Quan niệm về chức năng lưu trữ

1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ
Theo truyền thống, các nhà lưu trữ được xem là những người được giao nhiệm vụ “giữ gìn” những tài liệu lưu trữ có giá trị trường tồn, và người ta thường cho rằng chức năng được giao cho tổ chức lưu trữ, đương nhiên, là một tổng thể của các chức năng thích hợp với nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhận ra rằng các chức năng được giao cho các tổ chức lưu trữ khác nhau thường có xu hướng, phụ thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý và thậm chí là các quyết định chính trị. Như vậy, chẳng hạn ở tầm quốc gia, một số tổ chức lưu trữ có vai trò là nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ - ở giai đoạn khá muộn trong vòng đời của những tài liệu đó - và các tổ chức đó chỉ tập trung nỗ lực của mình vào việc sắp xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong những trường hợp khác, các lưu trữ quốc gia được giao nhiệm vụ xác định giá trị và lựa chọn các tài liệu để bổ sung hoặc thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn trong việc bảo quản và quản lý tài liệu ở trong giai đoạn hiện hành của chúng.
Khi mà các nhà lưu trữ đã và đang bắt đầu xem xét việc chức năng của các tổ chức lưu trữ có thể và cần phải được thực thi như thế nào trong điều kiện tài liệu điện tử thì người ta đã ý thức được rằng hiện tồn tại một quan niệm rộng hơn về chức năng lưu trữ (chức năng lưu giữ tài liệu lưu trữ), mà chỉ một phần trong đó đã được thực hiện theo truyền thống bởi các nhà lưu trữ hay các tổ chức lưu trữ.
Quan điểm về chức năng lưu trữ đó như sau: Chức năng lưu trữ là tập hợp các hoạt động liên đới góp phần thực hiện thành công những mục tiêu về xác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm cho tài liệu có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được.
Những hoạt động đó bắt đầu từ ngay giai đoạn tạo lập tài liệu trong vòng đời của tài liệu lưu trữ (và trong môi trường điện tử thì thậm chí là còn phải trước thời điểm đó), và tiếp tục xuyên suốt các giai đoạn tiếp theo cho tới khi bảo quản và sử dụng. Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, chức năng lưu trữ từng là chức năng phân tán, với trách nhiệm thực thi được giao cho một số các bên tham gia bao gồm các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu, cơ quan - văn khố, nhà quản lý văn thư và nhà lưu trữ. Tập hợp các chức năng lưu trữ cụ thể giao cho một tổ chức lưu trữ nào đó sẽ quyết định các chức năng riêng của tổ chức đó được xác định rộng hay hẹp.
Vấn đề quan trọng ở đây là không lệ thuộc vào sự thay đổi trong truyền thống hành chính và tổ chức, và độc lập với các chức năng được giao cho một tổ chức lưu trữ, hiện còn một chức năng lưu trữ đã được thực thi trong quá khứ bởi các bên khác nhau và nay chức năng đó phải trở thành đối tượng xem xét kỹ lưỡng một khi các nhà lưu trữ tính đến việc quản lý tài liệu điện tử.
Chức năng lưu trữ bị ràng buộc bởi mục tiêu bảo đảm cho việc tạo lập và bảo tồn bằng chứng về các hoạt động hay tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Khuynh hướng tự nhiên coi bằng chứng ngang với quan niệm về trách nhiệm đã dẫn tới những giả định rằng có thể dựa vào các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tương lai để bảo đảm rằng giai đoạn đầu tiên của chức năng lưu trữ (tạo lập tài liệu thực tế) được thực hiện. Một khi mà hành động đó xảy ra, thì nhóm giả định thứ hai có xu hướng chỉ dẫn cho các hoạt động thực tế.
Như đã được nêu ở trên, để tạo thành bằng chứng thì tài liệu phải bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc. Trong môi trường truyền thống thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc là những phần thiết yếu gắn liền với phương tiện mang tin (thường là giấy) mà trên đó tài liệu được lưu trữ. Vì vậy, có thể giả thiết rằng khi người ta quyết định làm ra một tài liệu thì mục tiêu tạo lập bằng chứng sẽ được thoả mãn. Hơn nữa, do đôi khi tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu thường có nhu cầu nào đó trong việc sử dụng lại tài liệu và do các công cụ sẵn có để quản lý tài liệu hiện hành trong môi trường truyền thống đã được phát triển đến một mức tương đối tinh xảo (các hệ thống đăng ký, khung phân loại hồ sơ v.v...) nên có thể giả thiết rằng một phần nhất định của việc kiểm soát trí tuệ đối với tài liệu