Su dung power point

Bước Đầu Làm PPS
Kính thưa quí bạn, PowerPoint Show thường dùng để trình chiếu một số hình ảnh chuyển động kèm theo âm thanh. PPS file được tạo ra bằng software Microsoft Powerpoint. Software nầy nằm trong Microsoft Office. Version hiện nay là Office 2007, nhiều bạn còn dùng Office 2003.Trong bài nầy tôi trình bày cùng các bạn những bước khởi đầu để làm một cái PPS. Tôi không chuyên môn về việc làm PowerPoint Show đâu. Bất quá tôi dùng kinh nghiệm qua mấy trăm cái slide show tôi đã thực hiện mà viết ra đây vì lâu nay quí bạn email đến hỏi tôi rất nhiều.

Tuy có hình và chữ chuyển động nhưng PPS không phải là một video. Do vậy Powerpoint giới hạn chân tay nhiều khi cần trình bày một chuyện “mỹ thuật” hơn như làm một cái movie viết vào DVD để hát trên TV. Các software làm movie khác có nhiều khả năng hơn Powerpoint.

Nhiều bạn đã xem DVD “Ảnh Và Nhạc” của tôi thấy tương tợ như PPS nhưng nó đẹp hơn linh động hơn các slide show PPS tôi đã làm xưa nay rất xa. Ảnh và Nhạc được làm bằng software dùng làm movie như Pinnacle, như Adobe Premier… Trong đây tôi sẽ hướng dẫn quí bạn :

1. Run PowerPoint 2007 (version 2003 cũng tương tợ).
2. Thêm chữ và cách làm cho chữ chuyển động
3. Thêm hình và cách làm cho hình chuyển động.
4. Những điều nên tránh.
5. Tại sao am thanh không đi theo khi PPS gởi qua email.
6. Cách đánh chữ có dấu tiếng Việt và cách install font chữ Việt.

Huỳnh Chiếu Đẳng 13-Jan-08
Nhấn space bar hay mouse. Có nhiều trang mang theo nhạc xin mở loa lên.
Xem lại ngày 5-Mar-09 (V:1.5)
Muốn làm một cái PPS việc đầu tiên là chúng ta “run” cái software Microsoft Powerpoint. Muốn run nó thì làm như sau:

Click 1

click 2
Khi đó một Windows hiện ra

Click 3

Click 4
Không riêng chi Microsoft Powerpoint, với các program khác đang có trong computer của quí bạn khi muốn run nó cũng làm cách nầy. Hình ảnh lấy từ Windows Vista và Microsoft Powerpoint 2007. Với Windows XP hướng dẫn cũng tương tợ.
Ảnh nầy lấy từ Windows Vista
Ảnh Windows XP ở trang sau.
Windows XP
Windows XP
Đây là cách gọi một program trong Windows XP  Trên desktop click Start

Click 1

Click 3

Click 4
Khi PowerPoint Show chạy thì các bạn thấy như trang kế đây.
Khi đó một windows hiện ra

Click 2


Click
Đây là những kiểu hình nền của cái PPS đang làm


Khi chúng ta chọn một kiểu nền, thí dụ nơi mủi tên đỏ thì nền PPS hiện ra như thế nầy

Trước tiên chọn nền cho các slide

click
Mỗi lần press Enter thì một nền slide trống hiện ra

Muốn thêm chữ vào quí bạn click nơi đây


Click text box xong kéo mouse xuống đây, giữ nút mouse trái kéo rê trên nền slide tạo ra khung chữ.
Đánh chữ khung nầy. Các bạn có thể thay đổi kích thước khung chữ bằng cách dùng mouse kéo các chấm trắng ở hình bên trên cho dài thêm ra. Dùng mouse di chuyển khung chữ.
Ở trang kế tiếp tôi sẽ hướng dẫn quí bạn làm sao cho chữ chạy trên màn ảnh. Theo ý tôi nên dùng vừa phải. Biểu diễn như các video quay đám cưới xem kỳ quá. Không film nào của Hollywood chữ (title) quay cuồng như video đám cưới Việt Nam mình.
Đánh chữ vào đây
Muốn cho chữ chạy click nơi đây



Xong click nơi đây

Menu “Effect” hiện ra nơi đây
Muốn cho hàng chữ chạy quí bạn click ngay nó (thi dụ click ngay hàng chữ màu vàng nầy, xong chọn kiểu chạy).

Xong click nơi đây


Vừa rồi là cái thí dụ effect Bounce con vài chục effect khác cũng làm như vậy. Quí bạn bắt tay vào thấy ngay. Đây chỉ là hướng dẫn sơ khởi thôi, nói nhiều hơn quí bạn sẽ bối rối. Mời các bạn xem thêm vài kiểu khác.

Nói thêm mủi tên cũng là một chữ như hàng chữ trên. Các bạn có thể dùng hình mủi tên cũng được.

Trang kế sẽ nói về cách bỏ hình vào PPS và vài điều nên tránh.

Muốn bỏ hình vào thì click Insert

Xong click Picture
Khi click picture xong, chọn folder chứa hình trong hard disk, click tấm hình cần đến

Mấy tấm ảnh trên tôi vừa chụp để làm cái PPS nầy không dùng Photoshop để edit chi cả, chi crop (cắt xén bớt bốn bên thôi).
Nhớ mở loa lên
Có thể di chuyễn tấm ảnh tới vị trí mong muốn dễ dàng bằng mouse, cũng y như di chuyễn chữ.
Cũng có thể mở folder có hình chứa trong hard disk xong copy tấm hình cần đến, rồi paste vào slide nầy.
Right click tấm ảnh click copy
Xong trở về Powerpoint click paste (hay Ctrl + V)



Tôi có hai cây ổi cùng trồng trong chậu. Ổi trồng trong chậu nhưng trái lớn gần bằng cái chén ăn cơm. Mới chụp vài giờ trước.
Một chút xíu riêng tư….
Thêm hình vào PPS xong, muốn làm cho hình chạy trên PPS thì cũng làm tương tợ như phần thêm chữ nói bên trên. Ảnh hay chữ đều như nhau. Sau đây là hai thí dụ nhỏ trong vài ba chục effect của PPS.
Tấm ảnh nầy trong Internet trông không hay vì hướng ánh sáng rọi vào không hay. Tác giả chụp bằng đèn flash chăng?
Tấm ảnh bên đây cũng lấy trong Internet, ánh sáng hay hơn tấm trên.
Đây là hai thí dụ về ảnh chuyển động. Trang sau nói sơ qua về cách bỏ nhạc hay âm thanh vào PPS và điều nên tránh.
Thưa quí bạn trong một cái PPS hình ảnh là chính, theo tôi không nên dùng hình lờ mờ.
Hình nầy trích trong PPS của phe “Ta” làm gởi qua email , lờ mờ quá “Tây”  xem nó cười.
Sở dĩ ảnh trong một số PPS không sắc nét là vì tác giả đã lấy ảnh trong Internet quá nhỏ xong bỏ vài slide show thấy chưa đủ khung hình bèn kéo bốn góc cho nó to ra.
Thí dụ ảnh dưới chỉ có chừng nầy, tôi kéo cho nó to ra các bạn xem thử.
Giờ đây cây tre và mặt em bé mờ mờ
Bông hoa phượng lờ mờ, cô lái đò cũng lờ mờ, cây cầu thì lem nhem.
Đây là tấm ảnh cũng được tôi lấy trong một PPS gởi đến qua email. Vì nó được post trong Internet dưới dạng nhỏ (số byte nhỏ) thí dụ 20KB, tác giả PPS kéo ảnh to ra cho chiếm trọn màn ảnh nên nó không còn sắc nét nữa.
Một lý do khác làm ảnh và âm thanh lù mù là tác giả làm ra cái PPS đã dùng loại software gọi tên là optimizer để thu nhỏ số byte của cái PPS lại. Loại software nầy thu nhỏ số byte bằng cách thu nhỏ hình và compressed nhạc thật nhiều, lúc đó cái slide show xem “chán đời” lắm.
Hình đâu tốn tiền mua sao không rinh đại những to và sắc nét như hai hình nầy:
Có bạn thấy tấm ảnh nầy không vừa khung theo ý muốn nên kéo nó dài ra:
Bây giờ nó cân đối với màn ảnh , nhưng coi không được. Cái nầy gọi là huỷ hoại tác phẩm người khác, tác giả đâu muốn thấy tấm ảnh của mình chụp ra nông nổi nầy.
Điều nên tránh
Đây là tấm ảnh nguyên thuỷ, nếu quí bạn dùng mouse kéo các góc để thay đổi độ lớn cho vừa vào khung thì nó sẽ méo đi không còn cân xứng tự nhiên nữa.
Muốn resize ảnh nên click nơi đây.
Lúc đó tấm ảnh thay đổi độ lớn nhưng vẫn giữ cân xứng.

Theo tôi thì nên tránh dùng ảnh nhỏ xíu trong Internet hay ảnh lờ mờ rồi kéo cho nó lớn ra chiếm hết khung màn ảnh.

Nên chọn ảnh có số byte lớn, ít ra ảnh cũng có số byte trên dưới 100KB.


Về hình ảnh là như vậy, trang sau tôi thí dụ về âm thanh trong sáng và âm thanh lù mù.
Âm thanh tốt hình sắc nét. Chờ hết nhạc hãy nhấn space bar.
Âm thanh xấu hình lờ mờ Chờ hết nhạc hãy nhấn space bar.
Các bạn thấy về kích thước trên màn ảnh hai hình to như nhau nhưng một cái sắc nét, một cái lờ mờ. Ảnh sắc nét có số byte to hơn ảnh lờ mờ.
Còn âm thanh thì một cái compressed ít, một cái bị compressed quá nhiều.
Về độ lớn của ảnh xin đọc thêm “Huyền Thoại Megapixels” trong Quán Ven Đường ở thực đơn nhiếp ảnh.
Tiếp theo đây là cách bỏ âm thanh vào PPS. Phần nầy chỉ nói sơ qua thôi, vì đã hướng dẫn rõ ràng bằng một PPS khác lâu rồi xin mời vào Quán Ven Đường lấy về xem.

Có hai cách bỏ âm thanh vào: Cách thứ nhất là insert.


Khi click chữ sound xong, hard disk của computer sẽ mở ra. Các bạn chọn audiofile cần thiết mà bỏ vào.

Ở đây nên lưu ý là không thể chọn audio file là MP3 như trong hình được. PPS chỉ nhận dạng WAV mà thôi. Nếu sound file ở dạng khác thì phải convert qua dạng wav.

Mới đây tôi nhận được email từ một vị hỏi sao âm thanh chỉ nghe được ở một slide thôi, sang trang thì biến mất. Muốn âm thanh nghe được trong tất cả các slide thì quí bạn click icon cái loa (trong slide) như hình nầy.
 Xong click options.

Kế đó click nơi mủi tên

Click nơi đây
Như vậy âm thanh sẽ phát ra suốt trong tất cả các slide kế tiếp.
Cách bỏ âm thanh vào thứ hai là click Animatons xong click chỗ mủi tên ngay dưới chữ nầy:


click 
Rồi cũng chọn audio file từ hard disk như ở các bài hướng dẫn trước.
click 
Nhớ dùng software để convert mọi dạng audio file ra dạng wav thì mới kèm theo PPS được.
Câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất là: Tại sao cái slide show tôi làm khi chạy có âm thanh, nhưng khi gởi cho bạn bè qua email thì họ không nghe được âm thanh nữa.

Thưa quí bạn cái PowerPoint Show software của Microsoft rất quái đản. Nó chị chịu nhập chung vào file PPS âm thanh dưới dạng WAV mà thôi. Những dạng MP3 hay WMA không được nó bỏ vào chung với file PPS (embeded), mà nó chỉ làm cái link vào vị trí của audio file mà thôi.

Thí dụ cái audio file của các bạn tên là “Tình Hoài Hương.MP3” nằm ở folder có vị trí C:Musics. Khi các bạn chạy slide show thì nó gọi bản nhạc nầy bằng cách link vào vị trí trên. Nay các bạn gởi cái slide show qua email, trong computer của người nhận đâu có vị trí nầy và bản nhạc nầy, nên khi chạy chỉ thấy hình mà không nghe được tiếng.

Nếu các bạn muốn thử, thì sau khi làm xong cái slide show, mang bản nhạc “Tình Hoài Hương.MP3” sang vị trí khác thí dụ qua C:Photos. Xong các bạn play thử cái PPS xem coi có tiếng hay không. Cũng có thể không cần mang bản nhạc sang folder khác. Mà các bạn chỉ cần rename nó thành “Tình Hoài Hương 1.MP3” rồi play thử cái slide show. Nếu có tiếng nhạc phát ra thì có nghĩa là đã thành công.

Các bạn nên lưu ý là PowerPoint Show chỉ embeded nhạc dưới dạng WAV mà thôi. Ngoài ra nếu bản nhạc lớn hơn 50,000 KB (50 megabytes) thì cũng không được.
Kính thưa quí bạn, muốn cho slide show chạy tự động thì chúng ta click Animations:

Xong click nơi đây:

click
Xong chúng ta định mỗi slide được trình chiếu bao lâu (đơn vị là giây đồng hồ)

Đánh số giây vào đây
Quí bạn lưu ý nơi đây

Nếu các bạn không ghi check mark thì người xem không thể tự mình sang trang theo ý muốn, mà phải chờ đúng giờ các bạn đã ghi. Riêng các PPS của tôi, tôi để người xem tự do.
Và đây là phần khá quan trọng cuối cùng cần lưu ý: Save “tác phẩm” vừa hoàn thành. Nếu các bạn save không đúng thì khi gởi cái PPS nầy đến cho bạn bè xem có khi người nhận không xem được.

Dầu các bạn dùng PowerPoint 2007 để làm nên các PPS thì khi save các bạn nhớ phải save nó dưới dạng PPS của version PowerPoint 2003 để những vị còn xài Office 2003 xem được như hình sau:

Click 1

Click 2

Click 2

Click 3

Click 4
Save dưới dạng PPS khi người nhận click tên, nó sẽ chạy tự động
Save dưới dạng PPT khi người nhận click tên thì vào edit


Kính thưa quí bạn làm một cái PPS không khó, y như layout một bài bằng Microsoft Word mà thôi. Cái khác biệt là với software Powerpoint chúng ta có thể cho hình ảnh và chữ viết chạy theo ý muốn.

Riêng về chữ có dấu thì quí bạn vẫn dùng y như với Microsoft Word. Nghĩa là có thể dùng VNI, dùng VPS, dùng Unikey, dùng Vietkey hay bất cứ keyborad drive tiếng Việt nào.

Tuy nhiên muốn cho bạn bè đọc được thì chỉ nên dùng kiểu Unicode và chọn font là Times New Roman, hay Arial hay Tahoma. Ba font nầy Windows Vista hay Windows XP đều có sẳn. Còn Unicode là kiểu mà Windows support hoàn toàn. Nếu muốn dùng font VNI đẹp thì khi save nhớ save font đã dùng kèm theo cái PPS, nếu không bạn bè xem thấy toàn là chữ bùa. Sẽ cho thì dụ ở trang sau cùng.

Nhận xét cá nhân của tôi thì hiện giờ PPS được chuyển qua email rất nhiều, bà con mình lại thích “hoa hoè” nên cho chữ 3D quay cuồng rối rít. Chuyện cho chữ chuyển động là do computer làm đâu có chi hay. Có lẽ chúng ta nên chú trọng tới cái mà computer không thay thế được đó là nội dung có chiều sâu, là những bản nhạc hay không lù mù, là những tấm hình đẹp sắc nét không “mờ mờ nhân ảnh”…

Các bạn còn thắc mắc nhiều điều phải không, mời vào Quán Ven Đường đọc tiếp những bài liên hệ. PPS nầy được làm vội sẽ thêm thắt ở version sau và bỏ vào Quán Ven Đường.
Thưa quí bạn đây chỉ là bước khởi đầu dẫn tay các bạn chưa quen để mạnh dạn tiến vô chuyện làm PPS mà ngày nay là “thời thượng”. Từ đầu tới giờ tôi dùng font Times New Roman có sẳn của Windows, kiểu encoding là Unicode. Bây giờ tôi dùng font VNI và encoding kiều VNI để quí bạn xem thử chơi. Tôi dùng keyboard drive là Unikey.

Đây là cái PPS hướng dẫn làm PPS được xem lại và sửa chữa lần thứ tư. Lý do là có quá nhiều bạn tìm đọc, nhiều hơn tất cả những bài khác gấp mấy lần. Điều nầy tỏ ra là có nhiều bạn thích làm PPS. Tôi cũng xin thưa rằng dạng Microsoft PowerPoint Show nầy rất yếu rất dở so với dạng slide show làm bằng những software khác.

Nó không phù hợp vì chúng ta dùng nó làm slide show chớ không phải dùng nó cho mục tiêu được Microsoft đề ra cho PowerPoint Show, đó là trình bày bằng hình chiếu trong một buổi seminar. Mặt mạnh của PowerPoint Show là file có số byte nhỏ hơn gấp 10 lần so với dạng MOV, AVI hay Mpeg… có cùng độ mịn của hình ảnh. Tuy nhiên về âm thanh thì PPS yếu lắm, không thể ghép vào đó âm thanh HiFi, làm như vậy thì số byte lớn lắm.

Tóm lại nếu các bạn làm slide show với mươi tấm ảnh sắc nét cộng thêm bản nhạc 5 phút âm thanh trong sáng mà số byte lớn hơn 5MB là “chưa đạt”. Nếu làm với ảnh lờ mờ và nhạc lù mù có thể nhỏ hơn 5MB nhưng vẫn chưa đạt, PPS lù mù thì phải chừng 3MB thôi.

Về cách đánh chữ có dấu thì mời các bạn xem nơi đây: “Hướng Dẫn Bỏ Dấu Tiếng Việt Trong Email Và Bài Vở.PPS” ( click để download) Còn software bỏ dấu thì free trong Quán Ven Đường Về cách install font “bay bướm” thì click nơi đây: Cach Install Font .
Kính chúc quí bạn một năm mới 2009 an khang thạnh vượng.

Thưa quí bạn tôi không chuyên môn về việc làm PowerPoint Show đâu. Bất quá tôi dùng kinh nghiệm qua mấy trăm cái slide show tôi đã thực hiện mà viết ra đây. Muốn giúp các bạn có trò giải trí nên tôi đành chịu tiếng cười của quí vị chuyên môn.
 
Tính tới nay tôi đã làm khoảng 250 cái slide show mọi loại, tuy rằng đây chỉ là chuyện chơi cho vui thôi, nhưng vừa rồi có chuyện làm tôi mất vui tí xíu. Mới đây tôi được biết có vị đã edit, đã sửa chữa cái slide show “Cõi Buồn.PPS” và một số slide show khác của tôi và gởi đến cho nhiều người mà vẫn để nguyên tên tôi trong đó.

Nhân đây, nhắn chung với quí bạn: Nếu các bạn nhìn thấy slide show nào đề tên HCĐ mà ảnh thiếu sắc nét, trình bày thiếu sự trang trọng, thì xin hiểu rằng slide show đó đã bị người nào sửa lại mà không xoá tên tôi ra.

Thưa quí bạn trên đây chỉ là hướng dẫn khởi đầu giúp các bạn tay ngang có trò giải trì mà thôi. Có nhiều quyển sách chuyên nghiệp dạy làm slide show, nếu các bạn thích thì tìm tham khảo thêm. Riêng tôi thì ngán lắm, không thích đọc thêm. Khi nào cần chuyện gì thì tôi nhấn F1 để đọc phần help về vấn đề đó trong software PowerPoint Show thôi.
HCĐ 
Version 1.5
Xem lại ngày 5-Mar-09 (V:1.5)