PHAN MEM PHO CAP TIEU HOC

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ CHUYỂN DỮ LIỆU
TỪ CHƯƠNG TRÌNH CŨ SANG CHƯƠNG TRÌNH MỚI
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ PHỔ CẬP TIỂU HỌC

1- Cài đặt chương trình mới.
Sau khi tải file pcgdth_2010.exe hoặc file pcgdth.zip về, chạy giải nén vào một nơi (ổ đĩa) muốn đặt chương trình, được một thư mục PCGDTH_2010
*Lưu ý: Thư mục PCGDTH_2010 có thể đổi tên cho phù hợp
Trong thư mục này bao gồm các thư mục và các file như sau:
Tên file/FOLDER
Nội dung

Phocap1.xls
File chương trình

Phocap1.zip
File nén của file chương trình: Khi chương trình bị hỏng vì lý do nào đó thì giải nén file này để thay thế.

huongdan.doc
File hướng dẫn sử dụng

CHUYEN_DULIEU
Dùng để đặt các file dùng cho việc chuyển dữ liệu từ chương trình cũ

DANHSACH
Thư mục chứa file do chương trình trích xuất ra: Với mỗi danh sách, thống kê đều có thể xuất ra 1 file Excel khác để có thể tự do chỉnh sửa.

DULIEU
Thư mục chứa file dữ liệu: Mọi dữ liệu về thông tin đơn vị, danh sách lớp, cơ sở vật chất, đội ngũ, sổ điều tra… đều nằm trong file dulieu.xls ở thư mục này. Khi chương trình chạy, nếu không có file dulieu.xls trong thư mục này thì tự động sinh ra file dulieu.xls với dữ liệu trống. Nếu muốn làm với bộ dữ liệu mới thì chỉ cần xóa file dulieu.xls (hoặc đổi tên).

DULIEUCACNAM
Thư mục chứa các file dữ liệu qua các năm: Sau khi chuyển năm học dữ liệu của năm cũ sẽ được sao lưu vào thư mục này.

LUUDULIEU
Thư mục chứa các file dữ liệu lưu: Mỗi lần kết thúc phiên làm việc, chương trình đều hỏi có sao lưu lại dữ liệu, nếu đồng ý thì chương trình sẽ sao lưu dự phòng 1 file dữ liệu được đặt ở thư mục này.

NOPTKE
Thư mục chứa file thống kê nộp cho Phòng GD: Để tổng hợp được toàn xã (với xã có nhiều trường) hoặc toàn huyện thì các trường phải nộp dữ liệu thống kê, file dữ liệu thống kê do chương trình tạo ra sẽ nằm ở đây.

TEMP
Thư mục chứa file dữ liệu mẫu

TKE_BOGD
Thư mục chứa file thống kê theo mẫu của Bộ (Gồm 3 sheets: DOTUOI, CSVC, DOINGU

TONGHOP
Thư mục chứa các tệp thống kê của các trường khác trong cùng xã (phường, TT)

2- Chuyển dữ liệu:
2.1: Chuyển file dữ liệu của chương trình cũ sang chương trình mới:
Copy file dulieu.xls trong thư mục DATA của chương trình cũ



Dán (paste) vào thư mục CHUYEN_DULIEU của chương trình mới.



2.2 Thực hiện việc chuyển dữ liệu:
Sau khi copy-paste file dulieu.xls xong, trong thực mục CHUYEN_DULIEU sẽ có 3 file như trong hình


Bấm chuột đúp để mở file Chuyen_dulieu.xls (Excel phải thiết lập để macro hoạt động).


Bấm vào nút “Chuyển dữ liệu” và chờ đợi chương trình chuyển dữ liệu. Sau khi hoàn tất chương trình sẽ tự động thoát.
Lưu ý quan trọng: Sau khi đã chuyển dữ liệu (hoặc đã chạy chương trình 1 lần) , trong thư mục DULIEU xuất hiện thêm file dulieu.xls (xem trong hình dưới).


Khi đó sẽ không thực hiện được việc chuyển dữ liệu để tránh trường hợp dữ liệu mới đã sửa chữa, bổ sung sẽ bị ghi đè bởi việc chuyển dữ liệu.


3- Sử dụng chương trình mới:
Sau khi cài đặt và chuyển dữ liệu, chạy chương trình trực tiếp từ file phocap1.xls
(Nếu chưa chuyển dữ liệu thì chương trình sẽ tự động sinh ra file dulieu.xls mới với dữ liệu trống – Trường hợp này dùng cho các đơn vị không có dữ liệu cũ)



Những thay đổi ở chương trình mới so với chương trình cũ:
- Sử dụng font UNICODE: Cần phải chuyển bộ gõ sang bảng mã UNICODE
- Bổ sung thông tin về địa bàn của học sinh nơi khác đến học: Khi chuyển dữ liệu, chương trình mặc định coi tất cả học sinh nơi khác đến học đều có địa bàn là “Trong huyện”, vì vậy cần phải thay đổi địa bàn đối với những học sinh không phù hợp.
- Nhập dữ liệu thực hiện trên form: Việc này ban đầu có thể gây chút khó khăn cho người sử dụng.
- Bổ sung chức năng lọc dữ liệu (theo trình độ, theo năm sinh) ngay trên bảng dữ liệu.