Su dung phan mem Ms Word

Giáo viên HD: Nguyễn Thế Sơn
Chủ đề 1: Giới thiệu & Làm quen với môi trường soạn thảo:
Ra đời từ cuối những năm 1980.
Ngày nay: Nó đã đạt tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung.
Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm Ms Word:
Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng.
Cho phép xây dựng đồ hoạ trên trang tài liệu: Hình ảnh, biểu đồ, bảng tính…Khả năng về đồ hoạ được kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding – Nhúng và liên kết đối tượng).

Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Ms Office làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet.

Khởi động:
Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word.

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm Word.Nếu nhìn thấy nó trên nền màn hình hoặc trên thanh tác vụ (Task bar) của Window.
Tiêu đề
Minimize
Maximize
Close
Menu bar
Đóng hồ sơ đang soạn thảo
Môi trường làm việc của Ms Word:
New
Tạo một hồ sơ mới
Open
Mở một hồ sơ đã có
Save
Lưu hồ sơ đang soạn thảo
E-mail
Soạn thảo thư điện tử
Search
Tìm kiểm các file có đoạn văn bản cần tìm
Print
In hồ sơ đang soạn thảo
Print Preview
Xem trang in hồ sơ đang soạn thảo
Spelling
Dò lỗi chính tả của văn bản
Paste
Dán nội dung trong clipboard vào hồ sơ tại vị trí con trỏ
Format Painter
Sao chép định dạng văn bản
Undo
Hủy bỏ những thao tác vừa thực hiện
Redo
Thực hiện lại những thao tác vừa hủy bỏ
Ínsert Table
Chèn một bảng vào hồ sơ
Ínsert Microsoft Excel Worksheet
Chèn một bảng tính Excel vào hồ sơ
Drawing
Cho xuất hiện thanh công cụ vẽ
Document Map
Cho xuất hiện mục lục trong một cửa sổ bên trái màn hình
Zoom
Phóng to, thu nhỏ nội dung hồ sơ
Môi trường làm viêc
Styles And Formatting
Cho xuất hiện các style và các format trên cửa sổ bên phải màn hình
Styles
Tên style của đoạn văn bản tại vị trí con trỏ
Font
Tên font chữ của đoạn văn bản được chọn
Size
Kích thước font chữ đoạn văn bản được chọn
Bold
Chọn hiệu ứng đậm cho đoạn văn bản được chọn
Italic
Chọn hiệu ứng nghiêng cho đoạn văn bản được chọn
Underline
Chọn hiệu ứng gạch chân cho đoạn văn bản được chọn
Left
Canh lề trái
Center
Canh giữa
Right
Canh phải
Justify
Canh đều hai bên
Distributed
Canh đều hai bên và dãn chữ
Line Spacing
Khoảng cách giữa các dòng
Superscript
Tạo chỉ số trên
Subscript
Tạo chỉ số dưới
Left-to-Right
Gõ từ trái sang phải
Right-to-Left
Gõ từ phải sang trái
Numbering
Tự động tạo số thứ tự
Bullets
Tự động tạo gạch đầu dòng
Decrease Indent
Giảm một bậc tiêu đề
Increase Indent
Tăng một bậc tiêu đề
Outside Border
Chọn đường viền cho các ô
HighLight
Chọn màu nền
Font Color
Chọn màu chữ
Môi trường làm viêc
Cách 1: Menu File/New hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N
Cách 2: Click vào icon New
a. Mở mới 01 tập tin:
Các thao tác trên tệp tin:
Cách 2: Click vào icon Open
b. Mở một tập tin đã có trên đĩa
Cách 1: Vào menu FileOpen hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+O
rồi chọn ổ đĩa, đường dẫn,
D_Click vào tên tập tin cần mở.
Cách 2: Click vào icon Save
c. Lưu văn bản
Cách 1: Menu File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
d. Lưu văn bản với tên khác
- Menu File/Save as…
- Chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu trữ
d. Đóng văn bản
Cách 1: Menu File/Close
Cách 2: D_Click vào Document Control Menu Box.
e. In văn bản
Cách 1: Menu File/Print
Cách 2: Click vào Icon Print
- Trước khi in, ta nên xem trước kết quả in trên màn hình bằng cách gọi lệnh từ menu FilePrint Preview.
Chủ đề 2: Một số thao tác soạn thảo cơ bản:
Nhập văn bản:
Đây là khâu đầu tiên trong quá trình soạn thảo văn bản.
Sử dụng bộ gõ tiếng việt (Vietkey):
Sau khi khởi động xong trên màn hình xuất hiện biểu tượng: Khi đó ta bắt đầu gõ tiếng việt. Nếu nhấn “V” thành “E”: ta sẽ soạn thảo bằng tiếng anh.
Quy tắc gõ tiếng việt như sau:
Gõ Được chữ gõ được dấu
aa â f huyền
aw ă s sắc
oo ô r hỏi


Gõ được chữ gõ được dấu
ow ơ x ngã
ww ư j nặng
Sử dụng bàn phím:
Bật tiếng việt (nếu bạn muốn gõ tiếng việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là:
Các phím chữ: a, b, c, … z;
Các phím số: Từ 0 đến 9.
Các phím dấu: ‘,>Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu;
Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;
Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản;
Sử dụng phím Tab để dịch điểm tab;
Sử dụng phím Space bar để chèn dấu cách;
Sử dụng các phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;
Sử dụng phím Page up – Page down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối trang màn hình;


Phím Home, End: Đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;
Phím Delete: Xoá kí tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;
Phím Backspace: Xoá kí tự văn bản đứng kề trước điểm trỏ.
Giới thiệu các bộ gõ tiếng Việt thông dụng hiện nay:
* Bộ gõ Unikey 3.6
* Bộ gõ Vietkey
Giới thiệu các bộ font hỗ trợ tiếng Việt
Bộ font VNI: VNI-Times, VNI-Helve
Bộ font ABC TCVN3: .VnTime, .VNTIMEH
Bộ font Unicode: Times New Roman, Arial
Chuột: Sử dụng các nút trên thanh cuốn dọc hoặc ngang.
 
Xuống một trang
Lên 1 hàng
Lên 01 màn hình
Đến một vị trí (Drag Mouse)
Xuống một màn hình
Xuống một hàng
Lên một trang
Thao tác trên khối văn bản:
Cách 1: Gĩư phím trái chuột kéo và di chuyển từ đầu khối đến cuối khối muốn bôi đen.
Khối (Block): Khối là một văn bản liên tục đã được đánh dấu
Lựa chọn khối văn bản:
Sao chép:
Cách 2: Gĩư phím Shift kết hợp với các phím mũi tên ← ↓ ↑ →
Bước 1: Chọn phần văn bản muốn sao chép.
Bước 2: Vào menu Edit → chọn Copy (Ctrl + C). Hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. Hay: Bấm phải chuột → chọn Copy.
Dán một khối:
Sau khi đã copy được một khối văn bản ta di chuyền con trỏ đến vị trí mới - chỗ muốn dán văn bản.
Bước 1: Đưa con trỏ vb tới vị trí cần sao chép.
Bước 2: Vào menu Edit → chọn Paste (Ctrl + V). Hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. Hay: Bấm phải chuột → chọn Paste.

Thao tác trên khối văn bản (tiếp):
Di chuyển:
Bước 1: Chọn phần văn bản cần di chuyển.
Buớc 2: Vào menu Edit → chọn Cut (Ctrl + x). Hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. Hay: Bấm phải chuột → chọn Cut.


Bước 3: Dán khối muốn chuyển: Làm tương tự trong phần (3).
Xoá văn bản:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần xoá.
Bước 2: Gõ phím Delete hoặc Space bar (Phím cách dài) trên bàn phím.
Định dạng đoạn:
- Nếu không chọn phạm vi: có hiệu lực trên
đoạn văn bản chứa điểm nháy.
- Nếu có chọn phạm vi: có hiệu lực trên các
đoạn văn bản được chọn.
- MenuFormat Font gồm 3
thẻ lệnh:
a. Định dạng ký tự
Font
Character Spacing
Animation
Chủ đề 3: Các thao tác định dạng:
Thẻ Font
Font: Chọn tên font : VNI-Time, VNI-Arial, ...
- Ấn định các thuộc tính của Font chữ.
Font Style: Regular (bình thường), Italic (nghiêng), Bold (đậm) ,..
Size: kích thước tính theo đơn vị point
(1inch = 72 points = 2.54 cm).
Underline: chọn dạng gạch dưới :
- None : không gạch dưới
- Single : gạch dưới nét đn
- Words only : chỉ gạch dưới các từ
- Double : gạch dưới nét kép
- Dotted : gạch dưới nét chấm chấm
Color: chọn màu cho ký tự
Effects:
Preview: xem trước hiệu
ứng của các tùy chọn.
Default: Thiết lập Font chữ ngầm định.
gạch cắt ngang chữ
gạch cắt ngang nét đôi
chỉ số trên (ax2 , m3)
chỉ số dưới (H2SO4)
chữ có bóng
chữ có viền
Chữ chạm nổi
kiểu chữ khắc chìm
dạng chữ in nhỏ
DẠNG CHỮ IN
Thẻ Character Spacing
- Qui định khoảng cách giữa các ký tự hoặc vị trí ký tự trên
dòng văn bản.
Scale: tỉ lệ phần trăm.
Spacing: kích thước ký tự
không đổi, nhưng khoảng cách
giữa các ký tự là:
Normal (bình thường)
Expanded (dãn ra)
Condensed (nén lại).
Thực hành:
Đánh mẫu chữ sau:
Yêu cầu:
Cỡ chữ: 14
Phông chữ: Time New Roman
Kiểu chữ: Nghiêng và béo ( bôi đậm)
Tạo màu sắc riêng cho chữ
b. Định dạng đoạn
- MenuFormatParagraph gồm 2 thẻ lệnh: Indents and Spacing và Line and Pages Breaks
Thẻ Indents and Spacing
Alignment: canh lề
Left: canh theo lề trái
Right: canh theo lề phải
Centered: canh giữa, khoảng trống của mỗi hàng chia đều về 2 phía trái
và phải.
Justified: tự dãn thêm khoảng cách giữa các từ để lề trái và phải đều thẳng hàng.
Indentation: khoảng lùi vào của đoạn văn bản so với lề trang in.
Left: khoảng lùi vào so với lề trái
Right: khoảng lùi vào so với lề phải
Special:
First Line: hàng đầu tiên lùi vào một khoảng so với lề trái,
các hàng khác vẫn bình thường.
Hanging: hàng đầu tiên giữ lề trái bình thường, các hàng
khác lùi vào trong so với lề trái.
By: ấn định khoảng lùi vào cho First Line hoặc Hanging.
Spacing: khoảng cách giữa các hàng hoặc giữa các đoạn
Before: khoảng để trống thêm ở trước hàng đầu tiên của đoạn.
After: khoảng để trống thêm ở sau hàng cuối cùng của đoạn.
Line spacing: khoảng cách giữa các hàng trong đoạn:
Single: khoảng cách đơn (ngầm định).
1.5 Lines: khoảng cách gấp rưỡi
Double: khoảng cách đôi.
At least: khoảng cách tối thiểu được qui định bởi At.
Exactly: khoảng cách cố định, được qui định bởi At.
Multiple: nhập khoảng cách giữa các dòng tùy chọn.
c. Các loại định dạng khác
Khung và nền (Borders and Shading)
Thẻ Borders:
Custom: tự động chuyển sang Custom Click vào các
nút Borders trên hộp Diagram để thay đổi dạng trên.
Apply to: phạm vi áp dụng.
Setting: None: không có đường viền
Box: đường viền dạng hộp.
Shadow: đường viền có bóng.
3-D: đường viền nổi.
Style: chọn kiểu đường viền
Style: chọn kiểu đường viền, nét đơn, nét đôi…
Color: chọn màu của đường viền.
Width: độ rộng của đường viền.
Preview: xem trước kết quả
Option: khoảng cách giữa văn bản và đường viền.
Thẻ Page Border: Thiết lập đường viền cho trang văn bản.
Các lựa chọn tương tự như thẻ Borders, ngoài ra còn có:
Art: chọn các mẫu hình
làm đường viền cho trang.
Apply to: phạm vi
thực hiện Page Borde
Whole Document
This Section…
Thẻ Shading: Chọn mẫu nền cho đoạn văn bản.
Fill: chọn màu nền.
Style: chọn tỷ lệ chấm
hoặc các đường kẻ sọc.
Color: chọn màu cho hạt
chấm hoặc các đường kẻ sọc.
Thiết lập Tab:
Bài toán đặt ra: Hãy tạo bảng dữ liệu như sau:
Phương pháp làm:
Bước 1: Vào menu Format → Tab…
Cách thiết lập: Xem Slide 34.
Bước 2: Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong, nhấn Tab để con trỏ chuyển đễn vị trí tiếp theo (cột Họ và tên). Các dòng khác: Làm tương tự.
Ngoài ra: Dùng thanh Ruler để định các Tab stop: Giáo viên hướng dẫn trực tiếp trên phần mềm Ms Word.
Khoảng cách Tab: Thiết lập các vị trí dừng khi bấm phím Tab.
Tab Stop Position: khoảng cách của
vị trí dừng tính từ lề trái.
Alignment: Canh văn bản tại vị trí dừng
Left, Center, Right: canh thẳng theo trái, giữa, phải.
Decimal: canh theo dấu chấm thập phân.
Số nguyên ở phiá trái, số thập phân ở phiá phải.
Bar: tại vị trí sẽ xuất hiện dấu vạch đứng.
Leader: qui định kiểu dấu chấm, gạch chân...
Set: xác nhận các vj trí đã chọn
Clear : xoá vị trí dừng đang chọn
Clear all: xóa tất cả các vị trí đã chọn
Định số cột
- Vào MenuFormatColumns
Presets:
One: văn bản
bình thường,
không chia cột.
Two, Three: chia thành 2, 3 cột.
Left, Right: chia thành 2 cột có cột trái hoặc
phải nhỏ hơn cột kia.
Number of Columns: nhập số cột từ 1 đến 45.
Line between: tạo đường kẻ gữa các cột
 Start New Column: bắt đầu cột mới.
Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.
 Equal Column Width: chiều rộng các cột bằng nhau.
Apply To:
Whole Document: toàn văn bản
This Point Forward: từ vị trí điểm nháy trở đi.
Select Text: khối văn bản được chọn.
This Section: phân đoạn hiện hành.
Selectd Sections: các phân đoạn đang được chọn.
Tạo chữ cái lớn đầu dòng:
Ví dụ:
Cách làm:
Lựa chọn chữ cái hoặc đoạn văn bản cần tạo.
Vào menu Format: Chọn Drop cap
Kiểu chữ cần đặt. (None: Không thiết lập).
Chọn phông chữ.
Số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ.
Khoảng cách từ chữ cái đến các kí tự tiếp theo.
Nhấn OK để hoàn chỉnh.
- Vào MenuFormatChange Case
hoặc nhấn tổ hợp phím Shift+F3
để chuyển đổi giữa dạng chữ in
và chữ thường.
Change case




Đổi ký tự đầu câu thành chữ in
đổi tất cả ký tự thành chữ thường
ĐỔI TẤT CẢ THÀNH CHỮ IN
Đổi Các Ký Tự Đầu Thành Chữ In
đỔI KÝ TỰ IN THÀNH THƯỜNG
VÀ NGƯỢC LẠI
Bullets and Numbering
Vào menu File
Bullets and Numbering…
Bulleted: gán cho ký hiệu
lập lại như nhau ở mỗi đoạn.
Numbered: gán số hoặc ký tự
theo thứ tự tăng dần cho đoạn.
Outline Number: dùng đánh số thứ tự cho văn bản có nhiều cấp (tối đa 9 cấp), có thể dùng số hoặc ký hiệu hoặc ký tự.
Ngắt trang và ngắt đoạn:
Ngắt trang (Page break):
Mặc dù trong Ms Word đã có việc ngắt trang tự động nhưng đôi khi người ta sử dụng phải chèn ngắt trang tại một dòng tuỳ ý nào đó để tách các đề mục khác nhau sang các trang khác nhau.
Các bước thực hiện việc ngắt trang:
Bước 1: Di chuyển (Đặt) con trỏ đến phần muốn ngắt sang trang sau.
Bước 2: Từ menu Insert → chọn Break → Hộp thoại Break xuất hiện:
Chọn Page break
Bước 3: Nhấn OK.
Ngắt cột (Columns break):
Trong một đoạn văn bản dài nhiều trang được phân làm nhiều cột giống như các bài báo, để có thể chuyển một đoạn văn bản của cột trước sang cột sau ta phải chèn vào đó một ngắt cột.
Các bước thực hiện việc ngắt cột:
Bước 1: Di chuyển con trỏ đến dòng muốn chèn ngắt cột.
Bước 2: Từ menu Insert → chọn Break → Hộp thoại Break xuất hiện:

Chọn Column break

Bước 3: Nhấn OK.
a. Chèn ký hiệu, hình ảnh vào trong văn bản:
Chèn ký hiệu
Thực hiện:
Trong hộp thoại Symbol
Chọn font chứa các ký hiệu.
Chọn ký hiệu cần chèn
Đóng hộp hôi thoại Symbol
Đặt phím tắt cho ký hiệu
Vào menu InsertSymbol
Bấm Insert để chèn
Chủ đề 4: Các thao tác trang trí văn bản:
Chèn từ tập tin ảnh:
Vào MenuInsertPictureFrom File…
Chọn đường dẫn đến
nơi chứa tập hình ảnh
Click chọn hình ảnh cần chèn
Click Insert để thực hiện chèn
Chèn từ Clip Art Gallery:
Vào MenuInsertPictureClip Art…
Chọn hình trong nhóm và bấm chuột trái
Menu InsertPictureAutoShape
b. Chức năng AutoShapes
Dùng để chèn các mẫu hình, có thể dùng để chứa văn bản.
Thực hiện:
- Để tạo 01 AutoShapes:
Cách 1:
Click nút AutoShapes
trên Drawing toolbar
Xuất hiện AutoShapes toolbar
Cách 2:
Chọn dạng muốn chèn và chọn chi tiết của dạng này.
Mở rộng: Điều chỉnh Autoshape bằng menu:
Trước tiên: Lựa chọn đối tượng cần điều chỉnh.
Vào menu Format → Autoshape.
Hộp thoại Autoshape xuất hiện: Có 6 lớp: Nghiên cứu 3 lớp đầu:
Tô màu nền.
Kiểu đường viền và màu.
Kiểu mũi tên.
Lớp Colors and Lines:
Chiều cao - rộng – góc xoay của đối tượng.
Phóng to thu nhỏ đối tượng. Kiểm tra Lock aspect ratio nếu được chọn: Chiều cao - rộng tỉ lệ với nhau như kích thước nguồn.
Vị trí hiển thị của đối tượng đồ hoạ so với phần văn bản.
Cách dóng hình so với lề trang.
Lớp Size:
Lớp Layout:
Nhóm các đối tượng:
Nhóm các đối tượng:
Lựa chọn tất cả các đối tượng cần nhóm.
Nhấn nút Draw trên thanh Drawing: Chọn Group:
Ví dụ:
→ Mục đích của việc nhóm các đối tượng: Một biểu đồ phức tạp được tạo từ các đối tượng. Lúc này, ta nên gom nhóm lại tạo thành một đối tượng duy nhất để tiện cho việc quản lý. Khi cần di chuyển ta di chuyển đồng thời cả nhóm.
Tách nhóm: (Mục đích: Nếu muốn xử lý từng đ.tượng thì phải tách ra). Cách làm:
Chọn khối hình vừa gom nhóm xong.
Nháy nút Draw trên thanh Drawing: Chọn Ungroup.
trên thanh
công cụ Drawing
Menu InsertPictureWord Art
c. Chức năng Word Art
Tạo chữ nghệ thuật, trình bày văn bản với các hiệu ứng
đặc biệt thường dùng cho các đề mục chính của văn bản.
Thực hiện:
Click vào biểu tượng
Cách 1:
Cách 2:
Trong hộp thoại WordArt Gallery
chọn dạng WordArt cần tạo
Trong hộp thoại Edit WordArt Text:
Chọn Font
Chọn Size chữ
Chọn kiểu Style

Nhập nội dung trong ô:
Enter Your Text Here
d. Công cụ trong EQUATION
Dùng để tạo các công thức toán học.
Thực hiện:
Vào menu InsertObject trong hộp thoại Object
chọn chức năng Microsoft Equation 3.0
Ví dụ:
Chủ đề 5: Bảng biểu:
Cách 1:
Draw Table: Drag mouse để vẽ bảng. Thường dùng
để tạo bảng có dạng phức tạp.
Có thể tạo bảng bằng các cách sau:
Vào menu TableDraw Table
hoặc chọn Icon Draw Table
Tại vị trí muốn chèn bảng, Drag Mouse để tạo thành
khung hình chữ nhật (đường viền của ngoài bảng).
Drag Mouse tại bên trong để tạo các hàng, cột và ô.
Khi vẽ xong bấm ESC để kết thúc.
a. Tạo bảng biểu:
Vào menu TableInsertTable
Cách 2:
hoặc chọn icon Insert Table
Nhập số cột cần tạo
Có thể Click vào Icon Insert Table, sau đó Drag Mouse
để xác định số hàng và số cột.
Nếu các đường lưới trong bảng không có thì chọn
menu TableShow Gridlines
Ghi chú:
Trong hộp thoại Insert Table
Nhập số hàng cần tạo…
c. Chèn hàng, cột, ô
d. Xoá hàng, ô, cột:
Chọn hàng, cột, ô là nơi cần chèn.
Vào menu TableDelete chọn
Vào menu TableInsert chọn
Chọn hàng, cột, ô là nơi cần xoá.
Table: chèn bảng
Column: chèn cột
Row: chèn hàng
Table: xóa bảng
Column: xóa cột
Row: xóa hàng
e. Nối, chia các hàng, cột, ô:
Nối các ô:
Chọn các ô cần nối
Vào menu TableMerge Cells
Chia một ô thành nhiều ô:
Chọn cell, column, row cần chia
Vào menu TableSplit Cells
hoặc Split Table
Trong hộp thoại Splits Cell
Nhập số cột cần chia
Nhập số hàng cần chia
g. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Sắp xếp lại các hàng trong bảng dựa vào thứ tự tăng dần
hoặc giảm dần của một hoặc nhiều cột được chọn. Dữ liệu
được sắp xếp có thể kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number)…
Chọn các hàng cần sắp xếp (nếu
sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ đưa
điểm nháy vào bên trong bảng).
Vào menu TableSort
Trong hộp thoại Sort
Thực hiện:
Chọn cột cần Sort
Chọn điều kiện:
Ascending: tăng dần
Descending: giảm dần
h. Lập công thức tính toán trong biểu bảng:
Chuyển điểm nháy đến ô cần lập công thức.
Vào menu TableFormula
Một số hàm thường dùng:
SUM( ) : tính tổng.
MAX( ) : giá trị lớn nhất.
AVERAGE( ) : giá trị trung bình.
ROUND(): làm tròn.
COUNT() : đếm.
MOD(): chia lấy phần dư.
b. Thay đổi hướng của văn bản:
Vào menu FormatText Direction.
Trong hộp thoạiText Direction chọn
Hướng ngang
Hướng từ dưới lên
Hướng từ trên xuống
a. Tìm kiếm và thay thế:
* Tìm kiếm
Menu EditFind hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F
Nhập nội dung cần tìm
Search option:
Down: tìm đến cuối văn bản
All: tìm toàn bộ văn bản
Match Case: có phân biệt chữ in và chữ thường.
Up: tìm lên đầu văn bản
Search:
Ví dụ: “EM” và “em” là khác nhau
Chủ đề 6: Một số tính năng khác:
Find Next: tìm tiếp tục.
Find Whole Words Only: tìm từ đứng riêng một mình.
Ví dụ: Từ “em” sẽ không tìm thấy trong “nem”, “kem”,...
Use wildcards: Có sử dụng ký tự đại diện
Ví dụ:
Tìm “s?t”: sẽ xem như tìm thấy
nếu gặp “sat”, “set”, ...
Tìm “s*d”: sẽ xem như tìm thấy
nếu gặp “sad”, “started”, ...
Sound like: tìm các các từ đồng âm.
Ví dụ: “Kathy” với “Cathy”
hoặc “Ship” với “Sheep”


* Tìm kiếm và thay thế
Menu EditReplace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H
Nhập nội dung cần tìm
Nhập nội cần thay thế.
Các chức năng trong
Search tương tự như
trong chức năng Find
Click vào Replace để thay từ Word vừa tìm thấy
Click vào Replace All để thay tất cả từ Word tìm thấy
Click Close đóng hộp đối thoại
* Chuyển đến phân đọan, trang:
Menu EditGoto hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+G hoặc F5
Go to what: chọn kiểu muốn đến như trang, phân đoạn…
Enter page number: nhập số trang…muốn chuyển đến.
Click Goto chuyển đến trang, phân đoạn cần chuyển…
Close để tiếp tục soạn thảo văn bản.
b. Tạo tiêu đề đầu và cuối trang:
Thiết lập những nội dung tiêu đề lập lại ở mỗi
đầu trang (header) hoặc cuối trang (footer).
Menu ViewHeader and Footer... , khi đó phần văn bản
đang soạn thảo sẽ mờ đi và trên màn hình sẽ xuất hiện:
Khung Header: dùng để nhập nội dung của tiêu đề đầu trang.
Header and Footer Toolbar.
Chọn các định dạng Font chữ và đoạn văn bản nếu cần.
Click vào các Icon để chèn số trang, ngày giờ,...
Thực hiện:
Insert AutoText: Chèn văn bản tự động.
Insert Page Number: Chèn vào số trang.
Insert Number of Pages: Chèn vào tổng số trang.
Format Page Number: Định dạng số trang.
Insert Date: Chèn ngày hiện hành.
Insert Time: Chèn giờ hiện hành.
Page Setup: Mở hộp thoại Page Setup.
Show/Hide Document: Hiện/ẩn nội dung của văn bản.
Nếu để màn hình kiểu Page Layout: các tiêu đề sẽ xuất hiện đúng vị trí như trên văn bản như khi được in ra.
Ghi chú:
Vị trí các tiêu đề trên trang in được thiết lập trong menu FilePage SetupMargin
Close: Trở về cửa sổ soạn thảo tiếp tục.
Same as Previous: Đặt Header và Footer giống đoạn trước.
Switch between Header and Footer: Chuyển qua lại Header và Footer.
Show Previous:Chuyển qua Header hoặc Footer của đoạn trước.
Show Next: Chuyển qua Header hoặc Footer của đoạn sau.
Chọn Add
c. Chức năng Autocorrect:
Là chức năng tự động sửa lỗi khi nhập văn bản.
Các bước thực hiện như sau:
- Menu ToolsAutoCorrect Option
Nhập vào tên cần sửa đổi
Nhập vào chuỗi sẽ thay thế
Chọn OK
Là tập hợp các thao tác được ghi lại, khi cần thực hiện
các thao tác này ta chỉ cần bấm các phím tắt hoặc
chọn trên Menu hoặc Toolbar
d. Macro
Các bước thực hiện như sau:
Menu ToolsMacroRecord New Macro
Nhập tên Macro
Họăc chọn Keyboard
Chọn Toolbars
Gõ phím tắt cho Macro trong
hộp Press new shortcut key
Chọn Assign
Trên màn hình xuất hiện 2 nút Stop và Pause
Nếu chọn Keyboard
Mọi thao tác trên bàn phím hoặc Mouse sẽ được ghi lại
cho đến khi bấm nút Stop. Nếu muốn dừng tạm thời (không ghi các thao tác) thì bấm nút Pause, muốn tiếp tục bấm nút Pause một lần nữa.
Click Close
Chủ đề 7: Định dạng trang và in ấn:

Thiết lập chiều khổ giấy:
Quy định lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải mỗi trang:
Vào menu File → chọn Page Setup → chọn thẻ Margin:
Đặt lề trái trang in
Đặt lề đỉnh trang in
Đặt lề dưới đáy trang in
Đặt lề phải trang in
Lựa chọn vị trí đặt lề cho gáy trang in
Hướng giấy: Thẳng đứng và nằm ngang.
Lớp Paper:
Paper size: Chọn khổ giấy A4
Width: Chiều rộng tờ giấy.
Height: Chiều cao tờ giấy.
In ấn văn bản:
Xem văn bản trước khi in:
Cách 1: Từ menu File → chọn Print Preview
Cách 2: Nhấn vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ.
Chọn số trang trên màn hình
Chọn tỉ lệ thu nhỏ
Đóng cửa sổ Preview
In văn bản:


Cách 1: Dùng lệnh File → Print… (Ctrl + P)
Cách 2: Nhấn vào biểu tượng Print trên thanh công cụ
Chọn máy in
In toàn bộ
In trang hiện thời
In các trang cụ thể
In phần được chọn
Số bản in
Envelopes (bì thư): in địa chỉ trên bì thư.
Chủ đề 8: Chức năng Mail Merge (trộn thư )
Mở đầu
Nếu ta muốn in các văn bản có nội dung giống nhau, chỉ có
vài chi tiết khác nhau như: họ tên, địa chỉ, lời xưng hô,...
Ví dụ: các thư mời họp, hội nghị, giấy báo thi,...
Trong trường hợp này thay vì phải nhập, chỉnh sửa chi tiết
rồi in ra từng văn bản một, ta có thể sử dụng chức năng
Mail Merge để tự động hoá công việc.
Các dạng thư gồm có:
Form Letters (mẫu thư tín): các văn bản được in ra thông
qua thao tác trộn tập tin dữ liệu (Data Source) với một tập
tin chính (Main Document).
Mailing Labels (nhãn): địa chỉ trên các nhãn để dán bì thư.
Các hàng còn lại là các bản ghi chứa các thông tin cụ thể.
Ví dụ: Tập tin DANHSACH.DOC
Tạo Form Letters
Các bước thực hiện:
1. Tạo tập tin dữ liệu (Data source)
- Tập tin dữ liệu (Data Source) là tập tin chứa các danh sách,
trong đó:
Hàng thứ nhất là tên các trường (Field Name) như: Hoten,…
Tại vị trí chèn, chọn Field Name từ Insert Merge Field
2. Tạo tập tin chính (Main Document):
Nội dung như văn bản bình thường.
3. Khai báo tập tin chính:
Tại cửa sổ tập tin chính:
- Vào menu ToolsMail Merger…
- Chọn CreatForm Letters Active Windows
4. Open Data Source:
Chọn Get Data  chọn Open Data Source  rồi nhập
đường dẫn và tên tập tin: DANHSACH.DOC
5. Chèn các Merge Field vào văn bản chính:
Query Options: đặt các điều kiện lọc để chỉ in các bản
ghi thỏa mãn điều kiện nào đó.
6. Thực hiện Merge để tạo Form Letter:
Menu ToolsMail Merge để trở về hộp Mail Merge Helper.
Chọn nút Merge:
Merge To New Document: tạo VB mới chứa kết qủa trộn thư.
Merge To Printer: trộn ra máy in.
Record to Be Merged:
All: tất cả các bản ghi
From, To: chỉ trộn các bản ghi trong phạm vi.
Tạo tập tin chính (Main Document) trên Office XP:
- Menu ToolsLetters and
MailingsMail Merge Wizards…
- Màn hình Mail Merge có dạng:
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3:
Tiến hành tại tập tin Mail Merge như sau:
Click Browse và chỉ thư mục chứa tập tin danh sách
Bước 4:
Bước 5:
Bước 6:
Tiến hành tại tập tin Mail Merge như sau (tt):
Kết thúc toàn bộ bài giảng