Phan_2_Winword

Phần 2. Soạn thảo văn bản với MS Word
2
NỘI DUNG
Bài 1: Tổng quan môi trường Winword
Bài 2: Định dạng văn bản
Bài 3: Lập bảng biểu trong văn bản
Bài 4: Đồ họa trong văn bản
Bài 5: Thẻ định dạng trong văn bản
Bài 6: Định dạng trang và In ấn
Bài 7: Một số tính năng nâng cao

3
Bài 1: Tổng quan môi trường Winword
1. Căn bản về Winword
2. Soạn thảo văn bản tiếng Việt

4
1 Căn bản về Winword
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
1.3 Tạo mới và lưu một văn bản
1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
5
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
Chức năng của Word:
Chèn văn bản
Xóa văn bản
Cắt và dán văn bản
Sao chép
Xác định kích thước trang, lề
Tìm kiếm và thay thế
In tài liệu
Ngoài ra còn nhiều chức năng khác: Quản lý file, đặc tả font chữ, thêm đồ họa, định dạng trang, tạo mục lục, trộn văn bản…
6
Giao diện của Winword
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
7
Thanh tiêu đề (Title): chứa tên tệp đang soạn thảo
Thanh thực đơn (Menu): chứa các nhóm thực đơn

Thanh công cụ:



Thanh trang thái (Status): dùng để chỉ vị trí của con trỏ nháy, chế độ gõ bàn phím…
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
8
Cửa sổ soạn thảo văn bản
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
9
Bàn phím
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
10
Khối các phím kí tự và điều khiển
Khối các phím điều khiển và di chuyển
Khối đèn hiệu và các phím số
1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
11
1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
Khởi động Winword
Cách 1: Start/Program/Microsoft Office/Microsoft Office Word
Cách 2: Nhấn đúp chuột trái lên biểu tượng của chương trình Microsoft Word trên màn hình nền.
12
Thoát khỏi Word:
File/Exit
Nhấn nút Close ( ) bên phải thanh tiêu đề
Alt + F4
Chú ý: Khi đóng có một hộp cảnh
báo có muốn lưu văn bản không?
Yes: Có lưu
No: Không lưu
Cancel: Bỏ qua thông báo và trở lại văn bản
1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
13
Mở văn bản với Winword
File/Open
Ctrl + O
Nhấn nút Open ( ) trên thanh công cụ
Vào File/chọn file ở gần cuối menu file (trường hợp file mới được lưu gần đây)
1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
14
1.3 Tạo mới và lưu một văn bản
Tạo mới
File/ New/ Blank Documetn/ OK
Ctrl + N
Nhấn nút New ( ) trên thanh
công cụ
Lưu văn bản mới: 3 cách
File/ Save
Ctrl + S
Nút Save ( ) trên thanh công cụ
15
1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
Di chuyển con trỏ nháy
Di chuyển bằng bàn phím
Mũi tên sang trái, sang phải, lên xuống, Home, End, Page Up, Page Down, Ctrl+Page Up, Ctrl + Page Down

Di chuyển bằng chuột
Di chuyển đến vị trí cần đặt con trỏ và nháy chuột trái.
16
Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bằng chuột:
Đặt con trỏ đến điểm đầu, nhấn chuột trái và kéo chuột đến điểm cuối.
Bằng bàn phím:
Shift + phím mũi tên
Bằng chuột và bàn phím:
Giữ phím Ctrl (bôi cách quãng) hoặc Shift (bôi liên tiếp) và di chuột
1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
17
Sao chép, cắt, dán văn bản:Bôi đen đoạn văn bản
Sao chép: 3 cách
Edit/Copy
Ctrl + C
Nút Copy ( ) trên thanh công cụ
Cắt
Edit/Cut
Ctrl + X
Nút Cut ( ) trên thanh công cụ
Dán
Edit/Paste
Ctrl + V
Nút Paste ( ) trên thanh công cụ
1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
18
Hủy thao tác đã làm
Ctrl + Z
Edit/Undo Typing
Nút Undo ( ) trên thanh công cụ
Làm lại thao tác vừa hủy
Ctrl + Y
Edit/Can’t Repeat
Nút Redo ( ) trên thanh công cụ
1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
19
2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
2.2 Phương pháp gõ Telex
2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt
20
2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
Phần mềm gõ tiếng Việt: VietKey, Unikey, ABC…
Để sử dụng Vietkey cần 2 file:Vietkey.exe, VKNTDLL.dll
Thiết lập:
Input Methods
Vietnamese: chọn telex
Active keyboard: Vietnamese gõ tiếng Việt
English gõ tiếng Anh
21
Char Sets
8-bit Character Sets: chọn TCVN3–ABC(.VnTime)
Unicode 16-bit:chọn Unicode Pre- compound
Chú ý: Chọn bộ mã phù hợp với bộ phông chữ
Nhấn nút Tasbar:để chương trình hiển thị trên thanh Tasbar

Nhấn nút On top: để hiển thị trên đỉnh của màn hình
2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
22
2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
Giao diện VietKey:
Giao diện UniKey:
23
2.2 Phương pháp gõ Tiếng Việt
1. Kiểu gõ VNI : bỏ dấu bằng số
Dấu sắc :số 1 Dấu mũ (ê,â,ô) : số 6
Dấu huyền :số 2 Dấu móc (ơ,ư) : số 7
Dấu hỏi :số 3 Dấu liềm (ă) : số 8
Dấu ngã :số 4 Dấu ngang (đ) : số 9
Dấu nặng :số 5 Khử dấu( xóa dấu): số 0
2. Kiểu gõ Telex : bỏ dấu bằng chữ cái
Dấu sắc  S Chữ â  aa Chữ đ  dd
Dấu huyền F Chữ ê  ee ddddd
Dấu hỏi  R Chữ ô  oo ooooo
Dấu ngã X Chữ ơ,ư ow, uw eeeee
Dấu nặng J Chữ ă  aw Chữ Z khử dấu (xóa dấu)
Lưu y: Gõ chữ cái trước rồi bỏ dấu sau, hoặc bỏ dấu sau khi gõ xong nguyên âm, nếu bỏ dấu cho chữ hoa thì giữ thêm SHIFT, khi gõ sai phải xoá cả nguyên âm hay cả từ để gõ lại.
24
2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt
Đi kèm với bộ mã là những phông chữ tiếng Việt
3 bộ mã thường gặp:
TCVN3: tên bắt đầu bằng dấu chấm và hai chữ vn, chủ yếu dùng ở miền Bắc
VD: .vnTime, .vnTimeH
Bộ mã và font VNI: dùng chủ yếu ở miền Nam.
VD: VNI-Times
Unicode: Chính phủ quyết định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước.
VD: Times New Roman, Arial, Tahoma…
25
Bài 2: Định dạng văn bản
1.1 Tạo định dạng phông chữ
1.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
1.3 Tạo danh sách, đánh số thứ tự
1.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản
1.5 Chèn ký hiệu đặc biệt
1.6 Tạo chữ to đầu đoạn
1.7 Kẻ khung, tô nền văn bản
1.8 Chia cột báo chí
26
1.1 Tạo định dạng phông chữ
2 cách
Dùng thanh định dạng Formatting

Hiển thị thanh Formatting
View/ Toolbar/ Formatting
Cách dùng



Chọn cỡ chữ
Chọn phông chữ
27
Kiểu chữ
Đổi màu chữ
Chọn đoạn văn bản cần đổi màu.
Nhấn chuột lên mũi tên của biểu tượng
Chọn màu thích hợp trong bảng
1.1 Tạo định dạng phông chữ
28
Dùng hộp thoại FONT: Format/ Font…
Ô Font: cho phép chọn phông chữ
Ô Font style: chọn kiểu chữ
Ô Font size: Chọn kích cỡ chữ
Ô Font Color: Đổi màu chữ
Ô Effects: chọn các hiệu ứng phông chữ
1.1 Tạo định dạng phông chữ
29
1.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
Căn lề
Dùng thanh định dạng Formatting
30
Dùng hộp thoại Paragraph:
Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Alignment
Left: căn lề trái
Right: căn lề phải
Centered: Căn lề giữa
Justify: căn lề đều trái và phải
1.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
31
Thụt lề
Dùng hộp thoại Paragraph
Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Indentation
Left: cách lề trái
Right: cách lề phải
1.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
32
Dùng thước ngang Ruler
1.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
33
1.3 Tạo danh sách
Tạo lập danh sách đánh số
Format/ Bullets and Numbering/ Numbered
34
Tạo danh sách khoản mục
Format/ Bullets and Numbering/ Bulleted
1.3 Tạo danh sách
35
1.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản
Đặt Tab bằng thước



Đặt Tab bằng Format/ Tabs

36
1.5 CHÈN KÝ HiỆU ĐẶC BiỆT
1.5.1 Công dụng
1.5.2 Ví dụ minh họa
1.5.3 Thao tác chèn
37
1.5.1 Công dụng
Chèn các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím hay các ký tự có trên bàn phím nhưng không in ra được trên văn bản thực tế. Các ký tự này được gọi là Symbol.
38
1.5.2 Ví dụ minh họa
39
1.5.3 Thao tác chèn
B1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
B2: Chọn Insert/Symbol (Alt + I, gõ S), xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbol.
B3: Chọn biểu tượng, kí tự đặc biệt bằng chuột hay các phím mũi tên muốn chèn rồi nhấn Insert hay nhấp đôi lên ngay biểu tượng đó để chèn. Thực hiện tiếp tục nếu muốn chèn thêm kí tự khác.










Trong khung Font, hãy chọn Font có chứa các kí tự muốn chèn như Symbol, Wingdings…
40
Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo.
Cách tạo:
Chọn đoạn văn cần định dạng.
Vào menu Format  Drop Cap.
Cửa sổ tạo chữ Drop Cap xuất hiện:
1.6 Tạo chữ Drop Cap
41
Chọn kiểu trình bày
Chọn Font chữ trình bày
Chọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm.
Chọn khoảng cách giữa chữ Drop Cap so với đoạn văn bản
42
Hủy bỏ chữ Drop Cap:
Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo.
Vào Menu Format  Drop Cap.
Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None trong Position.
Chọn OK.
Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý:
Nếu tạo : Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau.
Nếu hủy : Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột
1.6 Tạo chữ Drop Cap
43
Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền.
Vào menu Format  Borders and Shading.
Định dạng khung cho khối chọn, chọn thẻ Borders hoặc sử dụng nút lệnh để tạo khung.
1.7 Đóng khung và thiết lập nền
44
Chọn phạm vi áp dụng
45
Định dạng khung cho trang văn bản, chọn thẻ Page Border
1.7 Đóng khung và thiết lập nền
Whole document : Áp dụng cho toàn bộ văn bản.
This section : Áp dụng cho chương hiện thời.
This section – First page only: Áp dụng chỉ cho trang đầu tiên của chương hiện thời.
This section – All except first page: Áp dụng cho tất cả các trang của chương hiện thời ngoại trừ trang đầu tiên
46
Định dạng nền, chọn thẻ Shading
Mục Fill : Chọn màu nền.
Mục Patterns: Chọn kiểu dáng
1.7 Đóng khung và thiết lập nền
47
Cách tạo:
Chọn đoạn văn bản cần định dạng cột, sau đó thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
C1: Vào
Format -> Columns…
xuất hiện hộp thoại Columns
1.8 Chia cột văn bản
48
Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn
Xác định số cột cần chia theo ý muốn.
Xác định độ rộng của các cột bằng nhau
Xác định đường phân cách cột
49
Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong sau đó mới nhập văn bản. Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này mới tới cột khác. Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa kết thúc cột thực hiện như sau:
Vào menu InsertBreak. Trong hộp thoại Break chọn mục Column Break
Click OK
1.8 Chia cột văn bản
50
C2: kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ và chọn số cột cần chia
1.8 Chia cột văn bản
51
Bài 3: Lập bảng biểu trong văn bản
1.1 Chèn bảng vào văn bản
1.2 Thêm bớt các ô trong bảng
1.3 Định dạng các ô trong bảng
1.4 Tách và hợp các ô trong bảng
1.5 Tính toán trên bảng
1.6 Sắp xếp trên bảng
52
1.1 Chèn bảng vào văn bản
Cách 1. Sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn.
1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng.
2) Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn, giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới để chon số hàng số cột cho bảng.
53
1.1 Chèn bảng vào văn bản
Cách 2. Sử dụng lệnh Insert Table
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng
TableInsertTable
Nhập số cột cho bảng trong ô Number of columns
Nhập số hàng cho bảng trong ô Number of rows.
Nhấp OK
54
1.2 Thêm bớt các ô trong bảng
Thêm vào bảng một hàng.
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn hàng.
2) TableInsertRows Above (Rows Below)
Thêm vào bảng một (cột).
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn cột.
2) TableInsertColumns to the left (Columns to the Right)
55
1.2 Thêm bớt các ô trong bảng
Xóa bảng, hàng, cột, ô trong bảng
Chọn bảng (hàng, cột, ô) cần xóa.
TableDelete Table (Rows, Columns, cells).
56
Chọn các ô trong bảng
Chọn một ô hoặc nhiều ô


Chọn một hàng hoặc nhiều hàng


Chọn một cột hoặc nhiều cột
57
1.3 Định dạng trong bảng
- Lựa chọn các ô trong bảng.
Nháy chuột phải vào khối đã chọn, nháy vào mục
chọn các định dạng cụ thể
58
1.4 Tách các ô trong bảng
- Đặt con trỏ vào ô cần tách.
TableSplit Cells…
Điền số cột vào ô Number of columns.
Điền số hàng vào ô Number of rows.
Nhấn OK.
59
Gộp các ô trong bảng
- Chọn các ô liền nhau cần gộp.
- TableMegre Cells…


60
1.5 Tính toán trong bảng
Tính tổng (SUM(ABOVE) LEFT; RIGHT)
Đặt con trỏ vào ô cần tính tổng
TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula








Gõ hàm tính tổng
Nháy OK

61
1.5 Tính toán trong bảng
Tính trung bình (AVERAGE(ABOVE) LEFT; RIGHT)
1) Đặt con trỏ vào ô cần tính trung bình
2) TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula








3) Gõ hàm tính trung bình
4) Nháy OK
62
1.6 Sắp xếp trong bảng
1) Đặt con trỏ vào cột cần sắp xếp
2) TableSort…, xuất hiện hộp thoại Sort








3) Chọn thứ tự các cột cần sắp xếp
4) Nháy OK
63
Bài 4: Đồ họa trong văn bản
1.1 Chèn ảnh từ tập tin.
1.2 Chèn ảnh từ thư viện (Clip art)
1.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa
1.4 Định dạng hình vẽ
1.5 Tạo chữ nghệ thuật
1.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu
64
1.1 Chèn ảnh từ tập tin.
Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh
InsertPictureFrom File…
Chọn ảnh cần chèn, Insert
65
1.2 Chèn ảnh từ thư viện (Clip art)

Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh
InsertPictureClip art…
Nháy chuột vào Search để tìm ảnh.
- Chọn ảnh cần chèn.
66
1.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa
Để xuất hiện thanh công cụ đồ họa: ViewToolbars Drawing.
67
1.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa
Sử dụng các khối hình AutoShape
68
1.4 Định dạng hình vẽ
69
1.5 Tạo chữ nghệ thuật
70
1.5 Tạo chữ nghệ thuật
71
1.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu
Chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu.
1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.
2) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.
72
1.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu
Chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu.
1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.
2) Mở Paint của Window, dán hình vừa chụp vào, sử dụng tính năng cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C (EditCopy).
3) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.

73
Bài 5: Thẻ định dạng trong văn bản
1.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)
1.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng.
1.3 Tạo danh mục hình vẽ và bảng biểu
1.4 Tạo mục lục cho văn bản
74
1.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)
Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng.
Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau.
75
1.2 Tạo và quản lý thẻ định dạng (Style)
Tạo một Style
Bước 1: Chọn menu Format  Style and Formatiting.. Hộp thoại Style and Formatting xuất hiện:
Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới:

76
1.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng (Style)
Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Muc1;
Nhấn nút Format để chọn các chức năng định dạng cho Style này:
Sử dụng Style.
- Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng;
- Nháy vào mục Style trên thanh công cụ định dạng, chọn mục 1
77
1.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Caption
Chọn Insert  Reference  Caption
Nếu nhãn không có theo ý bạn (Hình) thì bạn có thể nhấn vào nút New Label để tạo nhãn mới,
Gõ tên nhãn mới và nhấn OK.
Nếu muốn hình vẽ hoặc bảng được đánh theo chương. Ta nhấn vào nút Numbering…


78
1.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Tạo danh sách
Sau khi tạo các Heading cho các đầu mục văn bản của bạn, bạn có thể tạo ra mục lục từ các đầu mục đó bằng các bước sau:
Vào menu Insert  Reference  Index and Tables
Chọn tab Table of Figures
Trong phần Caption label: Bạn chọn nhãn Caption mà bạn đặt cho hình vẽ hoặc bảng.
79
1.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Cập nhật danh sách khi có thay đổi
Nhấn chuột phải vào phần danh sách hình vẽ hoặc bảng.
Chọn Update Field để cập nhật mục lục







Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục
Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lục
Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).
80
1.4 Tạo mục lục cho văn bản
Insert  Reference  Index and Tables,
2) Chọn tab Table of Contents
Trong phần Show levels: Bạn chọn số mức Heading muốn đưa ra mục lục. Thông thường chỉ đưa ra từ 3  4 mức Heading.


4) Sau đó nhấn nút OK cho đến khi trở lại màn hình soạn thảo Word. Lúc này, mục lục sẽ được chèn vào vị trí con trở trước khi nhấn vào menu Insert.
81
1.4 Tạo mục lục cho văn bản
Cập nhật mục lục
Cập nhật danh mục lục khi có thay đổi
Nhấn chuột phải vào phần mục lục
Chọn Update Field để cập nhật mục lục



Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục
Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lục
Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).
82
Bài 6: Định dạng trang và In ấn
1.1 Quy trình in ấn
1.2 Định dạng trang in
1.3 Tách trang bằng break
1.4 Đầu trang và chân trang
1.5 Xem văn bản trước khi in
1.6 In văn bản
83
1.1 Quy trình in ấn
84
1.2 Định dạng trang in
FilePage Setup…, xuất hiện hộp thoại Page Setup.
85
1.3 Tách trang bằng Break
1) Đặt con trỏ tại vị trí cần sang trang.
2) Insert break, xuất hiện hộp thoại break








86
Chèn số trang tự động
1) Chọn menu: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:
87
1.4 Đầu trang và chân trang
Chọn menu View  Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header):


Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện:
88
1.5 Xem tài liệu trước khi in
Cách 1: Chọn menu File  Print Preview
Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard.
Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện:
89
1.5 Xem tài liệu trước khi in
90
1.6 In văn bản
Cách 1: Chọn menu File  Print..
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P ,Hộp thoại Print xuất hiện:
91
Bài 7: Một số tính năng nâng cao
1.1 Tạo chú thích (footnote)
1.2 Tạo tham chiếu (reference)
1.3 Tạo văn bản nhiều cột
1.4 Tạo công thức toán học
1.5 Autotext – văn bản tự động
1.6 Autocorrect – kiểm tra lỗi
1.7 Find and Replace – tìm kiếm và thay thế
92
1.1 Tạo chú thích (Footnote)
Bước 1. Chọn phần văn bản cần tạo chú thích.
Bước 2. InsertReferenceFootnote, xuất hiện hộp thoai Footnote and Endnote
93
1.2 Tạo tham chiếu
Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tham chiếu.
Bước 2. InsertReference Cross-reference, xuất hiện hộp thoai Cross-reference.
94
1.2 Tạo tham chiếu
Để sử dụng tham chiếu vừa tao, ban nhấn Ctrl + nháy chuột vào tham chiếu vừa tạo, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí BÀI MỞ ĐẦU
95
1.3 Tạo văn bản nhiều cột
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;
Bước 2: Chọn menu Format  Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện:
96
Ví dụ
97
1.4 Tạo công thức toán học
Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức ;
Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: chọn menu Insert  Object... Hộp thoại Object xuất hiện:
98
1.4 Tạo công thức toán học
99
1.4 Tạo công thức toán học
100
1.5 Giới thiệu chức năng trộn thư
Để trộn thư ta cần có hai văn bản sau:
Main Document: Là văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, thiệp mời...
Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều dòng, nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (Field), dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại gọi là các bản ghi (Record). Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Table của Word, Access, Foxpro hoặc một vùng bảng tính Excel...
101
1.5.1 Chuẩn bị dữ liệu trộn thư
Tạo tập tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin danhsachhv.doc. Đóng tập tin này lại.
Tạo tập tin Main Document là mẫu văn bản cần trộn thư và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin giaychungnhan.doc
102
1.5.2 Tiến hành trộn thư
Mở tập tin Main Doccument, ví dụ : giaychungnhan.doc
Vào menu Tools/Letters and Mailings/Mail Merge… khung Mail Meger xuất hiện:


Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo các bước từ 1 đến 6.
103
Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu trong danh sách:
Letters : Văn bản dạng chữ
E-mail message : Dạng thư điện tử
Envelope : Dạng phong bì
Labels : Dạng nhãn dán
Directory : Dạng danh bạ.
1.5.2 Tiến hành trộn thư
104
Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ:


Use the current document: Sử dụng chính tập tin đang mở;
Start from a template : Sử dụng một tập tin thư mẫu của Word;
Start from existing document: Sử dụng một tập tin đã tồn tại trên đĩa của bạn
1.5.2 Tiến hành trộn thư
105
Bước 3: Chọn tập tin chứa danh sách người nhận sẽ sử dụng:
Use an existing list : Sử dụng tập tin đã có sẵn trên đĩa.
Slelect from Outlook contacts: Chọn danh sách từ danh bạ Outlook.
Type a new list : Tạo một tập tin chứa danh sách mới.
1.5.2 Tiến hành trộn thư
106
Bước 4: Chèn một số mục về người nhận lên tập tin thư mẫu của bạn:

Nhấn nút More items… để nhận thêm mục tin từ Word. Nếu cảm thấy tập tin thư mẫu của bạn đầy đủ thông tin để chèn dữ liệu từ tập tin danh sách thì chúng ta tiến hành chèn chúng vào tập tin thư mẫu.
Chèn các trường lên tài liệu:
Hiển thị thanh công cụ Mail Meger.
Di chuyển con trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu, kích nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail merge, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu.
1.5.2 Tiến hành trộn thư
107
Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4, tại bước 5 Word tiến hành trộn thư và bạn có thể thấy 1 kết quả từng thư đã được trộn vào thông tin người nhận.
Bước 6: Hoàn thành và in kết quả.
1.5.2 Tiến hành trộn thư
108
Thanh công cụ Mail Merge cung cấp một số lệnh liên quan đến việc trộn thư:
1.5.3 Thanh công cụ Mail merge
109
CHÂN THÀNH CẢM ƠN !