Sắp xếp tài liệu

SẮP XẾP TÀI LIỆU







Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu
Sắp xếp tài liệu

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu
1. Đóng dấu
2. Viết số đăng ký cá biệt
3. Dán từ, gắn chip
4. Làm túi sách và phiếu sách
5. Dán nhãn
6. Dán mã vạch
7. Sữa chữa nhỏ đối với tài liệu
Ý nghĩa
Công tác sắp xếp tài liệu
Công tác phục vụ
Công tác bảo quản tài liệu
Yêu cầu
Tiến hành tuần tự, chính xác
Quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu: Đóng dấu → Ghi số ĐKCB → Dán từ, gắn chíp → Làm túi sách, phiếu sách → Dán nhãn, mã vạch → Sửa chữa tài liệu
Tiến hành khẩn trương, nhanh chóng
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
Đóng dấu
Bắt buộc đối với tài liệu nhập vào thư viện
Đóng dấu của thư viện – cơ quan thông tin
ở 2 nơi:
Trang tên sách: dưới những yếu tố thông tin về nhan đề
Trang thứ 17: góc bên trái phía dưới của trang
Tài liệu mỏng dưới 17 trang đóng dấu ở trang cuối phần chính văn của tài liệu
Tài liệu quý hiếm thường đóng dấu vào góc bên trái phía dưới trang 34 và trang cuối

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
2. Ghi số đăng ký cá biệt (SĐKCB)
Ghi ở trang tên sách và trang 17 (hoặc trang
Thư viện/Cơ quan thông tin chọn đóng dấu)
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
3. Dán từ, gắn chip
4. Làm túi sách, phiếu sách
Túi sách được dán ở mặt trong bìa sau của sách, bên trong có chứa phiếu sách
Phiếu sách có ghi tên tài liệu, ký hiệu xếp giá
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
5. Dán nhãn
Sách dày: gáy sách
Sách mỏng: ở bên phải bìa sau
6. Mã vạch
Phương pháp mã hóa thông tin bằng các vạch đen, trắng có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác nhau.
Mã vạch: phần trên là các vạch đen trắng phần dưới là ký hiệu
Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
6. Mã vạch (tt)
Ký hiệu: phần chữ và phần số
Phần chữ: ký hiệu chữ cái chỉ nơi lưu tài liệu, loại hình tài liệu, hay ký hiệu kết hợp giữa ngôn ngữ tài liệu và nơi lưu trữ,ngôn ngữ tài liệu và khổ cỡ…
Vd: Đ, S, ME, Vv…
Phần số: 4 số bắt đầu bằng 0001, 5 số bắt đầu bằng 00001
Mã vạch được in ra giấy, cắt dán lên bìa của tài liệu → nhãn mã vạch


Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu (tt)
7. Sữa chữa nhỏ đối với tài liệu
Khi mua sách do không kiểm tra kỹ trước khi nhập vào thư viện, có nhiều trường hợp sách bị tuột chỉ khâu, long bìa, long các phụ bản, hiệu đính… cán bộ thư viện phải sửa chữa trước khi sắp tài liệu lên giá kệ
Sắp xếp tài liệu
1. Mục đích :
Thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng một
cách nhanh chóng, chính xác
Tạo thuận lợi cho cán bộ thư viện khi làm việc
với kho tài liệu
Tiết kiệm diện tích trong kho và trên giá

Sắp xếp tài liệu (tt)
2. Yêu cầu
Sắp xếp tài liệu phải được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận (phương thức sắp xếp, loại giá kệ, diện tích dự trữ…)
Sắp xếp theo thứ tự chính xác, thống nhất
Thuận tiện đối với công tác thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người sử dụng
3. Nguyên tắc sắp xếp
Xếp tài liệu trên giá từ trên xuống dưới
Xếp tài liệu từ trái qua phải
Sắp xếp tài liệu (tt)
4. Phương pháp sắp xếp
4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung
4.1.1 Môn loại tri thức
4.1.2 Chủ đề
4.1.3 Đề tài
4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức
4.2.1 Chữ cái
4.2.2 Ngôn ngữ tài liệu
4.2.3 Thời gian
4.2.4 Căn cứ địa lý
4.2.5 Khổ
4.2.6 Số đăng ký cá biệt
4.2.7 Vị trí cố định
Sắp xếp tài liệu (tt)
4. Phương pháp sắp xếp (tt)
4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung
Căn cứ vào nội dung của tài liệu để sắp xếp một
cách có thứ tự và khoa học
Phương pháp phổ biến nhất là đối với các kho mở
Ưu điểm:
Tập trung tất cả các tài liệu theo cùng nội dung ở một chỗ
Tài liệu có nội dung tương tự, gần giống nhau được xếp cạnh nhau
Dễ thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng
Thuận lợi cho cán bộ thư viện làm công tác phục vụ
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung (tt)
Nhược điểm:
Mất nhiều diện tích kho, giá
Phải dồn kho
Lĩnh vực, chủ đề dùng để sắp xếp tài liệu trong kho không phản ánh đầy đủ hết nội dung tài liệu.
Ký hiệu phân loại của nhiều tài liệu giống nhau
Cán bộ thư viện phải nắm vững cấu tạo của bảng phân loại
Hình thức kho không đẹp
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức

Phương pháp sắp xếp tài liệu căn cứ vào khung phân loại thư viện – cơ quan thông tin đang sử dụng làm cơ sở sắp xếp chính
BBK của Nga (28 môn loại), DDC của Mỹ (10 môn loại ), Bảng phân loại thập tiến cải biên do thư viện Quốc gia Việt Nam (19 lớp)
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức
Phương pháp sắp xếp
Tài liệu được phân chia thành các lĩnh vực chính
Trong mỗi lĩnh vực chính, tài liệu lại được phân chia và sắp xếp theo từng lĩnh vực nhỏ hơn
Vd: 400, 500, 900..;
430, 440
Vd: KHPL 025 , 028.5 , 025.2 , 027.009 , 027 ,
025.3 , 025.006 8 , 025.04 , 025.506 8
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt)
Lưu ý
Lên kế hoạch sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý tránh tình trạng phải dồn kho thường xuyên
Số liệu cần quan tâm:
Số lượng tài liệu có trong từng lĩnh vực
Số lượng tài liệu thư viện bổ sung/năm
Số lượng tài liệu tăng trung bình/năm của mỗi lĩnh vực
Số lượng tài liệu giảm trung bình/năm của mỗi lĩnh vực

Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt)
Vd: thời gian 5 năm
tài liệu thư viện bổ sung/năm 1000 cuốn/năm (A)
tài liệu vật lý hiện có 500 cuốn
tài liện vật lý tăng/năm 3%A
tài liệu vật lý thanh lý/năm 5 cuốn
Tài liệu vật lý tăng/năm:
[(3x1000)/100] – 5 = 25 cuốn/năm
→ diện tích dự trữ chứa: 25 x 5 = 125 cuốn sách
Hướng dẫn trong kho tài liệu
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề
Phương pháp này chia kho tài liệu của thư viện thành một số chủ đề và sắp xếp tài liệu theo những chủ đề đó
Không có mối liên hệ giữa các chủ đề
Phương pháp sắp xếp:
Tài liệu trong kho được phân chia thành các chủ đề
Trong mỗi chủ đề chính tài liệu được sắp xếp theo từng mục nhỏ hơn
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề
Vd: tai mũi họng, tâm thần học, tiết niệu, tiêu hóa…
Tâm thần học: lịch sử, phương pháp điều trị, nhà
tâm thần học…
Lưu ý
Sự phát triển tài liệu của từng chủ đề để
lên kế hoạch sắp xếp hợp lý, khoa học
Cán bộ thư viện cần xem xét kỹ khi phân chia tài
liệu thành các chủ đề (số lượng các chủ đề)
Thuận tiện cho việc nghiên cứu chuyên sâu về các chủ đề
Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.3 Sắp xếp theo đề tài
Phương pháp này phân chia vốn tài liệu thành những đề tài chính và sắp xếp tài liệu theo những đề tài đó
Không có mối liên hệ giữa các đề tài
Phương pháp sắp xếp
Cán bộ thư viện nghiên cứu kho tài liệu và định ra các đề tài phù hợp
Vd: Lịch sử Cổ Trung Đại, lịch sử Cận Hiện Đại, lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam,làng xã Việt Nam…


Sắp xếp tài liệu (tt)
4.1.3 Sắp xếp theo đề tài
Lưu ý:
Cán bộ thư viện cần cân nhắc khi phân chia tài liệu thành các đề tài (số lượng các đề tài)
Sự phát triển tài liệu của từng đề tài
Thuận tiện cho việc nghiên cứu theo các đề tài khoa học, trưng bày giới thiệu tài liệu theo một chủ đề
Phù hợp cho các thư viện khoa học chuyên ngành
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức
Phương pháp dựa vào đặc điểm hình thức bên ngoài của tài liệu để sắp xếp ( nhan đề, ngôn ngữ, năm xuất bản, số thứ tự tài liệu nhập vào thư viện…)
Ưu điểm
Dễ thực hiện, tốn ít thời gian
Gồm nhiều phương pháp khác nhau với những ưu điểm riêng của mình
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức
Nhược điểm
Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán ở nhiều nơi
Khó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, tìm tài liệu thay thế
Cán bộ thư viện khó nắm bắt thành phần vốn tài liệu của thư viện, giới thiệu tài liệu cho người sử dụng
Tốn diện tích kho, giá (trừ phương pháp sx theo số đăng ký cá biệt, vị trí cố định, khổ cỡ)
Hình thức không đẹp mắt (trừ phương pháp sx theo khổ cỡ tài liệu)
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái
Phương pháp sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái của một mẫu tự (tên của tác giả hay nhan đề tài liệu)
Tập trung các tác phẩm của một tác giả vào một chỗ
Không thể trở thành phương pháp sắp xếp chính (cơ sở sắp xếp đầu tiên) mà chỉ dùng làm phương pháp phụ để phối hợp với các phương pháp khác

Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái
Phương pháp sắp xếp:
Mã hóa tên tác giả, nhan đề tài liệu bằng ký hiệu và sắp xếp theo ký hiệu đó
Mã hóa theo chỉ số Cutter
“Số cutter là một mã kết hợp các số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong một hệ thống xếp theo chữ cái”
(Random House Unabridged Dictionary, 1993)
Charles Ammi Cutter sáng tạo ra TK 19
Bảng ký hiệu chữ cái tên tác giả, tên sách (TV QG), bảng ký hiệu tên tác giả (TTKHCN QG)
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái
Mã hóa theo chỉ số Cutter
Tên tác giả : Ký hiệu họ tác giả + chữ cái đầu tiên của tên
Nhan đề tài liệu: Ký hiệu của từ đầu tiên + chữ cái đầu tiên của từ thứ hai
VD: Hoàng Văn Bính - H407B (Thư viện Quốc gia )
Tuyển tập truyện ngắn Việt Nam – T527T
Sắp xếp theo chỉ số Cutter :
- Thứ tự chữ cái đầu tiên
- Tăng dần của số thập phân
- Thứ tự của chữ cái cuối

Sắp xếp tài liệu (tt)
Mã hóa theo chỉ số Cutter
Bạch Thị Thu Hiền
Kiều Văn Hốt
Quách Thu Trang
Fujikawa Nakai
Ôn Triệu Luân
Vương Lực Khả
Yashita Naomi
Trần Ngọc Ngân
Nghiêm Thu Vân
Charles Robertson
Ánh Hồng


Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái
Mã hóa theo chữ cái
Tài liệu ngoại văn
- Nhan đề tài liệu: 3 chữ cái đầu (bỏ qua mạo từ)
Vd: “A small house” – SMA
-Tên tác giả: 3 chữ cái đầu của họ
-Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả → nhan đề tài liệu
Vd: Charles Ammi Cutter – CUT

Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái
Mã hóa theo chữ cái
Tài liệu tiếng Việt:
- Nhan đề: 3 chữ cái đầu tiên
Vd: “Niên giám thống kê 2000” – NIE
- Tên tác giả: 2 chữ đầu của họ và chữ cái đầu của tên
- Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả → nhan đề tài liệu
Vd: Lê Toàn– Ký hiệu LE -T
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.2 Phương pháp sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu
Phương pháp dựa vào đặc điểm của ngôn ngữ tài liệu để sắp xếp
Tài liệu sẽ được phân chia thành từng loại ngôn ngữ khác nhau
Định hướng bạn đọc vào kho ngôn ngữ họ có khả năng đọc hiểu
Giúp cán bộ thư viện nâng cao trình độ ngoại ngữ
Tốn nhiều diện tích trên giá
Phải dồn kho sau một thời gian
Hình thức kho không đẹp
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.3 Phương pháp sắp xếp theo thời gian
Phương pháp lấy năm xuất bản của tài liệu làm cơ sở chính để sắp xếp
Phân chia tài liệu thành các thời kỳ, trong từng thời kỳ tài liệu xếp theo năm xuất bản (thời kỳ trước CMT8, thời kỳ sau chiến thắng Điện Biên Phủ…)
Phản ánh tình hình xuất bản trong một khỏang thời gian nhất định
Không tập trung các phần của tài liệu nhiều tập, các tác phẩm của một tác giả nếu thời gian xuất bản khác nhau
Không thân thiện với người sử dụng
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.4 Phương pháp sắp xếp theo căn cứ địa lý
Căn cứ vào địa phương nơi nhà xuất bản ra tài liệu đặt trụ sở để xếp tài liệu
Trình tự sắp xếp: nước, tỉnh, thành phố, quận,…
Thể hiện rõ tình hình xuất bản của địa phương ,trình độ văn hóa của địa phương đó
Thuận lợi cho việc cung cầp tài liệu nghiên cứu về một địa phương
Phù hợp với các kho tàng trữ tài liệu địa phương
Không thân thiện với người sử dụng
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.5 Phương pháp xếp tài liệu theo khổ
Phương pháp căn cứ vào khổ của tài liệu (chiều cao của gáy tài liệu) để sắp xếp
Khổ nhỏ: <19 cm
Khổ vừa: từ 20 cm đến 26cm
Khổ lớn: 27 cm đến 35 cm
Khổ cực lớn: > 35 cm
Tiết kiệm diện tích kho, giá
Hình thức đẹp mắt, dễ bảo quản
Phù hợp với kho đóng, người sử dụng không hề quan tâm đến khổ cỡ của tài liệu
Tác phẩm của một tác giả bị phân tán, nếu chúng khác khổ
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.6 Phương pháp sắp xếp theo số đăng ký cá biệt
Phương pháp xếp tài liệu theo số thứ tự của mỗi tài liệu khi chúng được ghi vào sổ đăng ký
Dễ thực hiện, tiết kiệm được diện tích kho giá
Cá biệt hóa từng tài liệu một
Thuận tiện cho công tác kiểm kê
Chỉ phù hợp với hình thức kho đóng
Sắp xếp tài liệu (tt)
2.4.2.7 Phương pháp sắp xếp theo vị trí cố định
Phương pháp sắp xếp theo ký hiệu xếp giá cố định của tài liệu (KHXGCĐ)
Ký hiệu giá
KHXGCĐ = Ký hiệu kho
Số thứ tự tài liệu trên giá
Vd: Đ 9/45, tài liệu thuộc kho Đọc, giá số 9, cuốn thứ 45 trên giá
Cá biệt từng tài liệu trong thư viện
Tiết kiệm diện tích kho, tránh được tình trạng phải dồn kho
Thuận tiện cho công tác kiểm kê tài liệu
Sử dụng khi mối quan hệ giữa tài liệu và giá sách không thay đổi

Sắp xếp tài liệu (tt)
2.5 Phương pháp kết hợp
2.5.1 Trong phạm vi một thư viện
Sử dụng các phương pháp khác nhau, tùy theo đặc thù của từng kho tài liệu
2.5.2 Trong phạm vi một kho tài liệu
Kết hợp nhiều phương pháp khác nhau trong một kho tài liệu:
Nội dung – hình thức
Hình thức – nội dung
Hình thức – hình thức