Quản lí thư viện

Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Bình
Giáo viên hướng dẫn : Cao Minh Tâm
Lí do chon đề tài
1. Cơ sở lí luận
Nhằm mục tiêu thúc đẩy và nâng cao hiệu quả trong công tác nghiệp vụ quản lý thư viện với chiến lược xây dựng thư viện điện tử tại trường ĐHHP
2. Cơ sở thực tiễn
Thực tế việc quản lý thư viện Trường ĐHHP mang tính thủ công chưa hiệu quả, tốn nhiều thời gian của độc giả và thủ thư. Mặt khác công tác thống kê định kì của thư viện gặp khó khăn do phải xử lí trên nhiều giấy tờ, sổ sách. Sự cần thiết của một hệ thống quản lý sẽ là một lựa chọn tốt nhất để giải quyết tình trạng hiện nay.
Lí do chon đề tài
3. Lý do cá nhân
Là một người rất thich đọc sách em thường xuyên đến thư viện của trường và thấy vấn đề phức tạp trong công tác quản lý thư viện thủ công vì thế em nghĩ liệu có thể tin học hoá trong công tác quản lý thư viện không?
Là một SV CNTT, để gắn lý thuyết với thực hành và hiểu sâu hơn công việc thực tế khi phân tích và phát triển một hệ thống thông tin trong thực tế nên em đã chọn này.
2. Mục tiêu của đề tài

Tìm hiểu, phân tích, chỉ ra sự thiếu đồng bộ và chưa hiệu quả của qui trình quản lí hiện đang triển khai, nêu ra những yêu cầu mới đang đặt ra đối với công tác quản lý thư viện, qua đó đề xuất những phương án để khắc phục những khó khăn đang gặp phải nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác quản lí thư viện tại trường và đẩy nhanh tiến trình ứng dụng tin học hoá trong công tác quản lí thư viện tại Trường Đại học Hải Phòng.
3. Mô tả bài toán
Hoạt động quản lý thư viện gồm các hoạt động từ lập kế hoạch bổ sung tài liệu, tiếp nhận tài liệu, phân loại sách, lưu trữ sách, nhân danh sách sinh viên các lớp, làm thẻ thư viện, phục vụ độc giả tra cứu mượn và đọc sách, lập báo cáo thống kê định kì.
Phòng quản lý thư viện xem xét tình hình giáo trình hiện có và nhu cầu sách, tạp chí để phục vụ độc giả nghiên cứu học tập. Nếu thấy số lượng đầu sách thư viện hiện có chưa đáp ứng được nhu cầu thì Ban quản lý thư viện lập kế hoạch bổ sung tài liệu gồm: danh sách đầu sách cần thiết.Tiếp đó ban quản lý thư viện liên hệ với các nhà xuất bản để đặt sách.
Khi nhân được thông tin phản hồi từ nhà xuất bản về danh sách các đầu sách được đáp ứng, ban quản lý thư viện tổ chức tiến hành tiếp nhận tài liệu. Khi nhận được tài liệu với số lượng và đơn giá do nhà xuất bản gửi về, ban quản lý thư viện nhận hoá đơn bán hàng từ nhà xuát bản và gửi về phòng tài vụ thanh toán.
3. Mô tả bài toán
Nhân viên phòng nghiệp vụ tiến hành ghi danh sách sách mới nhập vào sổ đăng kí tổng quát và sổ đăng kí cá biệt. Sách được phân loại dựa trên bảng phân loại trước khi được khi vào sổ đăng kí cá biệt.
Sách sau khi phân loại được đánh mã sách theo số đăng kí cá biệt tuần tự theo thời gian nhập sách. Quá trình tạo phích sách dùng để tra cứ được thực hiện ngay sau đó. Sách sau khi được ghi vào sổ đăng kí cá biệt được chuyển về kho để lưư trữ . Mỗi kho có một tên kho, một kho có nhiều giá để sách với kí hiệu các giá khac nhau nhằm phân biệt thể loại sách.
Hàng năm phòng đào tạo lập danh sách các sinh viên mới nhập học gửi ban quản lý thư viện để làm thẻ thư viện. Ban quản lý thư viện tiến hành làm thẻ đọc và thẻ mượn sách cho sinh viên theo từng khoa từng lớp. Song song với viện tiến hành làm thẻ thư viện ban quản lý thư viện làm các sổ theo dõi độc giả mượn sách. Thẻ thư viện sau khi hoàn thành được gửi về cho các sinh viên ngay khi bắt đàu vào học.
3. Mô tả bài toán
Độc giả khi có nhu cầu mượn sách cần tra cứu thông tin về tì liệu cần mươn trong phích sách. Những thông tin này được ghi vào phiéu yêu cầu để gửi thủ thư. Thủ thư tiến hành tìm sách trong kho theo những thông tin được ghi trong hiếu yêu cầu. Kết quả tìm kiếm được thông báo lai cho độc giả. Nếu không tìm thấy sách thủ thư trả lại phiếu yêu cầu cho độc giả để độc giả có thể mượn lai vào làn sau.
Khi tìm thấy sách thủ thư yêu cầu đọc giả xuất trình thẻ mượn sách. Tiếp đó thủ thư tìm sổ mượn sách của độc giả và kiểm tra các thông tin hợp lệ. Nếu hợp lệ thử thư tiến hành ghi thông tin về độc giả vào sổ mượn sách tương ứng, yêu cầu dộc giả kí trược khi nhận sách, thẻ thư viện được trả lại cho sinh viên.
Sau thời hạn mượn qui dinh (7 ngày) độc giả phải mang sách dã mượn đến thư viện để trả. Thủ thư tìm sổ mượn sách kiểm tra thông tin ghi trong sổ nếu vi phạm tiến hành xử phạt ngược lại ghi nhận thonmg tin dã trả sách. Độc giả vi phạm có thẻ nộp tiền trực tiếp hoặc sau đó, khi độc giả nộp phạt thủ thư ghi tên độc giả và số tiền nộp phạt vào sổ xử phạt vi phạm.
3. Mô tả bài toán

Thông thường sau một khoảng thời gian quy định hoặc khi có yêu cầu thì nhân viên thưư viện sẽ kiểm tra thống kê hoạt động của toàn bộ thưư viện nhưư số tài liệu mà thưư viện hiện có, số tài liệu đang cho mưượn, số tài liệu bị mát hoăc hỏng, số lưượng bạn đọc tham gia sinh hoạt tại thưư viện, loại tài liệu thưường đưược sử dụng .Các só liệu trên đựoc thống kê theo những mẫu báo báo cáo có sẵn và gửi lên ban giám hiệu.
4. Các chức năng thu được sau khảo sát
5. Các thực thể dữ liệu thu được sau khảo sát
6. Biểu đồ ngữ cảnh
7. Sơ đồ phân rã chức năng
8. Ma trận thực thể - chức năng
9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Tiến trình 1.0 Cập nhật dữ liệu
9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Tiến trình "2.0 Phục vụ độc giả"
10. Sơ đồ quan hệ thực thể
11. Giao diện chương trình
a. Giao diện Form chính
12. Đánh giá kết quả nghiên cứu
Hệ thống thông tin quản lý thư viện sau khi dưa vào sử dung đã giúp cho độc giả và nhân viên thư viện giảm được các thao tác cũng như thời gian thực hiện công việc. Cụ thể hệ thống giúp cho độc giả tra cứu và tìm kiếm các quyển sách mình cần một cách nhanh chóng và thu được ngay thông tin phản hòi là quyển sách đó có còn trong kho hay khong; giúp nhân viên thư viện tìm kiếm sách cho độc giả nhanh chóng, thuân lợi cho việc thống kê hàng năm của thư viện, tránh đựoc tình trạng quản lý bằng sổ sách khó cho công tác lưu trữ và bảo quản.
Những hạn chế của chương trình:
- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao.
- Chưa giải quyết đưược trọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Chương trình chưa đạt tính thẩm mĩ cao.
Rất mong được quí thầy cô, các bạn đọc góp ý thêm để chương trình được hoàn thiện hơn.
13. Hướng phát triển của đề tài
Chương trình này mới chỉ chạy trên máy đơn lẻ, do đó yêu cầu tất yếu đối với chương trình là phải nâng cấp để chạy trên môi trường nhiều người dùng.
Đây là một chương trình ứng dụng thực tế lớn và phức tạp đòi hỏi phải xây dựng công phu và dần đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Trong tương lai cùng với sự ổn định hệ thống nghiệp vụ thư viện trong nhà trường, chương trình sẽ tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác quản lý thư viện.