Phan_3_Excel

Phần 3. Sử dụng MS Excel
2
Nội dung
3.1: Làm quen với MS-Excel 2003
3.2: Soạn thảo nội dung bảng tính
3.3: Thao tác định dạng
3.4: Công thức và hàm
3.5: Biểu đồ và đồ thị
3.6: Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn
3
3.1 Làm quen với MS-Excel 2000
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Bài tập tổng hợp
4
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
Khởi động MS-Excel
Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa
Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa
Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác
Ghi bảng tính theo kiểu tệp tin khác
Đóng bảng tính, đóng chương trình MS-Excel
5
Khởi động MS-Excel
Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start  Programs  Microsoft Excel
Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel có trên màn hình Desktop
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
6
Khởi động MS-Excel
Giới thiệu bảng tính của Excel
Sổ bảng tính – workbook (*.xls)
Trang bảng tính – sheet (sheet1, sheet2, …)
Các cột – A, B, C,…Z, AA, AB …IV
Các hàng – 1, 2, 3, …65536
Các ô – A1, B1,… IV65536

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
7
Khởi động MS-Excel
Cửa sổ bảng tính
Thanh tiêu đề
Thanh thực đơn lệnh
Thanh công cụ
Thanh công thức
Đường viền ngang, dọc
Thanh trượt
Thanh trạng thái

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
8
Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định
Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Cách 3: Vào menu File/New…/Blank Workbook


Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
9
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
10
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
11
Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác
Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as
Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in
Nhập tên mới vào hộp File name
Nhấn nút Save để ghi

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

12
Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Save as
Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in
Nhập tên mới vào hộp File name
Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type
Nhấn nút Save để ghi
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
13
Sử dụng bảng tính mẫu
Nhắp chuột vào thực đơn lện File New
Chọn thẻ Spreadsheet Solutions
Nhắp đúp vào mẫu Purchase Order
Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở ra

Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
14
Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu
Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as
Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp
Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name
Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt)
Nhấn nút Save để ghi
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
15
Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web
Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as
Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp
Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name
Trong hộp Save as type chọn WebPage (*.htm:*.html)
Nhấn nút Save để ghi
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
16
Đóng bảng tính
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Close
Đóng chương trình MS-Excel
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit


Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
17
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Mở một hoặc nhiều bảng tính
Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính
Trang hiện hành, ô hiện hành
Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ
Che giấu / hiển thị các thanh công cụ
Cố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề
18
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Mở một bảng tính
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open
Di chuyển đến tệp tin muốn mở
Nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở
Có thể thao tác để tìm tệp trong các thư mục khác tương tự như trong Windows
19
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open
Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng
Nhấn nút Open
20
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open
Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác
Nhấn nút Open
21
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính
Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính có trên thanh trạng thái của cửa sổ nền của Windows
Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của MS-Excel, nhắp chuột vào thực đơn lệnh Window  chọn tên bảng tính muốn mở
22
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Trang hiện hành
Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao tác
Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính
Ô hiện hành
Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,..
Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên
23
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Nhận dạng con trỏ
Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có đường bao đậm xung quanh
Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô
Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang
24
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
Các phím thường dùng
Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu
: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại
Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1
25
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
Nhập dữ liệu
Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu
Delete, Backspace để xóa ký tự
Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập
Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập
Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó
26
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
Chỉnh sửa dữ liệu
Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa
Thực hiện các thao tác chỉnh sửa
Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa
27
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ
Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%
Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào hình tam giác bên phải biểu tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương ứng muốn hiển thị
28
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Che giấu và hiển thị các thanh công cụ
Các thao tác được thực hiện tương tự trong MS-Word
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh View, chọn Toolbars
Chọn (hiển thị) hoặc bỏ chọn (che dấu) các thanh công cụ tương ứng
29
Thao tác cơ bản trên bảng tính
Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề
Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng thanh cuộn
Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn thay đổi theo thanh cuộn
Chọn thực đơn Window  Freeze Panes
Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề
Chọn thực đơn Window  UnFreeze Panes
30
3.2 Soạn thảo nội dung bảng tính
Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu văn bản
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột
Sử dụng công cụ điền nội dung tự động
Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thao tác với các trang bảng tính
Sử dụng tiện ích sẵp xếp và lọc dữ liệu
31
Nhập dữ liệu
Các kiểu dữ liệu chính
Kiểu số - Number: 1, 2, …,-100..
Kiểu văn bản – Text: “Cộng hòa”,…
Kiểu logic: True, False
Kiểu mã lỗi – Error: #DIV/0!, #VALUE!
32
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu kiểu số
Mặc định được căn theo lề phải của ô
Dữ liệu kiểu số
Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08
Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”
Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân
33
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu ngày tháng
Cách thức nhập được quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel
Thứ tự nhập thông thường: tháng/ngày/năm
Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional Settings
34
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu kiểu văn bản
Mặc định được căn theo lề trái của ô
“10AA109”, “208 675”
Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ”, dấu nháy kép “ “ “ để ép kiểu
Ví dụ: ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có nội dung 232323
35
Biên tập dữ liệu
Sửa nội dung đã có trong ô
Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa
Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa
Thực hiện chỉnh sửa
Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa
36
Biên tập dữ liệu
Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô
Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế
Nhập nội dung mới cho ô
Ấn phím Enter để kết thúc
37
Biên tập dữ liệu
Lệnh Undo và Redo
Undo: quay trở lại kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động – Ctrl + z
Redo: thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo – Ctrl + y
38
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn
Chọn vùng ô liền nhau
Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng
Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới dùng của vùng
Thả phím Shift để kết thúc việc chọn
Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên
39
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn vùng ô rời rạc
Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhật
Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theo
Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn
40
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên trường viền ngang – A, B, …
Chọn dãy cột kề nhau:
Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải
Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng
Thả phím Shift
41
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn dãy cột rời rạc
Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau
Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo
Thả phím Ctrl
Thực hiện các thao tác tương tự để chọn hàng
42
Biên tập dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn toàn bộ bảng tính
Nhắp vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc
Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A
43
Biên tập dữ liệu
Hủy chọn
Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính
44
Công cụ điền nội dung tự động
Điền tự động số thứ tự
Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1
Nhấn giữ phím Ctrl
Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+”cộng có mũ “+”
Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn
45
Công cụ điền nội dung tự động
Điền tự động theo chuỗi dữ liệu
Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002
Chọn 2 ô vừa nhập
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn
Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn

46
Công cụ điền nội dung tự động
Điền tự động theo cấp số cộng
Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4
Chọn 2 ô vừa nhập
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn
Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn

47
Công cụ điền nội dung tự động
Điền tự động theo cấp số nhân
Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số nhân, ví dụ: 1, 4
Chọn 2 ô vừa nhập
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn
Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn
Đến ô cuối cùng nhả chuột phải
Chọn Growth Trend
48
Các đối tượng hay dùng
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
49
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
Sao chép các ô
Chọn các ô muốn sao chép
Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C
Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định sao chép
Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V
Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang trang bảng tính khác
50
Di chuyển các ô
Chọn các ô muốn di chuyển
Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X
Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định chuyển tới
Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V
Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang trang bảng tính khác
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
51
Xóa nội dung các ô
Chọn các ô cần xóa
Trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  Contents
Hoặc bấm phím Delete
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
52
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thêm dòng
Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó
Trên thanh thực đơn chọn Insert  Rows
Thêm cột
Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó
Trên thanh thực đơn chọn Insert  Column
53
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thêm ô
Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó
Trên thanh thực đơn chọn Insert  Cell
Xuất hiện hộp thoại
Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải
Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới
Chọn Entire row: chèn một dòng mới lên trên
Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái
54
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Xóa vùng ô
Chọn vùng ô muốn xóa
Trên thanh thực đơn chọn EditDelete
Xuất hiện hộp thoại
Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái sang
Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải sang
Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang chọn
Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang chọn
55
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
Thay đổi chiều rộng cột
Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng chuột có dạng
Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột
 Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi
56
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
Thay đổi chiều cao dòng
Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng, biểu tượng chuột có dạng
Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dòng
 Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi
57
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
Điều chỉnh tự động độ rộng cột
Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột
Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau
Trên thanh thực đơn chọn Format  Column  Width
Nhập độ rộng cột vào hộp Column width
Nhấn nút OK
58
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
Điều chỉnh tự động độ cao dòng
Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng
Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng
Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau
Trên thanh thực đơn chọn Format  Row  Height
Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height
Nhấn nút OK
59
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Ẩn/hiện cột
Ẩn cột
Chọn các cột muốn ẩn
Trên thanh thực đơn chọn Format  Column  Hide
Hiện cột
Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn
Trên thanh thực đơn chọn Format  Column  Unhide

60
Thêm/bớt ô, dòng, cột
Ẩn/hiện dòng
Ẩn dòng
Chọn các dòng muốn ẩn
Trên thanh thực đơn chọn Format  Row  Hide
Hiện dòng
Chọn vùng chưa các dòng đang bị ẩn
Trên thanh thực đơn chọn Format  Row  Unhide

61
Thao tác với trang bảng tính
Chèn một trang vào bảng tính
Cách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert  Worksheet
Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert
Nhấn nút OK
62
Thao tác với trang bảng tính
Đổi tên trang bảng tính
Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi
Chọn Rename
Nhập tên mới cho trang bảng tính
Bấm phím Enter để kết thúc
63
Thao tác với trang bảng tính
Xóa một trang bảng tính
Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit  Delete Sheet, chọn OK
Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn xóa, chọn Delete, chọn OK
64
Thao tác với trang bảng tính
Sao chép trang bảng tính
Chọn tên trang bảng tính cần sao chép
Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới
65
Thao tác với trang bảng tính
Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác
Chọn các trang bảng tính cần sao chép
Trên thanh thực đơn chọn Edit  Move or Copy Sheet…
Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book:
Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet
Nhấn chọn ô Create a copy
Nhấn OK để hoàn tất
66
Thao tác với trang bảng tính
Di chuyển trang bảng tính
Nhắp chọn tên trang cần di chuyển
Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới
67
Thao tác với trang bảng tính
Di chuyển nhiều trang bảng tính
Chọn các trang bảng tính cần di chuyển
Trên thanh thực đơn chọn Edit  Move or Copy Sheet…
Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong hộp To book:
Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet
Bỏ chọn ô Create a copy
Nhấn OK để hoàn tất
68
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sắp xếp bảng tính theo các cột
Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp
Trên thanh thực đơn chọn DataSort
Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần
Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2
Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3
Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row
Nhấn OK để sắp xếp
69
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu
Chuyển con trỏ ô về ô trong vùng dữ liệu muốn lọc
Trên thanh thực đơn chọn Data  Filter  AutoFilter
Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu đề của vùng dữ liệu để lọc
70
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu
Giải thích các điều kiện lọc
All: lấy tất cả
Top 10: lấy các dòng có giá trị là 1 trong 10 giá trị đầu tiên
Custom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác định
Có thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo giá trị đó
71
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu
Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter
Ý nghĩa của các điều kiện lọc
Equals: bằng
Does not equals: không bằng
Is greater than: lớn hơn
Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng
…
Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể
72
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Bỏ lọc tự động
Trên thanh thực đơn chọn Data  Filter  AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter)
 Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lại
73
Bài tập tổng hợp
Học viên làm các bài tập thực hành sau mỗi phần
Làm bài tập tổng hơp trong trang 47, 48 của giáo trình
74
3.3 Thao tác định dạng
Tìm hiểu trước khi tiến hành định dạng
Thao tác định dạng ô
Định dạng ô chứa văn bản
Căn lề, vẽ đường viền ô
75
Tìm hiểu trước
Các thao tác định dạng ô được thực hiện với các nút chức năng trên thanh công cụ Formating

Hoặc hộp hội thoại Format Cells
76
Thao tác định dạng ô
Các dạng biểu diễn dữ liệu
General: dạng chung
Number: dạng số
Currency: dạng tiền tệ
Date: dạng ngày tháng
Time: dạng thời gian
Text: dạng văn bản
Custom: dạng người dùng tự định nghĩa
77
Thao tác định dạng ô
Biểu diễn số thực
Chọn một ô có chứa số thực
Trên thanh thực đơn chọn FormatCells
Chọn thẻ Number
Chọn mục Number trong danh sách Category
Nhắp chọn ô Use 1000 Separator(,)
Nhấp OK để kết thúc
78
Thao tác định dạng ô
Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng
Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy)
Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định dạng lại
Trên thanh thực đơn chọn FormatCells
Chọn thẻ Number
Chọn mục Custom
Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: dd/mm/yyyy
Nhấp OK để kết thúc
79
Thao tác định dạng ô
Biểu diễn số liệu dạng tiền tệ
Chọn ô có dữ liệu số muốn định dạng tiền tệ
Trên thanh thực đơn chọn FormatCells
Chọn thẻ Number
Chọn mục Custom
Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: #,##0.00[$VND]
Nhấp OK để kết thúc
80
Thao tác định dạng ô
Biểu diễn số liệu theo dạng phần trăm
Nhấn nút % trên thanh công cụ
Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số xuất hiện sau dấu thập phân
Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất hiện sau dấu thập phân
81
Định dạng ô chứa văn bản
Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ
Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng như nhau
Sử dụng các nút trên thanh Formating
Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Font
Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự trong MS-Word
82
Định dạng ô chứa văn bản
Thay đổi mầu chữ
Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng mầu chữ như nhau
Sử dụng các nút trên thanh Formating
Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Font
Thay đổi mầu trong mục Color
Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự trong MS-Word
83
Định dạng ô chứa văn bản
Thay đổi mầu nền cho ô
Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng cùng mầu nền
Sử dụng nút Fill color trên thanh Formating
Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Patterns
Thay đổi mầu trong bảng Color
Chọn mẫu hoa văn trong mục Pattern
Nhấn OK để kết thúc
84
Định dạng ô chứa văn bản
Sao chép định dạng ô
Chọn ô có định dạng muốn sao chép
Nhấn nút Format Painter
Con trỏ chuột chuyển thành biểu tượng chổi quét sơn
Quét vào ô hoặc vùng ô muốn áp dụng sao chép định dạng này
85
Định dạng ô chứa văn bản
Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô
Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng
Chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết đặt
Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment
Trong phần Text control, nhấp chọn ô Wrap Text
Nhấn OK để hoàn tất
86
Định dạng ô chứa văn bản
Xóa bỏ định dạng ô
Chọn ô hoặc vùng ô muốn xóa bỏ định dạng
Trên thanh công cụ chọn Edit  Clear  Format
87
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
Căn vị trí chữ trong ô
Chọn ô hoặc vùng ô muốn căn chỉnh
Sử dụng các nút trên thanh Formating để căn theo chiều ngang của ô
Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment
Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp Horizontal
Căn chỉnh theo chiều dọc trong hộp Vertical

88
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
Hòa nhập dãy ô
Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu
Chọn các ô liền nhau muốn hòa nhập
Nhấn nút Merge and Center trên thanh Formating
Hoặc
Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment
Nhấp chọn ô Merge cells
Nhấn OK để hoàn tất
89
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
Thay đổi hướng chữ trong ô
Chọn ô hoặc vùng ô cần thay đổi
Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment
Thay đổi hướng chữ trong phần Orientation bằng cách
Chuyển chuột đến điểm vuông đỏ
Nhấn trái và di chuột đi một góc mong muốn
Hoặc nhập một giá trị trực tiếp vào hộp Degrees, ví dụ: -45
Nhấn OK để hoàn thành
90
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
Thêm đường viền cho ô
Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm đường viền
Nhấp chuột vào hình tam giác trong nút Border trên thanh Formating
Chọn một mẫu tương ứng
91
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
Thêm đường viền bằng hộp thoại Format Cells
Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm viền
Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Border
Chọn kiểu nét trong hộp Style
Chọn mẫu đường trong hộp Color
Chọn một đường viền cụ thể để áp dụng trong hộp Border
Nhấn OK để kết thúc
92
3.4 Công thức và hàm
Tạo lập công thức
Địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tương đối
Thao tác với các hàm
Bài tập tổng hợp
93
Tạo lập công thức
Tạo công thức số học cơ bản
Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =E1+F1
Nhấn Enter để kết thúc
Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula bar
Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức
94
Tạo lập công thức
Các phép toán trong công thức số học
Cộng: +
Trừ: -
Nhân: *
Chia: /
Mũ: ^
95
Tạo lập công thức
Các phép toán so sánh
Lớn hơn: >
Nhỏ hơn: <
Lớn hơn hoặc bằng: >=
Nhỏ hơn hoặc bằng: <=
Khác (không bằng): <>
Mức độ ưu tiên của các phép toán giống như thứ tự đã học trước đây
96
Tạo lập công thức
Nhận biết và sửa lỗi
####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,
#VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức
#DIV/0!: chia cho giá trị 0
#NAME?: không xác định được ký tự trong công thức
#N/A: không có dữ liệu để tính toán
#NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số
 Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu
97
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Giới thiệu các loại địa chỉ
Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối
Gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối
Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể
Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột hoặc dòng
Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức
98
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Giới thiệu các loại địa chỉ
Địa chỉ tham chiếu tương đối
Gọi tắt là địa chỉ tương đối
Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị trí nào đó
Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tới
99
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Giới thiệu các loại địa chỉ
Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp
Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối
Thay đổi từ các loại địa chỉ bằng cách ấn phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn

100
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Sao chép công thức
Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép
Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô
Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đên nét đơn
Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

101
Thao tác với hàm
Giới thiệu
(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)
Đối số có thể là
Giá trị kiểu số, xâu,…
Địa chỉ ô hoặc vùng ô
Một hàm khác
102
Thao tác với hàm
Nhập hàm
Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng
“=(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)”
Cách 2:
Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức
Trên thanh thực đơn chọn Insert  Function
Chọn loại hàm trong mục Function Category
Chọn hàm trong mục Function name
Nhấn nút OK
Nhập các đối số cần thiết
Nhấn nút OK để hoàn tất
103
Thao tác với hàm
Các hàm tính toán nhanh
Chọn vùng muốn xem kết quả tính toán nhanh
Xem kết quả hiển thị trên thanh trạng thái
Thay đổi lại hàm tính toán nhanh:
Kích phải chuột vào chữ NUM trên thanh trạng thái
Chọn một hàm khác trong danh sách xuất hiện
104
Các hàm thường dùng
ROUND
Cú pháp: ROUND(đối số 1, đối số 2)
Đối số 1: số muốn làm tròn
Đối số 2: số thập phân muốn làm tròn
Làm tròn đến một số thập phân nhất định
Ví dụ: ROUND(2.578,2)=2.58
105
Các hàm thường dùng
MAX
Cú pháp: MAX(đối số 1, đối số 2,…)
Trả lại số lớn nhất trong danh sách
Ví dụ: MAX(6,7,2,9,13)=13
MIN
Cú pháp: MIN(đối số 1, đối số 2,…)
Trả lại số nhỏ nhất trong danh sách
Ví dụ: MIN(6,7,2,9,13)=2
106
Các hàm thường dùng
AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(đối số 1, đối số 2,…)
Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách
Ví dụ: AVERAGE(6,7,2,9,13)=7.4
107
Các hàm thường dùng
COUNTA
Cú pháp: COUNTA(đối số 1, đối số 2,…)
Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng
Ví dụ: COUNTA(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=7
SUM
Cú pháp: SUM(đối số 1, đối số 2,…)
Trả lại tổng các giá trị số trong danh sách
Ví dụ: SUM(6,7,2,9,13)=37
108
Các hàm thường dùng
COUNT
Cú pháp: COUNT(đối số 1, đối số 2,…)
Đếm những ô chứa dữ liệu số
Ví dụ: COUNT(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=5

109
Các hàm thường dùng
IF
Cú pháp: IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Biểu thức điều kiện đúng trả lại giá trị 1 nếu, ngược lại trả lại giá trị 2
Ví dụ: ô A1=Nam khi đó
IF(A1=“Nam”,”Trai”,”Gái”)=Trai
Có thể sử dụng các hàm IF lồng nhau

110
Các hàm thường dùng
VLOOKUP
Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu)
Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quả
Chú ý:
Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối
Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu
111
Các hàm thường dùng
VLOOKUP
Chú ý:
Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1
Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếp
Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu)

112
Các hàm thường dùng
Ví dụ hàm VLOOKUP
113
Các hàm thường dùng
SUMIF
Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán) :Tính tổng theo điều kiện
Ví dụ : Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
114
Các hàm thường dùng
COUNTIF
Cú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)
Đếm theo điều kiện
115
Biểu đồ, đồ thị
Sử dụng biểu đồ, đồ thị
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Bài tập tổng hợp
116
Sử dụng biểu đồ, đồ thị
Là một chức năng được ưa thích nhất của MS-Excel
Là hình những hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục
Hỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ liệu
117
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị
Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề)
Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart
Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard
Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn Next
Nhập tiêu đề trong hộp Chart title
Nhấn Next
Chọn nơi đặt biểu đồ
Nhấn Finish
118
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Thêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cột
Nhắp chọn đồ thị
Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option
Chọn thẻ Tittle
Thực hiện chỉnh sửa
Nhấn OK để hoàn tất
119
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
Nhắp chọn đồ thị
Nhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa bỏ
Ấn phím Delete để xóa bỏ
120
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Hiển thị các đường kẻ ô
Nhắp chuột vào đồ thị
Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option
Chọn thẻ Gridlines
Chọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các đường kẻ ô tương ứng
Nhấn OK để hoàn tất
121
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
Nhắp chuột vào đồ thị
Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option
Chọn thẻ Data Table
Chọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô Show data table
Nhấn OK để hoàn tất
122
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Thay đổi dạng biểu đồ
Chọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiện
Nhấn vào hình tam giác trong nút Chart type  chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng
123
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Co dãn và xóa biểu đồ
Co dãn kích thước biểu đồ
Chọn biểu đồ
Xuất hiện các chấm vuông tại các cạnh
Giữa và kéo chuột để thay đổi kích thước
Xóa biểu đồ
Nhấn chọn biểu đồ muốn xóa
Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  All
124
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Di chuyển, sao chép biểu đồ
Thao tác copy và sao chép được thực hiện như sao chép và di chuyển các đối tượng khác
125
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Thay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thị
Nhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong biểu đồ
Thanh công cụ Chart được hiển thị
Nhấn nút Format Chart Area
Chọn mầu trong bảng Area
Có thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng nền
Nhấn OK để kết thúc
126
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
Thay đổi mầu biểu đồ
Nhấn chọn biểu đồ
Nhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại biểu đồ)
Chọn thẻ Patterns
Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border
Chọn mầu nền trong vùng Area
Nhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứng
Nhấn OK để kết thúc
127
3.6 Hoàn tiện trang bảng tính và in ấn
Bài trí trang in
Hoàn tất tài liệu
In ấn
Bài tập tổng hợp
128
Bài trí trang in
Để điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biến
129
Bài trí trang in
Thay đổi lề của trang in
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Margin  đưa vào các giá trị (thông thường đơn vị đo là inches) cho
Top: lề trên
Bottom: lề dưới
Left: lề trái
Right: lề phải
Header: khoảng cách cho vùng đầu trang
Footer: khoảng cách cho vùng chân trang
130
Bài trí trang in
Thay đổi lề của trang in
Center on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang in
Horizontally: theo chiều ngang trang in
Vertically: theo chiều dọc trang in
Nhấn nút Print để in ngay
Nhấn nút Print Preview để xem trước
Nhấn nút Options để thiết đặt máy in
Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang in
131
Bài trí trang in
Thay đổi trang in
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Page  thiết lập các thông số
Orientation: để thay đổi hướng trang in
Portrait: in theo chiều dài trang giấy
Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy
Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang in
Adjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ %
132
Bài trí trang in
Thay đổi trang in
Paper size: chọn khổ giấy như A3, A4…
Print Quality: chất lượng in
First Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1
Nhấn OK để hoàn tất
133
Bài trí trang in
Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Page
Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
Nhập số 1 vào ô bên cạnh
Xóa giá trị khỏi ô bên phải
Nhấn OK để hoàn tất
134
Bài trí trang in
Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Page
Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
Nhập số trang vào ô bên cạnh
Xóa giá trị khỏi ô bên phải
Nhấn OK để hoàn tất
135
Bài trí trang in
Thêm đầu trang và chân trang
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Header and Footer
Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang
Nhấn OK để kết thúc
136
Bài trí trang in
Thêm đầu trang và chân trang
Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup
Chọn thẻ Header and Footer
Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang
Nhấn OK để kết thúc
137
Bài trí trang in
Thêm đầu trang và chân trang
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer
Đầu trang và chân trang được chia làm 3 vùng
Left Section: phần bên trái
Center Section: phần ở giữa
Right Section: phần bên phải
Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý
138
Bài trí trang in
Thêm đầu trang và chân trang
Các nút hỗ trợ sẵn
Để chọn phông chữ
Thêm số thứ tự trang
Thêm số chỉ tổng số trang
Thêm ngày tháng hiện tại
Thêm giờ hiện tại
Thêm tên tệp bảng tính
Thêm tên trang bảng tính
Nhấn OK để hoàn tất
139
Hoàn tất các trang in
Xem tài liệu trước khi in
Trên thanh thực đơn chọn File  Print Preview
Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
Next: hiển thị trang kế tiếp
Previous: hiển thị trang in trước đó
Zoom: phóng to, thu nhỏ
Print: thực hiện lệnh in
Setup: mở hộp thoại Page Setup
140
Hoàn tất các trang in
Xem tài liệu trước khi in
Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
Margins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột
 Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh nhanh
Page Break Preview: đóng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang in
Close: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tính
Help: xem trợ giúp
141
Hoàn tất c