vô dụng.
Không bừa bãi.
Không dơ bẩn.
S4 : SĂN SÓC
S4 = S1 + S2 + S3 được vận hành một cách liên tục và trở thành tiêu chuẩn (thói quen). Các tiêu chuẩn, thói quen đó liên tục được cải tiến và nâng cao mức độ.
15
S5 : SẴN SÀNG
Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:
Sàng Lọc
Sắp Xếp
Sạch Sẽ
Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.
Thi đua giữa các cá nhân
Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN
Thường xuyên đánh giá kiểm tra.
Đánh giá nội bộ 5S
Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…
Các bước triển khai 5S kỳ II
Trao đổi thông tin trong quá trình TH
Bước 1: Chuẩn bị, kickoff, đào tạo
Bước 2: Thực hiện 3S (S1 + S2 + S3)
Bước 3: Thực hiện S4
Bước 4: Thực hiện S5
Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện
NỘI DUNG CHÍNH
17
PHÒNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÁC CHI NHÁNH
PHÒNG GIAO DỊCH C
Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S
PHÒNG GIAO DỊCH B
PHÒNG GIAO DỊCH A
CÁC CHI NHÁNH
Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S. QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị.
Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng giao dịch trực thuộc trong quá trình thực hiện 5S
18
Các bước triển khai 5S
Bước 3
T?ng vệ sinh
Bước 4
Th?c hi?n 3S
Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện.
Hướng dẫn kickoff (phát động chương trình thực hiện).
Hướng dẫn đào tạo 5S lại 5S cho các thành viên.
Hướng dẫn thực hiện tổng vệ sinh CN/PGD.
Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư liệu về thực hiện chương trình 5S.
10/29/2015
19
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 1
Chuẩn bị thực hiện,
Kickoff và đào tạo.

20
Chuẩn bị thực hiện
Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về chương trình triển khai 5S của đợt 2.
Rà soát lại ban 5S:
Bổ sung thành viên nếu cần.
Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn đề gì?
Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S
Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của PQLCL.
21
Kick off và đào tạo.
Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S
Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích, bản tin nội bộ tại chi nhánh
Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên tham gia triển khai 5S.
10/29/2015
22
Tổng vệ sinh
Cung cấp dụng cụ và thiết bị cần thiết để vệ sinh
Tổ chức tổng vệ sinh
Phân chia thành các nhóm nhỏ làm vệ sinh tại các khu vực được xác định
Chụp ảnh hiện trường
Cận cảnh
Toàn cảnh
Share ảnh lên cho mọi thành viên cùng thưởng lãm.
Thực hiện S1: Sàng lọc
Thực hiện S2: Sắp xếp
Thực hiện S3: Sạch sẽ
10/29/2015
23
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 2

Thực hiện 3S.

Thực hiện S1
Không gian Văn phòng…
Tủ tài liệu, kệ,…
Bàn làm việc
Các tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu
Đồ dùng cá nhân của nhân viên
Các vật phẩm, NVL trong kho.
S1: SÀNG LỌC (SEIRI)
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết
25
Thực hiện S2
S2: SẮP XẾP (SEITON)
Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn.
Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ thống.
Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng.
Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến.
Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người sử dụng.
26
CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP:
Thực hiện S2 (tiếp)
27
Thực hiện S2 (tiếp)
Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc chén… (tham khảo)
28
Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung.
Cách sắp xếp bàn làm việc:
Thực hiện S2 (tiếp)
29
Thực hiện S3
S3: SẠCH SẼ (SEISO)
Dọn dẹp, lau dọn thường xuyên nơi làm việc.
Phòng ngừa nguồn lây bẩn.
30
CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH
1. Khu vực tủ hồ sơ tài liệu
Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ,
tủ đựng hồ sơ, tài liệu…
2. Thiết bị văn phòng
Các loại máy móc thiết bị văn phòng:
máy in, máy fax, máy xén giấy, máy photo, bàn viết, ghế ngồi…
3. Khu vực xung quanh.
Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh,
khu vực tiếp khách, khu vực 5s v.v…
Thực hiện S3 (tiếp)
31
Yêu cầu sau thực hiện 3S

Th?a m�n 3C:
Clean
Clear
Compact
Dễ dàng xác định vị trí của một vật.
Nhận biết vật đó thừa hoặc thiếu.
Nhận biết ngay vật đã bị thất lạc.
Mọi vật có thể dễ dàng lấy ra sử dụng.
Tất cả mọi người cần dùng đều biết.
Thỏa mãn 3E:
Easy to find.
Easy to use.
Easy to put back.
Kết quả
của việc thực hiện
3S phải đạt được:
Nên thực hiện các bước 1 và 2 cùng 1 ngày.
Hướng dẫn thực hiện S4
10/29/2015
32
BƯỚC 3

Thực hiện S4

Các bước triển khai 5S
33
Thực hiện S4
S4: SĂN SÓC (SEIKETSU)
Duy trì th�nh qu? d?t du?c
"Li�n t?c ph�t tri?n" 3S
S�ng L?c
S?p X?p
S?ch S?
M?i l�c, m?i noi
Nguyên tắc 3 Không:
Không có vật vô dụng.
Không bừa bãi.
Không dơ bẩn.
Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S. Phân công trách nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực
Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản )
Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp…. Đồng bộ hóa file tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng…
Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm cập nhật thông tin mới và thường xuyên của CN )
10/29/2015
34
Thực hiện S4
35
Thực hiện S4
Hướng dẫn thực hiện S5
10/29/2015
36
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 4

Thực hiện S5

37
Sắp xếp
Sàng lọc
Đỉnh cao của vòng tròn là S5
Thời gian
Thực hiện các S
S5: SẴN SÀNG(SHITSUKE) làm tất cả những việc (S1+S2+S3+S4) với ý thức tự giác cao.
Thực hiện S5
Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người. Nếu như “con người” trong tổ chức không có thói quen thực hiện các quy định hoặc thiếu sự tự giác chấp hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào thì dễ nhưng khó duy trì tạo hiệu quả thực sự.
Bước 5: Thực hiện 3S hàng ngày
Sự hình thành thói quen!
Thực hiện S5 cần làm ?
Thường xuyên tuyên truyền nội bộ về 5S trong đơn vị
10/29/2015
39
Thường xuyên đánh giá nội bộ 5S
Lãnh đạo là tấm gương về việc thực hành tốt 5S
Đào tạo 5S cho toàn thể cán bộ, nhân viên.
Niêm yết kết quả đánh thực hiện 5S thường xuyên.
Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình.
40
Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S
Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban
Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt
Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác
Đánh giá nội bộ 5S
CÁC KẾT QUẢ CHÍNH

Báo cáo thực hiện
Hình ảnh minh họa
Checklist đánhgiá tại CN
10/29/2015
41
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 5

Nghiệm thu kết quả
thực hiện

Nghiệm thu kết quả với phòng QLCL
Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 25/09/2012.
Gồm 03 nội dung chính như sau:
Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được lưu trữ và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá).
Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau:
Kickoff
Tổng vệ sinh
Trước và sau khi thực hiện 5S.
Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần: Checklist đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD
Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra email để cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời từ P.QLCL.
10/29/2015
42
43
1. Cam kết của lãnh đạo
2. Sự tham gia của tất cả
3. Cải tiến liên tục
4. Quảng bá 5S như một sản phẩm
5. Thường xuyên đánh giá nội bộ
6. Ghi nhận đóng góp
NỘI DUNG CHÍNH
44
1. Cam kết của Lãnh đạo
TÀI CHÍNH
THỜI GIAN
NHÂN LỰC
45
2. Sự tham gia của tất cả
Tất cả các phòng ban, tất cả mọi người. Không có ngoại lệ !!!
46
3. Cải tiến liên tục
Cải tiến theo tinh thần liên tục
 Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ nhất mang lại giá trị trong công việc
47
4. Quảng bá 5S như 1 sản phẩm
Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc thi tuyên truyền 5S; slogan…
5S
5S
5S
48
5. Đánh giá 5S nội bộ
Quá trình đánh giá nhằm:
Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống
Tìm kiếm cơ hội cải tiến

ĐÁNH GIÁ KHÔNG PHẢI LÀ
SỰ TRỪNG PHẠT
49
6. Ghi nhận đóng góp
Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự

GẮN BÓ - TRUNG THÀNH
Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe !
Satisfaction
Phòng Quản lý chất lượng – Hội sở
O4 62661088 ext 541,679,244