PHAN MEM PHO CAP

TẬP HUẤN PHẦN MỀM PHỔ CẬP THCS TỈNH BÌNH THUẬN
Năm học: 2012 2013
Thực hiện chủ trương của Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo về việc đưa công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý PCGD THCS từ năm học 2012-2013. Nay Sở Giáo dục và Đào tạo triệu tập cán bộ quản lý tham dự Hội nghị tập huấn chuyên đề cụ thể như sau:
1. Nội dung, thời gian:
a) Về nội dung: “Hướng dẫn phần mềm quản lý PCGD THCS”;
b) Về thời gian: Ngày 17/8/2012 – 01 ngày. Khai mạc vào lúc 08 giờ ngày 17/8/2012.
2. Thành phần tham dự:
- Trưởng phòng KH-TC Sở GDĐT;
- Đại diện Lãnh đạo phòng GDĐT;
- Cán bộ phụ trách công tác PCGD THCS của các phòng GDĐT.
3. Địa điểm: Tại trường THPT Phan Bội Châu, đường Lê Hồng Phong, thành phố Phan Thiết.

Ghi chú:
Giao trách nhiệm cho thầy Hồ Khái, Giáo viên trường THCS Trà Tân, huyện Đức Linh chuẩn bị các điều kiện để triển khai phần mềm quản lý công tác PCGD THCS.
CHÀO MỪNG
QUÝ THẦY CÔ GIÁO
ĐẾN VỚI CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ PHỔ CẬP THCS
TỈNH BÌNH THUẬN
Tác giả: Hồ Khái
GVCT phổ cập THCS
Trường THCS Trà Tân
Đức Linh _ Bình Thuận
SĐT: 0937181801 – 0623530985
Email: [email protected]
    1.Lời ngỏ:
Hiện nay công nghệ thông tin phát triển như vũ bảo, hầu hết các các chương trình quản lý của các cơ quan đã áp dụng các phần mềm để hỗ trợ cho việc quản lý hiệu quả cao hơn.
Như ta đã biết : Phần mềm Microsoft Excel rất thông dụng, tính toán được trên những công thức lớn, dễ tạo mẫu in và có thể chỉnh sửa bảng in khi người thiết kế đã khóa và đặc biệt rất dễ sử dụng, hầu hết mọi người học vi tính là làm được.
Microsoft access thì thế mạnh là bộ lọc tốt hơn, khả năng truy vấn cao hơn, có thể tạo những Form nhập dữ liệu thuận lợi, giao diện đẹp.


Thật là tuyệt vời nếu ta phối hợp cả hai chương trình này vào để tạo ra một sản phẩm cho mình nhằm phục vụ trực tiếp cho công việc của mình và tôi đã đặt nhiều tâm huyết vào điều đó ( viết một chương trình phục vụ cho công tác phổ cập THCS, đảm bảo các yêu cầu. của công tác phổ cập giáo dục do Bộ GD&ĐT đề ra ) và ưu điểm nổi trội là rất dễ sử dụng.
Phần mềm phổ cập này đã thực hiện tại xã Trà Tân – Huyện Đức Linh – Tỉnh Bình Thuận trong nhiều năm qua, kết quả khá tốt . Tôi xin giới thiệu đến Qúy cấp Lãnh đạo và Quý Thầy Cô giáo tham khảo và góp ý cho sản phẩm này. Cám ơn Quý cấp Lãnh đạo và Quý Thầy Cô giáo đã quan tâm .
Tác giả
2/ Mô tả phần mềm :

  
*/ Giới thiệu chung về phần mềm:
Chương trình được đóng gói bằng 1 File Setup


   Phần mềm được viết toàn bộ bằng Việt, dễ sử dụng.
a. Viết : trên Microsoft Acces và Microsoft Excel.
b. Font : Time New Roman – Unicode.
c. Bao gồm:
Phần giới thiệu.
Phần hướng dẫn sử dụng.
Phần mô tả.
Phần Trợ giúp.
Phần chạy chương trình.
*/ Hướng dẫn đầu tiên mở phần mềm:
Bước 1: Mở Microsoft Excel.

Chọn Macro ở mức 4, để chương trình chạy được các Macro riêng của PM
Cách làm :
Mở Excel vào Tool / Macro / Security… / low ( not recommerded ) / OK
giao diện chính :
II. QuẢN LÝ CẤP XÃ
Bước 1:
- Đầu tiên ta cần nhập các thông tin vào phần khai báo:
( rất quan trọng )
- Tiếp theo ta cập nhật thông tin này vào chương trình:
+ Vào phần “ cập nhật” rồi chọn lại đường dẫn:
D: Quanlypcgd.BT.12Data rồi OK rồi Yes.
Click vào nút “cập nhật”
Ta được
Ta chọn “No” để thiết lập lại đường dẫn cho chương trình
Ta được
Ta Click vào
( Nơi ổ đĩa chứa chương trình: )


Ta Click vào
Click vào:
Phan mem PCGD BT
Ta chọn:
Click vào:
Quanlypcgd.12
Ta được:
Click OK
Ta được:
Chọn Yes
Chọn Yes để lưu thông tin mới vào “From_khai_bao.xls” đã có sẳn trong Data
Ví dụ: Ta được tập tin “ Thông tin của xã” :
Kiểm tra lai có đúng với phần khai báo chưa ?
( nếu đúng rồi thì thoát tập tìn: “.xls” này đi )
Bước 2: Mở vào “ Phân cấp quản lý ”









Chọn “Quản lý cấp xã”:
- Nhập dữ liệu: có 2 cách
Bước 3: Mở vào “ Phân cấp quản lý ”
Cách 1: Nhập dữ liệu theo địa bàn:
Ví dụ: Nhập DS địa bàn 9:
Cách 2: Nhập dữ liệu theo năm sinh:
Có thể nhập dữ liệu từ Files Excel rồi import vào phần mềm
- Ví dụ: Nhập DS 16 T
*/ Các quy ước khi nhập trình độ học vấn:
Các lớp Tiểu học: lớp 1, lớp 2, lớp 3, lớp 4, lớp 5:
Thì nhập: 1A, 1B…, 2A,2D…., 3A 3C…., 4C, 4E….., 5C, 5 D…. và nhập năm tương ứng.

Các lớp THCS cũng tương tự:
VD: 6A, 6C, 6.1 , 6.3, 6_4… ( đối với các lớp 6 từ lớp 5 mới chuyển lên )

Còn các HS lưu ban lớp 6 thì nhập: 6A.LB , 6.2.LB , 7A,

7C, 7.1, 8.5, 8_1, 9_4, …

( Nhập năm tương ứng để biết đã được cập nhật năm học mới rồi )
Các lớp phổ cập:
Lớp 6 phổ cập thì nhập: PC6
Lớp 7 phổ cập thì nhập: PC7
Lớp 8 phổ cập thì nhập: PC8
Lớp 9 phổ cập thì nhập: PC9

Riêng HS hỏng TN năm vừa qua mà học lại lớp 9 phổ cập thì nhập: PC9.HTN ( kèm theo năm HTN ở ô kế tiếp )

Hoặc HS hỏng TN năm vừa qua mà học lại lớp 9A thì nhập:9A.HTN ( kèm theo năm HTN ở ô kế tiếp).
Học sinh bỏ học thì nhập “ B ” trước lớp đó
Bỏ 6 thì nhập: B6 Bỏ 7 thì nhập: B7
Bỏ 5 thì nhập: B5 Bỏ 8 thì nhập: B8 Bỏ 9 thì nhập: B9

Nếu bỏ 6 mà là là HS lớp 6 lưu ban thì nhập: B6.LB

Riêng HS hỏng TN năm vừa qua thì nhập
B9.HTN ( kèm theo năm HTN ở ô kế tiếp).

TN hoặc TNBT và ( kèm theo năm tốt nghiệp ở ô kế tiếp ).

HS tốt nghiệp thì nhập:

TN hoặc TNBT
và ( kèm theo năm tốt nghiệp ở ô kế tiếp ).

HS không còn phải phổ cập

Nhập ở cột “ chuyển đi – khuyết tật – chết ”.

+ HS chuyển đi thì nhập: CĐ

+ HS khuyết tật thì nhập: KT

+ HS chết thì nhập : CH

Xuất các loại danh sách và thống kê:

X1. Xuất danh sách chung:
X2. Xuất danh toàn xã
( dùng để tính thống kê phần theo dõi trong sổ phổ cập từng năm sinh )
( Trước khi xuất, ta cần cập nhật các dữ liệu vào chương trình, giống như cập nhật phần khai báo, Nhớ xem lai đường dẫn đúng chưa ).
X3. Xuất danh sách chung theo năm sinh:
+ Ví dụ: Danh sách 17 tuổi:
+ Danh sách Tốt nghiệp ( 4 loại ):
+ Danh sách bỏ học ( 6 loại ):
+ Danh sách không còn phổ cập ( 4 loại )
Danh sách chuyển đi:
Xuất danh sách theo địa bàn
( Trước khi xuất, ta cần cập nhật các dữ liệu vào chương trình, giống như cập nhật phần khai báo ).
Ta chọn: để cập nhật dữ liệu vào chương trình.
Xuất danh sách chi tiết theo năm sinh
Ta chọn:
Ta được:
Tiếp theo ta nhấp
để đồng ý cho liên kết đường dẫn
OK
Xem phần khai báo “xã” đã được cập nhật đúng chưa:
Ví dụ: Mở danh sách địa bàn 8 của cơ sở 1 ( K8 )
Mở kết xuất danh sách chi tiết theo từng độ tuổi
Click vào các năm sinh ta được giao diện sau:
Mở thống kê xã
Ví dụ:
Chuyển thống kê của xã về huyện
Coppy tập tin Excel này đem nộp về huyện.
Nên kiểm tra lại số liệu trước khi nộp về Phòng GD&ĐT
II. QUẢN LÝ CẤP HUYỆN:
( Trước khi mở phải nhấp đúng Password: ********** ) của huyện mình quản lý
Sau đó Click vào các mục trên menu chính của giao diện
trên để chạy chương trình .
Bước 1: Mở Phần khai báo:
Bước 2: mở kho dữ liệu:
Bước 3: Click vào mục xã trong bảng trên để đến phần “ Data”
Bước 4: Coppy tập tin “thong ke xa” của các xã nộp về huyện Paste vào. Trước Paste phải đổi tên thành X1 , X2 , X3 , … .
Bước 5: Mở tập tin X1 , X2 , X3 … lên để cập nhật dữ liệu xã vào huyện.
Bước 6: mở
Bước 7: Click vào
Ta chọn No Để cập nhật thống kê vào huyện
Ví dụ:
Mẫu 2 của huyện
Mẫu 2 của huyện
Mẫu 2a của huyện
Mẫu 5 của huyện
Mẫu 6 của huyện
Mẫu 7 của huyện
Tất cả các mẫu trên được tự động cập nhật cho huyện
Bước 8: Coppy thống kê huyện nộp về tỉnh
Click vào:
Ta đến thư muc Data và Coppy tập tin này nộp về tỉnh
III. Quản lý cấp tỉnh:
Tấc cả các bước tương tự như quản lý cấp huyện
Yêu cầu kỹ thuật :
- Máy vi tính có cấu hình và cài đặt bình thường là chạy được phần mềm.
- Chọn: Font : Time New Roman – Unicode.
- Chọn Macro cho Excel : mức 4
- Chọn Macro cho Access : mức 2
Nhắc lại: Cách chọn Macro ở mức 4 :

: Mở tập tin Excel ( bình thường )
vào Tool / Macro / Security… / low ( not recommerded ) /OK
Lưu ý:
các đối tượng ( TN, TNBT, B9.HTN, 9.3.HTN, PC9.HTN ) cần nhập thêm năm tương ứng để cập nhật vào thống kê phần “ Học sinh lớp 9 năm học qua ”
Không được đổi tên, thêm, bớt các thư mục
các tập tin trong phần mềm
Hàng năm chỉ cần nhập thêm số đối tượng
6 tuổi và 11 tuổi
Nếu nhập trình độ học vấn không phù hợp cho các
đối tượng thì phần thống kê mẫu 1 của địa bàn đó
sẽ báo “ Sai ”, từ đó ta kịp thời sửa sai.
Ví dụ:
Các nút “ Thoát ”
Để thoát từng phần riêng
Ta cần chọn
Các thao tác khác đã có trong phần
“ trợ giúp “ của chương trình
* Thuyết minh tính mới của phần mềm:
1. Tính khả thi :
- Giải pháp này đã được thực hiện 4 năm ( từ 2008 đến 2012) tại xã Trà Tân – Đức Linh – Bình Thuận rất hiệu quả. ( có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng được tính cấp thiết trong công tác phổ cấp giáo dục, có tính khả thi cao ).
- Giải phàp này đã được giới thiệu trên Internet thông qua “ thư viện giáo án điện tử ” và được nhiều đồng nghiệp trên cả nước sử dụng hiệu quả.
2. Tính kinh tế - xã hội của phần mềm:
A/ Tính kinh tế:
- Trước khi áp dụng giải pháp:
+ Giáo viên điều tra ( GVĐT ) phổ cập khi làm các thống kê báo cáo tốn nhiều thời gian nhưng độ chính xác không cao. ( Phân công 2 GVĐT của địa bàn đó thống kê rồi sau đó phân công 2 GVĐT của địa bàn khác thống kê lại ), phải tốn 4 ngày công cho 1 địa bàn điều tra. Như vậy nếu xã có 21 địa bàn thì cần số ngày công là: 104 ngày công.
+ Việc lưu trữ hồ sơ phổ cập chỉ thực hiện trên phiếu vàng và các loại sổ nên không tiện lợi khi tìm thông tin của đối tượng phổ cập.
- Sau khi áp dụng phần mềm:
+ Công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, kết quả nhanh hơn, chính xác hơn, chỉ cần 1 giáo viên chuyên trách phổ cập THCS và 1 GVĐT đọc các thông tin của các đối tượng nhập vào phần mềm là xong, thời gian chỉ cần 4 ngày công .Vậy có thể tiết kiệm được 100 ngày công của giáo viên cho 1 trường ( 1 xã có 21 địa bàn ).
Nếu tính 100.000đ cho 1 công thì lợi thế kinh tế sẽ là:
Kinh phí tiết kiệm cho 1 huyện ( 15 xã )
1 tỉnh ( 10 huyện ) khoảng:
Kinh phí tiết kiệm cho 1xã ( 21 địa bàn ) khoảng:
100 ngày công x 100.000đ = 10.000.000đ.

Kinh phí tiết kiệm cho 1 huyện ( 15 xã ) khoảng:
15 x 10.000.000đ = 150.000.000đ.

Kinh phí tiết kiệm cho 1 Tỉnh ( 10 huyện ) khoảng:
10 huyện x 150.000.000đ = 1.500.000.000đ
B. Tính xã hội:
Khi sử dụng giải pháp
- Khi dùng giải pháp này người giáo viên chuyên trách phổ cập THCS rất tiện lợi trong việc báo cáo thống kê và lưu trữ hồ sơ phổ cập THCS nên tinh thần rất phấn khởi, say mê với công việc, làm việc hiệu quả hơn ( đã qua kiểm chứng ).
- Lưu trữ được toàn bộ các thông tin của các đối tượng điều tra phổ cập nên nếu không may bị mất toàn bộ phiếu điều tra thì ta có thể lập lại phiếu điều tra mới. theo từng địa bàn 1 cách chính xác và nhanh chóng.
- Ban chỉ đạo phổ cập xã có thể tự biết được thông tin của các đối tượng phổ cập của từng hộ, từng tổ trong xã mình để chỉ đạo kịp thời việc vận động các em bỏ học ra học lớp lại ( không cần GVCTPC THCS báo cáo ). Đặc biệt giải pháp này có thể sử dụng rộng rải trên cả nước vì tất cả các phần của giải pháp được thiết kế đúng theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Tính pháp lý
Phần mềm đã được công nhận:
+/ Hội đồng khoa học Huyện Đức Linh đánh giá cao ( có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng được tính cấp thiết trong công tác phổ cấp giáo dục, có tính khả thi cao ). xếp loại A.

+/ Hội đồng khoa học Tỉnh Bình Thuận đánh giá: Phần mềm đảm bảo tính khoa học, tính chuyên nghiệp.xếp loại A.

Phần mềm được Liên hiệp các Hội khoa học và kỷ thuật tỉnh Bình Thuận xếp loại khuyến khích trong Hội thi sáng tạo kỷ thuật năm 2011
Bảo hành – Bảo trì :
Thầy cô sẽ được nhận 1 phần mềm “TeamViewer” có thể kết nối trực tuyến 2 máy tính trên mạng Internet , từ đó máy chủ sẽ sửa chữa hoặc chỉ dẫn thêm cách sử dung.

LỄ TỔNG KẾT HỘI THI SÁNG TẠO KỶ THUẬT
Lời kết
Mặc dù đã có nhiều nổ lực hoàn thiện phần mềm nhưng không khỏi thiếu sót, trong quá trình sử dụng xin Quý cấp Lãnh đạo, Quý Thầy Cô giáo góp ý để phần mềm ngày càng hoàn thiện thêm.


Xin chân thành cảm ơn Quý cấp Lãnh đạo, Quý Thầy Cô giáo. Chúc Quý cấp Lãnh đạo, Quý Thầy Cô giáo sức khỏe và hạnh phúc.
Trà Tân, ngày 16 tháng 07 năm 2012 tác giả

Hồ Khái