Phần mềm Quản lý điểm và xét tốt nghiệp THCS(TT58 ápdụng HK2 năm học 2011-2012))

GIỚI THIỆU CHUNG
Tin học hoá công tác quản lý giáo dục và xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một nhiệm vụ trọng tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong chương trình tin học hoá quản lý hành chính nhà nước và chương trình xây dựng chính phủ điện tử. Để triển khai công tác tin học hoá quản lý nhà nước về giáo dục trung học bao gồm cấp phòng và cấp trường, Công ty Mai Phát đã nghiên cứu và triển khai xây dựng các hệ thống thông tin quản lý giáo dục cụ thể là phần mềm quản lý điểm và xét hoàn thành chương trình trung học cơ sở một cách hệ thống. Hệ thống này không chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo thống kê, mà còn có thể quản lý cả những thông tin chi tiết về học sinh, theo dõi quá trình học tập và rèn luyện về đạo đức, xét tốt nghiệp của mỗi em học sinh.
Hệ thống quan trọng đầu tiên là hệ thống Quản lý thông tin giáo dục trong một trường tiểu học. Ngoài việc hỗ trợ các trường học quản lý các hoạt động giáo dục trong nhà trường hiệu quả, hệ thống này còn có thể cung cấp thông tin giáo dục cho các cấp quản lý giáo dục cao hơn (Phòng, Sở, Bộ) dưới dạng điện tử đã được chuẩn hóa.
Phần mềm được xây dựng trên cơ sở các qui định của Bộ GD&ĐT ban hành đối với trường trung học: Điều lệ trường phổ thông (trường trung học, trường tiểu học, trường mầm non) và Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh, xét tốt nghiệp. Khi có thay đổi về Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh, xét tốt nghiệp của Bộ GD&ĐT, phần mềm sẽ được nâng cấp sớm nhất, được cập nhật tận nơi và có cơ chế cập nhật tới các trường sử dụng thông qua mạng Internet.
Phần mềm có 5 khối chức năng quản lý chính sau đây:













Hình 1: Mô tả các chức năng của phần mềm
Quản lý học sinh: Bao gồm quản lý thông tin lý lịch, xếp lớp học sinh tuyển sinh, chuyển học sinh sang năm học mới, xếp lớp học sinh các năm trước, chuyển lớp, quản lý điểm và kết quả học tập; quản lý rèn luyện hạnh kiểm; nhập thể chất, theo dõi học sinh nghỉ phép, theo dõi khen thưởng kỷ luật, học sinh bỏ học chuyển trường, xuất danh sách học sinh ra tệp Excel, nhập thông tin đơn vị, đổi vùng lưu dữ liệu, thu gọn và sửa lỗi cơ sở dữ liệu, danh mục năm học, danh mục lớp học, danh mục môn học, danh mục đăng ký môn học, danh mục xếp loại học lực, danh mục xếp loại hạnh kiểm, danh mục dân tộc, danh mục đối tượng, thoát khỏi chương trình.
Quản lý nguồn thu nhà trường: Chức năng này dùng để hỗ trợ quản lý và tra cứu các loại nguồn thu nhà trường như học phí, CSVC, PHHS,…
Tìm kiếm thông tin: Bao gồm tạo số liệu trước khi tìm kiếm - Báo cáo thống kê, tìm thông tin học sinh tuyển sinh, tìm thông tin học sinh toàn trường, tìm thông tin học sinh theo năm học, tìm học sinh bỏ học - Chuyển trường, tìm điểm chi tiết theo môn học, tìm điểm chi tiết theo học sinh, tìm điểm trung bình học kỳ - XLHL, tìm xếp loại danh hiệu theo lớp - Học kỳ, tìm xếp loại danh hiệu toàn trường - Học kỳ, tìm điểm trung bình năm học – XLHL, tìm xếp loại danh hiệu theo lớp - Năm học, tìm xếp loại danh hiệu toàn trường - Năm học, tìm học sinh thi lại theo xếp loại, tìm học sinh thi lại theo môn học, tìm học sinh rèn luyện hè, tìm học sinh thi lại đạt (lên lớp), tìm học sinh lưu ban, tìm hạnh kiểm học sinh, tìm học sinh nghỉ phép chi tiết, tìm học sinh nghỉ phép theo tháng, tìm học sinh nghỉ phép tổng số, tìm khen thưởng - Nhắc nhở - Kỷ luật.
Báo cáo thống kê: bao gồm in thẻ học sinh, in giấy mời phụ huynh, danh sách học sinh theo lớp, danh sách học sinh theo khối, danh sách học sinh bỏ học - Chuyển trường, danh sách học sinh nghỉ phép theo tháng, danh sách học sinh nghỉ phép học kỳ, danh sách điểm trung bình, danh sách học sinh đạt danh hiệu, danh sách học sinh lên lớp thẳng, danh sách học sinh thi lại đạt(lên lớp), danh sách học sinh thi lại, danh sách học sinh rèn luyện hè, danh sách học sinh lưu ban, bảng thống kê tỉ lệ khá giỏi, bảng thống kê số lượng khá giỏi, hồ sơ đề nghị xét TN THCS, phiếu liên lạc học sinh, xem học bạ học theo từng học sinh, xem học bạ học sinh theo năm tuyển sinh.
Xét tốt nghiệp THCS: Chức năng này dùng hỗ trợ việc xét tốt nghiệp đối với học sinh khối 9 và học sinh bổ túc(nếu có).
Phần mềm hỗ trợ việc nhập và xuất dữ liệu đa định dạng. Cụ thể:
Có thể nhập một danh sách học sinh từ bảng tính Excel vào phần mềm;
Có thể tổ chức nhập điểm (dưới dạng sổ điểm) trên các bảng tính Excel rồi nhập vào phần mềm;
Mọi thông tin trao đổi về phần mềm xin được gửi tới Công ty Mai Phát.
Điện thoại: 0918 944 985.
Email: [email protected]
PHẦN 1

QUẢN TRỊ PHẦN MỀM


Đối tượng sử dụng
Đăng nhập hệ thống
Thoát khỏi chương trình
Sao lưu dữ liệu
1. Các đối tượng sử dụng phần mềm
Có 2 nhóm đối tượng tham gia khai thác thông tin từ phần mềm. Mỗi nhóm đối tượng sẽ khai thác các chức năng phần mềm cung cấp. Hai nhóm đối tượng đó là:
Người Quản trị hệ thống
Có thể là Hiệu trưởng, Hiệu phó hoặc người được hiệu trưởng giao toàn bộ trọng trách sử dụng phần mềm này. Đối tượng này sẽ có quyền thực hiện mọi chức năng phần mềm có thể.
Giáo viên
Giáo viên có thể là giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn. Đối tượng này sẽ chỉ sử dụng được các chức năng quản lý thông tin học sinh (lớp họ chủ nhiệm), quản lý điểm.
2. Đăng nhập hệ thống
Để sử dụng phần mềm, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Từ thực đơn Start của Windows hãy chọn: StartProgramsMSchool
Cách 2: Bạn có thể kích hoạt (nhất đúp chuột) biểu tượng của phần mềm trên màn hình nền Windows như sau:



Hộp thoại đăng nhập hệ thống xuất hiện:



Hình 1: Hộp thoại đăng nhập hệ thống
Để đăng nhập hệ thống bạn làm theo 3 thao tác:
Bước 1: Gõ tên người sử dụng vào ô name;
Bước 2: Gõ mật khẩu của mình vào ô Password;
Bước 3: Nhấn nút Ok để tiếp tục.
Sau đó xuất hiện màn hình yêu cầu bạn chọn năm học, học kỳ, tên đăng nhập và mật khẩu


Hình 2: Hộp thoại đăng nhập phần mềm

Khi đăng nhập đúng, màn hình chính của phần mềm xuất hiện cho phép bạn làm việc những chức năng liên quan thông qua hệ thống thực đơn chương trình của phần mềm:



Hình 3: Màn hình chính của phần mềm

3. Thoát khỏi chương trình
Có nhiều cách để thoát khỏi chương trình
Chọn thực đơn Quản lý học sinh Thoát khỏi chương trình
hoặc
Nhấn nút close trên gốc phải màn hình
4. Sao lưu dữ liệu
Để đảm bảo an toàn dữ liệu phòng khi máy tính gặp sự cố, bạn phải thường xuyên sao lưu dữ liệu phần mềm ra một thiết bị nhớ bên ngoài máy tính. Thiết bị đó có thể là:
Đĩa CD-ROM: khi đó máy tính của bạn phải có ổ ghi đĩa CD (CD Writer) và sử dụng phần mềm ghi đĩa để sao lưu dữ liệu ra CD ROM;
Thẻ nhớ USB Flash Memory Stick
Dữ liệu của chương trình là tệp Mschooldata21.KMC nằm trên thư mục D:MschoolKMSC Mschooldata21.KMC
Hãy thực hiện việc sao lưu thường xuyên tệp dữ liệu này. Trong trường hợp phục hồi dữ liệu, chỉ việc gài đặt lại phần mềm từ đĩa CD rồi copy đè tệp dữ liệu đã sao lưu lên tệp chương trình vừa cài đặt.















PHẦN 2

CHUẨN BỊ NĂM HỌC


Phần này hướng dẫn Nhà trường từng bước khai báo những thông tin và phân công năm học mới.

Cập nhật danh mục năm học
Cập nhật danh mục lớp
Nhập thông tin học sinh tuyển sinh
Xếp lớp học sinh tuyển sinh
Chuyển học sinh sang năm học mới
Cập nhật danh mục dân tộc
Cập nhật danh mục đối tượng


1. Cập nhật danh mục năm học
Đầu tiên phải khai báo năm học mới. Kích hoạt thực đơn Quản lý học sinh Danh mục năm học, hộp thoại Khai báo năm học mới xuất hiện:


Hình 4: Hộp thoại khai báo thông tin cho năm học mới
Phần mềm đã nạp sẵn một số năm học nếu năm học mới chưa có trong danh mục bạn dựa vào các năm học trước mà tạo năm học tiếp theo.
2. Cập nhật danh mục năm lớp
Đầu tiên phải khai báo lớp học mới. Kích hoạt thực đơn Quản lý Danh mục lớp học, hộp thoại Khai báo lớp học mới xuất hiện:


Hình 5: Hộp thoại cập nhật danh mục lớp
Công việc đầu tiên của việc nhập lớp bạn phải xác định lớp mà bạn muốn thêm thuộc khối nào sau đó kích chuột vào mũi tam giác để chọn khối, sau đó kích chuột vào ô lớp để nhập lớp mới tiếp theo muốn thêm lớp mới cùng khối với lớp vừa thêm bạn chỉ cần Enter xuống dòng và nhập lớp mới, nếu lớp muốn thêm không cùng khối với lớp đã thêm mới trước đó bạn phải kích chuột vào mũi tam giác để chọn khối , sau đó kích chuột vào ô lớp để nhập lớp mới.

3. Nhập thông tin tuyển sinh
Chức năng này giúp nhập mới hồ sơ một học sinh được tuyển sinh. Hãy kích hoạt Quản lý học sinh| Nhập thông tin tuyển sinh, cửa sổ màn hình sau xuất hiện giúp bạn xem và cập nhật hồ sơ một học sinh được tuyển sinh:


Hình 6: Hộp thoại cập nhật thông tin tuyển sinh
Trong màn hình nhập thông tin tuyển sinh có các trường sau:
Năm học: tự động cập nhập theo năm học của hộp thoại đăng nhập phần mềm.
Số đăng bộ(Mã HS): trường này bắt buộc phải nhập tối đa 10 kí tự, nên lấy số đăng bộ làm mã số hoặc đặt mã số dạng xxxx/xxxxx trong đó 4 chữ x đầu nên lấy năm học sinh được tuyển vào trường, 5 chữ x cuối nên lấy số thứ tự tăng dần từ 00001 đến 99999.
Họ: nhập vào họ và chữ lót của học sinh(nếu học sinh nhập sau trùng họ và chữ lót học sinh trước bạn nên nhấp phím CTLR+” để chép học sinh họ và chữ lót của học sinh trước sang họ và chữ lót của học sinh đang nhập).
Tên: nhập vào tên của học sinh(nếu học sinh nhập sau trùng tên học sinh trước bạn nên nhấp phím CTLR+” để chép tên của học sinh trước sang tên của học sinh đang nhập).
Giới tính: kích chuột vào tam giác để chọn nam hoặc nữ(lưu ý bạn phải chọn giới tính nam hoặc nữ để phục vụ hỗ trợ cho việc báo cáo thống kê).
Dân tộc: kích chuột vào tam giác để chọn dân tộc(lưu ý bạn phải chọn dân tộc để phục vụ hỗ trợ cho việc báo cáo thống kê).
Năm sinh: nhập theo định dạng dd/mm/yyyy.
Nơi sinh: nhập theo tên huyện( Quận, TX, TP) và tên tỉnh( Thành Phố).
Nơi ở hiện tại: nhập theo thông tin khai báo.
Hộ khẩu TT: nhập theo thông tin khai báo.
Điện thoại: nhập theo thông tin khai báo.
Họ tên cha: nhập theo giấy khai sinh.
Nghề nghiệp: nhập theo thông tin khai báo.
Họ tên mẹ: nhập theo giấy khai sinh.
Nghề nghiệp: nhập theo thông tin khai báo.
Họ tên người đỡ đầu: nhập theo thông tin khai báo.
Nghề nghiệp: nhập theo thông tin khai báo.
Đối tượng ưu tiên: kích chuột vào mũi tam giác để