Sử lý dử liệu và định dạng bảng tính

1. Kiểu số ( Number )
- Các số từ 0 đến 9
- Các dấu +, -, (, *, $...
Theo mặc định dữ liệu số được căn bên phải của ô
2. Kiểu công thức :
Bắt dầu bằng các dấu + hay =,
Khi nhập công thức, nếu thấy :
##### : Do cột quá hẹp
#DIV/0 : Phép chia cho 0
#NAME : Thực hiện với một biến không xác định
#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hay không có trong danh sách
#VALUE : Sai về kiểu của toán hạng ( ví dụ lấy số chia cho ký tự... )
3. Dạng chuỗi ( Text )
Bắt đầu bằng chữ cái từ a - z hay A - Z
4. Dạng ngày, tháng
Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang hay gạch đứng. Nhập dữ kiểu ngày theo dạng ngày trước, tháng sau DD/MM/YY (chuẩn của Pháp) hay tháng trước ngày sau MM/DD/YY ( Chuẩn của Mỹ) tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số Quốc tế trong Windows,
1 Toán tử số :
+ : Cộng - : Trừ
*: Nhân ( =10*5 cho kết quả 50 / : Chia ( =10/5=2
^ : Luỹ thừa ( =5^2 cho kết quả 25)
% : Phần trăm ( 5%*6 cho kết quả 30%)

2.3 Toán tử so sánh :
> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng <> : Khác
< : Nhỏ hơn <= : Nhỏ hơn hoặc bằng
Các toán tử so sánh sẽ cho kết quả là True ( đúng) hoặc False ( sai )
Địa chỉ tương đối
Địa chỉ các ô, các hàng, các cột, các khối là địa chỉ tương đối. Vậy địa chỉ tương đối là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng của ô tính
Cách viết địa chỉ tương đối
ví dụ: A1, B5, B2:C10
Quy t�c: Khi sao ch�p m�t c�ng th�c c�c ��a ch� t��ng ��i trong c�ng th�c s� t� ��ng �iỊu ch�nh l�i ��a ch� cđa � cho t��ng th�ch víi � míi
2. Địa chỉ tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối của một ô (hay khối) là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng với các dấu $ trước mỗi chữ và số đó
Cách viết địa chỉ tuyệt đối
Ví dụ: $A$1, $B$2:$C$10
Quy tắc 3: khi sao chép công thức từ một ô sang ô khác, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức được giữ nguyên
3. Địa chỉ hổn hợp
Địa chỉ hổn hợp của một ô (hay khối ) là cặp chữ xác định tên cột và tên hàng nhưng chỉ có một dấu $ hoặc trước tên hàng hoặc trước tên cột.
Cách viết: <$tên cột> hoặc <$ tên hàng>
Ví dụ: $A1, B$2:$C5
Quy tắc 4: khi sao chép công thức từ một ô sang ô khác phần tuyệt đối của các địa chỉ hổn hợp được giữ nguyên, còn phần tương đối được điều chỉnh để bảo đảm quan hệ giữa ô có công thức và các ô có địa chỉ trong công thức.
Chú ý: để chuyển đổi qua lại giữa các loại địa chỉ ta chỉ cần chọn địa chỉ cần chuyển đổi và ấn phím F4
1 Nhập dử liệu :
Nhắp chuột chọn ô và nhập
Nhắp chuột tại thanh công thức để nhập cho ô đang chọn
Nhập xong ấn Enter
ẹaựnh số thứ tự :
Thực chất đây là việc sao chép lũy kế, thực hiện các bước sau :
Nhập 2 số nào đó tại 2 ô kế tiếp trên cùng một cột hay dòng
Chọn khối caỷ 2 ô
Đưa trỏ chuột đến góc có dấu cộng của khối chọn ( Góc dưới phải ), nhắp & rê theo cột hay dòng để sao chép
2 Chỉnh sửa , xoá dữ liệu :
Muốn sửa: Nhắp chuột chọn ô muốn chỉnh sửa dữ liệu, sau đó nhắp vào thanh công thức hay nhấn F2, hay nhắp double. Nếu nhập lại nội dung cũ sẽ bị xóa.
Muốn xoá dữ liệu : Đưa con trỏ về ô cần xoá dữ liệu nhấn phím Delete
Vùng ( Khối ): Bao gồm một hay nhiều ô liên tục được xác định bằng <địa chỉ ô đầu>:<địa chỉ ô cuối>
ví dụ A3:B5
Chọn vùng (khối) bảng tính
Sao chép dữ liệu
Di chuyển và xoá
Sao chép định dạng
1 Thay đổi độ rộng cột ( Column width )
Dùng mouse : Đưa trỏ chuột đến biên phải của cột ở thanh tiêu đề cột nhắp double hay rà chuột vào biên phải của thanh tiêu đề cột đến khi xuất hiện thành mũi tên 2 chiều thì rê để thay đổi độ rộng.
Dùng bàn phím :
Chọn một hay nhiều ô, cột muốn thay đổi độ rộng
Vào menu Format column width, nhập giá trị độ rộng mới trong khung Column width
2 Thay đổi chiều cao hàng ( Row height ) :
Dùng mouse : đưa trỏ chuột đến biên phía dưới của dòng tại thanh tiêu đề hàng, nhắp double để mở rộng chiều cao bằng chiều cao ô có d liệu cao nhất hay nhắp và rê chuột để thay đổi chiều cao
Dùng bàn phím :
Chọn một hay nhiều ô, dòng
Vào menu Format - Row - Height : Nhập chiều cao vào khung Row Height
3 Nối và tách ô :
Nối ô : Chọn những ô muốn nối nhắp vào biểu tượng Merge and center trên thanh công cụ hoặc Format?Cell đánh dấu Merge cell.
Tách ô : ( Chỉ tách được những ô đã nối )
Chọn ô đã nối
Vào menu Edit - Clear - Format hoặc bỏ chọn Merge cell.
4 Chèn thêm cột, hàng :
Chọn cột hay hàng
Insert - Column/Row hoặc nhấn phím phải chuột và chọn Insert )
Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column hay Entire Row
5 Xoá cột, hàng :
Chọn cột hay hàng cần xoá
Edit - Delete hoặc nhấn phím phải chuột và chọn Delete Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column để chèn hay xoá cả hàng hay cột
Định dạng kiểu chữ
Thanh công cụ
Format ? Cell ?Font
2. Định dạng số
Chọn khối muốn định dạng
Format ?cells ?number
Chọn Number trong khung Category
- Khung Decimal places : lấy bao nhiêu số lẻ
Chọn Currency : điền dấu tiền tệ
Percentage: Điền vào dấu % ví dụ 0.15 sẽ cho 15%
Có thể chọn Custom để định dạng lại số và định nghĩa lại dạng hiển thị trong khung Type
3 Định dạng ngày tháng :
Chọn khối dữ liệu cần định dạng ngày, tháng
Format - cell chọn lớp Number
Trong khung Category chọn mục Date và chọn cách hiển thị trong khung Type
Lưu ý : Đây chỉ là cách hiển thị, còn cách nhập dữ liệu kiểu ngày phải tuân theo dạng thức đã đặt trong Windows
4 ẹũnh dạng vị trí :
Chọn khối dửừ liệu
Nhắp vào các biểu tượng caõn trái, phaỷi, giửừa trên thanh công cụ hay có thể vào menu FORMAT - CELLS , nhắp chọn lớp Alignment
+ Trong khung Horizontal : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng ngang
+ Trong khung Vertical : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng dọc
+ Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng : Chỉnh độ ngiêng trong khung Degrees
+ Mục Text Control :
Wrap text : Nhiều dòng trên ô ( Phần tràn sẽ sang dòng khác của ô )
Shrink to fit : Vừa bằng ô
Merge cell : Nối nhiều ô


5. Gộp , tách các ô

Để Gộp , tách các ô
Choùn caực oõ ca�n goọp
Nhaựy leọnh Format -Cells... Vaứ choùn trang Alignment
ẹaựnh daỏu oõ Meger cells
Nhaựy OK
ẹeồ taựch moọt oõ goọp thaứnh nhie�u oõ ta laứm ngửụùc laùi
6 Kẻ khung cho bảng tính :
Chọn ô, vùng muốn kẻ khung
Format - Cells và chọn lớp Border :
+ Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại :
None : Không kẻ khung
Outline : Kẻ vòng xung quanh khối hoặc ô
Inside : Kẻ các đường bên trong khối chọn
+ Style : Chọn đường kẻ
7. Định dạng tự động :
Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
Format - Autormat
Chọn kiểu định dạng trong danh sách
Nút Option cho phép thực hiện việc định dạng hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định
8. Thay đổi màu nền
ẹeồ toõ maứu ne�n cho oõ hoaởc khoỏi ta thửùc hieọn nhử sau:
+ Choùn oõ hoaởc khoỏi ca�n toõ maứu ne�n
+ Thửùc hieọn leọnh Format -> Cells.
+ Choùn trang Patterns (trong hoọp thoaùi Format Cells)
+ Thửùc hieọn caực tuứy choùn
+ Nhaựy OK ủeồ keỏt thuực

8. Thay đổi màu nền
9. Tạo ghi chú cho ô :
Chọn ô cần tạo ghi chú
Nhấn Shift - F2 hay Insert - Comment, gõ dòng ghi chú sau đó nhắp chuột vào ô khác để thoát, từ đó di chuyển con trỏ đến ô này thì xuất hiện dòng ghi chú
Muốn sửa hay xoá ô ghi chú, chọn ô đó vào Insert - Edit Comment, Ta có thể sửa lại nội dung, nếu muốn xoá ghi chú nhấn phím Delete
Vào menu Tools?Opition
đánh dấu và mục Gridlines
Vào menu Tools?option
Chọn trang genneral
Chọn font chữ muốn mặc định ở mục standar font
Chọn cở chữ ở mục size
Chọn ok