Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

1

QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC

2
Phần I: GIỚI THIỆU
Phần II: VĂN BẢN ĐẾN
Phần III: VĂN BẢN ĐI
Phần IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Phần V: THÔNG TIN DANH MỤC
Phần VI: THÔNG TIN TỔNG HỢP
BỐ CỤC CHƯƠNG TRÌNH GỒM 6 PHẦN
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
3
I. GIỚI THIỆU CHUNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
- Chương trình được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.
- Sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode
- Bảo mật dữ liệu ở nhiều mức
- Phân quyền chặt chẽ theo nhóm, các chức năng được gán cụ thể theo từng đối tượng người dùng.
4
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
CÁC CHỨC NĂNG
1. Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc
2. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo
3. Kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các phòng ban
5
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
CÁC CHỨC NĂNG
4. Gửi nhận văn bản qua mạng
5. Tra cứu, khai thác thông tin
6. Thống kê và in ấn sổ văn bản
7. Quản trị hệ thống
6
* Hệ chương trình gồm 4 phần:
- CSDL Quản lý văn bản đi,
- CSDL Quản lý văn bản đến,
- CSDL Hồ sơ công việc
- CSDL Thông tin danh mục.
* Phạm vi sử dụng của hệ chương trình: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc.
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
7
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA HỆ CHƯƠNG TRÌNH
Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp. Các đối tượng sử dụng:
Văn thư (Phòng Hành chính).
Lãnh đạo.
Chuyên viên.
Quản trị.
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
8
CHU TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN
Văn thư
Lãnh đạo phân xử lý
Chuyên viên
Văn bản đến
Văn bản đi
Hồ sơ công việc
Văn thư
Văn bản
Văn bản
Văn bản ban hành
Phiếu trình
9
1. Các phần chính của màn hình làm việc
(4) thuộc vùng làm việc chính hiển thị các nút lệnh tiện ích.
(1): Các mục chức năng chính
(3): Vùng làm việc chính
(2): Vùng hiển thị các chức năng con của mỗi chức năng chính khi người dùng chọn một chức năng chính
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
10
2. Các nút tiện ích hay sử dụng
Trải rộng danh sách văn bản được liệt kê trên màn hình.
Thu gọn danh sách văn bản được liệt kê trên màn hình.
Hiện danh sách văn bản ở trang trước.
Hiện danh sách văn bản ở trang tiếp theo.
Tìm ra tất cả các văn bản thoả mãn điều kiện.
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
11


+ Nút lệnh : để mở cửa sổ trước.

+ Nút lệnh : để ẩn/hiện các mục chức năng bên trái.

+ Nút lệnh : để kết thúc phiên làm việc.

Chú ý: Ba nút lệnh tiện ích cuối cùng luôn hiển thị ở trên cùng của vùng làm việc chính, các nút còn lại tuỳ từng trường hợp sẽ hiển thị
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
12
Phần II: VĂN BẢN ĐẾN
13
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
CSDL “Quản lý Văn bản đến” được thiết kế để quản lý các văn bản đến của một cơ quan;
Tổ chức lưu trữ văn bản nhận được một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý;
Trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm quyền giải quyết;
Giúp Lãnh đạo có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản;
14
Giao diện chung CSDL “Quản lý Văn bản đến”:
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
15
1. Hộp thư văn bản đến
- Liệt kê các văn bản đến qua đường mạng, Văn thư có thể chọn và chuyển thành văn bản đến.
Khi chọn văn bản và nhấn nút “Sửa” → nhập thông tin → “Ghi” → “Chuyển thành văn bản đến”, văn bản đó sẽ vào mục “Vào sổ VB” (Lưu ý: những mục có dấu (*) là bắt buộc).
I. CÁC CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN QL VĂN BẢN ĐẾN
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
16
2. Vào sổ văn bản
- Quản lý các văn bản đã nhập nhưng chưa vào sổ.
- Nhập mới các văn bản.
3. Gửi văn bản sao lục qua mạng
Văn thư sử dụng chức năng này để gửi sao lục qua mạng.
4. Lập và In sổ văn bản (báo cáo)

Tổng hợp và in báo cáo danh sách các văn bản đến.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
17
5. Tìm kiếm theo tiêu thức
Chức năng này để tìm kiếm văn bản
6. Tình trạng văn bản
7. Danh sách văn bản cá nhân
Lưu trữ các văn bản liên quan đến công việc của cá nhân.
8. Danh sách văn bản chung
Tra cứu các văn bản đến đã được lưu trữ trong chương trình.
Liệt kê các văn bản theo tình trạng xử lý
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
18
II. VAI TRÒ CỦA VĂN THƯ
- Tiếp nhận, cập nhật thông tin cho CSDL “Văn bản đến”,
- Vào sổ văn bản đến,
- Gửi văn bản sao lục qua đường mạng, in và lập sổ văn bản.
1. Vào sổ văn bản đến
Cập nhật thông tin cho CSDL văn bản đến là nhiệm vụ hằng ngày của Phòng Hành chính. Để vào sổ một văn bản đến, Văn thư có thể nhập mới từ một văn bản đến thông thường hoặc từ văn bản đến qua đường mạng.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
19
1.1. Nhập mới một văn bản từ văn bản đến thông thường

B1: Chọn Văn bản đến→Vào sổ VB hiển thị danh sách các văn bản chờ vào sổ
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
20
B2: Nhấn “Nhập mới”, cửa sổ nhập mới hiển thị,
B3: Nhập thông tin của văn bản đến
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
21
Giải thích một số thông tin cần nhập:
Cách nhập dữ liệu
B4: Nhập các thông tin khác.
Nếu văn thư được phân quyền nhập các thông tin dưới đây thì mới thực hiện bước 4, nếu không sau khi thực hiện xong bước 3 chuyển sang bước 5

* Thông tin phân phối văn bản: Thông tin này xác định văn bản có được sao y gửi cho một đơn vị nội bộ hay cá nhân nào hay không.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
22
+ Nếu chọn "Sao y" sẽ có thêm ô nhập nơi nhận văn bản, ấn nút “Chọn” để lựa chọn nơi nhận. Những nơi nhận nếu có địa chỉ nhận qua mạng sẽ được hệ thống tự động gửi văn bản đến theo địa chỉ đó
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
23
- Nếu chọn “Chuyển nhận để biết”, cần nhập thêm thông tin “Người nhận VB” là danh sách các cá nhân trong đơn vị nội bộ cần xem văn bản.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
24
Quyền xem văn bản: Thông tin này nhằm hạn chế số người được phép xem văn bản. Văn thư có thể nhập thông tin cho phần này nếu được lãnh đạo uỷ quyền (đồng nghĩa với việc văn thư được cấp quyền phân xử lý văn bản). Cách nhập thông tin văn thư có thể tham khảo tại mục III.2.
Thông tin luân chuyển văn bản (gốc): Toàn bộ quá trình luân chuyển văn bản sẽ được ghi lại trong phần này và người dùng có thể mở để xem lại.
Chương trình sẽ tự động ghi lại khi những người sử dụng thao tác trên máy với văn bản được chuyển cho mình và chuyển tiếp cho những người khác. Để xem thông tin luân chuyển văn bản nháy chuột vào dòng chữ “Xem thông tin luân chuyển VB (gốc)” (Chú ý: khi nhập mới 1 văn bản thì dòng chữ này chỉ xuất hiện khi đã chọn "Người xử lý văn bản" và nhấn nút "Ghi")
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
25
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
26
B5: Nhấn nút “Lưu" để ghi lại các thông tin (Chú ý: sau khi nhấn nút lưu, thông tin văn bản đã được lưu vào CSDL nhưng chưa được vào sổ).
Quá trình lưu sẽ kiểm tra hai thông tin “Số ký hiệu gốc” và “CQ ban hành” để tránh trường hợp một văn bản được nhập hai lần.
Khi quá trình ghi thành công, nội dung văn bản mới nhập hiển thị ngay trên màn hình kèm theo một số nút lệnh cho phép chỉnh sửa lại nội dung, xoá bỏ...
Nút "Vào sổ" Chuyển văn bản sang trạng thái chờ phân xử lý, xử lý, gửi sao y.
Nút "Sửa": sửa lại các thông tin đã nhập.
Nút "Xoá": Xoá văn bản đã nhập
Nút "Tiếp mới": Chuyển sang màn hình nhập mới để nhập văn bản khác
Nút “In phiếu xử lý VB”: Văn thư có thể in luôn phiếu xử lý văn bản tại đây
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
27
1.2. Nhập mới văn bản từ văn bản đến qua đường mạng
Nếu dùng chuột nháy vào các ô vuông tương ứng với các văn bản và nhấn nút “Xoá VB”, các văn bản đã chọn sẽ bị xoá khỏi hệ thống, hoặc nhấn nút “Chuyển thành VB đến” thì các văn bản đã chọn được chuyển thành văn bản đến. Nếu dùng chuột nhấn vào tên của một văn bản, chương trình sẽ mở cửa sổ thao tác với văn bản đó, tại đây văn thư có thể sửa, xoá, in phiếu xử lý VB.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
28
B1: Chọn “Hộp thư VB đến” danh sách các văn bản được liệt kê.
B2: Nháy chuột tên văn bản, nhấn chuột vào nút “Sửa”, sau đó sửa văn bản và nhấn vào nút lệnh “Lưu”. Vào mục “Vào sổ văn bản đến” – giống như một văn bản đã được nhập mới từ văn bản đến thông thường. Văn thư có thể mở văn bản này ra để nhập thêm một số thông tin cần thiết.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
29
1.3. Cập nhật thông tin cho văn bản đến

B1: Chọn mục “Vào sổ VB”
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
30
B2: - Mở văn bản (nháy chuột vào tên văn bản)
- Xoá văn bản nhấn nút “Xoá”,
- Sửa văn bản thực hiện tiếp các bước 3, 4, 5
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
31
B3: Nhấn nút “Sửa” màn hình chỉnh sửa văn bản như sau:
B4: Thực hiện chỉnh sửa thông tin
B5: Nhấn nút “Ghi” để ghi lại quá trình sửa đổi.
Ngoài ra còn nút “Tiếp mới” có thể tạo một văn bản đến mới.
Nút “In phiếu xử lý VB” có thể in luôn VB đó ra
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
32
2. Gửi văn bản sao lục qua mạng(Ko thấy)
B1: Chọn “Gửi VB sao lục qua mạng”
B2: Chọn văn bản cần gửi sao lục qua mạng
B3: Nhấn “Sao lục & gửi”. Khi đó văn bản sẽ được gửi đến các địa chỉ đã được lựa chọn trong phần “Thông tin phân phối văn bản”.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
33
3. Lập và in sổ văn bản
Chọn “Lập & In sổ VB (báo cáo)” màn hình hiển thị
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
34
- Nhập một số thông tin: Tiêu đề, tiêu đề phụ và một số tiêu thức tìm kiếm →Chấp nhận , màn hình hiển thị
- Nhấn biểu tượng
để in
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
35
III. VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO
1. Thông tin xử lý văn bản
2. Phân quyền xem văn bản
3. Thao dõi tình trạng xử lý văn bản
4. Thống kê văn bản cá nhân.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
36
Thông tin xử lý văn bản
B1: Mở một văn bản. Có 2 cách để mở
* Cách 2: Ấn vào Danh sách VB cá nhân→Chờ xử lý
* Cách 1: Ấn vào “Văn bản đến”,
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
37
B2: Ấn vào Số hiệu gốc
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
38
B3: Nhấn nút “Sửa” chuyển sang cửa sổ chỉnh sửa thông tin
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
39
B4: Chọn “Thông tin xử lý”
có 3 lựa chọn
Chuyển tiếp VB: Lựa chọn này dành cho những người tham gia luồng xử lý nhưng không phải là người cuối cùng trực tiếp xử lý văn bản (bao gồm Chánh, Phó văn phòng, các Lãnh đạo thường trực,...)
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
40
+ Thông tin về đơn vị nhận văn bản, VB sẽ được chuyển cho đơn vị đó, ví dụ là phòng Hành chính, người nhận sẽ là TP
+ Danh sách người nhận văn bản Phần người nhận bấm vào mũi tên hiện ra danh sách tên trong cơ quan và ta chọn người cần giao để xử lý VB.
+ Nếu chọn "Đơn vị nhận văn bản", sau đó không chọn "Người nhận văn bản" thì hệ thống sẽ tự động xác định người nhận văn bản đại diện cho đơn vị đó. Người này được định nghĩa sẵn trong phần "Danh mục"  "Danh sách đơn vị nội bộ"
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
41
Xử lý VB: Người trực tiếp xử lý văn bản sẽ chọn mục này để cập nhật các thông tin xử lý. Và cập nhật quá trình xử lý văn bản, người xử lý phải lập hồ sơ hoặc lập phiếu xử lý.
Lưu ý: - “Thời hạn xử lý” sẽ nhập số ngày (ngày cụ thể sẽ tự động hiển thị ở ô bên cạnh). Nếu trong phần thông tin danh mục, với mỗi loại văn bản đã định sẵn thời hạn xử lý thì thông tin “Thời hạn xử lý” sẽ tự động lấy ra.
- Cách lập hồ sơ hoặc lập phiếu xử lý và cách cập nhật thông tin xử lý xem tại mục IV/1
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
42
Không xử lý: Lựa chọn này dành cho những trường hợp văn bản chỉ luân chuyển trên mạng qua tay tất cả những người cần xem và cho ý kiến về văn bản và người nhận cuối cùng cũng không cần xử lý văn bản ấy.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
43
2. Phân quyền xem văn bản
Nhằm hạn chế số cá nhân hoặc đơn vị được quyền xem văn bản. Để thực hiện phân quyền xem đối với một văn bản cụ thể trước hết cần mở một văn bản cần phân quyền.
Sau khi mở văn bản, chọn “Sửa” để chuyển sang trạng thái có thể cập nhật thông tin
Trong phần thông tin về “Quyền xem văn bản”, nhập cá nhân và đơn vị
được phép xem văn bản bằng cách nhấn vào nút “Chọn” để chọn từ danh sách. Nếu cả hai ô Cá nhân và Đơn vị bỏ trống thì tất cả mọi người truy nhập đều có quyền mở ra xem.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
44
3. Danh sách văn bản cá nhân
- Chức năng này cho phép người dùng xem được những văn bản chỉ liên quan đến mình. Lãnh đạo khi chọn phần này chủ yếu để sử dụng các mục sau:
Nhận để biết: Bao gồm các văn bản gửi tới lãnh đạo chỉ để đọc xem nội dung.
Phối hợp xử lý: Chứa danh sách các văn bản mà người đang thao tác đóng vai trò là người phối hợp xử lý.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
45
Chờ xử lý: Chứa danh sách các văn bản chờ xử lý, Lãnh đạo mở các văn bản trong danh sách này để thực hiện phân xử lý (chuyển tiếp văn bản) hoặc xử lý trực tiếp văn bản (đã mô tả tại mục 1).
Đang xử lý: Chứa danh sách các văn bản ở trạng thái đang xử lý (đối với người đang đăng nhập chương trình)
Văn bản nội bộ: Chứa danh sách các văn bản nội bộ trong cơ quan.
Để vào được các mục này, chọn mục “Danh sách VB cá nhân”, tiếp theo chọn mục cần quan tâm (VB nội bộ, Nhận để biết, Chờ xử lý, v.v.).
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
46
IV. VAI TRÒ CỦA CHUYÊN VIÊN
- Các chuyên viên xử lý văn bản hàng ngày phải mở CSDL “Văn bản đến" để biết được các công việc được giao liên quan đến xử lý văn bản đến, cập nhật thông tin xử lý đối với văn bản.
- Tiếp theo chọn mục Văn bản đến, tại vùng làm việc chính sẽ liệt kê các thông báo liên quan đến việc xử lý văn bản (thông báo về các văn bản đang chờ xử lý, các văn bản đang xử lý, ...), có thể dùng chuột nháy vào các thông báo đó để mở danh sách các văn bản cần xử lý, tiếp đó là mở một văn bản cụ thể để xem các thông tin liên quan đến xử lý văn bản đó, cập nhật thông tin xử lý cho văn bản.
- Để theo dõi các thông tin liên quan đến việc xử lý văn bản hoặc cập nhật thông tin xử lý văn bản trước hết Chuyên viên cần đăng nhập vào chương trình.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
47
Ngoài ra, khi chọn mục Văn bản đến tại vùng làm việc bên trái sẽ hiển thị các chức năng của quản lý văn bản đến. Chuyên viên sẽ khai thác chủ yếu phần Danh sách văn bản cá nhân, mục Chờ xử lý và mục Phối hợp xử lý, đây là hai mục liệt kê các văn bản mới chuyển đến chờ xử lý và các văn bản đang xử lý.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
48
Chờ xử lý
B1: Chọn mục “Danh sách VB cá nhân”, chọn “Chờ xử lý”, danh sách các văn bản cần xử lý hiển thị
B2: Nháy chuột vào mục Số hiệu gốc tương ứng với văn bản cần cập nhật xử lý để mở cửa sổ thao tác với văn bản đã chọn.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
49
B3: Nhấn nút “Sửa” để chuyển sang cửa sổ chỉnh sửa
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
50
B4: Chọn mục “Thông tin xử lý”
Nếu người đang đăng nhập là người trực tiếp xử lý văn bản hãy chọn “Xử lý VB” và chuyển sang bước 5. Nếu muốn giao lại công việc xử lý cho người khác thì chọn tuỳ chọn là “Chuyển tiếp VB”.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
51
B5: Cập nhật thông tin xử lý
Cách lập phiếu xử lý và cập nhật thông tin vào phiếu xử lý:
Nhấn nút “Lập phiếu XLVB”, khi đó một phiếu xử lý được tạo và có thể nhìn thấy tên phiếu trong phần “Thông tin xử lý”
- Các thông tin như Thời hạn xử lý, Tình trạng xử lý, Người phối hợp xử lý có thể cập nhật ngay trong mục thông tin xử lý.
- Các thông tin chi tiết về quá trình xử lý sẽ được cập nhật thông qua phiếu xử lý hoặc hồ sơ xử lý văn bản. Trong quá trình xử lý văn bản, tuỳ thuộc yêu cầu công việc, chuyên viên có thể chỉ lập phiếu xử lý văn bản và cập nhật tóm tắt quá trình xử lý hoặc lập hồ sơ xử lý văn bản..
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
52
Mở phiếu xử lý để cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý (chỉ người lập phiếu mới cập nhật được thông tin của phiếu)
Có thể gắn kèm file vào phiếu xử lý
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
53
Cách lập hồ sơ xử lý văn bản:
Nhấn chuột vào nút “Lập hồ sơ XLVB” để tạo lập hồ sơ xử lý, khi đó một hồ sơ xử lý văn bản được tạo
Mở hồ sơ để xem hoặc cập nhật các thông tin chi tiết về quá trình xử lý
Chi tiết về các thông tin trong một hồ sơ xử lý và cách cập nhật thông tin cho hồ sơ có thể tham khảo trong phần IV-Hồ sơ công việcmục III-Công việc của chuyên viênchức năng 1.Tạo lập hồ sơ và cập nhật thông tin xử lý hồ sơ.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
54
Mục này chứa những văn bản mà người đăng nhập là người phối hợp xử lý, có thể mở các văn bản này ra để xem thông tin chi tiết của văn bản, ngoài ra chuyên viên phối hợp xử lý có thể đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý bằng cách mở Hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo ra.
2. Phối hợp xử lý
Cách mở hồ sơ giống như đã trình bày trong phần Xử lý chính nói trên. Khi hồ sơ xử lý được mở, trong phần “Quá trình xử lý” chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá trình xử lý bằng cách nhấn nút “Xem quá trình XL”, ngoài ra có thể đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý bằng cách nhấn nút “Trao đổi & Góp ý”.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
55
V. CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG
Ngoài các chức năng phân chia theo vai trò của người dùng (Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư) còn có một số chức năng dùng chung chủ yếu phục vụ cho mục đích tra cứu, thống kê các văn bản đã lưu trữ.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
56
1. Tình trạng văn bản
Thống kê các văn bản theo các tình trạng khác nhau: Văn bản chưa xử lý, Văn bản đang xử lý, Văn bản đang xử lý (quá hạn), Văn bản đã xử lý (đúng hạn), Văn bản đã xử lý (quá hạn).
- Chọn mục “Tình trạng văn bản”, chọn tình trạng văn bản muốn thống kê (có 5 loại, được liệt kê như hình minh hoạ dưới đây).
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
57
2. Danh sách văn bản chung
Cho phép xem tất cả văn bản đã vào sổ theo các tiêu thức lọc khác nhau. Người sử dụng không thể sửa chữa hay thêm bớt được nội dung của những văn bản này. Nếu muốn xem nội dung thì nhấn chuột vào văn bản cần xem, nội dung văn bản đến thuộc loại văn bản đó được mở ra.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
58
3. Tìm kiếm văn bản
- Cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đến đã được lưu trữ trong CSDL Văn bản đến
- Để tìm kiếm văn bản, chọn mục “Tìm kiếm theo tiêu thức” tiếp đó lựa chọn một số tiêu thức tìm kiếm.
- Nhấn nút “Chấp nhận” để xem kết quả tìm kiếm.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
59
Phần III: VĂN BẢN ĐI
60
Phần III - VĂN BẢN ĐI
- Quản lý các văn bản đi của một tổ chức; lưu trữ các văn bản gửi đi một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm; Gửi văn bản qua đường mạng; Từng người dùng có thể theo dõi được công việc cụ thể của mình (những văn bản do mình soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo).
61
Việc cập nhật thông tin cho CSDL văn bản đến là nhiệm vụ hằng ngày của Phòng Hành chính. Để vào sổ một văn bản đi, Văn thư có thể nhập mới từ một văn bản đi thông thường hoặc từ văn bản dự thảo trên mạng đã được kiểm tra về thể thức và đồng ý cho phát hành (được tạo ra từ CSDL Hồ sơ công việc).
I. VAI TRÒ CỦA VĂN THƯ
Phòng Hành chính là nơi tiếp nhận, cập nhật thông tin cho CSDL "Văn bản đi", nên ngoài những chức năng khai thác khác, có thêm chức năng Vào sổ văn bản đi, gửi văn qua đường mạng, in và lập sổ văn bản.
1. Vào sổ văn bản đi
Phần III - VĂN BẢN ĐI
62
1.1. Nhập mới một văn bản từ văn bản đi thông thường
B2: Nhấn nút “Nhập mới”, sẽ xuất hiện giao diện sau:
B1: Chọn Văn bản đi, tiếp đó chọn “Vào sổ VB” vùng làm việc chính hiển thị danh sách các văn bản chờ vào sổ
Phần III - VĂN BẢN ĐI
63
B3: Nhập thông tin cho văn bản
Phần III - VĂN BẢN ĐI
64
Cách nhập thông tin văn bản đi
Giải thích một số thông tin cần nhập
B4: Nhập các thông tin khác
Các nơi nhận văn bản: Gồm người nhận trong tổ chức, các cơ quan bên ngoài. Nếu những nơi có địa chỉ nhận qua đường mạng mà đã được cập nhật trong Thông tin danh mục thì sau khi văn bản được nhập vào cơ sở dữ liệu, văn bản sẽ xuất hiện trong danh sách các văn bản gửi qua mạng (thuộc mục Gửi văn bản qua mạng).
Phần III - VĂN BẢN ĐI
65
Theo dõi hồi báo: Thông tin này xác định văn bản có phải theo dõi hồi báo hay không, nếu phải theo dõi hồi báo cần chọn chuyên viên theo dõi hồi báo và thời hạn trả lời.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
66
Quyền xem văn bản: Thông tin này cho phép chỉ rõ cá nhân, đơn vị nội bộ nào được quyền xem văn bản, nếu lựa chọn không phân quyền xem thì tất cả mọi người đều xem được
Phần III - VĂN BẢN ĐI
67
B5: - Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cho văn bản đi, nhấn nút "Ghi": Ghi lại các thông tin đã nhập.
- Quá trình ghi sẽ kiểm tra thông tin “Số ký hiệu hệ thống” để tránh trường hợp một văn bản được nhập hai lần
- Đối với văn bản đi thì kiểm tra trùng theo tiêu thức: Số ký hiệu hệ thống
Phần III - VĂN BẢN ĐI
68
1.2. Nhập mới văn bản từ văn bản dự thảo trên mạng
B1: Chọn mục “VB chờ ban hành” trên menu trái, danh sách các văn bản chờ ban hành được liệt kê
Phần III - VĂN BẢN ĐI
69
B2: Chọn mở một văn bản từ danh sách bằng cách nháy chuột vào tên văn bản cần mở.
B3: Nhấn nút “Chuyển thành VB đi” để lưu văn bản này vào sổ văn bản và chuẩn bị cho việc gửi văn bản đi.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
70
1.3. Cập nhật thông tin cho văn bản đi (chỉnh sửa, xoá bỏ, vào sổ để phát hành)
B1: Chọn mục “Văn bản đi”, tiếp đó chọn mục “Vào sổ VB”, vùng làm việc chính hiển thị dữ liệu là danh sánh văn bản
Phần III - VĂN BẢN ĐI
71
B2: Nếu muốn xoá văn bản nhấn nút “Xoá”, để vào sổ nhấn nút “Vào sổ”, khi đó văn bản chính thức được đưa vào kho lưu trữ chung và được gửi tới các nơi nhận qua mạng. Để sửa nội dung văn bản nhấn nút “Sửa” và thực hiện tiếp các bước sau.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
72
B3: Thực hiện thay đổi các thông tin trong văn bản
B4: Nhấn nút “Ghi” để ghi lại quá trình sửa đổi. Hoặc nhấn nút “Vào sổ” để ghi và vào sổ luôn.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
73
2. Gửi VB qua mạng
B1: Chọn mục “Gửi VB qua mạng”
Các văn bản nằm trong phần “Gửi VB qua mạng” là các văn bản đã được vào sổ xong và có thể gửi đi qua đường mạng đến những cơ quan, đơn vị có dùng hệ chương trình này. Các văn bản sau khi gửi sẽ đến CSDL “Quản lý Văn bản đến” của các đơn vị nhận văn bản. Chức năng gửi văn bản qua mạng chỉ hiện với Văn thư.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
74
B2: Chọn các văn bản cần gửi sau đó nhấn nút “Gửi văn bản”
Nếu muốn kiểm tra lại thông tin của một văn bản trước khi gửi đi chọn mở văn bản cần gửi,
Tiếp theo kiểm tra lại các thông tin, sau đó có thể nhấn chuột vào nút “Gửi VB qua mạng” ngay trên cùng của văn bản để gửi văn bản đến các địa chỉ đã được lựa chọn trong phần “Các nơi nhận văn bản”.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
75
3. Lập và in sổ văn bản
Nhập một số thông tin: Tiêu đề, tiêu đề phụ và một số tiêu thức tìm kiếm văn bản để lập sổ. Sau đó nhấn nút “Đồng ý”, màn hình chuyển sang trạng thái xem trước khi in, nếu muốn in nhấn biểu tượng hình máy in
Chọn mục “Lập & In sổ VB”, màn hình hiển thị các thông tin lựa chọn cho phép lập sổ trước khi in:
Phần III - VĂN BẢN ĐI
76
II. VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO
- Với phần quản lý văn bản đến, lãnh đạo chủ yếu sử dụng chức năng “VB cần tham khảo” thuộc mục “Danh sách VB cá nhân”. Chức năng này liệt kê các văn bản mà người nhận là lãnh đạo.
- Để vào được chức năng này, chọn mục “Văn bản đi” trên menu ngang, mở mục “Danh sách VB cá nhân” trên menu trái, chọn chức năng “VB cần tham khảo”, khi đó danh sách các văn bản cần xem hiển thị
Phần III - VĂN BẢN ĐI
77
Phần III - VĂN BẢN ĐI
78
- Muốn mở xem cụ thể nội dung của văn bản nào nháy chuột vào số hiệu gốc tương ứng của văn bản đó
- Ngoài ra, lãnh đạo cũng có thể sử dụng các chức năng dùng chung khác để phục vụ cho việc tra cứu văn bản hoặc theo dõi quá trình hồi báo của các văn bản đã ban hành. Cách sử dụng các chức năng chung được mô tả chi tiết ở mục IV.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
79
III. VAI TRÒ CỦA CHUYÊN VIÊN
- Công việc chính của chuyên viên đối với văn bản đi là theo dõi hồi báo và cập nhật tình hình hồi báo đối với văn bản đã phát hành. Chức năng chính của chuyên viên trong phần quản lý văn bản đi là chức năng “VB cần TDHB”.
- Một văn bản khi phát hành nếu cần theo dõi hồi báo lãnh đạo sẽ phân cho một chuyên viên chịu trách nhiệm theo dõi hồi báo. Để biết được các văn bản cần theo dõi và cập nhật thông tin hồi báo, chọn mục “Văn bản đi”, tiếp theo vào mục “Danh sách VB cá nhân” và chọn chức năng “VB cần TDHB”.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
80
Phần III - VĂN BẢN ĐI
81
- Để cập nhật thông tin hồi báo chọn mở một văn bản từ danh sách trên bằng cách nháy chuột vào số hiệu gốc của văn bản
- Nhấn nút “Sửa” để chuyển văn bản sang trạng thái có thể cập nhật tình hình hồi báo, trong mục “Theo dõi hồi báo” nhấn nút “Cập nhật quá trình HB”
- Khi nhấn nút “Cập nhật quá trình HB” cửa sổ cập nhật thông tin hồi báo hiển thị.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
82
Phần III - VĂN BẢN ĐI
83
- Cập nhật các thông tin hồi báo sau đó nhấn nút “Ghi” để ghi lại quá trình cập nhật.
- Khi đã nhận được hồi báo và đã cập nhật thông tin hồi báo, chuyên viên nhấn nút “Xác định hoàn thành” để kết thúc việc theo dõi hồi báo.
- Ngoài chức năng theo dõi hồi báo, chuyên viên có thể sử dụng các chức năng cùng chung phục vụ cho các công việc hàng ngày.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
84
IV. CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG
Ngoài các chức năng phân chia theo vai trò của người dùng (Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư) còn có một số chức năng dùng chung chủ yếu phục vụ cho mục đích tra cứu, thống kê các văn bản đã lưu trữ.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
85
1. Danh sách văn bản chung
Cho phép xem tất cả văn bản đã vào sổ xong theo các tiêu thức lọc khác nhau. Người sử dụng không thể sửa chữa hay thêm bớt được nội dung của những văn bản này. Nếu muốn xem nội dung thì nhấn chuột vào văn bản cần xem nội dung văn bản đi thuộc loại văn bản đó được mở ra.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
86
2. Tìm kiếm theo tiêu thức
- Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đến đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Văn bản đến
- Để tìm kiếm văn bản, chọn mục “Tìm kiếm theo tiêu thức” tiếp đó lựa chọn một số tiêu thức tìm kiếm
- Nhấn nút “Chấp nhận” để xem kết quả tìm kiếm.
Phần III - VĂN BẢN ĐI
87
Phần IV: XỬ LÝ CÔNG VIỆC

88
- Quản lý toàn bộ hồ sơ công việc phát sinh trong quá trình xử lý văn bản đến, giải quyết công việc, dự thảo văn bản, theo dõi hồi báo của một văn bản đi hay tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề trong tổ chức.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
89
I. VAI TRÒ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH
B1: Chọn mục Xử lý công việc chọn Các chức năng, tiếp theo chọn Lập & In danh sách hồ sơ, vùng làm việc chính sẽ hiện các thông tin như hình bên.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
90
B2: Nhập một số thông tin: Tiêu đề chính, tiêu đề phụ, và một số tiêu thức tìm kiếm hồ sơ để lập sổ (thường là loại hồ sơ, ngày mở hoặc ngày kết thúc). Sau đó ấn nút “Chấp nhận”, màn hình chuyển sang trạng thái xem trước khi in .
B3: Nếu muốn in nhấn biểu tượng hình máy in
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
91
II. VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO
Vai trò của lãnh đạo trong phần xử lý công việc chủ yếu là lập phiếu yêu cầu để yêu cầu chuyên viên xử lý một công việc nào đó; ký duyệt nội dung văn bản dự thảo; xem và duyệt phiếu trình; cho ý kiến chỉ đạo về việc xử lý các hồ sơ công việc; theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ. Ngoài ra lãnh đạo có thể sử dụng các chức năng dùng chung khác (trình bày tại mục IV)
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
92
1. Lập phiếu yêu cầu
B1: Chọn mục “Xử lý công việc” sau đó chọn “Lập phiếu yêu cầu”, danh sách các phiếu yêu cầu đã tạo được hiển thị.
Nếu muốn mở một phiếu đã tạo nháy chuột vào phiếu đó, nếu muốn tạo phiếu mới thực hiện tiếp các bước sau :
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
93
B2: Nhấn nút “Nhập mới”
B3: Nhập các thông tin cần thiết vào phiếu.
- Trong phiếu yêu cầu có thể gắn kèm tệp văn bản nếu cần. Cách gắn tệp văn bản kèm theo phiếu giống như gắn tệp văn bản trong phần nhập văn bản đến.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
94
B4: Nhấn nút “Ghi” để lưu lại trong máy tính
B5: Sau khi ghi có thể chỉnh sửa lại nội dung phiếu yêu cầu hoặc chuyển để chuyên viên xử lý bằng cách nhấn 1 trong 2 nút “Sửa” hoặc “Chuyển xử lý”
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
95
2. Văn bản dự thảo
B1: Chọn mục “Xử lý công việc” chọn tiếp “Hồ sơ&VB cá nhân” và chọn “Văn bản dự thảo”, khi đó danh sách các văn bản dự thảo hiển thị. Các văn bản được nhóm theo từng hồ sơ công việc, ở cột cuối cùng của bảng danh sách hiển thị trạng thái của văn bản (đã duyệt, chờ duyệt, yêu cầu soạn thảo lại)
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
96
B2: Chọn mở văn bản bằng cách nháy chuột vào văn bản đó
B3: Nếu văn bản ở trạng thái chờ duyệt phần trên của màn hình sẽ có 3 nút chức năng: “Yêu cầu soạn thảo lại”, “Xác nhận đã hoàn thành”, “Sửa”
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
97
- Lãnh đạo duyệt qua nội dung của văn bản, nếu nội dung chưa đạt lãnh đạo có thể yêu cầu chuyên viên soạn thảo lại bằng cách nhấn nút “Yêu cầu soạn thảo lại” hoặc đưa ra các ý kiến để chuyên viên chỉnh sửa lại nội dung VBDT. Nếu văn bản đã đạt yêu cầu, nhấn nút “Xác nhận đã hoàn thành”.
- Để có thể đưa ra các góp ý về nội dung của văn bản dự thảo, sau khi mở một VBDT nháy chuột vào phần “Soạn thảo và góp ý cho VBDT” và chọn nút chức năng “Góp ý cho VBDT”
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
98
3. Phiếu trình
B1: Chọn mục “Xử lý công việc” tiếp theo mở mục “Hồ sơ & VB cá nhân” và chọn “Phiếu trình”, khi đó danh sách các phiếu trình hiển thị. Các phiếu trình này được nhóm theo từng hồ sơ công việc, ở cột cuối cùng của bảng danh sách hiển thị trạng thái của phiếu trình
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
99
B2: Mở một phiếu trình, nháy chuột vào phiếu trình đó
B3: Màn hình gồm 2 chức năng: Xử lý và In phiếu trình. Ngoài phần nội dung phiếu trình còn có phần thông tin về quá trình luân chuyển phiếu trình (ở cuối màn hình), phần này chỉ hiển thị từ khi người đầu tiên nhận phiếu trình và xử lý phiếu trình đó
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
100
Duyệt nội dung của phiếu trình, tiếp theo nhấn nút “Xử lý” để có thể cập nhật ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến, nhấn nút “Ghi” để ghi lại, và nhấn nút “Kết thúc” để chuyển phiếu trình cho người nhận.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
101
4. Thông tin góp ý
- Mục này lưu danh sách các góp ý của người sử dụng đã góp ý cho việc xử lý liên quan tới các hồ sơ công việc. Nếu một bản góp ý đã được soạn nhưng chưa chuyển tới đối tượng góp ý thì khi mở bản góp ý sẽ có 2 nút chức năng: Chuyển góp ý và Sửa
- Lãnh đạo có thể nhấn nút “Sửa” để sửa lại nội dung góp ý, hoặc có thể chuyển góp ý đi.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
102
5. Tình trạng xử lý hồ sơ
- Phần này giúp cho Lãnh đạo có thể theo dõi quá trình xử lý hồ sơ công việc của mọi người tham gia vào hệ thống
- Chọn mục “Tình trạng xử lý hồ sơ”, chọn loại tình trạng hồ sơ cần theo dõi (có 4 loại, được liệt kê như hình minh hoạ dưới đây)
- Khi chọn 1 trong 4 loại tình trạng hồ sơ, danh sách các hồ sơ thuộc mục đã chọn sẽ hiển thị, có thể nhấn chuột vào tên của từng hồ sơ trong danh sách để xem các thông tin chi tiết trong hồ sơ.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
103
III. CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN
1.Tạo lập hồ sơ và cập nhật thông tin xử lý hồ sơ
B1: Chọn mục “Xử lý công việc” chọn “Tạo lập hồ sơ”.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
104
2. Hồ sơ xử lý chính
B1: Chọn mục “Xử lý công việc”, sau đó mở mục “Hồ sơ & VB cá nhân” và chọn “Hồ sơ xử lý chính”.
B2: Mở hồ sơ cần cập nhật thông tin bằng cách nháy chuột vào số hiệu của hồ sơ trong danh sách
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
105
B3: Nếu quá trình xử lý đã hoàn tất nhấn “Kết thúc hồ sơ” để đóng hồ sơ, nếu vẫn đang trong quá trình xử lý và cần cập nhật thêm các thông tin vào hồ sơ (giao hồ sơ cho người khác xử lý, soạn văn bản dự thảo, lập phiếu trình, trao đổi và góp ý, ...) nhấn nút “Sửa” để chuyển sang trạng thái có thể cập nhật hồ sơ.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
106
B4: Cập nhật các thông tin cho hồ sơ.
Ngoài các thông tin chung của hồ sơ chuyên viên cần phải cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý (như chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý, Soạn văn bản dự thảo, lập phiếu trình, Trao đổi và góp ý). Cách cập nhật thông tin xử lý như sau:
Chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý: Người xử lý chính có thể chuyển quyền xử lý chính cho người khác bằng cách chọn lại thông tin “Xử lý chính” là tên người sẽ thay thế mình, sau đó nhấn nút “Ghi” để ghi lại thay đổi, khi đó hồ sơ sẽ được chuyển đến phần "Hồ sơ xử lý chính" cho người đó.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
107
Soạn văn bản dự thảo:
B1: Khi mở hồ sơ công việc, trong mục Quá trình xử lý nhấn nút “Soạn thảo VBDT”
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
108
B2: Nhập các thông tin trong văn bản dự thảo
B3: Nhấn nút “Ghi” để ghi lại
B4: Sau khi thực hiện xong bước 3, văn bản dự thảo đã được lưu lại, tiếp theo người tạo có thể nhấn nút “Sửa” để sửa lại nội dung hoặc nhấn nút “Chuyển ký duyệt” để gửi chờ lãnh đạo ký duyệt
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
109
Lập phiếu trình: Trong quá trình xử lý, khi cần có các trao đổi thông tin xử lý với lãnh đạo, người xử lý sẽ thực hiện trao đổi thông qua việc lập các phiếu trình và gửi phiếu trình đó cho lãnh đạo. Chương trình cũng cho phép một phiếu trình sau khi được tạo có thể luân chuyển nhiều lần giữa người gửi và người nhận đồng thời toàn bộ quá trình luân chuyển sẽ được ghi lại và hiển thị kèm theo ở phần cuối của phiếu.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
110
B1: Mở hồ sơ công việc, trong mục Quá trình xử lý nhấn nút “Lập phiếu trình”.
B2: Nhập các thông tin trong phiếu trình, nếu cần có thể gắn kèm theo phiếu trình các file văn bản.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
111
B3: Nhấn nút “Ghi” để lập phiếu
B4: Sau khi thực hiện xong bước 3, phiếu trình đã được tạo, người tạo có thể nhấn nút “Sửa” để sửa lại nội dung phiếu trình, hoặc nhấn nút “Chuyển phiếu trình” để gửi phiếu trình cho lãnh đạo xử lý.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
112
Trao đổi và góp ý
B1: Khi mở hồ sơ công việc, trong mục Quá trình xử lý nhấn nút “Trao đổi & góp ý”.
B2: Nhập thông tin trao đổi và góp ý sau đó nhấn nút “Ghi” để lưu vào hồ sơ xử lý.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
113
3. Hồ sơ phối hợp xử lý
B1: Chọn “Xử lý công việc”, sau đó chọn “Hồ sơ & VB cá nhân” và chọn “Hồ sơ phối hợp xử lý”.
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
114
B2: Mở hồ sơ cần cập nhật thông tin bằng cách nháy chuột vào số hiệu của hồ sơ trong danh sách
Phần IV - XỬ LÝ CÔNG VIỆC
115
B3: Nếu xử lý chính chưa đóng hồ sơ (kết thúc xử lý) chuyên viên phối hợp xử lý m�