Nội dung công tác lưu trữ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
DĐ: 091.258.1997

NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới.
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ

1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ quan.

1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ.
Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp.
Cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành.
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001.
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành.
Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương.
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định.
Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.
Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định.
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Nội dung của công tác kiểm tra
Kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước.
Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng quy định.