Soạn thảo văn bản

KÍNH CHÀO THẦY CÔ ĐẾN THAM DỰ BUỔI TẬP HUẤN
Chuyên đề: SOẠN THẢO VĂN BẢN
I/ CÁC CÁCH TRÌNH BÀY MỘT VĂN BẢN THÔNG THƯỜNG
1/ PHÔNG CHỮ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Phông chữ tiếng Việt của bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001: Times New Roman
2. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản và vị trí trình bày.
Sử dụng khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)
Định lề văn bản đối với khổ giấy A4:
Theo qui định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản được kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV (phụ lục II)
Phụ lục II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
3. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
* Quốc hiệu
Ghi trên văn bản:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 1213, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng thứ 2 được sử dụng bằng chữ in thường, cỡ chữ 1314 (lớn hơn dòng 1); kiểu chữ đứng, đậm; được canh giữa dưới dòng 1; chữ cái đầu được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (Sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline). Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hai dòng được trình bày cách nhau dòng đơn
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ:
Văn bản của các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo Thị xã, thì Phòng Giáo dục là đơn vị chủ quản, các đơn vị trường học là đơn vị ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo qui định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ XÃ TÂY NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN)
Ví dụ:
UBND THỊ XÃ TÂY NINH
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
Tên cơ quan chủ quản
Tên cơ quan ban hành văn bản
Được trình bày chữ in hoa, cùng cỡ chữ của
Quốc hiệu,kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan chủ
quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan chủ quản

VÍ DỤ:
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THỊ XÃ TÂY NINH
Chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản.
Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/31/2 độ dài của dòng chữ. Nếu tên dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan ban
hành văn bản
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THỊ XÃ TÂY NINH
TRƯỜNG TIỂU HỌC
NGUYỄN THỊ MINH KHAI
Đơn vị chủ quản
Đơn vị ban hành văn bản
Ví dụ:
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
* Số, ký hiệu văn bản
Số của văn bản là số ký tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan. Số được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Chữ viết tắt tên đơn vị bao gồm tên đơn vị và phòng, ban, bộ phận...soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Báo cáo của trường Mầm non Hiệp Ninh:
Số: /BC-MNHN
Ví dụ:
Tờ trình của trường Tiểu học Nguyễn Thái Bình
Số: /TTr-THNTB
Công văn của bộ phận Chuyên môn THCS Phòng GD& ĐT Thị xã
Số: /PGDĐT-THCS
Số, ký hiệu văn bản được canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ví dụ:
Số: 15/QĐ-PGDĐT

Số: 25/BC-THCSTHĐ

Số: 12/TTr-THDT

Số: 02/PGDĐT-TC
* Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Ví dụ:
Văn bản của trường Mầm non Hiệp Ninh: Phường Hiệp Ninh
Văn bản của Phòng GD&ĐT Thị xã: Thị xã Tây Ninh
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 ghi thêm số 0 ở trước.
Cụ thể:
Phường 3, ngày 09 tháng 02 năm 2011
Thị xã Tây Ninh, ngày 10 tháng 3 năm 2011
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Cụ thể:
* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Ví dụ: Báo cáo: BC
Tờ trình: TTr
Quyết định: QĐ
Tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, đậm; trích yếu nội dung của các văn bản được đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3  1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ V/v bằng chữ in thường, cỡ chữ 1213, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
UBND THỊ XÃ TÂY NINH
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ví dụ:
* Nội dung văn bản:
Xem thêm hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 1314 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm  1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ dòng cách đơn hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng 1,5 lines.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Xem thêm các mẫu văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Xem thêm hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Trường hợp ký thay tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. HĐND VÀ UBND THỊ XÃ
* Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 14, kiểu chữ đứng đậm.
Họ tên người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 14, kiểu chữ đứng, đậm được canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
* Dấu của cơ quan, tổ chức
Xem hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
* Nơi nhận:
Xem hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Đối với cơ quan hành chính, nơi nhận bao gồm 02 phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 14, kiểu chữ đứng.
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Ví dụ:
Kính gửi: Hiệu trưởng trường THCS Phan Bội Châu.
Kính gửi:
- UBND thị xã Tây Ninh;
- Phòng Nội vụ Thị xã;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo Thị xã.
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “Quyền hạn, chức vụ của người ký”) và sát lề trái, sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, đến dấu phẩy, đến chữ viết tắt tên Phòng, ban, bộ phận soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (khi cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ:
Nơi nhận:
Như trên;
Lưu: VT, TC(3).
* Các thành phần khác
Xem thêm hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Hết
Trân trọng kính chào