QUERY PHẦN 2

D. Truy vấn
I. Giới thiệu Query
1. Tác dụng của Query
Dùng để trả lời các câu hỏi có tính chất tức thời
Dùng để thực hiện tìm kiếm, hiển thị các bản ghi thỏa mãn yêu cầu nào đó. Query giống như bộ lọc
Dùng làm nguồn dữ liệu cho các biểu mẫu, báo cáo
Dùng để tạo lập, cập nhật CSDL
Giới thiệu Query (tiếp)
2. Các loại Query:
Select query, Parameter query, Crosstab query, Action query.
Hầu hết các query được sử dụng trong các CSDL được gọi là các Select query bởi vì chúng chọn các bản ghi dựa vào tiêu chuẩn mà ta xác lập. Những query này gọi là query đơn giản.
Kết quả của các query được hiển thị dưới dạng bảng
3. Các cách tạo Query:
Query Wizard, Query Design (ngôn ngữ QBE) hoặc dùng câu lệnh SQL (ngôn ngữ SQL)
II. Tạo truy vấn bằng QBE (Query by Example)
Bước1: Trong cửa sổ Database, trong mục Object kích chọn đối tượng Query.
Có 2 cách sau:
- Kích chọn New/Design View/OK
- Kích đúp vào dòng Create query in Design View.
Bước 2: Sau bước 1, Hộp thoại Show table xuất hiện cho phép chọn bảng hoặc query tham gia vào query
Kích chọn tên bảng(hoặc query).
Kích nút Add/Close
Cửa sổ Query được chia thành 2 khung.
a. Khung trên (Khung Table) hiển thị các bảng được sử dụng trong query và các mối liên kết giữa các bảng
Tạo truy vấn bằng QBE (tiếp)
b. Khung dưới (Khung lưới) có các hàng và cột. Mỗi cột dành cho 1 trường. Các hàng bao gồm:
Field: dùng để hiển thị tên trường
Table: tên bảng tham gia vào query
Sort: sắp xếp trường
Show: hiển thị trường trong kết quả của query
Criteria: các điều kiện để lọc bản ghi
Or: dùng khi có điều kiện OR
Bước 3: Lựa chọn các trường cần hiển thị trong kết quả truy vấn hoặc liên quan đến các điều kiện tìm kiếm. Sau đó soạn thảo các điều kiện tìm kiếm trong Criteria
Tạo truy vấn bằng QBE (tiếp)
Bước 4: Thực hiện truy vấn theo 1 trong 2 cách:
- Chọn biểu tượng ! trên thanh công cụ
- Trên thanh menu chọn Query/Run
Bước 5: Ghi lại truy vấn nếu muốn bằng 1 trong 2 cách:
- Chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ
- Trên thanh menu chọn File/Save
1. Truy vấn chọn (Select Query)
Cách tạo: Giống nhu cách tạo truy vấn đã trình bày trong mục II.
Ví dụ 1: Tìm họ tên, ngày sinh của các nhân viên nữ
Truy vấn chọn(tiếp)
Ví dụ 2: Đưa ra toàn bộ thông tin về các nhân viên nữ có lương từ 500000 đến 1000000
Truy vấn chọn (tiếp)
Ví dụ 3: Đưa ra tên, phòng của các nhân viên đủ tiêu chuẩn về hưu năm nay: nam từ 60, nữ từ 55 tuổi
Truy vấn chọn (tiếp)
Ví dụ 4: Tìm họ tên, tên phòng của các nhân viên biết tiếng ANH hoặc PHAP
2. Truy vấn tính toán
Cách tạo:
Tạo truy vấn như trên (truy vấn chọn)
Chuyển từ truy vấn chọn sang truy vấn tính toán bằng cách kích chọn biểu tượng Total (dấu xíchma) trên thanh công cụ hoặc trên thanh menu chọn View/Total
Sau khi thực hiện các bước trên, cửa sổ của truy vấn tính toán có dạng sau:
Truy vấn tính toán (tiếp)
Truy vấn tính toán (tiếp)
Trong mục Total có những lựa chọn sau:
Group by: chỉ ra các trường phân nhóm
Sum: tính tổng
Avg: Tính trung bình
Min: Tính giá trị nhỏ nhất
Max: Tính giá trị lớn nhất
Count: Đếm
First: Tìm bản ghi đầu tiên
Last: Tìm bản ghi cuối cùng
Expression: bt tính toán đi kèm với các hàm
Where: điều kiện lọc các bản ghi tham gia vào tính toán
Truy vấn tính toán (tiếp)
Ví dụ 1: Tìm tổng số nhân viên nữ trong cơ quan
Truy vấn tính toán (tiếp)
Ví dụ 2: Tính tuổi trung bình của các nhân viên phòng TAIVU
Truy vấn tính toán (tiếp)
Ghi chú: Để tạo 1 trường mới trong query:
Trong mục Field, gõ tên trường mới theo cấu trúc như sau:
:
tên trường đã có phải đặt trong cặp ngoặc vuông [].
Ví dụ: tạo ra trường THUONG có giá trị bằng 1.5 LUONG, ta viết như sau:
THUONG: 1.5*[LUONG]
Truy vấn tính toán (tiếp)
Ví dụ 3:Tính tiền thưởng cho nhân viên phòng KHOAHOC bằng 1,5 lương
Truy vấn tính toán (tiếp)
Ví dụ 4: Đưa ra bảng tổng hợp lương trong cơ quan bao gồm: tên phòng, tổng lương của phòng
3. Truy vấn tham số (Parameter Query)
Truy vấn tham số là truy vấn khi thực hiện sẽ đòi hỏi giá trị tham số nhập từ bàn phím.
Cách tạo truy vấn tham số:
Thực hiện tạo truy vấn chọn thông thường
Để biến một đối tượng nào đó thành tham số ta chỉ cần để nó trong cặp ngoặc vuông
Truy vấn tham số (tiếp)
Ví dụ 1: Đưa ra danh sách nhân viên học ngoại ngữ với tên ngoại ngữ nhập từ bàn phím
Ví dụ 2: Đưa ra danh sách nhân viên gồm mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, tên phòng của phòng có mã phòng nhập từ bàn phím
Truy vấn tham số (tiếp)
Ví dụ 2: Đưa ra danh sách nhân viên gồm mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, tên phòng của 1 phòng có mã phòng nhập từ bàn phím
4. Truy vấn Hành động (Action query)
a. Truy vấn Tạo lập (Make-Table Query)
Khi cần tạo 1 bảng mới từ một tập hợp con dữ liệu trong 1 bảng hiện có. Ta thực hiện các bước sau:
Tạo query để thực hiện việc đưa ra các bản ghi mà ta muốn đưa vào bảng mới
Kích chọn trên thanh menu Query/Make Table Query
Đặt tên cho bảng mới trong khung Table Name của hộp thoại Make Table
Nếu bảng mới sẽ nằm trong CSDL hiện thời thì chọn Current Database. Nếu không thì chọn Another Database và nhập tên của CSDL ta muốn thêm bảng mới vào



Truy vấn tạo lập (tiếp)
Ví dụ 1: Tạo bảng NAM để lưu những nhân viên là nam giới của cơ quan

Truy vấn tạo lập (tiếp)
Truy vấn tạo lập (tiếp)
Ví dụ 2: Lưu trữ những nhân viên có lương từ 1500000 đến 2000000 hoặc sinh trước năm 1975 vào bảng mới có tên LUU

Ví dụ 3: Lưu trữ những nhân viên có trình độ ngoại ngữ là B,C,D sang bảng mới có tên TDO-BCD
b. Truy vấn bổ sung (Append Query)
Khi cần thực hiện bổ sung 1 nhóm các bản ghi từ 1 hoặc nhiều bảng vào 1 bảng khác (đã có) ta dùng truy vấn bổ sung.
Cách tạo:
Tạo truy vấn thông thường. Tên trường và thứ tự trường của bảng lấy kết quả và bảng cần thêm vào phải giống nhau.
Chọn Query/Append Query
Chọn bảng cần bổ sung thông tin trong mục Table Name/OK
Chọn Current Database hoặc Another Database cho phù hợp.
Trong khung lưới xuất hiện dòng Append To cho ta chọn tên trường mà dữ liệu tương ứng sẽ được nhập tiếp vào
Truy vấn bổ sung (tiếp)
Xác định các giá trị sau:
Field: Các trường cho dữ liệu hoặc liên quan đến điều kiện chọn
Table: Bảng
Sort: Sắp xếp dữ liệu sẽ bổ sung theo thứ tự tăng hoặc giảm của trường được chọn
Append to: Trường nhận dữ liệu. Ngầm định là trường trùng tên trong bảng cho dữ liệu.
Criteria: điều kiện chọn các bản ghi để bổ sung
Truy vấn bổ sung (tiếp)
Ví dụ 1:Đưa vào bảng LUU (đã có) thông tin về nhân viên mới, mã nhân viên nhập tư bàn phím
Ví dụ: Bổ sung vào bảng NU (đã có) thông tin về nhân viên có mã nhân viên là “SP001”
Ví dụ 2: Bổ sung vào bảng LUU (đã có) thông tin về nhân viên có mã nhân viên nhập từ bàn phím
Truy vấn bổ sung (tiếp)
Ví dụ2: Nhập thông tin về nhân viên mới (nhập từ bàn phím) đưa vào bảng LUU
c. Truy vấn loại bỏ (Delete Query)
Sử dụng để xóa các bản ghi khỏi 1 bảng
Cách tạo:
Tạo truy vấn thông thường
Trên hộp thoại Show Table chọn các bảng liên quan đến điều kiện loại bỏ và 1 bảng cần loại bỏ các bản ghi
Trên menu, kích chọn Query/Delete query.
Trên khung lưới xuất hiện dòng Delete trong đó có các lựa chọn From và Where do Access tự điền vào
Truy vấn loại bỏ (tiếp)
Ví dụ 1: Xóa thông tin về nhân viên có MANV nhập từ bàn phím
Truy vấn loại bỏ (tiếp)
Ví dụ 2: Xóa bỏ thông tin về trình độ ngoại ngữ của nhân viên có MAPHONG là PQT
d. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Sử dụng khi cần thay đổi 1 số lượng lớn các bản ghi
Cách tạo:
Tạo truy vấn thông thường bao gồm bảng cần cập nhật và bảng liên quan đến điều kiện
Trên thanh menu chọn Query/Update Query
Trên khung lưới xuất hiện dòng Update To dùng để chứa các giá trị mới của trường tương ứng
Ví dụ: tăng lương cho những nhân viên vào biên chế trước năm 1980 thêm 20%
Truy vấn cập nhật (tiếp)
Ví dụ 1: Những nhân viên vào biên chế trước năm 1995 thì tăng lương gấp đôi
Truy vấn cập nhật (tiếp)
Ví dụ 2: Những nhân viên phòng DAOTAO và phòng KHOAHOC được cập nhật năm biên chế muộn thêm 2 năm
5. Truy vấn Crosstab
Dùng để thống kê thông tin trên 2 hoặc nhiều cột trong 1 bảng hoặc 1 query
Cách tạo:
Tạo truy vấn thôngthường
Trên thanh menu chọn Query/Crosstab Query
Chọn trường để nhóm theo hàng(Row Heading-tiêu đề hàng)
Chọn trường để nhóm theo cột (Column Heading-tiêu đề cột)
Chọn giá trị để lưu ở các ô giao của hàng và cột (Value). Ở đó có thể dùng các hàm SUM, COUNT,... để tính toán
Truy vấn Crosstab (tiếp)
Ví dụ 1: Tính tổng số nam nữ trong từng phòng
Truy vấn Crosstab (tiếp)
Kết quả thực hiện truy vấn
Truy vấn Crosstab (tiếp)
Ví dụ2: Thống kê trình độ ngoại ngữ của từng phòng

Ví dụ 3: lập bảng thống kê tên phòng và số người học ngoại ngữ theo tên ngoại ngữ
Ví dụ: Phòng KHOAHOC có 2 người học tiếng ANH, 4 người học tiếng PHAP,…
III. Tạo truy vấn bằng SQL (Structure Query Language)
Bước1: Trong cửa sổ Database, trong mục Object kích chọn đối tượng Query.
Có 2 cách sau:
- Kích chọn New/Design View/OK
- Kích đúp vào dòng Create query in Design View.
Bước 2: Sau bước 1, Hộp thoại Show table xuất hiện
- Kích nút Close để đóng cửa sổ này.
- trên menu, kích Query/SQL Specific/Data Difinition, xuất hiện cửa sổ lệnh cho ta nhập lệnh SQL
Tạo truy vấn bằng SQL (tiếp)
Bước3: Trong cửa sổ lệnh, gõ các lệnh tìm kiếm theo yêu cầu
Bước 4: Kích biểu tượng ! để thực hiện query SQL vừa tạo
Bước 5: Lưu lại thiết kế của query bằng các cách sau:
- Kích chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ hoặc
- Đóng cửa sổ lệnh
- Đặt tên cho query
Chú ý: Để chuyên từ chế độ thực hiện query sang chế độ SQL, ta làm như sau:View/SQL view