Sao chép cắt dán, viết hoa khi bắt đầu câu mới, AutoText. trộn văn bản trong Word

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Các chức năng tự động trong soạn thảo của phần mềm Microsoft Word
Giới thiệu về Word
Microsoft Word là một trong những chương trình mạnh mẽ trong việc soạn thảo văn bản, đó là lí do tại sao Microsoft Word là sản phẩm văn phòng được sử dụng rộng rãi trên thế giới
Với Microsoft Word, bạn không những tạo ra được văn bản 1 cách dễ dàng , nhanh chóng, mà nó còn giúp bạn tạo ra những văn bản mang tính chuyên nghiệp cao
Không như đánh máy, Microsoft Word cho phép bạn hiệu chỉnh nội dung của văn bản, chèn thêm hình ảnh, bảng biểu vào văn bản 1 cách hiệu quả, trực quan và sinh động
Các phiên bản đã ra đời của Word
Word 1.0
Word for Windows
Word for Windows 2.0
Word 6 for Windows
Word 95 hay Word 7.0
Word 97
Word 2000
Word XP
Office Word 2003
Office Word 2007
Các chức năng tự động của Word
Sao, chép, cắt, dán
Viết hoa khi bắt đầu câu mới
AutoText
Tìm kiếm, thay thế
Trộn văn bản
Tạo các cột báo
Tạo chữ cái lớn đầu dòng
Tạo chữ nghệ thuật
1) Sao chép, di chuyển đoạn văn bản
Sao chép đoạn văn bản là thao tác sao chép nội dung và định dạng của đoạn văn bản được chọn vào 1 vị trí khác cần có đoạn văn bản đó
Cắt, dán đoạn văn bản là thao tác di chuyển nội dung được chọn tới vị trí mới mà ta muốn.
1.1 Sao chép đoạn văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần sao chép
Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Copy
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Copy trên thanh công cụ
Bước 3:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Paste
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Paste trên thanh công cụ
1.2 Cắt, dán đoạn văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần di chuyển.
Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Cut
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Cut trên thanh công cụ
Bước 3:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Paste
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Paste trên thanh công cụ
Các biểu tượng trên thanh công cụ
Cut
Copy
Paste
2) Viết hoa khi bắt đầu câu mới
a) Viết hoa sau dấu chấm và khi xuống dòng là 1 chức năng tự động rất tiện lợi khi bạn soạn thảo văn bản và không phải thực hiện các thao tác viết hoa đầu câu.
b) Cách cài đặt chế độ viết hoa khi bắt đầu câu mới
Sử dụng Menu Bar:
Tools  AutoCorrect Options…
Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect
Chọn thẻ AutoCorrect
Đánh dấu chọn mục Capitalize first letter of sentences
Kết thúc chọn OK
Thẻ AutoCorrect
Tự động viết hoa chữ cái đầu câu
3) Auto Text
AutoText là chức năng nhập văn bản tự động của Microsoft Word
Cách thực hiện:
Bước 1: Chọn (bôi đen) từ, câu, đoạn, (hay hình ảnh)... cần định nghĩa
Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Insert  AutoText  AutoText…
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F3
=> Xuất hiện hộp thoại Create AutoText, chọn thẻ AutoText
Bước 3:
Trong khung Enter AutoText entries here: Gõ từ tắt thay thế cho cụm từ đã được chọn
Bước 4:
Chọn Add để kết thúc
Thẻ AutoText
Gõ cụm từ tắt
Cụm từ được định nghĩa
4) Tìm kiếm, thay thế
Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm trong văn bản, đồng thời giúp thay thế 1 cụm từ bởi 1 cụm từ mới
Find là chức năng tìm kiếm 1 cụm từ trong văn bản
Replace là chức năng tìm ra 1 cụm từ trong văn bản đồng thời thay thế cụm từ đó bằng 1 cụm từ khác
4.1 Tìm kiếm trong văn bản
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm
Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm trong văn bản
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Edit  Find…
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F
=> Hộp thoại Find and Replace xuất hiện
Chọn thẻ Find
Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what
Ở mục Search Options
Match case: Tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường
Find whole words only: Chỉ tìm trên những từ độc lập
Kết thúc khai báo chọn Find Next
Thẻ Find
Gõ cụm từ cần tìm kiếm
4.2 Thay thế trong văn bản
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm và thay thế
Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm và thay thế trong văn bản
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Edit  Find…
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F
=> Hộp thoại Find and Replace xuất hiện


Chọn thẻ Replace
Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what
Gõ cụm từ thay thế ở mục Replace with
Ở mục Search Options
Match case: Tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường
Find whole words only: Chỉ tìm trên những từ độc lập
Thẻ Replace
Gõ cụm từ tìm kiếm
Gõ cụm từ thay thế
Kết thúc khai báo chọn Find Next
Khi tìm thấy cụm từ cần tìm
Cách 1:
Bấm chọn Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã được chỉ định ở mục Replace with
Cách 2:
Nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ tìm được như chỉ định ở mục Replace with

5) Trộn văn bản
Chức năng này cho phép lắp ghép nội dung từ hai tệp tin văn bản để tạo ra một văn bản thứ ba, hoặc chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác.
Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ... ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ ... cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ ...
Bước 1: Tạo 2 tệp tin
Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản
Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính

Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VN
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY MỜI
Kính mời : Ông/Bà
Là phụ huynh em :
Lớp : 9A1
Đến tại phòng : 12
để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.
Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ.

TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 - 9 - 2004
GV chủ nhiệm
Bước 2: Trộn văn bản
Đặt con trỏ tại Main Document
Sử dụng Menu Bar
Tool → Letters Mailing
→ Mail Merge
Chọn Letters
Nhấn Next
Chọn Use the current document.
Kích Next
Chọn Use an existing list
Kích Browse
Chọn tập tin Data Source
Chọn các bản ghi cần trộn, kích OK
Kích Next
Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Chọn More items
Chọn trường cần chèn và nhấn Insert.
Kích Next
Kích vào nút ( ) hoặc ( ) để xem kết quả trộn.
Kích Next
Chú ý: Kích vào nút
( ) để bỏ qua bản ghi
Kích vào
Edit individual letters
Chọn số bản ghi cần trộn.
Kích OK để trộn thành văn bản mới
Edit individual letters

Lưu ý
Có thể thao tác nhanh trên thanh công cụ Mail Merge bằng cách sau:
View  Toolbars  Mail Merge
Xuất hiện thanh công cụ Mail Merge

Open data source
Insert merge fields
Merge to New Document
Nháy chọn biểu tượng Open data source để mở tập tin dữ liệu
Đặt con trỏ tại nơi cần trộn dữ liệu trong tập tin chính rồi chọn Insert Merge Fields
Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field
Chọn trường cần chèn
Chọn Insert
Sau khi thao tác xong ta được tập tin chính như sau:









Kết thúc nháy chuột vào biểu tượng
Merge to New Document
6) Tạo các cột báo
Trước tiên, cho hiện văn bản ở chế độ Page Layout bằng cách chọn:
View  Page Layout
Sau đó:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar chọn:
Format  Columns…
=> Hộp thoại Columns xuất hiện
Thiết lập các thông số trong hộp thoại:
Khung Presets: Các mẫu có sẵn
Mục Number of columns: Gõ vào số cột cần thiết
Mục Width and spacing: Xác định độ rộng từng cột và khoảng cách giữa các cột. Trong đó:
Col #: Chọn cột cần định dạng
Width: Xác định độ rộng của cột tương ứng
Spacing: Khoảng cách giữa các cột
Mục Equal columns width: Nếu đánh dấu chọn thì Word sẽ tự động chia các cột vơi độ rộng bằng nhau
Mục Line between: Nếu được đánh dấu thì giũa các cột sẽ có đường kẻ dọc
Mục Apply to: Xác định phạm vi văn bản được trình bày trên nhiều cột.
Khung Preview: Hiển thị mẫu trình bày của trang in
Kết thúc chọn OK
Số cột cần chia
Các mẫu chia cột có sẵn
Kích thước, khoảng cách các cột
Có dòng kẻ giữa các cột
Chia các cột có độ rộng bằng nhau
Cách 2:
Dùng biểu tượng Columns trên thanh công cụ

Bước 1: Đặt con trỏ chuột trong văn bản
Bước 2: Nháy chuột vào biểu tượng Columns trên thanh công cụ
Bước 3:
Kéo rê chuột để chọn số cột cần thể hiện trong văn bản, rồi nháy chuột khi đã đủ số cột cần tạo
7) Tạo chữ lớn đầu dòng bằng ứng dụng Drop Cap
Cách 1:
Sử dụng Menu Bar
Forrmat  Drop Cap…
=>Hộp thoại Drop Cap xuất hiện
Chọn kiểu trình bày
Định dạng cho chữ cái lớn
Cách 2: Sử dụng biểu tượng Drop Cap trên thanh công cụ
Nháy chuột vào biểu tượng Drop Cap trên thanh công cụ
=> Xuất hiện hộp thoại Drop Cap
Thiết lập các thông số như trên



8) Tạo chữ nghệ thuật nhờ WordArt
Cách 1: Sử dụng Menu Bar
Insert  Picture  WordArt
=> Xuất hiện hộp thoại WordArt Gallery
Chọn 1 kiểu chữ muốn trình bày
Kết thúc nhấn OK => Xuất hiện hộp thoại Edit WordArt Text
Thiết lập các thông số
Nhấn OK để kết thúc
Cách 2:
Nháy chuột vào biểu tượng Insert WordArt trên thanh công cụ Drawing
Lưu ý: Hiệu chỉnh WordArt
Sử dụng Menu Bar
View  Toolbars  WordArt
=>Xuất hiện thanh công cụ WordArt để hiệu chỉnh
Cảm ơn sự lắng nghe của cô giáo và các bạn
Xin chân thành cảm ơn!