SỬ DỤNG WORD 2007 Phần IV

PHẦN IV
 
MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD 2007

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
1.Định dạng đoạn văn bản.

Chọn Menu File tại hộp toại Pragraph nhấp chuột vào dấu cộng nằm ở góc phải phía trên.
Xuất hiện hộp thoạiPragraph:
Chọn thẻ Indents and Spacing


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
General
Alignment: Căn lề
Left: Căn lề trái.
Justify: Dàn đều chữ sang hai bên.
Centered:: Căn lề giữa.
Right: Căn lề phải.
Indentation: Lùi vào ra đoạn văn bản so với lề.
Left:Lề trái
Right: Lề phải
Số (-) lùi ra ngoài.
Số(+) Lùi vào trong lề.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Special:
First Line:Để lề cho dòng đầu của đoạn văn bản, mặc định để By=1,27 cm.
Hanging: Dòng không phải là dòng đầu tiên của đoạn văn bản, thường để mặc định By=0.
Spacing: Khoảng các trống giữa các đoạn văn bản
Before: Khoảng cách từ điểm trên cùng của đoạn với đoạn trên.
After:Khoảng các từ điểm dưới cùng của đoạn đến đoạn dưới.
Line Spacing: Độ giãn dòng trong đoạn
Single:Giãn dòng đơn (Ctrl+1)

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
1,5 Lines: Giãn dòng 1,5(Ctrl+5)
Double:Giãn dòng đôi (Ctrl+2)
At Least: Độ giãn nhỏ nhất.
Exactly: Độ giãn để theo số chính xác bằng At.
Multiple: Độ giãn lớn nhất.
Với độ giãn dòng At Least… phần At để điền số tuỳ ý.
Tabs: Thay đổi độ ài của Tab ( Mặc định độ dài của Tab là =1,27cm).

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
2.Làm việc với hộp thoại Font.

Định dạng Font chữ
Lựa chọn Font chữ cần định dạng.
Nhấp chuột vào biểu tượng ô vuông nhỏ bênphải phía trên hộp toại Fnt trong Menu Write hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +D

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Chọn thẻ Font
Font: Chọn Font chữ.
Font Style: Chọn kieẻu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng.
Size: Chọn kích thước chữ.
Font Color: Màu chữ loại đường gạch chân chữ..
Underline Color:Màu đường gạch chân chữ.
Effects:Một số kiểu lựa chọn bổ sung.
Strickethrough: Gạch giữa chữ

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Double Strickethrough: Nét gạch đôi giữ chữ
Supperscript: Chỉ số trên (Ctrl+ Shift + =)
Subscript: Chỉ số dưới (Ctrl + =)
Shadow:Kiểu hình bóng
Outline: Nét chữ bao ngoài
Emboss: Chữ nổi mờ trước.
Engrave: Chữ nổi mờ sau.
All caps: Chữ in hoa lỡn
Hidden: Ẩn chữ.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Sau khi đẽ chọn kiểu định dạng Font chữ xong, nếu muốn để định dạng mặc định cho các File sau khi kích vào nút Default. Một hộp thoại xuất hiện:
Bạn có muốn đổi lại định dạng Font chữ mặc định cho các sử dụng lần sau?
Chọn Yes: Đồng ý.
Chọn No: Không đồng ý.
Chọn Cancel: Huỷ bỏ thao tác mặc định

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Định dạng Font chữ.



Định dạng cỡ chữ
Chữ đậm:
Chữ nghiêng:
Chữ gạch chân:

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
3.Bảng các kiểu gạch chân cho chữ

Thay đổi độ giãn chữ
Lựa chọn đoạn Font cần định dạng.
Nhấn tổ hợp phím ( Ctrl +D) để mở hộp thoại Font.
Chọn thẻ Character Spacing như hình dưới đây:


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Scale: Định dạng độ giãn chữ theo %.
Spacing:Khoảng cách giữa các chữ.
By: Tăng giãn thưa chữ
Giản : giãn chữ mau.
Position:Vị trí ở dòng.
By:Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dòng.
Giảm: Vị trí xuống dần so với dòng.
Default: Nếu muốn mặc định chữ này cho các File sau.
Chọn xong nhấp OK hoàn thiện thay đổi độ giãn chữ.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Làm việc với Borders and Shading.
Cách 1: Chọn Menu Write trong hộp thoại Paragraph chọn hộp Borders and Shading để mở hộp thoại.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Cách 2: Vào Menu Page Layout chọn page Border để mở hộp thoại Borders and Shading

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Thẻ Border : Cho phép bạn thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn
Mục style: Chọn kiểu đường định thiết lập.
Mục Color: Chọn màu cho đường thẳng.
Mục Width: Chọn độ dày mỏng cho đường.
Mục Setting: Chọn phạm vi đường cần thiết lập.
Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview.
Mục Apply To: Để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp:Table sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell chỉ thiết lập cho các ô đã chọn.
Nhấn OK để kết thúc công việc


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Thẻ Page Border: Chọn đường viền cho trang văn bản

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Phần này cũng như lựa chọn đường bao cho một hay nhiều khối văn bản tuy nhiên trong mục Art cung cấp cho các bạn rất nhiều những đường viền đẹp và ấn tượng bạn Click vào  
mũi tên đổ xuống trong khung Art sẽ có một danh sách các đường viền hiển thị cho bạn xem và lựa chọn.


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Làm việc với Header and Footer
Chọn Menu Insert Lựa chọn lệnh cần thực hiện trong hộp Header and Footer

Header
Đây là một trong nhứng điểm nổi bật của Word 2007. Ở đây Word cung cấp cho người sử dụng các mẫu cho trước nhằm tiết kiệm thời gian cho người sử dụng. Bên cạnh đó cũng có thể chỉnh sửa lại các mẫu này cho phù hợp với mục đích sử dụng của trang văn bản.
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hedrer
Footer
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
4.Page Nuber: Chèn số trang vào văn bản

Trong mục này có các tiêu đề:
Top of Page Number: Chèn số trang tại đầu trang.
Botton of Page Number: Chèn số trang tại cuối trang.
Page Margins: Chèn số trang tại hai bên lề trang.
Current Position: Chèn số trang tại vị trí hiện tại.
Format Page Number: Định dạng kiểu cho số trang.
 

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Remove page Number: Xoá bỏ đánh số trang.
Nhập nội dung cho Head and Footer cho trang chẵn lẻ. Chọn Page Layout trong hộp thoại Page Setup chọn hình dấu cộng phía trên góc phải để mở họp thoịa Page Setup.
Hộp thoại Page Setup xuất hiện bạn chọn thẻ Layout
tại mục Head And Footer có hai lựa chọn
+ Different odd and even: lựa chọn việc nhập nội dung của trang chẵn trang lẻ khác nhau.
+ Different First Page: Lựa chọn việc nhập nội dung trang đầu tiên khác với mọi trang.


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
5.Tìm kiếm –Thay thế - Di chuyển nhanh.

Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong File
Chọn menu Write và nhấp chọn biểu tượng hình chiếc ống nhòm phía bên phải phía trên màn hình soạn thảo một Menu hiện ra bạn nhấn chọn tiếp vào biểu tượng chiếc ống nhòm là được. hoặc nhấn tổ hợp phím ( Ctrl+F).
Hộp thoại Find And Replace hiện ra như hình dưới đây:
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản
Bạn có thể làm khi mở hộp thoại để tìm kiếm sau đó chọn thẻ Replace hoặc nhấn tổ hợp phím ( Ctrl+H).
Hộp thoại Find And Replace xuất hiện:
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Nhập từ cần tìm kiếm vào ô Find What. NHập từ cần thay thế vào ô Replace With. Chọn Replace để thay thế từng từ .
Chọn All Replace để thay thế toàn bộ những từ tìm thấy trong nội dung văn bản.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Chuyển
Làm như hộp thoại tìm kiếm sau đó chọn thẻ Go To hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+G). hộp thoại Find And Replace xuất hiện:

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
+ Chọn đối tượng để di chuyển:
Page: Số trang.
Line: Số dòng.
Comment: Số ghi chú.
Table: Số bảng.
Heading: Số định dạng các tiêu đề là heading.
Nhập con số cần di chuyển tới .
Chọn nút Go To hoặc gõ phím Enter.
Két quả thu được sẽ mở ra cho bạn đúng vị trí vừa chọn xong.
Nhẫn phim ECS hoặc nút close để trỏ lại màn hình làm việc

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Xem nhanh nội dung của văn bản
Mở file văn bản bằng hộp thoại Open
Từ cửa sổ chương trình bạn vào Menu File Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +O để mở hộp thoại.
Trong hộp thoại Open bạn vào nút View sau đó bạn bấm chọn mục PreView. Từ bây giờ bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến tận file văn bản nào đấy là ngay lập tức nội dung của file này xuất hiện trên khung bên phải của hộp thoại Open. THủ thuật này giúp bạn rất nhiều. Nhất là khi bạn chỉ cần duyệt qua nội dung của các file văn bản khác nhau.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
6.Định dạng File văn bản

Căn lề văn bản
Chọn Menu Page Setup/ Page Setup/ Margins
Chọn thẻ Margins (Alt +M)
Điền khoảng cách lề trang , nếu bạn chưa muốn đổi lại đơn vị tính thì chọn đơn vị mặc định là Inch.
Top: Lề trên
Bottom: Lề dưới
Left: Lề trái
Right: Lề Phải


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Orientation (Định hướng kiểu trang)
Portrait: Quay dọc trang
Landscape: Quay ngang trang
Apply to: (Áp dụng luôn)
Whole Document: Toàn bộ file văn bản
This point Forward: Áp dụng cho trang sau kể từ vị trí con trỏ định vị.
Sau khi đặt lại các thông số căn lề, nếu bạn muốn thiết lập định dạng lề này cho các file văn bản sau này thì kích chọn nút Default…và OK.
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
7.In ấn file văn bản

Kích chuột trái vào nút Start chọn Printers and Faxes và làm theo các bước hướng dẫn tiếp theo

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Tiến hành In ấn
Vào File Print Print hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl +P). Xuất hiện hộp thoại Print
Printer : Máy in nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in thì lưu ý lựa chọn loại máy in cho phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài đặt một loại máy in thì bạn không cần quân tâm đến phần này.
Name: Tên loại máy in
Status: Trạng thái.
Type: Loại máy in
Where: Cổng kết nối với máy tính.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
7.In ấn file văn bản

Kích chuột trái vào nút Start chọn Printers and Faxes và làm theo các bước hướng dẫn tiếp theo
 

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Tiến hành In ấn
Vào File Print Print hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl +P). Xuất hiện hộp thoại Print
Printer : Máy in nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in thì lưu ý lựa chọn loại máy in cho phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài đặt một loại máy in thì bạn không cần quân tâm đến phần này.
Name: Tên loại máy in
Status: Trạng thái.
Type: Loại máy in
Where: Cổng kết nối với máy tính.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Page range: Vùng in
All: In tất cả các trang trong file.
Current page: In tại trang con trỏ định vị
Pages: In những trnag được chỉ định rõ
Seclection: Chỉ in tại những vùng đã được lựa chọn
Number of coppy: In ra bao nhiêu bản.
Mục Print: mặc định ở chế độ All Pages in rang: in toàn bộ trang
Odd pages: Chỉ in những trang lẻ.
Even Page: Chỉ in những trang chẵn
Colate: In lần lượt từ trang 1 đến hết quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết.
Properties: Chọn chi tiết loại giấy in.. OK

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Huỷ bỏ lệnh in
Trường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn huỷ bỏ luôn lệnh in này, bạn không lên thực hiện luôn thao tác xoá bỏ lệnh in và khi vì khi máy đang in nếu boẻ luôn lệnh in rất dễ xảy ra trường hợp bị kẹt giấy. Trước hết bạn cần bỏ giấy ra khỏ máy in sau đó thực hiện lần lượt các bước sau:
Kích chuột phải vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn Open all Active Printers and Faxes .

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
8.Sử dụng linh hoạt các thanh công cụ

Các định dạng đặc biệt
Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại
Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại thay vì xoá và gỡ lại, bạn quét dọn vùng văn bản, và sử dụng lệnh change case trong hộp thoại Font:
Sentence case: Chữ in đầu câu.
Lowercase:Chuyển sang chữ thường
UPPERCASE: Chuyển sang chữ in.
Capitelize Each Word: Chữ in đầu mỗi từ.
tOGGE Case: Chữ thường ở đầu mỗi từ.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Có thể làm nhanh ba thao tác trên bằng cách ấn nhiều lần tổ hợp phím (Shift +F3) sau khi quét dọn vùng văn bản.
Tuy nhiên đối với file văn bản dung Font Unicde (Arial, Time New Roman. Tohoma…) thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6 hoặc VietSpell 3.0 quét dọn vùng văn bản , bấm tổ hợp phím Ctrl+C. Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình(chọn V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ), chọn công cụ (hoặc bấm Ctrl+Shift +F6) ở cửa sổ hiện ra bấm chọn Unicode hai ô đích.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Định dạng chỉ số
Muốn có chỉ số dưới nhấn tổ hợp phím Ctrl+dấu = sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl+dấu =, để trở về soạn thảo bình thường.
VD: H2O
Định dạng chỉ số mũ
Muốn có chỉ số trên nhấn tổ hợp phím Ctrl +Shift+ = sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift + =, để trở về soạn thảo bình thường.
VD: X2

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
9.Một số ứng dụng khác.

Phóng to thu nhỏ trong Office
Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có thể sử dụng nút cuộn để phóng to thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ Ctrl và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này bạn cần và Tools/ Options chọn thẻ General, và đánh dấu vào hộp chọn” Zoom on Roll With IntellingMouse Box”.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hai cửa sổ trên một màn hình.
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Menu View trong hộp Window chọn lệnh Split. Một thanh Split xuất hiện bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành hai phần và nhấn chuột
Bất kỳ thay đổi nào của một trong hai khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước , bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh Split.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Chèn âm thanh vào văn bản
Bước 1: Bạn chọn vào Menu Insert chọn Object trong hộp Text như sau:

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Bước 2: Hộp thoại Object hiện ra bạn chọn tiếp vào thẻ Creat From File. Sau đó nhấn Browse để chọn File. Trong phần tuỳ chọn cho bạn ba sự lựa chọn:
Link To File: Liên kết với File theo đường dẫn.
Display As Icon: Hiển thị dạng icon của tập tin.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có Headphone đểthu giọng nói. Nếu như bạn có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thẻ Creat New. Sau đó rê thanh trượt đến phần Ware sound.
 
.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Nhấn OK. Bấy giờ , chương trình Ware Sound Recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn muốn sắp xếp lại các vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy, paste bạn hãy sử dụng các cách sau đây:
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift+Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Vẽ một đường thẳng
Bạn có thể hoàn toàn vẽ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau.
Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word Giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay Menu mà chỉ cần bàn phím là đủ . Tạo bảng nhanh chóng cũng là thủ thuật vậy
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu + và kí tự dâu gạch ngang (-). bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu địng dạng sau rồi nhân Enter . Word sẽ tự động tạo bảng cho bạn.
+----------------------------+-------------------------+-----------------------------------------+
Khoảng cách giữa các dấu + sẽ quyết định độ rộng của cột đựoc tạo ra

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Chữ trong Word bị nhảy cách
Khi gặp lỗi này bạn mở hộp thoại Word Options Editing trong mục Smart cut and Paste có nút Setting bạn nhấp và đây hộp thoại hiện ra bạn chọn bỏ đánh dấu dòng đầu tiên “Adj Sentence and word spacing Automatically” Sau đó nhấn OK . Lỗi cách chữ khó chụi đó lập tức biến mất.

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Bảo vệ văn bản trong word
bạn Có File văn bản và muốn đưa cho người khác xem nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa địng dạng trong văn bản hoặc chỉ cho phép thay đổi nội dung trong biểu mẫu định sẵn > Microsoft 2007 có chức năng Protect Document có thể đáp ứng yêu cầu này của bạn. Cách thực hiện như sau:
Bạn vào Menu File chọn Save as bạn nhấp chọn Tool Security Options. Hộp thoại hiện ra:

Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV
Bạn nhập mật mã khi mở File vào ô Password To Open nếu bạn muốn bảo vệ File khi mở File sẽ hỏi Paswword.
Nhập mật mã vào ô Password To Modify nếu bạn muốn sửa nội dung File phải có sự cho phép của bạn.
Sau khi nhập xong bạn nhấn OK


Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV